电子表格示例.ppt

1、电子表格示例,数据规律排列,引入公式实现自动重算,Demo,Demo,Demo,4 电子表格(第四章节),学习目标 学习内容 Excel的基本知识 工作表的建立与编辑 公式与函数的使用 数据处理 图表的使用 本章小结,学习目标,了解使用Excel的目的 能够进行各种数据的输入和编辑 能够利用常见公式和函数对数据进行处理 能够对数据进行排序、筛选、分类汇总等管理分析操作 能够根据已有数据和要求创建图表以便直观分析 能够按一定要求打印输出电子表,4.1 Excel的基本知识,了解Excel的基本功能 掌握Excel的启动和退出 了解Excel窗口的结构,Excel的基本功能,Office家族成员之

2、一电子报表软件,Excel 的启动,1,2,3,Excel 的退出,1,2,Excel 的启动与退出演示,Demo,Excel的窗口结构,编辑栏,菜单栏,工具栏,工作簿,工作表,状态栏,单元格,相关工作表内的一些概念引入,数据的组织与表现形式：规律排列（行、列） 单元格存放的内容（常量信息、普通文本、纯数值数据、日期时间数据、逻辑值，公式计算结果值） 当前单元格的概念 单元格地址或单元格引用的概念 当前工作表的概念 工作表之间的切换,Excel 工作界面,列号,名字框,行号,当前单元格,工作表标签,相关EXCEL工作区域的一些概念,编辑栏（或公式栏）：用来显示当前活动单元格中的数据和公式。选中

3、某单元格后，就可在编辑栏中对该单元输入或编辑数据。对已经具备内容的当前单元格来说，我们可通过查看编辑栏了解该单元格中的内容是公式还是常量。 名字框：位于编辑栏左侧。用来显示当前活动单元格的位置。我们还可以利用名字框对单个或多个单元格进行命名，以使操作更加简单明了。 工作表区域：占据屏幕最大、用以记录数据的区域，所有数据都将存放在这个区域中。 工作表标签：用于显示工作表的名称，单击工作表标签将激活相应工作表，还可以通过标签滚动按钮来显示不在屏幕内的标签,4.2 电子表的建立与编辑,了解电子表的结构 理解单元格地址表示 熟练掌握数据输入和编辑操作 掌握工作表格式化的基本操作 熟练掌握工作表的基本操

4、作 掌握工作表的打印输出,工作簿 工作表 单元格,工作簿,工作表,单元格,图3-32,电子表的结构,工作表 图表,工作簿与工作表,工作簿（Workbook） 工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件，类型为EXL。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。（思考：可否将3个表都删除？） 工作表（Worksheet）： 它是工作簿的一部分，也称作电子报表。,工作簿（255）,对于EXCEL中三者关系的详细说明,一个Excel文件就是一个工作簿。一个工作簿可以由多张工作表组成，新建一个Excel文件时默认包含三张工作表。 工作表： 工作表是Ex

5、cel完成一项工作的基本单位。 工作表由单元格按行列方式排列组成。 工作表的大小：65536行256列-为单元格的最大数字 工作表中可以放置的对象可以是：字符、数字、公式或图表。 工作表与工作表标签对应，打开具体某个工作表的方法是：点击相应的工作表标签。Excel提供了多种操作工作表的命令：插入、命名、移动、复制和删除等。 单元格：是Excel工作表的基本元素，单元格中可以存放文字、数字和公式等信息。 单元格地址或称为单元格的引用的概念：用行号、列号表示，如B6。 当前单元格的概念：只能在当前单元格中输入信息，它的特征是黑色边框包围，单元格的引用会显示在名字框中。,行号,列号,单元格地址：D2

6、,单元格地址：C8,单元格地址的表示,数据的输入和编辑,数据类型： 文本 数字 日期 时间 逻辑值 ,数据的输入和编辑,输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式,步骤1：明确内容输入的单元格当前活动单元格,步骤2：内容输入（注意观察公式栏）,确认操作,Enter,Tab,取消操作,Esc,数据的输入和编辑示例,数据的保护,工作簿的保护 工作表的保护 单元格区域的保护,数据的保护,注意 保护前提,工作表格式化的基本操作,外观的修饰： 单元格格式 工作表的行高和列高 数据的对齐方式 工作表的边框和底纹 使用自动套用格式,工作表格式化示例,Demo!,工作表的打印输出,工作表的打印设置 设置页面 设

7、置页边距 设置页眉/页脚 设置工作表的选项 打印预览,工作表的打印输出,Demo!,4.3 公式与函数的使用,掌握公式的使用 掌握单元格的引用 掌握常用函数的使用 掌握工作表之间的编辑操作,单元格的引用,单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用。 单元格引用分为： 相对引用 绝对引用 混合引用,例：在F2中输入公式 “C2+D2+E2”,相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式 复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个 区域时，公式中的单元格地址会随着改变。,单元格的相对引用,例：在F2中输入公式“$C$2+$D$2+$E$2”,设置绝对地址 需在行号和列 号前加符号“$

8、”,绝对引用是指在把公式复制 或填入到新位置时，使其中 的单元格地址保持不变。,单元格的绝对引用,例：在F2中输入公式“C2+$D$2+$E2”,混合引用是指在一个单元格 地址中，既有绝对地址引用 又有相对地址引用。,单元格的混合引用,思考题:,如何应用混合引用进行”99表”的设计 关键点: 在与对第一个单元格中的公式要考虑清楚,=（B4+25）/ SUM（D5:F5）,公式的使用,公式的相关概念,理解创建公式的意义： 公式就是一个等式，是一组数据和运算符组成的序列。或者是利用单元格的引用地址对存放在其中的数值数据进行计算的等式。 公式的组成： 三部分组成“等号”、“运算数据”、“运算符” 运

9、算数据可以是数值常量、单元格引用、函数、区域坐标地址、区域名字 公式的创建步骤： 选定要输入公式的单元格 输入等号 输入公式的具体内容 进行确认操作 思考：如果不以等号开始的公式，Excel会如何处理？,如何在工作表中应用函数,不同类型的函数要求给定不同类型的参数,函数名（参数1，参数2 ， ）,代表函数功能,=（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9,= Average（B2:B10）,相关函数的一些概念,函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。使用函数处理数据的方式与直接创建的公式处理数据的方式是相同的。 所有函数都是由函数名和位于其后的一系列参数（括在括号中）组

10、成的，即：函数名（参数1，参数2），函数名代表了该函数具有的功能。例如： SUM（A1:A8）实现将区域A1:A8中的数值加和功能。 MAX（A1:A8）找出区域A1:A8中的最大数值。 不同类型的函数要求给定不同类型的参数，它们可以是数字、文本、逻辑值（真或假）、数组或单元格地址等，给定的参数必须能产生有效数值，例如： SUM（A1:A8）要求区域A1:A8存放的是数值数据。 ROUND（8.676,2）要求指定两位数值型参数，并且第二位参数被当作整数处理，该函数根据指定小数位数，将前一位数字进行四舍五入，其结果值为8.68。 LEN（“这句话有几个字组成”）要求判断的参数必须是一个文本数据

11、，其结果值为9。 通常，函数输入的方法是在编辑栏中利用公式选项板来完成的。,常用函数的使用,函数按功能分为以下几种类型： 数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） 统计函数（比如， AVERAGE、COUNTIF） 逻辑函数（比如， IF） 财务函数（比如， PMT） 日期和时间函数（比如， TODAY） 数据库函数（比如， DCOUNT） 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 文本函数（比如， CONCATENAT） 信息函数（比如， ISBLANK）,常用函数的使用,常用函数的使用示例,Demo!,三维公式,到目前为止，所介绍的公式创建操作一直在同一张工作表中进行。但现实工作中，

12、我们常常需要把不同工作表甚至是不同工作簿中的数据应用于同一个公式中进行计算处理，这类公式被形象地称为三维公式。 三维公式即可构成了在不同工作表之间的编辑操作。 三维公式的创建与一般公式一样，可直接在编辑栏中进行输入。,工作表之间的编辑操作,不同工作表中的数据所在单元格地址的表示：工作表名称! 单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示：工作簿名称 工作表名称! 单元格引用地址,=Sale1.xls 销售统计! $E$4+ Sale2.xls销售统计! $E$4+ Sale3.xls 销售统计! $E$4 + Sale4.xls销售统计!$E$4,工作表间切换,删除工作表,移动工作表

13、,命名工作表,插入工作表,复制工作表,工作表之间的编辑操作,有关工作表的操作（I）,工作表的操作方法 工作表的编辑,编辑单元格数据（F2或双击） 移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动） 有规律数据的快速填充 插入与删除行、列、区域,选择工作表中的数据 工作表的更名 插入与删除工作表 复制工作表,一些工作表操作中的技巧（一）,选择工作表中的数据 （1）区域（连续单元格区域：左上角+Shift+右下角；不连续区域：单击+Ctrl+多次单击）； （2）行； （3）列； （4）整个工作表（选择全选按钮或按Ctrl+A键）。,一些工作表操作中的技巧（二）,工作表的操作： 插入或删除一个工作表、移动或复制

14、工作表、打开工作表及改变工作表的名称。即：通过插入工作表命令来添加新的工作表； 对工作簿中的没有用的工作表可以进行删除操作； 工作表更名的意义类似于文件名的作用：便于记忆、便于查询、使用方便。,一些工作表操作中的技巧（三）,编辑单元格数据 （1）以旧换新选定要编辑的单元格，直接输入数据； （2）单击编辑栏； （3）双击要进行编辑的单元格。 （4）清除单元格数据：选定要编辑的单元格，按键盘上的Delete键。,一些工作表操作中的技巧（四）,有规律数据的快速填充： 在Excel中灵活地使用自动填充功能可以避免重复输入数据。 在工作表的行或列序列（如年、月、星期）输入第一个数据，就可以使用填充柄完成

15、该序列其他数据的输入，即方便又快捷。 还可以利用“编辑/填充”命令在工作表中填充一些有规律的数据（如学号、职工编号等）。,浏览工作表的方法 工作表的修饰,有关工作表的操作（II）,用编辑键进行浏览（PageUp、PageDown） 用F5功能键快速定位到某个单元格 分割屏幕法(冻结拆分窗口)-思考：这样的目的是什么？,用工具栏中的按钮进行格式化 工作表标题的处理 用“格式/单元格”命令修饰工作表,4.4 数据处理,掌握数据查找 掌握数据排序 掌握数据筛选 掌握数据的分类汇总,数据查找,数据查找与替换,排序的概念,排序：是数据组织的一种手段，通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序、数值大

16、小以及时间顺序进行排序。 当排序的约束条件只有一个时，可采用排序按钮“升序” 按钮 和“降序”按钮 ，实现快速排序。如果需要设置两个以上的排序约束条件，可使用“排序”对话框进行排序条件的设定。,排序条件： 单一条件的排序（快速排序） 多重条件的排序（轻重缓急）,数据类型：升序：降序： 文本A,B,Z Z,X, A 数字1,2, 10,9, 日期Jan 1, Dec 31, ,数据排序,排序的规律,Excel 是根据单元格中的具体内容值进行排序的。在按升序排序时，使用如下次序：（在按降序排序时，除了空格总是在最后外，其他的排序次序反转）。 数字：数字从最小的负数到最大的正数进行排序。 按字母先后

17、顺序排序：在按字母先后顺序对文本项进行排序时，Excel 从左到右一个字符一个字符地进行排序。对于中文信息则是按它们的拼音字符串进行排序。 文本以及包含数字的文本，按下列次序排序： 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! # $ % ? _ | + A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 撇号 （ ） 和连字符（ - ）会被忽略。但例外情况是：如果两个字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。 逻辑值：在逻辑值中，FALSE 排在 TRUE 之前。 错误值：所有错误值的优先级相同。 空格：空格始终排

18、在最后。,多重条件的排序,用以设置两个以上的排序约束条件。,多重条件排序规律,首先按【主要关键字】进行升序排序，如果同属于一个【主要关键字】 ，那么其先后顺序就由【次要关键字】按具体内容值从大到小决定，如果【次要关键字】也相同的，则按原始顺序定先后。 对于有三个条件的，也是按照以上规则进行推导。 一般，在“排序”选项中，只有3个条件的选择,思考,如何设置约束条件超过3个条件的复杂排序（“排序”对话框中一次只能提供3个条件个数）？ 我们可以利用排序功效的持续性特点解决此类问题，即排序的结果主要由当前设置的排序条件决定，如果此次排序无法明确区分数据的先后顺序，则由上一次设置的排序条件决定先后，以此

19、往回类推，直至最后按原始顺序定出先后-即可多次进行“多重条件的排序”,数据筛选,概念：指将不符合条件的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录。 筛选数据目的：在数据清单中提取出满足条件的记录。 Excel 提供了以下两种筛选清单的命令： 自动筛选，按选定内容筛选，它适用于简单条件； 高级筛选，适用于复杂条件。,数据筛选,大表,明晰的小表,有条件的筛选,自动筛选 高级筛选,自动筛选,“自动筛选”功能使用户能够快速地在数据清单的大量数据中提取有用的数据，隐藏暂时没用的数据。 筛选后呈现的是不连续行号。 从多个下拉列表中选定了条件后，这些被选中条件将具有“与”的关系。如果要取消某一个筛选条件，只需重

20、新单击对应下拉列表，然后单击其中“全部”选项即可。 对于某些特殊条件，可以用自定义自动筛选来完成。,使用“高级筛选”功能,“高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和“或”关系的数据。,或,与,高级筛选的规则,“高级筛选”命令能使你筛选那些需要匹配计算条件或筛选条件中包含复杂的“与”和“或”关系的数据。 要使用“高级筛选”命令，必须先建立筛选条件区域，该区域用来指定筛选出的数据必须满足的条件。 筛选条件区域类似于一个只包含条件的数据清单，由两部分构成：条件列标题和具体筛选条件。 注意： 首行包含的列标题必须拼写正确，与数据清单中的对应列标题一模一样 具体条件区

21、域中至少要有一行筛选条件。 条件区域中“列”与“列”的关系是“与”的关系（即“并且”的关系），“行”与“行”的关系是“或”的关系（即“或者”的关系） 强调：由于筛选条件区域和数据清单共处同一个工作表中，所以它们之间至少要由一个空行或空列隔开。,数据筛选演示,Demo!,分类汇总概念,分类汇总，顾名思义，就是首先将数据分类（排序）-首要条件，然后再按类进行汇总分析处理。 它是在利用基本的数据管理功能将数据清单中大量数据明确化和条理化的基础上，利用Excel提供的函数进行数据汇总。,数据的分类汇总,先分类（排序）， 后按类汇总分析。,分级显示符号,分类汇总步骤,1）先选定汇总列，对数据清单进行排序

22、。 2 ）在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格，选定该数据清单； 3 ）使用“数据” /“分类汇总”菜单命令； 4 ）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列。选定的数据列应与步骤 1 中进行排序的列相同。 5 ）在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 6 ）在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。 清除分类汇总：在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。 注意：要使用分类汇总的数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须在要进行分类汇总的列上排序。,分级显示的来由和作用,如果我们在数据清单中使用了分

23、类汇总功能，那么 Excel 会分级显示该工作表。 分级显示可以具有至多八个级别的细节数据，其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据。你可以单击分级显示符号来显示隐藏细节行。 我们还可以根据需要，使用“数据” /“组及分级显示”菜单命令手动创建分级显示。,分级显示数据,数据的分类汇总演示,Demo,4.5 图表的使用,了解图表类型 掌握图表的创建 掌握图表的编辑和打印,图表的概念和作用,图表的作用是将表格中的数字数据图形化，以此来改善工作表的视觉效果，更直观、更形象地表现出工作表中数字之间的关系和变化趋势。 图表的创建是基于一个已经存在的数据工作表的，所创建的图表可以同源数据表格共处一张工

24、作表上，也可以单独放置在一张新的工作表（又称图表工作表）上，所以图表可分为两种类型： 一种图表位于单独的工作表中，也就是与源数据不在同一个工作表上，这种工作表称为图表工作表。图表工作表是工作簿中只包含图表的工作表。 另外一种图表与源数据在同一工作表上，作为该工作表中的一个对象，称为嵌入式图表。,更直观地显示数据（图表）,图表：数值数据的图形化,创建步骤： 选取数据 插入图表 独立图表 嵌入图表 编辑图表 修饰图表,数据表格,图表选取中的注意点：,如果数据中没有选择用于确定数据系列名称的行或列的标题，则Excel将使用默认的名称“系列1”、 “系列2”，等等。 如果数据中没有选择用于确定数据系列中数据点的名称的标题，则Excel将使用默认的标识符“1”、“2”、“3”等等。 因此，必须学会正确地选择数据区域，制作出有意义的图表。,图表相关名词术语,图例,数据标记,类型轴 (X),刻度线,值轴（Y）,图表中个元素的作用,数据标记：一个数据标记对应于工作表中一个单元格中的具体数值，它在图表中的表现形式可以有：柱形、折线、扇形等等。 数据系列：绘制在图表中的一组相关数据标记，来源于工作表中的一行或一列数值数据。图表中的每一组数据系列都以相同的形状和图案颜色表示。通常在一个图表中可以绘制多个数据系列，但是在饼图中只能有一个数据系列。