合同管理制度 (2)

1、精选合同管理制度为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，特制定本制度。1、本制度适用范围本制度适用于公司签订的确立各种权利、义务关系的协议、合同等。2、合同管理部门及职责公司计划财务部负责对公司各类经济合同的合同额、付款方式、合同成本核算、利润分析、合同签约方的资信调查情况进行审查；总经办负责对公司各类经济合同的的合法性进行审查，负责经济合同的签订、履行、变更、归档等工作，具体职责是：（1）总经理办公室负责对各类合同合法性及文本格式进行审查，负责合同专用章和法人授权委托书的使用和管理；（2）总经理办公室负责各类合同的签订、履行、变更、归档等工作；（3）计划财务部负责各

2、类经济合同的合法性、可行性的审查，负责对各类经济合同的合同额、付款方式、成本核算、利润分析、签约方的资信调查情况进行审查（4）计划财务部参与经济合同纠纷的处理；（5）计划财务部负责监督检查各类经济合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见；及时报告公司财务总监和总经理；（6）总经理办公室负责监督本制度的执行。3、合同具体承办部门的主要职责（1）负责合同签约方资质、资信、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；（2）负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草；（3）严格按照规定的程序完成合同的审批手续；（4）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报合同管

3、理部门和总经理审核同意；4、合同的授权委托4.1 签订合同可以实行授权委托制度。合同由法定代表人或主要负责人签订，也可以由企业法定代表人或主要负责人书面授权的企业有关人员代理签订；4.2 代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的法定代表人授权委托书，并在授权范围内签订合同。法定代表人授权委托书采取一事(合同)一授权和长期授权两种形式，授权后交与总经理办公室备案。合同签订人超越授权签订的合同，如果给公司造成损失，应当承担赔偿损失的责任；4.3 总经理办公室负责管理授权委托书，根据法定代表人或者负责人的决定，办理出具授权委托书事宜：（1）委托代理人必须忠实、勤勉地

4、履行职责，维护本单位的合法权益，对本单位负责，对法定代表人或者负责人负责；（2）委托代理人实施损害本单位合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，各单位有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由法定代表人或者负责人做出决定，总经理办公室负责收回授权委托书。5、合同的签订、审查批准5.1 经济合同的合作单位必须按照集团指引文件规定，通过招标等程序确定。5.2 订立合同前，应当对签约方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。5.3除即时交付的简单小额经济事务外，合同应当采用书面形式。“书面

5、形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件）等可以有形地表示所载内容的形式。除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。（1）当事人的名称、住所、合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。（2）合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、数量、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。（3）合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传

6、真、送货单、发票等）。（4）对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的， 应约定所采用标准的代号。（5）价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成熟后多少日内支付。（6）履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等

7、。（7）合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据担保法的要求办理相关手续。（8）合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。5.4 对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。5.5 履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。5.6 根据合同法对违约责任作适当约定，注意合同的公平性。5.7 解决争议的方式可选择协商、调解、仲裁或起诉，原则上选择向我公司注册地人民法院起诉。6、合同的变更、解除 6.1 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须

8、经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。6.2 存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：（1）因不可抗力致使不能实现合同目的；（2）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行合同的主要义务；（3）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；（4）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；（5）法律规定的其他情形；（6）变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；（7）变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同

9、应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。7、合同的履行7.1 公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。7.2 在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。（1）履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交合同签定部门备查。向对方当事人交付增值税发票、其他发票时应由对方当事人出具收条。（2）履行采购合同付款时应由对方当事人出具正式发票，公司原则上只开具限制性台头的转账支票，不允许以现金形式支付。（3）在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报

10、分管领导和总经理：A、经营状况严重恶化；B、转移财产，抽逃资金，以逃避债务；C、丧失商业信誉；D、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。7.3 在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务。7.4 在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。8、合同纠纷的调解、仲裁和诉讼8.1 合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决；8.2 合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应

11、及时书面报告部门负责人和分管领导、总经理，并拟定处理意见。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理；8.3 公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司总经理办公会。9、合同的日常管理9.1 本公司实行二级合同管理，总经办全面负责全公司的合同管理；计划财务部负责监督全公司合同收、付款执行情况；合同签定部门负责本部门的合同管理；9.2 公司的合同专用章由总经办负责保管，公司的空白合同、授权委托书也由总经办管理，未经总经理同意，任何人不得携带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同外出。合同

12、专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。9.3 已签订的合同及送货回单、增值税发票、收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好；重要资料应将原件交公司总经理办公室随合同保管；9.4 合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经总经理办公室和有关部门确认后方可办理有关手续；9.5 合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，总经理办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。9.6 合同编号按照以公司“兖州”汉语拼音字母开头的“YZ”加“CRC”再加部门名

13、称前两个字的汉语拼音首写字母作为字母组合，按照年度合同顺序年份加顺序号开始编起,（比如市场部2009年1月2日签订的合同编号为：YZCRC-SC-2009001）,其他依此类推。9.7 经办部门、计划财务部、总经理办公室分别登记合同台帐，合同台帐分别列明合同编号、对方单位、合同主要内容、主要条款、经办人等信息，经办部门合同管理员应定期与计划财务部、总经理办公室核对合同的履行情况，台帐登记的及时性、准确性。10、考核与奖惩10.1 公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益，公司总经办负责本制度执行情况的监督考核；10.2 对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积

14、极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失，对及时在经济纠纷处理过程中避免或挽回重大经济损失的员工，予以奖励；10.3 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：（1）未经授权批准或超越职权签订合同；（2）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；（3）应当签订书面合同而未签订书面合同。10.4 合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：（1）因工作过失致使公司被诈骗；（2）公司履行合同未经对方当事人确认；（3）遗失重要证据；（4）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；（5） 合同专用章、盖章的空

15、白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；10.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。11、本制度解释权11.1本制度解释权归总经理办公室。档案管理制度为对本公司各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使公司档案更好地为公司经营管理服务，特制定本制度。1、本制度适用范围1.1本制度适用于公司所有档案资料的保存、使用、归档、查阅。1.2本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。2、档案资料分类根据来源、内容和密级的不同，

16、公司档案资料可分为以下类别：2.1A类文件（1）公司设立公文：公司章程等；（2）公司营运证件：公司营业执照正副本、组织机构代码证正副本、公司设立批准证书、然其经营许可证、国地税务登记证正副本、车辆登记证等；（3） 各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等；（4） 地方政府、华润燃气（集团）、华润（集团）等上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求；（5） 公司职员的人力资源档案、劳动合同书、工资性或劳务性收入资料；（6） 经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要；（7） 燃气专项规划、技术方案、文档、设计图纸、施工方案、施工图纸、操作手册、竣工资料、文件

17、、竣工报告等技术、工程类资料；（8） 公司商务合同、工程合同、采购合同、销售合同等；（9） 重要客户资料、采购资料；（10）公司财务资料；A类文件仅限总经理、副总经理、财务总监和职责范围内工作人员使用或借阅。2.2B类文件（1）按内容传阅到部门经理级的公司红头文件；（2）社会各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等；（3）公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外）。（4）公司部门级会议纪要。B类文件可由部门经理或职责范围内工作人员使用或借阅。2.3C类文件（1）各类普通通知、通告等；（2）各项规章制度。 C类文件由总经理签发或直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。以上是对公司档

18、案的大致分类列示，但本公司档案包括但不限于此。3、档案的管理部门3.1 A类档案中的第（1）、（2）、（3）、(4）、(6）条中列示的档案由总经理办公室档案管理员负责妥善保管。3.2 A类档案中的第(5）条中列示的档案由总经理办公室人力资源负责人妥善保管。3.3 A类档案中的第(7）、(8）条中列示的工程合同、采购合同档案由总经理办公室、财务部留存原件，工程部指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。3.4 A类档案中的第(9）条中列示的销售合同档案由总经理办公室、财务部留存原件，市场开发部指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。3.5 A类档案中的第(10）条中列示的财务资料、文件由计

19、划财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。3.6 公司档案管理员、部门档案管理员档案管理职责：(1)总经理办公室为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档案管理工作的开展；各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。(2)做好档案的保密、保卫工作，注意防止出现失密、失盗和失火事故。(3)加强对档案柜的管理，杜绝潮湿、霉变和虫蛀等，以确保档案资料的完好无损。(4)档案管理员应即时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。(5)档案管理员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料、电脑密码等向继任人员交接清楚，严禁擅自带走或私自销毁。4、电子档案的管理4.1 档案

20、管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，不得将用户名和密码告知他人。4.2 归属部门保管的电子档案由档案管理员根据兖州华润燃气有限公司保密制度进行严格管理。4.3 严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。4.4 档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。4.5 权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出文件。4.6 档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。4.7 归档

21、的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。5、非电子档案的管理5.1 公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。5.2 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。5.3 各部门存档的文件/资料应填写资料交付登记表，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。5.4 各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保

22、管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。5.5 立卷、保存期限(1)公司章程、各种证照、证件在取得后立即归档，永久保存。(2)内部管理公文档案每季度进行整理，立卷归档，视公文内容确定保存期限：当年的公司例会会议纪要、对内发布的公文（如通知、通告等）存档期限截止到第二年的十二月三十日；对外公文、外来公文存档期限为伍年（外来重要公文，如立项批复等文件存档年限以该项目实施的实际进程结束后为准）；各种管理制度保存其最新版本，旧版本保存壹年。(3)人事档案按个人分类立卷，新增员工办理完入职手续后，档案即刻归档，随着员工调动或离职随时对档案进行整理，离职后档案归入离职人员档案，保存期限为叁年。(4)一般办公合同、房屋租赁合同、办公用品、礼品采购合同等视合同期限定其保存期限，最长不超过合