excel2003使用小技巧.ppt

1、Excel 2003使用小技巧,铝业财务中心,主要内容,一、录入技巧 二、编辑技巧 三、几种常用函数的应用 四、动态图表的制作及应用,一、录入技巧,1、快速输入系统时间、日期、平方米等 用“Ctrl+：”输入时间 ；用“Ctrl+；”输入日期；输入平方米可以利用上标方法，也可以用快捷键“Alt+178”，输入立方米则用“Alt+179”； 另外，Alt+137、Alt+177。 2、快速添加信息 如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。,3、快速填入相同内容 选中多个单元格后(包括不连续单元格)，输入字符，然后按Ctrl+En

2、ter组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。 选中下面的单元格，按Ctrl+即可将上一单元格的内容快速复制下来。,4、分数输入技巧 如果事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入1/3、3/5这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的“0 1/3”（注意：0与1之间加空格）即可显示“1/3” 。不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。,5、轻松实现多行文本输入 Excel默认单元格输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter组合键即可，从而在一个

3、单元格中输入两行乃至多行文本。,6、在单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10内容很长，要将其显示在A列至C列之内，步骤为：选定区域A10:C12（先选A10），选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，A10内容就会分布在A10:C12区域中。,7、巧用字符映射表 当我们需要在Excel输入某些符号，而Excel中又没有时，可以选择“开始”“程序”“附件”“系统工具”“字符映射表”，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一个按钮调出各类符号，选中后，单击选择按钮，再单击复制按钮，就可以粘贴到了Excel中了。,8、在多个工作表内输入相同内容的技巧 如果需要在同一个工作

4、簿的不同工作表中输入相同的内容，这时我们不必逐个进行输入，也不必利用复制、粘贴，最简单的方法： （1）打开相应工作簿。 （2）在按下Ctrl键的同时用鼠标单击需要输入相同内容的不同工作表标签，为这些工作表建立联系关系。 （3）在其中的任意一个工作表中输入需要输入的内容，此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表相应位置之中。 （）取消联系关系，按Ctrl,再点击相应工作表即可。,9、在公式中快速输入不连续的单元格地址 在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时。这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取。区域选定后选择“插入”“名字”“定义”，将

5、此区域命名，如AA，然后在公式中使用这个区域名，如“SUM（AA）”。,10、在已有的单元格中批量加入一段固定字符 如果需要在已有单元格中加入一个或多个固定字符，不需要一个个去改，可以用以下方法批量加入： （1）假设要在A列单元格前面加入“0757”，先在A列后插入一个新列，为B列； （2）在B1单元格写入：=“0757”;”(三个英文状态下的分号)。,（2）再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。 （3）执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。 经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来。如果需要恢复显示， 请

6、先“撤消工作表保护”，然后删除设置单元格格式时在“类型”框中自定义的“;”符号即可。,10、相对引用、绝对引用以及混合引用的快速替换 对于某单元格公式为“=SUM（B4:B8）”，选中整个公式，按下“F4”键，该公式内容变为“=SUM($B$4:$B$8)”绝对引用；第二次按下“F4”键，公式内容又变为“=SUM(B$4:B$8)”混合引用；第三次按下“F4”键，公式则变为“=SUM($B4:$B8)”混合引用；第四次按下“F4”键时，公式变回了初始状态“=SUM(B4:B8)”相对引用。,11、对公式计算结果的引用 假设excel表中某个或多个单元格中的公式使用相对引用，我们将公式复制、粘贴

7、到其他地方时，公式的计算结果会发生变化。若要复制、粘贴后的结果随着原单元格的变化而变化，且结果一致，可参照以下几种方法进行： （1）将相对引用的公式转换为绝对引用，然后复制、粘贴； （2）直接在编辑栏中复制公式，进行粘贴； （3）先复制公式单元格，然后进行粘贴链接； （4）使用excel表中的照相机功能。,12、Excel中“照相机”功能的妙用 这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入，因为它的作用竟然是“抓屏”! 而且允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪”。 要找到这个功能还不太容易，点击Excel“工具” “自定义” “命令” “类别” “工具”，再在命令栏中找到“

8、照相机”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置。,如果我们要对表格中的某一部分“照相”，只须先选择它们，然后按下“照相机”按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然，也可以是另一张表格)，点击鼠标，这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。Excel将它作为一幅图片来对待，我们可随意将它进行旋转、缩放处理。 当修改原来的数据时，该图片中的数据呈现同步更新。,三、几种常用函数的应用,1、 隔行相加 （1）奇数行相加 =SUMPRODUCT(MOD(ROW(A1：An),2),A1：An) （2）偶数行相加 =SUMPRODUCT(MOD(ROW(A1：An)

9、+1,2),A1：An),2、用函数组合进行多条件的计数统计 例：第一行为表头，A列是“姓名”，E列是“收入总额”，F列是“社保费”，J列是“是否优秀员工”，现在要统计收入总额高于2500元，买有社保，而且是优秀员工的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。公式如下： =SUM(IF(E2:E4=2500)*(F2:F40)*(J2:J4=是),1,0),3、从身份证号码中提取年龄、性别 身份证号码比较多，而且身份证号的最后一位字符有可能为X，所以身份证号应为字符型数据。 计算年龄： =YEAR(NOW()-IF(LEN(C2)=18,MID(C2,7,4)，MID(C2,7,2)+1900)

10、判断性别： =IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=0,“女”,“男”),4、使用Excel打出工资条 有两种方法： （1）采用编写公式直接产生 工资条公式应为=IF(MOD(ROW(),3)=0,IF(MOD(ROW(),3)=1,sheet1!A$1,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(ROW()+4)/3),COLUMN(),（2）间接法 对于一些员工来说，采用编写公式法显得专业性太强。其实，变通一下，也可以不用公式，直接让Excel按人头打出工资条的，方法简单，适合Excel新手使用。（由于方法简单，但描述起来，内容繁多，在此不作描述，请留意演示）,5、if函数、su

11、mif函数以及vlookup函数的应用 (1)if函数 在excel表中，if函数的使用非常普遍，虽然用法简单，但是功能强大，只要懂得灵活使用，excel表中的大多问题都可以用if函数来解决。 如：工资表中的个人所得税，可以用if函数快速计算，,假设B3单元格为工资收入总额（忽略税前扣除项目）： 个税=IF(B3-2000)=0,0,IF(B3-2000)=500,(B3-2000)*0.05,IF(B3-2000)=2000,(B3-2000)*0.1-25,IF(B3-2000)=5000,(B3-2000)*0.15-125,IF(B3-2000)=20000,(B3-2000)*0.2

12、-375),（2）sumif函数 对满足条件的单元格求和。 例如：对工资表中“计时工资”大于等于“1800”的“收入总额”求和，可以用sumif函数简单快速得出结果： =SUMIF(D2:D50,=1800,E2:E50),3、 vlookup函数 vlookup函数是针对搜索表区域首列满足条件的元素，而hlookup函数则针对搜索表区域首行满足条件的元素，两者用法相似，在此，仅以vlookup函数为例进行简单讲解。 例如：在工资表中寻找职工B的收入总额 =VLOOKUP(B,A2:J7,5,0) 上例是最简单的例子。在第四部分内容中，vlookup函数和hlookup函数有详细讲解，敬请留意

13、。,四、动态图表的制作及应用,原理：利用查找函数VLOOKUP来根据一个变化的查 询条件，从而来达到，当查询的条件变化 时，数据也跟着变化,所以也就促成了图表 数据源的动态。,实例：根据2008年四个季度管理费用数据表，制作一个管理费用的动态图表。假设A4:P8区域为四个季度的管理费用数据表（请留意演示）。 操作步骤： 1、复制B4:P4，选中A11单元格，右键选择项粘贴转置 2、选中B10单元格，菜单栏数据数据有效性序列来源选择A5:A8。,3、在B11中输入公式=VLOOKUP($B$10,$4:$8,ROW()-9,0)，然后下拉之B25 4、以A10:B25为数据源创建一个柱型图。 5、调出控件工具箱，画一个组合框出来。 6、右键单击组合框，选择属性。,7、找到ListFillrange和Lin