海南省中线高速公路工程屯昌至琼中段工程资料及竣工文件编制办法-加密要点

1海南中线高速公路屯昌至琼中段项目工程资料及竣工文件编制办法第一章工程资料收集与整理第一节总则第一条为实现海南中线高速公路工程质量目标，强化内业管理，使工程建设内业资料能够得以同步、规范、系统地立卷归档，充分发挥其记录工程建设过程，做到工程内业如实反映工程的实际情况，内业资料准确、系统、完整，便于查验、归档，特制定本办法。第二条基本要求（1）各总监办、项目部要提高对内业资料重要性的认识。内业人员不能随意更换，要配备专职内业管理人员进行内业资料的管理，为竣工资料归档做好基础工作。（2）项目技术负责人对内业资料负总责，总监理工程师对监理内业负总责，项目公司内业负责人对工程内业资料进行全面监督、检查、指导。（3）认真熟悉施工规范、施工标准、设计图纸，做到执行规范，不走样，掌握标准，不出错，熟悉图纸，不漏项。（4）资料内容必须真实、准确、与施工同步,填写要求时间准确，记录数据真实，项目齐全，不允许漏记或事后补记。（5）图样清晰、图表整洁、字迹工整、不许涂改、编造。第三条具体规定（1）各施工单位及监理单位要有独立的档案室，设专人负责管理，并制定档案管理组织机构、各项制度要上墙。（2）所有资料必须按所整理内容进行分盒保存，要有档案装俱、档案盒每公里至少一个，每座桥按部位划分，档案盒上要有卷脊，盒内要有目录。（3）必须具备照片档案，并且每道工序及特殊路段都应保留照片，2照片档案中应附文字说明，照片档案应成册管理。（4）内业资料要求有一份原件，待竣工后统一归档复印装订。（5）表格样式项目公司统一下发电子版。页边距及字体大小不允许改动。只允许用激光打印机打印，采用A4型木浆亮白纸70G/M2，表格打印，内容手写。（6）表格内容一律采用碳素笔或黑色钢笔书写。（7）试验数据要依据部颁公路工程试验规程办理，检测标准、检测方法、检测频率、评定方法以部颁或设计标准为依据进行填写处理。（8）表格中的总承包人、技术负责人、试验室主任、质检工程师及总监理工程师、监理工程师、专业监理工程师、总监办试验室主任等均与资格预审文件及标书中体现的人员名称相符。表格中所有人员签字必须由本人填写，不得使用带有复印签字的空表，不得代签或漏签。（9）资料的整理，路基以公里为单位桥涵两侧不足一公里的按整公里整理、桥以分项工程为单位、涵以每道涵洞为单位进行整理。（10）在路基填筑划分段落时主线涵不用断开，但要注意涵两侧要留出涵侧回填位置在路基填筑时不体现此桩号，此桩号在涵侧回填时体现。（11）无内业资料或内业资料不符合要求的工程项目，不得报验,不允许进行下道工序的施工。4、本办法适用于海南中线高速公路屯昌至琼中段项目，解释权归海南中交高速公路建设有限公司。第二节工程内业表格填写要求施工文件和监理文件应按合同段工程施工工序进行编制，表格项目公司工程管理部统一下发的工程用表。工程内业表格原则上以项目公司工程管理部统一下发的工程用表为准，没有项目公司同意不允许增加或删减，在工程内业工作执行过程中对发现存在的不合理问题，各单位的内业工作人员及时把存在的问题和解决意见（要具体）形成书面材料，以邮件的形式发到项目公司工程管3理部邮箱内，项目公司内业管理人员将针对存在的问题进行修改并争得项目公司有关领导同意用更正函的形式下发执行。此更正函各使用单位的内业人员要存档，做为内业资料整理的依据。1、公路工程内业表格的使用内业表格分为十类。第一类监理、施工管理用表监表70张,该类表是由监理单位向业主上报或向承包人下达的书面文件。由监理工程师或总监理工程师签发。该类用表中有部分用表是由承包人上报有关监理工程师及业主，并由他们审核签署意见的书面请示文件；第二类工程质量检验评定用表评表188张，是按交通部颁发的公路工程质量检验评定标准由标段单位和监理单位对工程项目进行评定记录有关信息的文件。先由标段单位按照自检的规定进行自检并评定，填写此表，然后交给驻地监理工程师进行抽检评定，并在标段单位填写的表格上签署意见，是否进行下道工序的施工，并进行评定；第三类质量检验用表检表180张，是监理、标段单位各工序质检验数据汇总用表，也是当缺某检测项目用表是可代替该项检测项目用表；第四类试验检测用表暂定为使用试验检测软件,是由标段单位、监理单位、试验检测单位对工程所使用的材料按照试验操作规程进行试验工作，记录试验信息的文件，并经试验人员、审核人员和试验室主任签字；第五类施工记录用表施表88张，由标段单位填写的记录与施工相关的天气、温度、设备、工艺等信息，由施工技术负责人、现场负责人签字；第六类计量支付用表（由合同部制定该表），是标段单位按合同文件要求的计量周期进行工程款支付申请报表，先由标段单位报请监理工程师审核，监理工程师审核完毕后项目公司计划合同部进行审查，确定正确无误后才可进行计量支付；第七类计划统计用表，是标段单位、监理单位、项目公司对工程4管理的计划、检查、结果统计报表；第八类业主单位用表，是项目公司对标段单位、监理单位管理及内部管理用表；第九类竣交工验收用表9张，是工程完工后依据交竣工验收办法，进行的交工申请、竣工申请申报报表。标段单位完成合同约定的全部工程内容，且经施工自检和监理检验评定均合格后，提出合同段交工验收申请报监理单位审查。交工验收申请应附自检评定资料和施工总结报告。监理单位根据工程实际情况、抽检资料以及对合同段工程质量评定结果，对标段单位交工验收申请及其所附资料进行审查并签署意见。监理单位审查同意后，应同时向项目法人提交独立抽检资料、质量评定资料和监理工作报告。项目法人对施工单位的交工验收申请、监理单位的质量评定资料进行核查，必要时可委托有相应资质的检测机构进行重点抽查检测，认为合同段满足交工验收条件时应及时组织交工验收。对若干合同段完工时间相近的，项目法人可合并组织交工验收。对分段通车的项目，项目法人可按合同约定分段组织交工验收。通过交工验收的合同段，项目法人应及时颁发“公路工程交工验收证书”。各合同段全部验收合格后，项目法人应及时完成“公路工程交工验收报告”；第十类汇总用表7张。该类表是用于单位、分部、分项工程评定依据，是需要根据公路质量评定标准中要求用统计法和非统计法独立评定的项目用表；通过这些表格反映了工程建设过程中建设单位、监理、施工单位之间的工作关系，也同时反映了政府交通管理部门对建设项目管理的内容。是工程档案形成的最基础的原始资料。2、内业表格的使用要求、为保证内业表格的整齐划一，在满足最新施工规范和标准的基础上，由建设局统一下发表格。内业表格页边距要求，左侧留25CM装订线宽，上、下、右侧留2CM页边距。、打印一律用激光打印机打印，不得用针式打印机和喷墨打印机打印。5、打印的纸张要满足A，70木浆亮白纸。、表格的复印要清晰、端正、不得有黑边，黑印。、已经废止或改进的试验规程要严格按现有的规程加以改进或重设或增加新的表格。、新材料、新工艺、新方法要采用国家有关部门出具的检测认证表格。3、内业表的填写要求所有需要手工填写的内容必须用黑色碳素笔填写（施工记录、试验记录、测量记录），内业表格表头“承包单位、监理单位、合同号”后面具体内容要打印。“编号”可临时用铅笔填写，归档时统一整理编制。表格内部除标准、规程、规范规定的“检测方法、检测频率、试验规程、试验单位”等固定不变的内容可以打印外，其它只要是具体的检测内容，施工内容均需手填。（1）内业表格表头的填写所有内业用表表头名称为海南省中线高速公路屯昌至琼中段项目建设单位海南中交高速公路建设有限公司总承包单位中国公路工程资咨询集团有限公司监理单位中标单位名称（全称）（如变更单位名称，应写最新名称，在合同文件中附变更说明文件）施工单位中标单位名称（全称）（如变更单位名称，应写最新名称，在合同文件中附变更说明文件）标段号以中标合同段签定合同的合同号为准编号按照本章第3节的规定填写。（2）表格内工程名称的填写分项、分部、单位工程的填写一律以部颁公路工程质量检验评定标准JTGF80/12004规定名称为准。（3）表中单位及小数位数填写以国际单位为准，汉字或字母，同时注意字母的大小写。小数保留位数必须符合试验规程要求。6（4）施工表格填写时间准确，记录数据真实，填写项目齐全，不允许漏记或事后补记。图样清晰、图表整洁、字迹工整、不许涂改、编造，内容真实可靠。一律采用碳素笔或黑色钢笔书写。（5）试验、检测记录填写试验数据的处理依据部颁公路工程试验规程办理，检测标准、检测方法、检测频率、评定方法以部颁或设计标准为依据进行填写。（6）施工日志、监理日志、试验室日志填写施工日志必须详细写明日期、天气、工程内容、工程地点桩号主要人员、设备、材料投入使用情况，主要施工技术负责人、施工现场负责人、质量负责人、工程质量情况。监理日志的基本含义监理日志是监理人员把工程在形成过程中每一天的实施情况进行全面、详细记载并实现可追溯性的一种书面记录形式。监理日志是记录和反映工程形成全过程的最重要的文件之一，属于质量监理记录资料。监理日志必须详细写明日期、天气、工程内容、工程地点桩号主要人员、设备、材料投入使用情况及完成情况、施工中的问题及处理经过、主要施工现场负责人、监理人员及工程质量抽检情况。（7）监理月报的填写驻地监理要每月向总监办呈报月报，总监办也要向指挥部呈报监理月报，监理月报的填写要体现如下内容。工程概况、征地拆迁、施工单位及材料供应情况、工程质量、工程进度、计量支付资金使用情况、设计变更、文明施工，安全生产、监理工作执行情况、施工外部环境、存在问题、下期主要工作计划及措施。（8）签字盖章签字人的职务、身份监理工程师指具有交通部颁发的监理工程师资格证书，负责标段部分工程的监理工作。7总监理工程师指具有交通部颁发的监理工程师资格证书，负责整个项目监理工作的高级工程师。为各总监办总监。专业监理工程师指具有专业监理工程师资格，负责工程项目某个专业方面的监理工作的工程师、一般指测量、试验、结构工程师。业主指项目公司负责人。承包人指每个标段的项目经理。施工技术负责人指标段主管技术的总工程师。质检工程师指标段指检部门负责自检工作的负责人。施工负责人指标段项目经理部的工长或具体组织分项工程施工的负责人。签字要求同一身份职务的名字签字笔体要一致，不能出现两种或两种以上笔体。施工或监理主要负责人的名字不能在短时间内更换过于频繁。要求签投标书中确定的负责人的名字。如果中期有更换施工或监理负责人的名字，在相关资料中要有中标单位法人的授权书。所有签字要保证统一，不可代签，需要表述意见的应发表意见，不可只签名，日期必须标注清楚，不可以简写，如2012年只写12年，字迹要工整，清晰明了。签署日期的填写要求要符合工程建设程序的先后关系、工序的先后关系、工艺之间的逻辑关系。在填写时要注意以下几点第一、分项开工的申请及批复日期要在标段开工的申请及批复日期之后或同时。第二、施工组织设计或施工方案的批复日期要在标段开工批复日期之前。第三、所有施工记录及各分项工程的报验日期要在各分项开工批复日期之后。第四、各工序的自检、报验及监理主认可日期要符合相应的逻辑关系。一般工序的监理认可日期要在报验日期之后一周内，涉及水泥砼强度的认可日期要在工序完成之后28天之后。如果涉及中期申报计量的工8序，可考虑在工序完成后看7天的砼强度，如果满足要求可予以暂时认可，但在签署认可意见时必须注明“砼强度为7天的强度，待28天强度数据出来后再进行正式认可。第五、试验数据的试验日期与出数据成果的日期之间要与工序日期相对应，符合客观规律，不能出现自相矛盾现象。第六、批量进场检验的送检日期与成果日期要留有检验过程时间。送检成果报告的日期要在工程材料开始使用之前。第七、各种呈报材料的申请到批复的时间要留有合理的审核时间。盖章要求各监理、试验、施工单位公章名称以项目公司要求的名称进行刻制公章。在施工过程中的施工和监理的内业资料可暂时不需盖章，但外委的试验数据必须有受委托试验单位的公章。但在交工验收时必须按照以下要求签字并盖章。所有内业表格中的承包人（必须是中标单位法人代表授权的有国家一级建造师资质的人员）、监理工程师、检测中心主任必须由本人填写，不得代签或漏签。开工报告、施工组织设计、图纸会审纪要、技术交底等成册资料封皮加盖公章。竣工成果表工程汇总表格可用电脑打字，但负责人、监理签字需要本人填写并盖名章，打印表格只允许用激光打印机。3、内业表头编号原则按下列原则进行编号红头文件编号单位代号年号文件流水号，例如A1标2012年第一份红头文件，编号为A12012001涉及表格编号依据监理审批的单位、分部、分项（子分项）工程划分中要求的编号进行编号。4、内业常用表格中有关管理及专业技术人员签发意见推荐示例签署意见示例9一、工程开工申请单（分项工程开工）监表21、总包单位对签署意见推荐示例“各项准备工作已符合要求，同意该项工程开工”。2、总监办专业监理工程师签署意见推荐示例“经检查本项工程技术方案合理、进场材料满足开工需要、测量放样精度符合要求，具备开工条件，同意开工”。3、总监办监理工程师签署意见推荐示例“同意专业监理工程师或监理工程师意见“。二、施工放样报验单监表11、测量员对检验结果的签署意见推荐示例“放样结果满足精度要求”。2、测量监理工程师签署意见推荐示例“经复核满足要求，可以施工”三、施工技术方案报审表监表221、专业监理工程师审查意见推荐示例“经审查此方案合理，可以满足施工需要”2、总监理工程师审查意见推荐示例“同意此方案，可以施工”3、建设单位工程部审查意见推荐示例“同意该方案”四、施工组织设计报审表A01表1、总监理工程师审核意见推荐示例经审核该施工组织合理、方案可行，可以报请业主审核批准2、项目公司部门审核意见（1）工程部门推荐示例“经审核同意监理意见或同意”（2）计划部门推荐示例“同意监理意见或同意”10（3）总工程师推荐示例“同意工程部和计划部门意见，或同意监理意见，或同意”3、项目公司审批意见推荐示例“同意或不同意”五、检验申请批复单监表5（中间检验申请单；是指承包人在每道工序，隐蔽工程每一重要部位完成之后，报监理工程师检验合格后，方能进入下道工序或继续施工）1、专业监理工程师签署意见推荐示例以上工作内容按合同要求抽检合格，可以继续进行施工。2、监理工程师签署意见推荐示例同意专业监理工程师意见。六、分项工程质量检验评定用表本评定表执行交通部JTGF80/12004公路工程质量检验评定标准。分项工程名称、分部工程名称、所属建设项目按指挥部下发的工程内业档案管理办法附件执行。外观鉴定根据现场检验存在的问题根据公路工程质量检验评定标准相关部分对外观鉴定的意见确定。质量保证资料（根据对内业资料检查确定并按规定扣分）推荐示例内业资料齐全完整，数据真实可靠内业资料基本齐全监理意见（质检员意见）推荐示例“合格”七、各道工序（或分项工程）现场质量检验报告单自检意见（监理意见）推荐示例1、自检各项指标均满足设计及规范要求。（自检）2、各项指标均符合设计及规范要求（监理）11八、材料试验报告单试验结果描述填相关试验成果数据与规范要求的允许范围数据结论描述推荐示例通过试验结果显示该送检材料满足XXXX规范要求，可以用于工程施工（或工程的XX部位施工），或者，材料满足规范要求，可以使用（或可在XX部位使用）十一、试验用表结论意见1、如果是进场前送样试验推荐示例试验成果满足XXX规范（具体规范编号及名称）要求，可以进场2、如果是已经进场送检试验推荐示例试验成果满足XXX规范（具体规范编号及名称）要求，可以使用。以下是几个值得推荐的试样描述和结论示例水泥混凝土（砂浆）抗压强度试验，结论符合设计要求。水泥混凝土细集料技术性能试验报告,结论该砂符合二区中砂要求。水泥混凝土粗集料技术性能试验,结论符合要求。沥青混凝土粗集料技术性能试验,结论该碎石所检项目符合XX规范要求。12第3节工程资料审核、审批程序为了规范工程资料管理，提高工程资料审核、审批工作效率，制定本程序确保本项目工程资料的及时性、完整性。明确各参建单位的工程资料的编制、审核、审批、报备的职责。具体见下表工程技术资料审核、审批程序一览表项目公司流程工程资料类别施工单位总承包单位监理单位设计单位工程部合同部财务部分管领导总经理总体施工进度计划书总体施工组织设计单位、分部、分项工程划分工程安全危险源划分拟进场材料报验配合比设计（C40、C50、沥青砼）配合比设计（C40）进场人员报验进场设备报验测量成果报验施工图设计交底总体开工报告监理实施大纲监理工作细则监理工作程序交底施工准备阶段资料施工技术交底13专项施工技术方案安全专项方案试验工程施工技术方案试验验工程开工报告试验工程技术总结备注编制及上报汇总及上报审核审批报备续上表工程技术资料审核、审批程序一览表项目公司流程工程资料类别施工单位总承包单位监理单位设计单位工程部合同部财务部分管领导总经理分项工程施工技术方案进场人员报验（分项工程用）进场设备报验（分项工程用）进场材料报验（分项工程用）施工施样报验（分项工程用）分部或分项工程开工报告（每个分部或分项）各工序质量检验报验施工质量检验报告单施工原始记录测量原始记录试验检测记录及报告单分项工程质量评定中间交工证书施工月报监理月报监理工程师通知监理指令工程暂时停工指令复工申请单施工阶段资料复工指令14分部工程质量评定单位工程质量评定合同段工程质量评定交工申请备注1、编制及上报汇总及上报审核签认审批报备2、工程进度计划、工程变更、工程计量依据项目管理办法执行第二章竣工文件编制第一节总则第一条本细则根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DT/T282002）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）、交通部交办发2010382号公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法、交通部令2004年第3号公路工程竣（交）工验收办法、交通部科学技术档案分类编号办法、交通文件材料立卷归档办法、交办发2007436号交通建设项目档案管理登记办法、交通建设项目档案专项验收办法和交通档案进馆办法、交公路发201065号公路工程竣（交）工验收办法实施细则、琼交质2010187号关于规范项目档案移交程序的通知、琼交质2010188号公路项目档案档号编制办法及（JTGF802004）公路工程质量检验评定标准，并结合海南中线高速公路工程的实际情况制定。本办法由项目公司工程管理部负责解释。第二条竣工文件是指工程项目的立项、审批、勘察设计、施工到竣工投入使用，全过程所形成的文件、图纸、征地拆迁、工程决算、财务15决算、声像材料及各种载体、形式的文件材料及资料。它是公路工程项目全过程的真实写照，是公路工程项目交（竣）工验收、质量等级评定、养护管理的主要依据。第三条参与本项目建设的项目办各部门及各施工等单位必须高度重视，项目办及各施工单位成立竣工资料编制小组，及时收集建设过程中的各种有关文字材料、技术数据及各项检测资料，要坚持实事求是的科学态度和认真负责精神，确保原始记录的真实性、可靠性和准确性，不允许涂改、重新抄录，严禁伪造。第四条合格的竣工档案，是工程竣工的必备条件，也是评定工程项目等级的必要条件之一，因此，凡竣工文件档案验收不合格的工程不算完工，财务不予结算，工程不能交付使用。第五条为了确保高质量的完成竣工文件的编制，使竣工文件更具系统性、条理性及准确性，项目办及各施工单位成立竣工文件编制指导小组小组成员不少于3人，并且小组成员中必须有工程师职称以上人员担任。每份卷内备考表必须有立卷人、审核人签字。第二节竣工文件编制归档的组织及职责一建设单位职责第一条建设单位把竣工文件编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入工程项目管理工作中，作为工程整体质量评定标准之一。第二条建设单位成立由相关各部门参加的竣工文件资料编制领导小组，负责建设项目竣工文件资料编制、归档的组织、培训、协调、指导、16中间检查及最后的初验工作。第三条建设单位督促各施工单位必须建立竣工资料整理、归档的管理责任制，配备专人负责文件资料的收集、整理和归档工作，保证竣工文件的形成与建设同步。第四条建设单位统一移交项目档案。建设单位在编制档号制作电子版总目录后，按规定向有关单位办理挡案移交手续。公路工程挡案原件移交海南省交通基本建设档案库（海南省交通工程质量监督管理局档案室）。二监理单位职责第一条监理单位要按本细则的要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，还要督促、并定期检查各施工单位竣工文件的编制工作。对施工文件竣工文件的完整性、准确性及编制质量负监理责任。第二条建立和落实竣工文件资料整理、编制的责任制。竣工文件初验前，总监及整理编制竣工文件的监理人员均不得离开本项目岗位。第三条在交工验收前向建设单位提交项目档案质量审核意见。三施工单位职责第一条施工单位整理编制的“施工资料”是建设项目竣工文件的主要部分，它记录和反映了工程实施的全过程，形成了大量的技术资料，对今后工程使用、管理、养护及待建的公路建设有着极其重要的作用。对此，各施工单位的主要领导必须引起高度重视。竣工文件初验前，各合同段项目经理、总工及整理编制竣工文件的资料员均不得离开本项目17岗位。第二条建立和落实竣工文件资料整理、编制的责任制，合同段项目经理为本合同竣工文件编制的第一责任人。将施工阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、质检资料、试验资料等的整理编制工作落实到专人负责。第三节竣工文件编制内容及分工竣工文件的编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。竣工文件的目录顺序应按交通部规定的“公路工程竣工档案目录”进行编排。竣工初验前相关单位要完成全部竣工文件的编制工作。根据本项目建设管理模式特点，第一、二、三、四、七、八、九、十部分文件，由建设单位负责整理编制；第五部分施工资料，由各施工单位负责整理编制；第六部分监理资料，由监理单位负责整理编制。一、归档文件主要内容1、设计、施工工作总结（按公路工程竣（交）工验收办法的规定拟写）。2、根据交通文件材料立卷归档办法有关要求，归档文件的排列装订顺序应为批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后。3、工作人员的工作日志（监理日志、施工日志等）。184、竣工归档文件编制内容及分工详见附件十五。第四节竣工文件档案编号及案卷构成一竣工文件档案编号第一条竣工文件是以项目工程为单元，按照交通部科学技术档案分类编号办法及琼交质2010188号公路项目档案档号编制办法中所确定的公路工程类目进行分类编号。档案分类号按公路工程竣工文件材料分为五级类目。第一至三级类目固定不变；四级类目为建设项目代号，项目代号用建设项目（屯昌至琼中）汉语拼音第一个字母组成，表示为（TQGS）；五级类目按建设项目竣工文件材料形成的先后分为十大类立项审批、设计审批、工程准备、工程管理、施工单位文件、监理单位文件、交（竣）工验收、工程招投标及合同文件、资金管理、科研（经批准的新技术应用资料），分别用1、2、3、4、5、6、7、8、9、10表示。第二条档号档号由档案分类号和案卷组册顺序号等组成。档号的形式19建设（项目）单位及监理单位GL51TQGS/2012监理单位（各监理）GL51TQGS/2012施工单位（各标段）GL51TQGS/2012“GL”一级类目（公路）；“5”二级类目（公路工程）“”及“”类级符号或层次的区别符号，符号置于分类代号的中间；“1”三级类目（道路）；“GL51TQGS”四级类目（建设项目代号），（TQGS）代表“海南中线高速公路屯昌至琼中段”；“2012”五级类目，斜线上“”按照交通运输部交办发2012382号公路建设项目文件材料立卷归档管理办法，分别用“1、2、3、4、5、6、7、8、9、10”表示；斜线下第一个“”表示标段号，如路基标以“A1、A2”、路面标以“B1、B2”、交通工程标以“C”、绿化标以“D”、机电标“E”为代码，建设单位及监理单位不设该代码；斜线下第二个“”表示本编制单位下顺序号；“”案卷总顺序号。案卷顺序号不编虚位，每个编制单位均从“1”开始编号（即“1”不编为“001”）（总顺序号暂用铅笔写）；“2012”表示项目开工年份。例如海南中线高速公路屯昌至琼中段项目建设单位编制的立项审批（第一部分）顺序号是第12号，案卷部顺序为12号，则档号应为GL51TQGS11212201220海南中线高速公路屯昌至琼中段项目监理单位编制的监理单位文件（第六部分）顺序号是第12号，案卷总顺序为98号，则档号应为GL51TQGS6J112982012海南中线高速公路屯昌至琼中段项目路基A1标段施工单位文件（第五部分）本标段号顺序号是第12号，案卷总顺号为156号，则档号应为GL51TQGSV5A1121562012二案卷的构成及质量要求第一条术语一、案卷由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。二、卷内目录案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。三、卷内备考表说明案卷内文件材料状况的表格。四、档号由档案分类号和案卷顺序号组成。第二条组卷要求一、公路工程竣工文件资料归档前，均需根据文件资料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。二、案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到完整、准确、系统。三、竣工文件材料书写要工整，字迹、线条要清楚。四、案卷内文件材料的制作和书写材料，必须利于长期保存。书写材21料必须用碳素墨水。凡由易退色书写材料制成的文件（如传真件）应复印保存。五、资料文件用纸统一采用A4型纸（210MM297MM）。六、案卷内不应有重复文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档的过程中允许有一定数量的重复。第三条卷内文件的排列一、组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和档案的完整性、准确性、系统性的原则，分类科学，便于查找利用。二、管理性文件按问题的重要程度排列。三、项目技术文件材料按本细则有关章节的要求排列。四、设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和运行维修等材料排列。五、竣工图按里程、专业、图号排列。六、卷内文件一般文字材料在前，图样在后。第四条案卷的编目一、档案盒及档案盒封面、脊背1、案盒档案盒统一使用海南省档案局监制的无酸牛皮纸制作的档案盒，其外表尺寸为二类，一类为305MM220MM（装A4文件，竖式），厚度尺寸为20、30、40MM三种；另一类为310430MM（装A3文件，横式）脊背尺寸20、30、40、50、60MM，该类尺寸档案盒用于竣工图。同一合同段应尽量将竣工文件的厚度（含封面厚）统一为一种，不宜有过多的厚度种22类。如一个项目资料厚度不足2CM（不得少于2CM），可将23个相近类型的项目组装一卷，将各项目名称反映在案卷题名上。盒的厚度配合案卷的厚度，不得大盒小装或小盒大装。2、案盒封面（案卷外封面）案卷外封面保留原始样式（见附件一），用牛皮纸打印文字内容裁条粘贴，并在右上角加盖正、副本章来区分原件资料及复印件资料。见下图单位MM3、案卷脊背的编制案卷脊背的项目有档号和案卷题名，式样见附件二。“档号”内容填写用4号宋体字分两行横排打印，左右居中。“案卷题名”内容填写用4号宋体字自右至左竖写，桩号、字母、数字字头向右横卧排列，首行空两字，左右居中。脊背内容按规定字体及尺寸采用打印方式填写，进行张贴。二、内封面内封面式样见附件二，具体字体由项目办统一设定，纸质统一使用项目办指定的硬皮纸。（1）、案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程。单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、道路等工程项目还应同时标明结构、部位的名称。1）、项目技术文件案卷题名的表示形式正本副本153023公路合同段桩号工程结构文件名称海南中线高速公路屯昌至琼中段项目A1标K77000K80000路基工程土石方现场质量检验海南中线高速公路屯昌至琼中段项目A1标K759950吉安河1号大桥基础及下部构造现场质量检验2）、管理性文件案卷题名的表示形式建设项目名称责任者问题文件名称例海南中线高速公路屯昌至琼中段项目A1项目经理部关于加强安全生产管理的函（2）、立卷单位指填写项目负责单位。（3）、起止日期指立卷时间（填写卷内文件形成的起止日期）。（4）、保管期限保管期限按交通部交办发2012382号的规定填写。（5）、密级暂不填写。（6）、档号填写档案的分类号和案卷顺序号（各标暂按各标的案卷顺序号用铅笔填写）。（7）、档案馆号暂不填写。（8）、标准档案盒外封面空格部分全部按规定字体采用打印方式填写，进行张贴。“档号”如“GL51TQGS5A112XX2012”。“XX”为总案卷号，表示留空格位置，各编制单位先用铅笔自编案卷号，经核实全部档案（包括案卷号与卷数一致，不重号、不漏号）后，统一正式采用打码机编制填写总案卷号，案卷号以盒为单元参照归档文件编制内24容及分工一览表顺序编写。三、扉页扉页是排在内封面之后，卷内目录之前的对本卷竣工文件签字认可的签认单，是将内封面格式下半部分删除，以相关人员的签字代之（1）、建设单位编制的第一、二、三、四、七、八、九、十部分的扉页格式见附件三；（2）、监理单位编制的第六部分扉页格式见附件四；（3）、施工单位编制的第五部分扉页格式见附件五；四、卷内目录的编制（格式见附件六）1、序号填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注，不编虚位。2、文件编号填写文件资料的原始编号或图号。3、责任者填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。4、文件题名应填写文件资料标题的全称，没有标题或标题太简单，应自拟一个符合文件材料内容的标题。填写文件资料的标题时开头空两字，一横格内不能超过三行字。5、日期填写文件的形成时间，填写时可省略“年、月、日”字样，单月单日可用零补充。如2012年6月6日可填写为“20120606”。6、页次填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止号。注意核实文件页次，不得出现缺页或重页。7、备注留待对卷内文件变化时作说明用。8、卷内目录排列在卷内文件材料首页之前，扉页之后。25五、案卷页号的编写1、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2、页号的编写方法是在有文字或图样资料正面的右下角，反面的左下角填写页号。3、案卷的封面、扉页、卷内目录、备考表不编页号。4、案卷形成过程中，暂用铅笔编页号，待案卷核定后再统一用打码机打印。六、备考表的编制（格式见附件七）1、卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件文件页数相加之总和。2、立卷人由责任立卷者签名，即谁立卷谁签名（手签）。3、审核人由案卷质量审查人签名，本项目设计文件由项目公司总工签字。施工文件由总监理工程师代表负责审核、并手工签字。4、立卷时间填写完成立卷的日期。5、审核时间填写审核完成的日期。6、备考表排列在卷内文件材料尾页之后，与案卷装订在一起。第五条案卷装订的要求一、案卷由案盒、内封面、扉页、卷内目录、卷内文件及备考表组成。二、项目技术文件应根据组卷要求，以件为单位进行装订。三、管理性文件以每份文件作为一件，文件阅办单放在原文前面，26与原文作为一件装订。四、文件在装订前取掉金属物，采用三孔一线方法，用白色档案专用线装订，孔距80MM，装订线距左纸边15MM。见附件八五、装订时靠装订边和下边取齐，表头要求在上或在左，左侧装订。六、原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在A4纸上。七、装订线压住文件内容的必须粘贴补宽。八、纸张规格大于A4型号的，要求按297MM210MM折叠成手风琴式。第六条照片及音像资料一、照片、音像档案的归档范围1、国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像带及照片。2、省、市及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像带及照片。3、反映公路工程建设项目的重大活动，如招投标仪式，开工典礼、通车典礼等形成的录音、录像带及照片。4、记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。5、工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。二、照片档案1、照片档案分为照片和底片。2、照片和底片号案卷内照片和底片的顺序号，照片和底片应相同。序号档号27以每张照片为单位，从1开始编写，写在正面右上角。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边部。3、参见号填写与本张照片有联系的竣工资料档案的档号。4、文字说明文字说明的内容要具备六要素事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁、语言通顺，一般不超过200字。5、总说明一组（若干张）联系密彻的照片的说明。6、案卷题名一个卷要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。责任者不便标出时，也可不标出。7、照片档案要使用标准的照片档案盒编排成册，照片的编排顺序要按工程的分类及形成的时间顺序整理。8、照片档案保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。三、音像档案1、归档的音像档案，要经过系统整理，每盘音像要工整确切地标明责任者、录制（摄制）时间、地点、内容（题名）、顺序号、保管期限、摄制人等项目。保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。2、音像档案，要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。三竣工图编制要求第一条竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路面、桥梁、涵洞、防护、排水、互通式立交工程、安全设施、环保等的全部施工实际造型和特征。28第二条施工图没有变动的，由竣工图编制单位将施工图图框修改成竣工图图框，并加盖竣工图章作为竣工图。设计说明必须改为竣工说明。第三条凡施工图有变动的应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。第四条竣工图均按A3号纸（420MM297MM）大小装订，对某些大的或结构复杂的结构物图纸，应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸上。第五条项目所有竣工图图号均不得重复，采用J表示，其中J为竣工图代号；为标段号；为每个标段的图纸顺序号，由1开始编写，不得重编和漏编，保证图号与图名对应。竣工图比例与设计图相对应。第六条竣工图所用图例和图幅应与原设计图和变更设计图一致。第七条竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括海榆西线芙蓉田至崖城段公路改建工程竣工图，施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期，图章规格尺寸为70MM50MM。竣工图章用红色印尼盖在竣工图右下方，竣工图标之上空白处。第八条竣工图表中的字体。总目录、总说明采用3号长仿宋字体。A3图附注中说明文字采用4号长仿宋字体，标题栏用3号长仿宋字体。各种字体均采用激光打印机打印。第九条竣工图章格式见附件九；竣工图封面格式见附件十；竣工图框格式见附件十一。29四竣工文件编制具体要求第一条竣工文件编制单位各自整理一式四套竣工资料，其中一套原件，三套与原件一致的复印件。同时整理一式四套电子光盘，其中电子光盘内容为工程照片、各卷内目录、案卷目录及封面。第二条原件的定义手工填写的质检资料、电脑直接打印出图、出资料、每份必须具备手工签署意见和签名，字迹工整清晰、端正。竣工图表必须每份手工签名，并加盖竣工图章第三条所对应的实测手工记录和试验原始数据，由单位各自整理，并简单装订保存至少五年，交于项目公司一份，自留一份（自竣工之日起）。第四条案卷题名应与案卷脊背、内封面、扉页一致。各编制单位按组卷顺序编写案卷总目录（格式见附件十一），案卷总目录提供给项目公司整理组卷。第五条为确保竣工文件扫描及装订的质量，各参建单位编好一套原件经确认无误后统一装订。第六条竣工文件编制组册装订前，经核对无误后，按编制成册总案卷目录的顺序及要求内容扫描刻制光盘，光盘必须制作成不可擦写，在光盘表面刻写档号及案卷脊背字样（字号依字数排列与多少确定）。第七条开工日期填写总监理工程师开工令工期起算时间；竣工日期填写竣工验收大会时间；编制日期填写经审核交付装订时间。第八条文件封面、扉页字体、排版按示例进行，要合理、美观。第九条参加编印的相关人员，应遵守求实、科学、完整、原样的工30作精神，不得随意涂改和抽换弃置文档材料，认真核对，各司其责，确保竣工文件的质量。第十条施工单位编制的竣工文件，应经监理审查签认。监理单位编制的竣工文件经项目公司签认。项目公司对抽检存在问题的竣工文件，将按竣工文件不合格处理，不予结算工程尾款。五竣工文件编制几点说明第一条竣工文件案卷组册尽可能以分项、分部、单位工程进行。第二条一个完整的子分项开工申请归档资料为各工序检查、试验、验收等全套资料。例一涵洞工程（一座）子分项开工申请及归档资料主要为1、分项开工申请表，附A、施工技术方案报审表附详细的施工技术方案图表；B、试验检测报告申请/审批表附标准试验资料；C、材料设备使用报验单；D、施工放样报验单附平面、水平放样资料。2、中间交工证书。3、开挖基坑现场质量检验申请表附开挖基坑现场质量检验单、基底承载力试验等资料；4、基础基础模板检验申请表附基础模板安装质量检验单；基础现场质量检验申请表附基础现场质量检验单；基础砼强度试验等资料。5、台身台身钢筋、模板检验申请表附台身钢筋、模板安装质量检验单及施工检查记录；台身现场质量检验申请表附台身现场质量检验单、台身砼强度试验等资料。316、盖板预制盖板钢筋、模板检验申请表附盖板钢筋、模板安装质量检验单；预制盖板现场质量检验申请表附预制盖板现场质量检验单；预制盖板砼强度试验资料；盖板安装现场检验申请表附盖板安装现场检验单。7、铺底铺底现场质量检验申请附铺底现场质量检验单；铺底砂浆强度试验资料。8、洞口八字墙现场质量检验申请表附八字墙现场质量检验单。9、总体涵洞总体现场质量检验申请表附涵洞总体现场质量检验单。例二KXXXXXXKXXXXXX路基土石方工程分项开工申请归档资料主要为1、KXXXXXXKXXXXXX路基分项开工申请附A、施工技术方案报审表附详细的施工技术方案图表；B、试验检测报告申请/审批表附土工试验资料；C、机械设备使用报验单；D、施工放样报验单附平面、水平放样资料。2、中间交工证书3、KXXXXXXKXXXXXX路基现场质量检验申请表附路基现场质量检验评定表；压实度汇总表；路基交工验收自检资料（自检资料排列顺序按路基现场质量检验单中检查项目的顺序进行）。4、顺里程各施工段按路基清表、各层路基现场检测（现场检测资料按路基现场质量检验单中检查项目的顺序排列，其中包括各层压实度）。第三条一个完整的子分项开工申请归档资料为各工序检查、试验、验收等全套资料。各分项工程资料的排序见附件十五。32第五节档案资料的排序、移交一工程档案资料的排序第一条施工阶段形成的案卷，依路线前进方向，按照路基、路面、桥梁、交通安全设施、环保的顺序分别进行排序。第二条项目办对移交的全部案卷进行系统整理排序。二档案资料的移交第一条根据公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法（交办发2012382号）的有关要求各级交通和档案行政主管部门应根据统一领导、分级管理的原则，依法对所辖范围内公路工程竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导；工程交、竣工验收时，档案主管部门和交通主管部门的档案机构应派人参加，并提出公路工程档案验收意见。工程项目完成并竣工验收之前，向项目建设管理单位移交竣工文件资料一式四份（其中一套原件，三套与原件一致的复印件，四套电子光盘）。第二条移交时间公路工程建设项目交工验收前，各施工单位向项目办移交经系统整理过的全部档案资料。项目办在公路工程建设项目竣工验收后3个月内向海南省交通工程质量监督站、档案馆和使用单位办理档案材料移交手续。第三条各单位在档案资料移交时，均要填写竣工文件档案归档接收签证单（签证单格式见附件十二）。对移交的档案资料，交接双方经清点核查后，相互办理交接签字手续。33附件一档案盒封面示例B34档号档案馆号立卷单位（居中粘贴）起止日期保管期限密级案卷外封面示例1、尺寸单位均为MM。2、档案盒封面AB310220。3、立卷单位用2号宋体字打印，居中粘贴。附件二脊背表达方式D保管期限长期2050A5154535档号GL51TQGSA12012案卷题名盒号D20、30、40卷盒脊背示例“保管期限”、“档号”、“案卷题名”、“盒号”用2号宋体字横向排列，左右居中。“保管期限”业主和竣工图填“永久”，施工资料和监理文件填“长期”。尺寸单位均为MM。“档号”内容用4号宋体字加粗，分两行横排，上下、左右居中，“”号暂用铅笔填写。“案卷题名”内容用4号宋体字加粗，汉字自右至左竖排，桩号、字母、数字字头向右横卧排列，首行空两字，左右居中。盒号用4号宋体字加粗，左右居中。附件三案卷封面示例公路工程项目（KXXXXXKXXXXX）（全长公里）2050310海南中线高速公路屯昌至琼中段施工资料路基第一合同段K87500XXX中桥桩基现场质量检验115宋体2号加粗宋体3号加粗36立项审批文件项目建议书及审批文件档号1/2012立卷单位立卷时间附件四建设单位编制扉页示例公路工程项目（KXXXXXKXXXXX）（全长公里）仿宋体3号加粗，参建单位先用铅笔填写总顺序号宋体2号加粗宋体2号加粗居中宋体2号加粗宋体小2号加粗37立项审批文件项目建议书及审批文件档号1/2012建设单位总经理（手签）总工程师（手签）开工日期编制日期附件四监理单位编制第六部分扉页示例公路工程项目（KXXXXXKXXXXX）（全长公里）宋体3号加粗仿宋体小2号加粗，参建单位先用铅笔填写总顺序号宋体2号加粗宋体2号加粗宋体小2号加粗38工程质量控制文件监理独立抽检资料档号6/2012监理单位项目经理（手签）监理总工程师（手签）开工日期编制日期附件五施工单位编制第五部分扉页示例公路工程项目（KXXXXXKXXXXX）（全长公里）宋体3号加粗仿宋体小2号加粗，参建单位先用铅笔填写总顺序号宋体2号加粗宋体2号加粗宋体小2号加粗39施工准备文件合同段开工申请及批准文件档号5/2012施工单位监理总工程师（手签）施工总工程师（手签）开工日期编制日期附件六卷内目录示例251020207020151515卷内目录序文件日页备责任者文件材料题名3520宋体3号加粗仿宋体小2号加粗，参建单位先用铅笔填写总顺序号宋体2号加粗40号编号期次注尺寸单位均为MM；字体“卷内目录”用2号加粗宋体，四字间空一格，余均用5号加粗宋体；边框用粗实线，表内用细实线。附件七卷内备考表示例21025170卷内备考表297151535151741说明立卷人年月日检查人年月日卷内备考表示例尺寸单位均为MM；字体“卷内备考表”用宋体加粗2号字，余均用3号仿宋体22240297互见号4268580297151021018580685附件八案卷装钉方法示例科技档案案卷装订方法装订孔位置装订孔位置装订孔位置43注单位均为MM科技档案案卷装订方法附图3科技档案案卷装订方法说明用工程线装订；用装订机打孔时，注意打孔位置要准确；44附件九竣工图章示例尺寸单位均为M