时间管理在SAP B1之应用－以贴标机械为例

时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例1时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例摘要随着信息科技的进步，企业纷纷引进信息系统及技术以便企业于国际上的竞争占优势；企业资源规划的开发将企业渐渐带入电子信息的世界，使企业更易于整合内部信息，因而缩减了人力成本及时间的耗费，进而规划更好的时间管理。此次研究的个案公司属于机械工业，位于台中工业区包含许多中小企业，其中又以制造业居多，SAP B1 是专门为中小企业设计的 ERP 信息系统，以解决中小型业务当前及未来业务需求。SAP B1 简单操作而主要在于整合企业流程管理、强化企业的控管能力，透过与厂商的会晤，他们对于 SAP B1 的期望能做到时间上的控管。我们设计数个个案可能常发生关于时间管理的情境，然后透过 SAP B1 的在线警讯功能达到人力以及公文来回所耗费的时间，进而达到高效能的时间管理。关键字：企业资源规划（ERP） 、SAP B1 、时间管理AbstractAlong with the progress of information technology, enterprises gradually adopted information systems and techniques to gain competitive advantage in the international market. The development of enterprise resource planning (ERP) brings enterprises into e-world so that its much easier for them to integrate internal information. Therefore, it greatly reduces both the cost of human resources and waste of time and that leads to better time management. In this case study, the case company located in Taichung Industrial Park belongs to the machine industry. In this park, it includes many medium to small scale enterprises and manufacturing enterprises are mainstream. SAP B-one is an ERP information system designed for medium to small scale enterprises to resolve their current and future requirement. To operate SAP B1 is easy and it focuses on integrating enterprises process management and enforcing their management capability. Based on interview with the company, they expect SAP B1 can include the function of time management/ control. We design three scenarios about time management which may often take place in this company. Through online alert functions of SAP B1, these scenarios are well handled to greatly reduce the cost of labor hours and time. It thus results in high efficiency of time management. Keywords: Enterprise Resource Planning (ERP), SAP B1, Time Management时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例21.绪论1.1 研究动机在每样求新求变的现今社会中，商业界彼此竞争之下，求新求快是生存的法则。大企业有着庞大的信息需要每天更新，中小企业透过结合产业上的合作求生存，在不同类型与规模的企业，都需要一个良好的整合性系统来满足企业本身。九年代，欧美先进国家掀起企业组织再造(reengineering the corporation)风潮，企业纷纷寻求内部作业最佳化设计，对企业进行完整的企业资源规划(Enterprise Resources Planning, ERP)系统成为最热门的企业应用软件；而台湾一些国际化的大型企业及原始设备制造(Original Equipment Manufacturer, OEM)大厂，亦投入 ERP 的建置，开启台湾 ERP 产业的蓬勃发展。在现今企业，ERP的导入变成一种必然的趋势，大企业几乎都有自己专属的信息部门开发 ERP 相关系统，而台湾的中小型企业透过置入、导入的程序来提升企业竞争力。本校地处台中县沙鹿镇，位于台中工业区附近，在地理上占有寻找合适厂商的优势。中部地区近几年的发展大家有目共睹，像中部地区的精密机械业，已经挤入世界前五名；但因大都是为人代工，不论制程、销售或是企业内、外部信息，都缺乏了相当程度的高效管理，以提升自我竞争力。我们所寻找的个案于国内设有总公司，国外各地，如：美国、中国、印度等皆设有子公司，实为精密机械业的大宗。我们透过与厂商的数次会晤当中了解到厂商的生产流程，希望透过情境模拟的方式导入 SAP B1(SAP Business One)系统，大大地减少 ERP 导入所需花费的时间；而 SAP B1 简易的操作方式对于企业内部员工能够轻易上手，也降低员工花费在学习操作的时间，在最短的时间有效地将 ERP 系统做导入。1.2 研究目的ERP 在现今企业当中是不可或缺的系统，但导入系统需要花费的时间对于中小企业而言，无非是一件浩大的工程；导入失败可能会造成中小企业巨大的损失，甚至是倒闭。也因如此，透过与厂商交流与沟通，从中获取资料并做成情境模拟的方式，并加入时间管理的观念来突显出 SAP B1 的特色，而将 SAP B1 系统导入成厂商适合之系统，希望藉由此个案，能对之后与其它之机械业中时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例3小企业有所帮助。1.3 研究流程透过一开始的事前准备包括学习 SAP B1 系统，制定我们一系列的研究计划(图 1.1)，经由老师的介绍找到这次个案公司，并与厂商多次的沟通与开会，了解厂商对于 SAP B1 导入的期望，由厂商所提供的资料作为 SAP B1 基本建档，并模拟出三个情境流程，在透过 SPA B1 的强大系统功能为厂商解决，并完成这次竞赛报告。图 1.1、SAP B1 个案研究作业流程时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例42.文献探讨2.1 ERP 简介美国生产及存货管理协会（APICS），在二年给予 ERP 一词所做的解释如下：ERP 是在制造业、物流业以及服务业中，一套有效规划控制所有接受、制造和结算客户订单所需资源的方法。（APICS，2002）。ERP 是一套整合企业流程的营运管理软件系统，它实时处理了每日的各项例行作业及分析和统计，使整体作业达到最佳化效益。（炬见工作室，2006）。在 ERP 系统提供六大模块：物料与库存管理、生产与制造管理、销售与订单管理、财务会计管理、人力资源管理、企业行政管理等模块应用功能。这样的模块功能分类，说明了 ERP 信息系统是以进销存程序流程和财务成本信息呈现的角度去发展的。整合性的流程导向系统，整合企业内部财会、制造、进销存等信息流，快速提供决策信息，提升企业的营运绩效与快速反应能力。它是企业化的后台心脏与骨干，任何前台的应用系统包括 EC、CRM、SCM 等都以它为基础。(林东清，2005)目前主流的 ERP 系统软件所使用的架构基本上都已经进展到多层式（n-tier）架构，使用者是透过浏览器读取网页（web-based）的方式来使用（张硕毅等，2008），如图 2.1 之架构，使用者经由网络应用入口登入，而可以经由网络、透过网页来读取及使用到数据库之中的信息和内容。图.1、Web-based ERP 架构(C.D. Tarantilis et al, 2008)目前国内 ERP 现况是大企业间几乎都已导入 ERP 系统，于是为了利润生存，ERP 开始往中小企业客户发展，但由于原先的 SAP 系统的复杂和庞大，较适合中大规模的企业使用，于是 SAP 厂商便发展了一套适合中小企业的系统SAP B1 系统。2.2 SAP B1 介绍与比较2006 年一项数据指出，在全球 290 亿美元 ERP 市场的占有比率，SAP 占时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例5有 43%的市场份额，Oracle 占 23%，而 Sage 和微软则占有小部分市场(彭行洋, 2007)。在 SAP 迈向成功的过程中，产品扮演着决定性因素。1992 年，主从式的 SAP R/3 系统问世并广获好评，成为大型企业的标准软件。2003 年更推出SAP B1，提供以客户为中心，量身订做的解决方案，以及开放式的商业合作架构。由于 SAP R/3 较适用于大型企业，且本身并未支援标准的网络协定，需导入 SAP Internet Transaction Server 做为 SAP R/3 的中介软件，才能使 SAP R/3 可在网际网络上开放；Oracle 的 ERP 系统也较适用于大型企业，因为大型企业的内部资料较为大量，对以资料库起家的 Oracle 而言，需要相当数量的资料输入才能显现出他强大的功能，相对于中小企业上的使用，较为不适合及略显复杂；鼎新为目前国内最大的 ERP 本土企业，其为中小型企业量身订做的 Smart ERP系统，符合中小企业特性，弹性、灵活、便利，但其会计核心自动引擎设定是目前国产系统做不到的部份，且其它设定需要藉由修改 Source-Code 来完成。而 SAP B1 爲简单、实用，能整合企业流程管理 ERP 系统。功能模块能藉由简单设定而完成，强化企业的控管能力，又可帮助完成企业员工、客户与合作伙伴等不同角色间的分工配合，更贴进顾客的需求，且价格上要比鼎新来的便宜；SAP B1 又专为中小型业务而设计，适应中小型当前业务需求及未来成长，其特色在于 SAP B1 本身为一个系统平台，能根据企业的内部作业流程进行客制化的修改，简单而实用的解决方案、覆盖核心业务流程管理、迅速体现投资收益、满足未来成长要求、提供业务管理必须的分析与预警功能。我们也对SAP B1 所提供的模块功能能加以说明表见表 2.1。表 2.1、SAP B1 模块功能与说明(资料来源：)模块 模块功能介绍系统管理 包含币别汇率信息、权限及核准、内部的邮件组织、电子邮件和 SMS 设定、资料汇出和汇入功能，及其他信息。财务管理 财务模块包含公司会计和财务作业所需的所有功能和报表。销售商机 根据销售活动进度，使用销售商机模块追踪和分析延滞商机。这些活动可包括销售阶段中的会议、协商和其他进行的活动。销售 销售模块涵盖范围从为客户和感兴趣方建立报价，到开立发票、建立文件草稿与打印的过程。采购 透过处理 A/P 发票控制采购单的整个采购程序。时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例6业务伙伴 业务伙伴模块管理您与客户、供应商和潜在商机（感兴趣方）关系相关的所有信息。此信息一般包括业务伙伴联络人、地址、付款条件、财务和物流信息。银行业务 银行业务模块可让执行所有涉及银行账户的货币交易。仓库管理 使用系统中的项目资料，可得到最佳化的库存记录。生産 定义产品的物料表，以及建立和维护生产订单。MRP 物料需求规划（MRP）能让您计划制造或采购程序的物料需求。服务 服务模块的用途在于管理服务代表和客户间的互动，将潜在销售与服务部门最佳化，提供服务操作支援、服务契约管理、服务规划、追踪客户互动活动、客户支援与销售商机管理。人力资源 人力资源模块可让您输入和维护公司员工的相关信息。报表 包含整合和延伸的报表模块，包含许多预先定义的报表。2.3 时间管理2.3.1 时间的定义时间是一种最形式也是最虚无的资源，它必须因着人与事的存在与运作，才产生意义与价值(伍忠贤,1997)。对人，在可支配的范围里，时间是有明显的个别差异，随着不同的条件、价值观与处理态度而分别存在；对事，时间实际上只是衡量事务进行状况的尺度或指标，永远无法取代事务本身；对物，无论时间间隔多么小，或者物体在某段时间间隔中运动得有多慢，它还是在运动状态中，位置还是不断在改变，因此，无论时间间隔有多短，运动物体没有所谓在任一时刻、某一瞬间拥有确定的相对位置这回事（Peter Lynds, 2003）。史密斯（Hyrum W. Smith，1995）在其管理你的时间一书中列举以不同的学术领域对时间分析其定义与特性如下：一、 英文字典对时间所下的定义是：时间就是从过去通过现在到未来一连串接续发生的事件。二、 牛顿（Isaac Newton）认为：无论天地万物存在与否，时间是绝对的存在。时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例72.3.2 时间管理的意涵时间管理的意义是如何节省时间(B.Eugene Griessman, 2004)。总而言之，简单的描述，时间管理是指个人以正确的时间观念，面对时间进行自我管理的过程（施宏彦，2000）。如何对时间作最好的支配，并确实把握时间及运用时间，使单位时间的工作效率提高，以符合工作需求，如期达成目标。2.3.3 时间管理的重要性时间管理一直是个重要的议题，B.Eugene Griessman 曾于其著作提过：成功与不成功的差别在于你如何利用所拥有的二十四个小时(B.Eugene Griessman, 2004)。在这分秒必争的信息时代，时间严然成为人类最大的敌人，而周期时间（Cycle Time）的缩短，是管理上的重要课题之一。所谓周期时间，是指欲望兴起的那一刻，到该欲望满足的时候，全部的时间称之。简单的说，从订单开始到货品交到消费者手上，整个交易就可称为周期时间（洪良浩，2007）。在信息科技时代下，为了战胜时间，人类发明了计算机，让企业运作不但快速而且高效。计算机系统所建构的 ERP，可以和协力厂商连线而形成供应链管理（Supply Chain management, SCM），确保原物料及零组件的及时供应；另一方面，又连接客户的顾客关系管理（Customer Relationship Management, CRM），让客户了解原物料零组件库存与供货状况，以及生产线排程，清楚知道供货能力，了解货品到达时间后，直接下单，这种企业内部及外部的资源整合力量，强化了企业 SCM 能力，其目的为：一、使资本流转速度加快，同样的产出量所占用的流动资金减少；二、降低成本；三、提高竞争能力。George Stalk 在企业竞争优势的演进中发现了时间资源的重要性，提出了基于时间竞争（Time-Based Competition, TBC）的概念，认为时间成为竞争优势最有力的新资源(George Stalk, 1988)。Christopher Martin 其著作中，讨论企业重视时间管理，可以减少成本、提高生产率、快速决策、提高新产品开发频率等具有重要意义(Christopher Martin, 2002)。总而言之，时间就是金钱，也就是企业的利润，能把研发时间、生产时间、采购时间、库存时间等减少，就能直接给企业带来更大的效益。ERP 的供应链核心管理思想，其关键就是对时间的管理。宏碁董事长施振荣说过：人才闲置是最大的浪费(1997)。因此我们也思考要如何透过 SAP B1 系统显示出内部员工工作状况，将员工安排于适当工时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例8作位置，达到个人最大的工作效率，是这次我们主要目标；在企业界时间是一种最珍贵的稀少资源，而时机是事物优先与成熟度的判断。时间管理有助于提升决策质量，内含三项指标：时：时效性方面。量：决策内容的完整性。价：未达到决策所支出的成本。1991 年美国纽约市立大学企研所教授 T.K.Das 强调如何透过时间管理的方式快速作出决策，比竞争者更早研发出产品，称为快速循环能力(fast cycle capacity)。时间管理在 SAP B1 之应用以贴标机械为例93.研究方法与步骤3.1 机械业特点工机械产业素有工业之母美誉，机械产业的发展常被用来衡量一个国家工业化的程度，台湾中部产业以机械业为代表，属于较为草根性的性质；台中工业区于民国六十九年开发完成，目前有机械、化工、塑胶、针织、电机等八百余家厂商设厂于台中工业区，仍以中小企业为主体；基于地方经济发展之策略运用上，台中县市开始计划性的发展地方重点产业(谢文渊,2007)，其中尤以精密机械业，可望发展成中部的特色。3.2 个案公司介绍本次个案贴标企业股份有限公司(表 3.1)，即为位于台中工业区，于国内、外皆有相当规模与销售的精密机械业公司（以下简称为贴标）