华仪系统操作手册精简版

华仪软件接待操作员培训大纲一、房态图概念1. 房态图掌握要点房态符号意义：V 表示是空房VC 表示空净房，在客房清洁后，通知操作员修改房态为 VC。VD 表示空脏房，在客人退房时，房态自动变更为 VD。一般情况是 VC 房可以入住客人，VD 房能否入住客人，要由系统参数控制。脏房有 表示空净房 空脏房 房态符号意义：O 表示是住客房OD 表示住脏房，在夜审后住客房自动变更为脏房，当客房清洁后，通知操作员修改房态为 OC。OC 表示住净房。房态符号意义：P 表示未查过房，I 表示已查过房。组合起来就是 VCP、VCI 等。等级符号意义：各酒店有自己的房间等级代码，以英文字母表示，如标准间用 BZ 或ST 等。这样可以通过房态图上看清个房间是什么等级的。房态颜色意义：不同房态可以使用不同颜色来表示，便于操作员观看。在房态图下有各种颜色房态数量的动态统计。维修房符号：对一些需要修理，而无法出租的房间，要设置成维修房，其符号为OO。锁房符号：对一些临时预留或临时占用的房间，要设置成锁房，其符号为 A。非出租房符号：对一些将长期不再接待客人的房间，如留作内部使用，要设置成非出租房，其符号为 OS。注意：非出租房数，在统计出租率时，会从总房数中减掉。客人情况符号：对该房间，是否有客人本日将到用 表示对该房间，是否客人本日将退房用 表示客房超限额符号：对客人余额大于 0 情况下，叫超限额，用 表示预订情况符号：对某空房有预订，将显示最近一次的预订日期。2. 房态图上的操作在房态图上主要有鼠标左键操作和鼠标右键操作。根据房态图不同状态，左右键显示的功能是不同的。根据提示的功能进行操作。房态图上右键的功能，在其他页面里也有。比如右键换房，就可以在客人列表界面操作、比如右键帐务处理，就可以在帐务处理界面操作。这些可由操作员的操作习惯来选择。3. 房态图上的组合查询平常房态图上显示所有房间，如何想选择显示一下某类型的房间，可采用组合查询功能，通过 按钮，会弹出组合条件界面：在此中，选择你要的条件。4. 房态图状态的刷新一般房态图自动 5 分钟刷新一次。如果操作员修改了某房间状态后，想马上看到结果，可以手工刷新房态图，点按钮 即可。二、客人入住1. 几种客人入住方法：系统中客人入住的操作方法有好几种，根据前台实际情况，操作员要选择效率最高的一种方法来操作，这也是前台接待员最需要熟练的地方。（方法 1）最适用于单个散客的入住：在房态图上直接对空净房右键快速开房 。在该界面需要输入住店客人的一些简单信息，如客人姓名。如果酒店有二代身份证读卡器，就可以点 直接将客人姓名信息导入到了界面中。如果客人是办理了会员卡的，可以点 直接将客人信息和客人卡号自动导入到界面中。快速开房界面里要点介绍：离店日期：可以输入客人住店天数如 2，系统能自动换算为日期；系统默认住店 1 天；协议客户：如果客人属于协议客户的，在此输入协议客户名称（可模糊名称） ，回车后系统自动弹出该协议客户列表，确定该协议客户；如果协议客户输入了协议合同房价，系统自动显示该房价。会员卡号：如果是建立了会员档案的会员，这里手工输入卡号，可以房价代码：选择适用客人的房价代码，自动显示房价金额。房价金额是可以手工修改的；注意：如果是给客人开免费房，要手工将房价金额修改为 0，这样夜审不对该房记房费。客人姓名：客人姓名允许为空，也可以用二代身份证读卡器导入，也可以手工输入姓名；收费标志：无特殊情况，这里可以默认。若客人开的是钟点房时，这里一定要选择钟点房 。这样房态图上才能显示 钟点房图标。市场、客源：界面有默认的市场、客源类型，操作员要严格按酒店要求选择市场、客源类型，这样报表统计才有数据。VIP 类型：选择 VIP 后，房态图会出现 图标。一般如果是会员卡客人，最好选择 VIP 类型，这样操作员可以在房态图上直观看到那些客人是持会员卡的。Packages：可选择早餐类型。（方法 2）多个客人连房入住：在页面点 在该页面中，显示目前酒店可出租的房号，操作员可以双击房号选房，多选。选择完房间后，在离店日期输入住店天数，选择适用的房价代码或房价。然后再填写客人信息。点 即完成批量客人入住操作。（方法 3）通过预订单入住：操作员事先进行预订操作（后面介绍预订），进入 ，在这里查询出订房列表。双击预订记录（前提是预订单已经分房完毕），出现客人列表，在客人列表界面对有房号的客人，进行单选或多选（按 ctrl 键可多选），再点左侧入住即完成客人入住操作。注意：在订房列表界面，左侧有订单入住功能，下图：这里的订单入住是将该订单中所以房间一次全部入住。如果订单里客人是分阶段到店的，这不能用此功能操作入住。要双击订单记录，进入到客人列表中，用前面介绍的单选、多选房间入住方法。（方法 4）通过客人列表入住：操作员可以在客人列表页面 ，查询出本日应到客人，按 ctrl 键多选房间。这时点左侧功能里的其他功能入住，也可以完成客人入住操作。2. 取消入住操作对应刚入住的客人，如果客人对客房不满意，要求不住了，这时可以操作取消入住。注意：如果已经给客人传了押金，要先操作帐务处理，将押金退出或冲销掉。然后在客人列表中，选择客人，选择左侧功能其他功能取消入住。三、预订操作预订情况分散客预订和团队预订。1、 散客预订进入 界面，这里显示酒店各等级房间的总数量和阶段日期的可出租数量。可以在该列表中，选择某日某等级，右键新建预订。也可以直接点该界面上的 进行预订。上述两种操作方式的区别是：第一种是确定了客房等级和到店日期；第二种需要进一步选择客房等级和客人到店日期。进入新建预订界面，是具体的预订信息。下图操作要点：协议客户：可根据情况选择；团会名称：如果是散客预订，这里为空。如果是团队预订，则这里输入具体团队名称；客人姓名：可空，也可输入；到店日期、离店日期：必须输入；离店日期可以输入住店天数，系统自动换算为日期；房间等级：必须选择一种；可租房数：系统将显示到店那天，该等级房间的可出租数量，括弧里的数量就是；房价代码：必须选择一种，选后系统显示房价金额，该金额可以修改。但房价的修改是有权限控制或需要授权的；房数：输入你要预订的房间数量；人数：可以修改；市场、客源：要按酒店要求选择；2、 团队预订其特点就是在预订界面，输入团队名称。系统自动选择默认团队签单。凡是团队成员，在客人列表界面，显示其团队名称。团队有单独的 进行管理。团员的签单特点：团员一律使用两个帐本，A 帐本、B 帐本。A 帐本是团员自付帐本；B 帐本是团员转团主的帐本；一般默认房费在产生时自动转到团主帐户里。对情况比较特殊的团队，可以自行设置签单情况。3、 预订后续操作建立预订单后，后续的操作有：修改预订、复制预订、取消预订、预订分房、预订入住等。这些操作都可以从 里进行。修改订单：选择一条订单记录，点左侧修改客房预订 ，可以对整个单子的项目内容修改，也可选择里面的小记录，对单个记录进行修改。复制订单：选择一条订单记录，点左侧复制订单，则是对本条订单进行复制。取消订单：选择一条订单记录，点左侧取消订单，则是对本条订单进行取消。如果想单独取消该订单中的某几条内容，则进修改客房预订里，选择下面的小记录进行取消。预订分房：选择一条订单记录，点左侧分房。也可以点左侧订单客人列表，在客人列表里进行分房。从订单列表中可以看出分房情况 房数有两部分构成，如 50/0 表示预订 50 间，0 个分房；如 6/6 表示预订 6 间，已分6 间。预订入住：选择一条订单记录，点左侧订单客人列表，进去后，选择客人进行入住；也可以选择一条订单记录后，点左侧订单入住，此操作是将该订单中所有房间进行入住。四、客人查询熟练掌握各种客人信息查询是基本技能，它影响到操作员使用系统的效率。客人查询主要在 这两个地方。1、 客人列表查询关键要掌握快查模板的使用。点快查会弹出一组帮助你查找的条件：直接点查询名称，即可显示相应记录。不使用快查时，可以使用，输入具体信息来查找。客名、团名可以模糊查询。如果是连房客人，输入一间房号后，连房客人同时显示出来。点组合主要是查询离店客人，要选择离店状态。2、 团队查询查看团队成员点左侧团会客人列表，显示该团队的成员信息。也可在这里修改团队签单。3、 客人操作通过查询出客人后，操作员就能对客人进行各种操作了，比如：换房、改房价、改签单、传押金、连房、集中修改、打印住宿登记单等等。换房：选择要换到的房号，用换下，确定即可。可以两住客房，相互对调。改房价（调价）：在新房价栏里输入调整后的房价，直接回车，再确定即可。注意：如果客人住店属于多日，则调价栏里是每日一行记录，只要在第一行输入新房价后直接回车，个栏目都会自动写入价格。如果栏目中没有房价，则夜审时就不会记房费。这点一定要检查好。连房：对现散客可以进行连房设置，将需要连房的客人查询出来，可按 ctrl 键多选客人，然后点左侧连房，被选中的客人就形成新的连房关系。取消连房：选择一个连房客人，点左侧连房，可以将里面连房关系全部取消，也可以取消某个房间。连房同时转帐：一般设置连房时，不默认转帐关系。如果要设置转帐关系，在连房界面中要点 ，进去保存即可。集中修改客人：查询出将要集中修改的客人，多选后，点左侧集中修改客人。修改客人信息：选择要修改的客人，点左侧住店详细信息，在这里可以修改和补充各种项目信息。五、收银操作收银员的工作主要是对客人的帐务进行操作，对自己的帐目进行审计，执行每天一次的夜审操作。收银员的操作围绕着帐务处理进行。帐务处理中显示客人帐户的全部信息，下方是各种功能按钮。查询客人帐户方式：A、 输入客人房号B、 输入客人名称C、 输入团队名称D、 使用快捷查询模板查询客人帐户前要选择一种客人状态：这样所输入的条件就是查询这种状态下的信息。输入房号后，是连房的客人都能一起显示在右侧，红色字体表示为主帐房间。查询团队后，团主帐户和团员帐户都能在右侧显示。1、 传帐 首先要了解帐务中借方、贷方的概念。客人需要花钱消费的项目叫借方，如房费、餐费、客房酒水等。收银员结帐的方式叫贷方，如现金、信用卡、会员卡、转帐、押金、招待等。余额是客人借贷方差额。如上面客人消费 680，押金 1000，目前余额是-320.如果余额是负数，表示收银员结帐时要找客人钱；如果余额是正数，表示收银员结帐时要收客人钱；我们把客人余额大于 0 时，叫超限额。这种情况，收银员是要向客人催交押金了。客人入住时，要向客人收取押金，可以在客人列表中操作收押金，也可以在帐务处理中，查找到该房间客人，操作收押金。平时客人住店跨夜间 12 点的，系统会在进行夜审过程中，自动给客人传入房费。如果客人住半日房或钟点房的，在退房时，收银员要手工加收房费。客人住店期间发生了其它一些消费项目，也需要收银员进行项目传帐。由华仪餐厅转到客房的帐，是由餐厅帐务自动挂到房间的，不需要收银员操作。传帐前，要查询到客人，通过房号、名称查到客人，再进行传帐。传帐一般是对借方项目进行传帐，传帐也可以传项目负金额，这一般用于冲帐。2、 押金 对入住客人收取押金操作，同时可以打印出客人押金单。如果客人住店登记单和押金打印在同一单据中，那就需要接待员在办理客人入住时，根据系统提示收押金，最后打印出一体单据。押金也叫预收款，操作时可直接在帐项处输入预收款代码 330，回车后输入金额。信用卡预授权操作，当客人先刷信用卡预授权，可以点押金选择信用卡预授权项目选择信用卡预授权，这时金额是灰的，操作员将授权金额填写到限额栏中。预授权在系统中不参与余额的计算，但参与是否超限额的计算，如下图：3、 挑帐结 有时会选择客人帐目的一部分内容结，就需要挑帐。对显示的明细帐目，选择打勾，再结帐即可。4、 合帐 有时会将几间房的帐目合并在一起，这个操作就叫合帐。尤其连房客人常常进行合并结帐。首先要选中主帐户（蓝色条）：然后按合帐左侧显示其他房间，可以对合打勾，表示选择这间房；可以对退打勾，表示合并后同时退房。右侧显示被选择的房间的帐目明细，可以全选，也可以自由挑选。最后按确定即完成合帐。5、 结帐退房 选择要结帐的帐户（蓝色条），按结帐退房操作员需要选择帐结方式：上面有四种快捷键，点快捷键便可直接完成结帐。如果要选择其他结帐方式，可以选择其他结帐方式。一般操作员需要记住所有结帐方式的代码，如现金是 301，在帐项处直接输入代码，回车。系统在结帐时，会自动判断结帐时间，如超过中午 12 点，系统提示加收半日房费，超过 18 点，系统提示加收一日房费。特殊结帐方式介绍：A、 转帐是指将该客人帐转到其他房间、或转到特殊帐户、或转到团主帐户。B、 转应收是指将该客人帐转到财务设置的挂帐帐户（应收帐户），以后由财务操作处理。6、 其他功能 最常用到的是客房传帐，指将客人在房间消费的明细物品输入到帐户中。在此界面可以选择物品，输入数量后，再点 。7、 批处理 主要是对团队客人进行操作。选择房号后，进行下面的功能键操作。8、 客人帐户其他功能介绍备注：是结帐备注信息，可以随时输入，随时保存。客人帐户默认按帐项显示合计金额，如果选择明细帐则展开显示每一帐目。注意：在明细界面，可以对某一条记录右键操作：劈帐功能：就是将一笔金额拆分为两笔金额，如将 200 元，拆分为 150 元和 50 元。9、 特殊帐户 是没有房号的一种帐户。建立特殊帐户：特殊帐户在使用中，同上面介绍的帐务处理是一样的，每个帐户都可以进行传帐、结帐等操作。10、签单 在很多地方都能出现签单功能，该功能作用是：A、 给客人设置多个帐本。系统默认散客就一个 A 帐本。但可以