采购合同、付款及发票管理制度2018版工业实用、含采购入库流程图

第 1 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 1 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度*财字 2018 版目 录第 1 章 总则 -3 第二章 合同管理-3第一条、合同的签订及审批-3第二条、合同内容-4第三条、合同报送及执行-5第四条、不合格合同-6第五条、考核监督-6第三章 付款管理-6第一条、用款申请单-6第二条、付款审批流程-7第三条、付款方式及具体要求-9第四条、对付款取得收据等原始凭证的要求-15第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分-15第 2 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 2 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提目 录第六条、用款申请签批及相关责任划分-16第七条、考核监督-18第四章 采购（工程劳务）业务发票管理-18第一条、采购（工程劳务）业务发票及处理-18第二条、发票的取得时限、审核及传递管理-19第三条、单笔业务规范性及口径一致性-22第四条、考核监督-23第五章 定期对帐-24第六章 补充规定-24第七章、财务稽核及审计-25第 3 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 3 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提第一章 总则第一条、目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，有效防范资金风险，使各项业务有序进行，结合公司实际情况，制定本制度。第二条、适用范围：本制度适用于本公司及分子公司。第三条、权责单位及执行：1、本制度由财务部负责制订、修改、 废止的起草工作。2、分管财务副总经理负责本制度的制订、修改、废止的核准工3、本制度由财务部负责解释及监督执行。由审计部负责稽监督。4、本制度自批准签发之日起执行。第二章 合同管理公司各类货物采购及工程劳等务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购， 单位价值在 500 元以下的，凭经 ERP 系统审 批核准的部门需求计划单进行采购，不需 订合同），具体 规 定如下：第一条、合同的签订及审批2-1-1、采 购合同签批：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购，均应由供应部采购业务经办人经根据经批准的采购计划单及采购价格申报单确定的供应商来签订合同。目前采购计划单已执行行 ERP流程审批， 采购价格申报单执行纸质与 ERP 流程并行。第 4 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 4 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提采购计划单、采购价格申报单及采购合同按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：正常生产用直接原辅材料及机物料等采购由分管副总批准；技术改造、设备等固定资产采购，采购价值 2 万元以下的，由分管副总批准，超 过 2 万元的由董事长（总经理）批准。对于设立最低库存量的材料物资，由供应部提出采购计划单经保管员核实库存，报分管副总批准后实施采购。2-1-2、工程劳务合等同签批：公司的工程建设及设备安装、保暖、维修、咨询服 务等业务，应事前签订合同及预算表。合同额在 2 万元以下的由分管副总批准，超过 2 万元的由总经理批准。第二条、合同内容2-2-1、采 购合同内容要求：合同内容应按规范格式内容完整填写，详细填写品名、规格、单价、 结算方式、结算 时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容，且均需与实际业务相符合。2-2-2、工程劳务合同内容要求：要列表的方式注明作业名称，所属部门、工序，作业内容，标准，数量，金 额等内容。属于安装、维修等作业，同时要对各单项作业对象位置进行编号，编号及对应内容，应与所附图纸或工程作业量现场预确认原始记录表的各单项作业编号、内容相一致。还要约 定质量、工期、合同金 额是打包定价 还是预算价、结算发票、结算方式、 质保期、 质 保金等事项。2-2-3、发票约定：合同中要特别约定发票事项，采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许第 5 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 5 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提可的劳务发票。合同中应注明具体的发票开具寄达公司时限。第三条、合同的报送及执行2-3-1、合同报送与备查跟踪：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后，实施采购，同时由业务经办人负责，在合同生效当日内报送一份到财务部。财务部对合同进行电子表登记备查，跟踪合同执行情况。注意：报到财务部的所有纸质合同、协议、调价函等，均应使用全新纸张打印或复印，不得用已使用过的纸张。2-3-2、合同执行：已生效的合同由签订责任部门负责执行。对于已生效的采购合同，由经办人在合同生效当日在 ERP 系统做采购订单，确保不重复不遗漏，并有效跟踪到货及入库情况。2-3-2-1、财务 部将按合同 约定执行付款事宜，款 项支付与否及支付方式，原则 上按合同规定办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，对预付款业务，付款经办人在提交用款申请的同时，还应附有合同。对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的合同或调价函。2-3-2-2、各 类*产品包装材料采 购业务，供 应部采购员应于每年度一月份报一份经董事长(总经理）批准的，按供 应商不同，分材质、规格填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。期间如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案。2-3-2-3、各 类采购（工程 劳务）业务合同，相关 责任经办人是第一责第 6 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 6 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提任人，应对合同的执行全过程进行有效管理，按合同约定内容对合同执行进行有效跟踪控制。财务部负责监督合同执行情况。2-3-2-4、为 及时有效防范 资金风险，对预付款 业务，合同 执行出现异常，不能正常履行合同的，经办人应以书面形式向财务部提报经分管副总核准的情况说明。2016-9-3 日修订第四条、不合格合同合同内容未按本规定执行，尤其是结算方式及发票无约定或不合规范的，及合同内容有涂改的，财务部不予受理。正常情况下，公司签定的所有合同价格均不得约定为不开发票，或默认为不开票价格。只要发 生业务均视同开票业务，特殊情况下需经总经理书面核准并报财务部备案，否则视为无效。第五条、考核监督未按本章规定执行的，每项次负激励责任人 20 元。并限期改善，未改善的，每超一日，负 激励责任人 5 元，直至改善。造成事故的，按公司事故管理制度执行。第三章 付款管理第一条、用款申请单3-1-1、所有因采购货物、接受劳务的付款业务，除经核准的凭发票付款外，均需凭经核准的“ 用款申请单”付款。“ 用款申请单” 由业务经办人出具，经 部门负责人确认，财务部往来会计审核，报财务负责人及总第 7 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 7 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。3-1-2、各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号、付款金额与付款方式的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息有误造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；3-1-3、退汇手续费：因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该 笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。3-1-4、用款申请单签批：所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。3-1-5、正常业务付款时，业务经办人在申请需持“用款申请单” 依上述签批流程图顺序依次履行签字手续。如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；3-1-6、特殊业务付款，则用款申请单由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。3-1-7、付款：出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准可付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款。第二条、付款审批流程3-2-1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总价款前，预付款额不超合同总价的 50%。第 8 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 8 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提预付款业务流程：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单” 并打印纸质单（含合同等附件）财务部往来会计确认往来余额分管领导签字财务负责人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款。4-2-1-1、预 付款业务付款手 续：业务经办人员 出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请单附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。3-2-1-2、对 于预付货款的 经济业务, 各物资 采购及工程劳务部门必须慎重把关,与供应商有效沟通，确保合同正常 执行。对于财务帐面“ 应付账款” 中连续 半年出现 未发生变化负数金额 的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回 , 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。3-2-2、应付款 业务：原 则上须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按财务管理制度货币资金及承兑汇票管理制度中的付款规定办理。具体如下：应付款业务流程：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单” 并打印纸质单）分管领导签字财务部往来会计核填应付款余额财务负责人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款。3-2-2-1、对货 到付款，发票未到的规定： 对 于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况第 9 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 9 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提确需付款的需总经理特批（由财务认定）。3-2-2-2、对货 到已验收、发票已到要求付款的（即 帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请单，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。3-2-2-3、支付 帐面应付款： 对于支付帐面应付款的 业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额及账龄，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后，交出纳员办理付款手续。第三条、付款方式及具体要求付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，无特殊情况的均不能支付现金。除电汇付款外，其他方式付款均应取得收款方的收款收据，具体要求如下：3-3-1、收款人派人上门收款（现金）或汇款到收款单位指定个人账户：实际业务中能以电汇对公账户付款的业务，不得以现金支付。3-3-1-1、收款人派人上 门收款（现金）：需以现 金支付的业务，出纳员收到经批准的用款申请单后，视具体情况办理：3-3-1-1-1、收款人身份确 认：公司“ 用款申请”发起经办人对收款人身第 10 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 10 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提份进行确认，财务部出纳员验证收款人出具的由收款单位开具并加盖行政公章的介绍信原件，介绍信开具需针对所办理业务，且介绍信落款时间应在办理实际业务当日一周内，经确认无误的，再办理支付手续。公用款申请人需在介绍信上签字确认。3-3-1-1-2、取得收据并付款 ：出纳员见证收款人现场开据收据，并由收款人在收款凭据上原笔记签字（不得复写）“ 收款人：XXX” 字样并按手印，出纳员在收据右下方空白处核填该收款人的身份证号，并核对确认与介绍信信息一致。审核无误付款，收款人应当面查验，否则，出现问题，由收款人自负。特殊情况下经董事长或总经理批准后可不需填写收款人身份证号。3-3-1-2、收款 单位要求将款 项汇入指定卡号 ：3-3-1-2-1、收款信息确 认函：汇款前，由公司业务经办人提供与合同约定名称一致的收款人出具的收款帐号、户名并加盖公章、收款方经办人签字盖章的“ 收款信息确 认函” 传真件（格式 见后附件 2），确认函要求注明“本证明传真件（图片、扫描件等）与原件具有同等法律效力” 字样。公司业务经办人在确认函上签名，并将收款人的确认函附“用款申请单” 履行签批流程。3-3-1-2-2、申批付款 ：公司业务经办人负责履行签批手续，并将已签批核准的付款申请单及收款信息确认函，报财务部出纳员处办理汇款（经核准的付款申请单及收款信息确认函，两者却一不可）。3-3-1-2-3、收款收据跟催 ：付款后，由公司业务经办人负责，在确认收款人收到款项后，当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真第 11 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 11 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提件传递至公司财务部，并由付款申请人负责跟催，在汇款日起 7 日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收款人开具的收据原件传递至公司财务部，并由公司业务经办人在收据上签名确认。收款收据应加盖收款单位财务专章或公章。3-3-1-2-4、付款风险控制：为控制公司资金风险，对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。注：现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经批准的除外。3-3-1-3、对 于收款人直接先开具收据，并需要付款到指定个人卡号的付款业务：财务凭经核准的付款申请及收款单位开具的加盖财务专章的收款收据（收据需要填定收款人姓名、账号等信息，并应与用款申请单收款人账号信息一致），公司申请付款人在收据上签名确认后，通过公司对公账户办理付款。3-3-1-4、公司派人带现 金外出采购业务：除零星 办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在 10000 元以上的材料采购业务，需由总经理批准。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超 10000 元的采购业务不得以此种方式进行采购。3-3-1-5、其他规定：对于正常采购（或劳务） 业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝。对于董事长特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款第 12 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 12 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。3-3-2、银行 电汇付款：3-3-2-1、正常 电汇付款 ：财务部凭业务经办人出具的 经核准无误的用款申请单信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可不要求对方出具收据，以银行出具的交易凭单为付款凭据。3-3-2-2、退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成电汇付款退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几种情况处理：3-3-2-2-1、用款申请单信息有误：因用款申请单信息有误，造成付款退汇的，由申请付款责任人在退汇单上签名确认，并由经办人再行填写正确地用款申请单，注明“ 退汇重汇”字样，并注明重汇原因，出纳员签名（确认已收手续费），申请人重新履行签批手续后，交出纳员办理重新汇款。退汇业务的原付款手续费由付款申请经办人承担。3-3-2-2-2、出纳员工作失误退汇的：由出纳员据退汇凭单，填写书面退汇原因，报财务负责人签批（签批时需提供银行交易退汇凭单），重新填制电汇单办理汇款，原汇款手续费由出纳员个人承担。3-3-2-2-3、其他原因退 汇：因银行间业务划转不成功或其它非公司可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。3-3-3、银行承 兑汇票付款：3-3-3-1、电 子版银行承 兑汇票支付：财务部凭申 请人交来的经核准的第 13 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 13 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提用款申请，从网上银行系统按申请金额支付对应的电子承兑汇票。同时打印网银系统该承兑汇票所有信息，附于用款申请单后，并由收款方开具收款收据。3-3-3-2、纸质 版银行承 兑汇票支付：3-3-3-2-1、收款单位派人带收据上门收款：公司业务经办人对上门收款业务，要提前与收款人沟通，备好上门收款必带资料：收款收据与介绍信原件。财务 部经办人对收款人身份确认后（确认同前），办理支付手续。出纳员见证收款人现场开据收据，并由收款人在收款凭据上原笔记签字（不得复写）“ 收款人：XXX”字样并按手印，出纳员 在收据右下方空白处核填该收款人的身份证号，并核对确认与介绍信信息一致。审核无误付款，收款人应当面点验货款。本公司业务经办人要在相应的介绍信及收款收据上签字确认。3-3-3-2-2、以邮寄方式支付银行承兑汇票：3-3-3-2-2-1、付款手续与登记：如收款人不能上门收款，需以邮寄方式付款的（此方法存在很大风险,应谨慎），由采购业务经办人向财务部提交收款方出具的“ 承兑汇票 邮寄地址证明” 【证明内容含 汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联系电话， 证明需加盖收款方公章，并注明 “本证明传真件（图片、扫描件等）与原件具有同等法律效力”字样。证明格式详见 “附件 3”】，由付款申请人填写快递单，出 纳员将用款申请单核准金额的承兑汇票，交付款申请人办理投邮。付款申 请人需在财务部出纳员见证下封装快递袋，并封贴快递单。收款单位出具的“承兑汇 票邮寄地址证明”由财务部作此笔付款业务附件。同 时，由付款申请人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即第 14 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 14 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提在财务部承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额及快递号签名确认，出纳员应妥善保管纸质承兑汇票备查簿，以做备查之用。3-3-3-2-2-2、邮寄跟踪与收据跟催：公司采购业务经办人应在承兑汇票邮寄之日起，从网上跟踪该快递，确认快递签收后，及时与收款人沟通，跟催收款人开具收款据，在承兑汇票邮寄之日起 15 日内，将收款人开具的收款据原件交至财务部往来会计处。对于跟踪快递发现异常的，及时报部门负责人及财务部。财务部对已办托承兑汇票付款手续的用款申请，由出纳员交往来会计处跟催对方收款收据并理账。3-3-3-3、票据的背书： 所有需支付的承兑汇票，原 则上均应由出纳员据批准的用款申请单中列示的收款单位，在汇票“被背背书人” 栏填写收款单位全称，并加盖我公司在银行预留印鉴后，方可对外支付或特快邮寄。但对于公司自行从银行申请办理的承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示的收款人之外的第三方单位时，原则上不能再背书（即不能回头背书）。承兑汇 票分应付票据与应收票据两种。3-3-3-3-1、应付票据对外支付：应付票据是公司直接从银行办理的承兑汇票。应 付票据付款分以下两种情况处理：3-3-3-3-1-1、实际收款人与票据上的收款人是同一名称的，实际支付时不需再在背面加盖我公司印章，直接支付。3-3-3-3-1-2、实际收款人与票据上的收款人不是同一单位的，实际支付时，只需票据上列明的收款人在票据背面盖背书章，但不需填写被背书单位名称（即不需在被背书人栏填写我公司实际支付单位的名称），然后第 15 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 15 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提由我公司直接对外支付即可。3-3-3-3-2、应收票据对外支付：需要加盖我公司的印章背书，并在被背书人栏填写收款单位全称，方可用于对外支付。3-3-3-4、库 存核对：出 纳员每日核对承兑汇票 库存，并不定时与往来会计核对已支付承兑汇票未来收据情况，确保帐实相符。第四条、对付款取得收据等原始凭证的要求3-4-1、对于现金、银行、承兑汇票支付业务收到的外来原始凭证，原则上一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。3-4-2、对于原始凭证内容（相关证明或收据）或金额有误确需改错的，应在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章（公章）及改错人私章，如未按规定改错的或在同一处错误更改两次（含）以上的，出纳员一律不予受理；3-4-3、对于一笔业务款项同时以不同方式支付的，应根据实际付款方式及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分3-5-1、受理现金、银行、承兑汇票付款业务时间及付款时限：3-5-1-1、现 金付款业务 ：每日上午 7：30 至 11：00,下午自上班起至16：00；3-5-1-2、银 行付款业务 ：每日上午 7：30 至 16：00 前受理当日付款的“用款申请单” 。3-5-2、付款时限规定：在规定时间内，对于经核准可支付并已传递到财务部出纳员处的“用款申 请单” 及相关付款 单据，出纳员审核无问题后，第 16 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 16 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提应按本制度规定的付款手续，按受理时间的先后顺序办理付款3-5-2-1、现 金付款：凭 签批核准的原始单据，即 时支付。 现金付款超10000 元，需提前做计划（现金打卡支付的除外）。3-5-2-2、银 行付款（含打卡付款 业务）：财务部 对收到经签批核准的银行付款“用款申请单” ，当日内办理付款。3-5-2-3、承 兑汇票付款：付款 经办人应提前与 财务部沟通，确认所支付承兑汇票的面额。财务部收到“用款申请单 ”，且付款手续完备的，当日内办理支付。3-5-2-4、除加急付款外，当日超 时限提交的各 类“ 用款申请单”，次日内办理付款。3-5-2-5、出 纳员不得私自 压单延迟付款。如果是以 银行电汇付款或现金打卡付款的，遇法定节假日、公休日或超过银行规定付款限额的，付款时间顺延。3-5-2-6、对 因故不能按 规定时限付款的“ 用款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并由出纳员及时通知用款申请提交人。第六条、用款申请签批及相关责任划分3-6-1、用款申请单签批：正常情况下，经办人应在“用款申请单” 打印当日履行签批手续（具体详见签批流程）。已批准付款的“用款申请单”，应在当日交财务部付款。经核准的用款申请单，以实际签字核准日期计算，超过 7 日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请单” ，再次付款需重新提交“用款申请单” ，原已签批的“ 用款申请单”，要交至财务部由出纳员加盖“ 作废” 印章，作新 办用款申请的附件。第 17 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 17 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提3-6-2、如收款方的相关证明手续不完备，需待公司业务经办人协调提交完整的手续后方可付款，补齐手续前财务部不受理该用款申请。3-6-3、收款单位派员到公司收取款项的，应由分管业务经办人负责提前沟通财务部备款，及收款方到公司收款准确时间，确保付款工作安全有序进行；3-6-4、加急付款： 对于特殊情况下，需加急支付的款项，业务经办人在提交“用款申 请单” 的同 时还应附有经核准的 书面“加急付款申请”，否 则造成因迟付款而延误生产的，由申请付款的业务经办人承担责任。3-6-5、如因业务经办人提交用款申请及相关证明材料不及时、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。3-6-6、款 项跟踪：对于已核准支付的“用款申 请单” ，相关提交申请业务经办人要负责与收款人及时沟通其收款情况，对出现异常情况要及时与财务部沟通处理，确保公司各项经济业务正常进行。3-6-7、用款申请传递记录：所有传递到财务部的“用款申请单” ，均应进行单据传递记录登记。详细记录传递时间及所传单据信息，以明确责任，该传递记录不允许涂改。3-6-8、出 纳员在办理款项支付时，要对用款申请中的收款单位全称及帐开户行、 帐号等信息与所附合同、收款收据、发票等附件资料的信息认真核对并确保一致，方可办理支付，同时财务付款审核人也应认真仔细复核用款申请、合同、等付款信息内容是否相一致，以确保付款准确无误。第七条、考核监督3-7-1、所有付款均 应按本规定执行，否则，财务部不予受理付款第 18 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 18 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提3-7-2、收据取得超期：按单笔业务计算，每超期 1 天，给予采购业务经办人负激励 5 元。直至财务部收到该业务收据。3-7-3、财务部经办人未按规定办理付款，又无董事长（总经理）特殊签批的，发现 一次负激励责任人 50 元。3-7-4、弄虚作假：每笔负激励相关责任人各 200 元，因此造成损失的，由业务经办人承担相应的损失，后果严重的追究法律责任。3-7-5、因相关业务经办人不负责任，给公司造成损失的，由责任人承担相应的经济损失。构成事故的，按公司事故管理制度执行。3-7-6、监督结果由财务部不定期公布。3-7-7、特殊情况，业务经办人提出书面申请，财务部确认或经事长（总经理）核准的除外。第四章 采购（工程劳务）业务发票管理第一条、采购（工程劳务）业务发票及处理4-1-1、基本要求 ：所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票，财务部不接收超过认证期的增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的业务，经财务部认可、总经理批准的可开具普通发票；所有工程劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司及主管税务机关要求的发票。4-1-2、发票接收标准：采购（或工程劳务）发票所开具的内容,应与实际业务内容相符，严格按合同执行，即：购销双方的单位名称、货物名称、第 19 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 19 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提规格、数量、单价、金 额 ，要求从合同到入库单到发票对应一致，与 ERP系统的业务信息一致，否则，财务不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认总经理批准的除外。为规避公司财务风险，财务部有权拒收任何情况下不合格的采购（或工程劳务）业务发票。4-1-3、发票财务处理：正常情况下，所有的采购（工程劳务）发票均做财务转帐处理。特殊情况下经财务确认，董事长（总经理）批准的业务不受此限。4-1-4、采 购（工程劳务）发票附件：4-1-4-1、采 购业务发票附件 顺序依次为：采购 入库单（直转单）、临时收料待检单（此单实际业务未开具的不附。要求：主要原料油粉等必需开具，其他 业务可据实际情况需要开具）、过磅单（电子小票要求粘贴 于“临时收料待检单” 的右上角，且不得遮盖有效单据内容，不得手工涂改过磅单 信息。以重量为计量单位的采购入库业务，保管 员应在 ERP 系统的采购验收入库单 “备注栏”中填明与过磅信息相符的算式，算式净重结果要与入 库单数量相符合。即毛重减去皮重的 净重数与入库单实际开具的净重相符合。 除大罐包装的原料外，如 25kg、200kg 等标准包装的物料，还要注明入库时抽过小磅的单包装的净重）、质检单、对方送（ 发）货单 随货同行联或购货方备存联、采购合同及其它必需附件 按比价采购、定点采 购、招标采购等性质不同，附询价单（即价格申报单）、招 标合同等。4-1-4-2、采 购入库单附件按以上 顺序附于对应业务 的采购入库单后，并由保管员负责按相应制度时间节点要求传递到 财务部。一次传递多张同类业务单据时，要按时间先后顺序整理好再行 传递。4-1-4-3、工程 劳务发票后 应附有工程劳务验 收报告单。第 20 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 20 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提4-1-4-4、财务 部负责整理 发票与对应的发票附件并 审核。4-1-4-5、如 *材料采 购为多品种集中下达采 购计划的，发票后可不附采购计划单，但采购人员应对已执行的采购计划单做核销并妥善保管，以作备查用； 第二条、发票的取得时限、审核及传递管理4-2-1、发票取得时限及开票核对：4-2-1-1、采 购业务发票（含运 费）：由相关业务经办 人负责向供应商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起 30 日内取得，经办人审核无误并在发票签字后，交财务部。结合公司目前*产品包装材料货款结算可以延期支付的特点，对于未付款的包装材料结算发票，取得时限可延长至自货物采购入库之日起 90 日内。4-2-1-2、工程 劳务发票：基建 设备部负责，在 单项工程劳务合同约定的作业内容结束之日起 60 日内，负责将与合同约定内容、决算金额相符的发票并传递至财务部。4-2-1-3、年度 终了前发 票取得：每年 12 月 31 日前，对截至当年度会计年度结账日前已完成的所有的采购（工程劳务）业务发票，均应由相关业务经办人负责取得，并传递到财务部。4-2-1-4、年度内未取得 发票的业务：所有跨年度的正常 业务，即采购（工程劳务）业务已完成，当年度内未取得发票的，均应在次年 4 月 30 日前取得并传递到财务部。4-2-1-5、开票前核对：所有的采 购（工程劳务 ）业务发票，在开票前，均应由业务经办人负责进行核对，由供应商出具业务明细与公司 ERP 系第 21 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 21 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提统业务明细数据核对，核对业务内容、数量、金额等无误后，开具发票。4-2-2、发票延期及问题业务：4-2-2-1、如因 发生争议 等原因，需延期取得 发票的，采 购（或劳务）业务经办人应在上述规定的发票取得时限内，填报“（财务）问题业务报告单”，说 明原因及处理方案，报财务部往来会计处，经财务负责人核准后备案，业务经办人负责在审批核定期限内取得发票并报财务部。4-2-2-2、如果是先预付款后来 发票的业务，在 结算时， 发票出具人（以发票专用章确认）与收款人不符的，对前面已支付的款额，收款人应补足与原收款时间金额一致的出发票单位收款据，在补齐手续之前，财务将不受理该发票，并停止付款。如果预付款已全额支付后来发票的，由业务经办人负责催收发票，结算发票报送财务时间定为经济业务结束之日起30 天之内。4-2-2-3、如无正当理由，又无 财务书面许可延期取得 结算发票的，无论实际业务如何，均以正常业务规定的到票期限进行考核。4-2-3、特殊业务发票：对于特殊业务发票的取得时限，如经董事长特批处理的，可按特批时限为准。如需由财务部处理的，由业务经办人将业务移交财务部处理。4-2-4、因 质量等纠纷原因，不能取得发票的问题业务：业务经办人应在问题业务发生时，出具书面问题业务报告单，经分管副总签批后报财务部。财务部报总经理批复后备案。4-2-5、发票审核：4-2-5-1、业务经办 人审 核：业务经办人对收到的供 应商发票（不得预第 22 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 22 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提开票），要在收到发票的同时，对发票信息进行审核【主要是购销双方的单位名称及税号等、货物名称（工程劳务内容）、 规格、数量、单价、金额】，确保发票、合同与实际业务相符。5-2-5-2、财务 复核：财务 部指定专人对照合同与相关附件复核 发票信息的符合性，并于每月 25 日从网上开票系统导出电子版的进项发票信息列表，对收到的发票进行对照核销，以便及时发现问题。4-2-6、发票报送：4-2-6-1、发 票传递：所有采 购（工程劳务）发票，均 应由业务经办人在收到发票当日，审核无误后，在发票右下角空白处签名确认，并将发票传递至财务部，同时在财务部做单据传递记录登。4-2-6-2、不合格 发票处 理：对传递到财务部，因 发票不合规范， 财务部拒收的发票，由业务经办人负责填写快递单，将发票寄回供应商（需作备查记录），并由业务经办人与供应商协调及时补票，时限为 15 天。4-2-7、发票未完成业务跟踪：财务部材料会计按本规定中发票取得时间节点进行监督跟踪到票情况，定期出具超期未到发票业务报告单，作为考核依据。第三条、单笔业务规范性及口径一致性4-3-1、每一笔业务立合同人、执行人、出票人、收款人需一致。4-3-2、如果有特殊情况，经董事长（总经理）特批的业务，签定合同人（即为公司提供劳务及货物人）在结算款项时，出具的发票与合同不符时，在签定合同时， 应单独有合同补充说明，收款据必须用出发票人的收据，以免给财务工作造成混乱。第 23 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 23 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提4-3-3、对于确属特殊情况业务，不合财务规定的业务单据，经董事长特批的，应 有董事长在该单据上的亲笔签批。第四条、考核监督4-4-1、无 审批核准，超过规定时限未将发票交到财务部的，每超期一天给予业务经办责任人负激励 5 元，直至财务部收到该业务发票。4-4-2、财务部审核发现有不符合规定的发票，每笔发票对当事经办人负激励 20 元。发票退回并限期 15 日内将合格 发票报送财务部。4-4-3、因 业务经办人个人原因造成已收到的供应商发票丢失的，每笔业务发票对业务经办人负激励 50 元；并由业务经办人负责在发现日起15 日内向财务部提供所需的相关发票补充手续。4-4-4、对于发票丢失或超过增值税发票认证期的，同时对财务部责任人进行考核，如发现属不按规定对帐造成的，丢失或过期发票每笔对责任人负激励 50 元。4-4-5、如 业务经办人故意对不规范业务发票隐瞒不报或私自压票等现象，每发现一起， 对 当事人负激励 100 元。4-4-6、已 传递到财务部的相关业务单据，未经允许，任何人不得私自将单据撤出财务部。如有需要，由当事人在财务部做单据传递登记，财务负责人签字确认后，方可撤单。对私自撤单现象，每起对当事责任人各负激励 20 元。4-4-7、监督结果由财务部不定期公布。4-4-8、特殊情况，业务经办人提出书面申请，财务部确认或经事长（总经理）核准的除外。第 24 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 24 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提第五章 定期对帐为确保各类业务单据按时取得及与供应商帐目相符，防范资金风险，对与公司正常发生业务往来的供应商，实行定期对帐制度。具体规详见2018 版 供应商对账管理规定。 VX: xjunchao第六章 补充规定第一条、与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我方的开票资料。第二条、所有业务单据上的签字应真实、清晰、规范、可识别。第三条、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同时， 业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与 ERP 系 统档案中信息一致，并及 时与供 应商沟通以免发错货。第四条、*产品原料采购业务经办人，应按月份（以每月 20 日价格为准）对自己分管的采购物资进行归类，按供应商不同分别列示价格，出具物资采购报价明细表，于每月 25 日前报财务部。第五条、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污第 25 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度 文件编号*/III-CW-2018版共 32 页第 25 页主管部门：财务部 修改状态编制人： 审核人： 批准人：凌云菩提论处。第六条、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性、完整性、 规 范性负责,并对传递至 财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。第七条、涉及生产用主要采购业务，应由需求部门提出需求计划单，经技术部门进行原料分解，报采购部，确认库存、部门负责人及分管领导核准后，提起采购计划，进入实际采购流程。其他机物料及办公用品采购，在查实库存不能满足需求时，由需求部门在 ERP 系统提出物料需求计划，经相关分管副总核准后（机物料采购由生产副总核准，办公用品采购由财务副总核准）， 转采购部施采购。第八条、对经董事长批准的特殊业务，在规避公司风险的前提下，按董事长批复处理。第九条、考核监督：未按本章 规定执行的，每 项次负激励各责任人 20元，并限期改善。对按规定个人承担额高于本条规定的，以高者为第七章、财务稽核及审计第一条、公司财务部及审计部对所有采购（工程劳务）业务从需求计划到采购计划、合同、价格、 质量、数量及采 购（工程劳务）业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督与审计。采购人员及业务涉及到的相关部门要自觉接受财务和审计部门的监督和质询。第二条、对采购人员及其他相关人员在业务过程发生的违犯廉洁制第 26 页 共 32 页 2018-02-20采购（工程劳务）业务