企业文件和记录管理制度

企业文件和记录管理制度篇一：公司文件管理制度甘肃义博铝业有限公司企业标准 Q/YBLYAB-03-XX Q/YBLY 文件管理制度 XX-12-0(来自: 小龙 文档 网:企业文件和记录管理制度)1 发布 XX-01-01 实施 义博铝业有限公司 发布 公司文件管理制度1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。 3 职责 公司 EHS是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。EHS 负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。 文件编制、审批、发布的权责 行政部负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 EHS 负责组织制定公司体系文件、并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。 公司及各部门文件分发布前，应向 EHS提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。 4.定义 1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件， 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等） 5.工作程序 文件的分类 文件属性分类 （1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 （2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。 （3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。 （4） 技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。 （5） 外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。 文件阶层分类 （1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册，永久保存。 （2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件，永久保存。 （3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等，永久保存。 （4) 四阶文件：各记录表单、报表等，保存期限 5年。 文件密级分类 （1） 绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。 （2） 机密文件： 2 a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。 c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。 d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。 e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。 f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。 （3）秘密文件 a、 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。 b、 公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。 c、 公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。 d、 供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。 e、 客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。 f、 产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。 g、 各类印章（含印模）和重要证件。 （4）无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。 文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。 文件标识与编号 文件标识 （1）受控的质量体系、管理性文件，其封面和正文页面均加盖红色“受控”文件专用印章（正本原稿除外） ，并标明分发号。 （2）正式发布的行政性文件，应加盖红色公司或部门印章。 （3）质量体系文件、管理性文件发布时，应在文件封面及正文页脚处标明版本/修订状态标识。版本状态用A、B、C 顺延表示；修订状态用 0、1、2、3 顺延表示。 3 4篇二：文件和记录的管理制度 文件和记录的管理制度 1目的 为了提高公司内控管理水平，加强公司各类文件的管理。特出此管理制度。 2适用范围 公司的各项文件，包括范围：公司各部门发行的文件、函件、文档、报告、报表、会议纪要等。 3标识 对含技术，质量，生产安全信息，有价值的文件，报表，报告，记录进行标识。 标识确认后的文件应当按其作用，签发部门加盖或加印相应标识。专用印章由指定专人负责保管。 标识后文件应当在其文件每一页的右上角加盖“签发部门”或相应的标识专用印章。 4文件打印 标识后文件：由指定专人负责打印。 标识后文件：由指定人员打印好标识后文件后，应将磁盘文件定期整理。 5文件分发标识后文件的分发应当有所记录。标识后文件必须发至相关部门指定文件接收人签收。 标识后文件严禁在内部办公网络上发布、公开和传送。在对外合作中，如确需向合作方提供公司标识文件的，由公司总经理书面批准。 6.文件保管、存档，管理 61 标识后文件由文件的签收人和签发人亲自保管。 62 标识后文件的查阅和复制应当在文件保管人处进行登记，以备核查。 63 如标识后文件的保管人不慎将文件丢失，应立即向公司相应的领导汇报情况。 64 文件的管理。 文件和记录的管理制度主要是通过对文件的编制、审批、标识、更改、发放方面的管理，确保文件的充分性、适宜性、有效性、真实性和查阅的便捷性。 65 文件的编制由质检部门负责人组织、策划、编制、审批，由质检室统一负责，品质部主管审核，副总/总经理批准发布。凡经过批准的相关文件和记录，由市场部统一编号，记录在受 控文件清单中，包括管理手册、作业指导书和外来文件及各项记录。66 文件的发放应加盖受控印章，填写受控文件发放清单 ，以确保文件使用的各个场所都能得到适用的文件版本，防止在适用无效或作废的文件和记录。对于作废或无效的文件及记录加盖标有“作废文件”字样的印章。若由于其他原因需保留的文件和记录的，不得与现有文件存放在一起。 67 文件和各项记录因分类存放在干燥、通风的地方，并装订成册，采取有效的防护措施，不得乱涂乱画，以确保文件的清晰、识别，未经品质部主管审核，副总/总经理批准的资料和各项记录，任何人不得以任何形式向他人提供本厂有关文件资料。当文件管理者工作变动时，应将相关的文件和记录交由质检室保存。 68 需要更改的文件按受控文件的发放清单控制范围，经负责人批准可更改相关内容。文件的更改应按以下方式进行： 、 更改的新内容可在文件和记录的修改页中标明，也可将更改的文件和记录与原文件和记录装订在一起。 、 对于不能在原件上修改的文件和记录，应重新印制。 、 在版面允许，字迹整洁的情况下，可在原文件上手工修改。 7.保密责任 标识后文件的保管人不得擅自复制文件，不得让无关人员接触这些文件。 严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄标识文件。员工在离职时不得携带公司的标识文件。 如以上行为一旦发现，公司将严肃处理。情节严重者，公司将追究其法律责任。 75 发行后各项统计报表，报告，记录，单据等，含有价值的。各部门负责人需安排人按时（班/天/周/月）回收到品质部进行统一保管，存档。 76 回收文件必须信息完整，字迹清洗，容易辨认；并按报表/文件种类，日期排序叠放。由品质部进行审查各项报表文件的完整性。确保含有价值文件，信息不外流出公司。 77 品管部在发现文件/报表回收不完整，信息模糊缺失的相关负责人进行提报，由该部门负责人对该报表/文件使用执行人进行通报