公司内部文件行文管理制度

公司内部文件行文管理制度篇一：公司行文管理规定公司文件管理制度 1.目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。2.范围 本制度适用上海诺地乐通用设备制造有限公司。 3.职责 人事行政部 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。 负责公司文件的下发及管理。 负责本制度的宣导与实施。 其它各部门 负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程 负责按本制度规定执行 4.定义 公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。 5参考资料 无 6程序 公司文件的种类及范围 公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。 各类公司文件使用范围： 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。 通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。 制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。 公司文件的处理 公司文件处理的管理口径 公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。 公司文件处理的定义及原则 公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。 公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。 对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。 对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。公司公文的分类及操作 公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般； 公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般； 公司文件按发文部门，可分为：管理总部文件、营销中心文件、生产中心文件 公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。 公司文件的机密等级划分的规定与操作 根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密” 、 “秘密”及“一般” 。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。 公司使用文件的机密等级的具体划分： a) 公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般” 。b) 对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。c) 公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总裁办根据文件内容共同确认。 d) 文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般 分类规则： e) 公司经营计划、发展规划、研发项目资料等属于“绝密”文件。 f) 技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价 格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密” 。 g) 管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通 常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密” 。对文件的处理权限的规定： a) 对于被列为公司“绝密”类文件，下发对像为总监级以上人员，及相关关键责任工作人员。 其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总监的主导下对于工作相关内容予以学习了解。 b) 对于被列为公司“秘密”类文件，下发对像为部门经理级以上人员及部门文件管理员，其 它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。 公司紧急文件的规定与操作 公司文件的编号规则文件编号模版如下：公司的文件文种代号为诺 XX（XX）字【XXXX】第 XX号-流水号：XXXX -XXX 发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文部门，即若管理总部拟订“管理” ；若营销中心各部门拟订“营销” ；若生产中心拟订“生产” 。 内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。 文件编号：按发文部门编号，即若管理总部第一次发文，即编号为“01” ；若管理总部第二次发文“02” ；若生产中心第一次发文即编号为“01”等。 文件年份及流水号：即按当年发文的第 X 次发文编号，不分发文部门，依次编号。 联合发文 联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如“技术支持部”发文，但文件相关内容涉及到“产品企划部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。 需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到总裁办后方可发文，否则不得发文。 文件下发 公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写发文申请审核表附 件一并逐级审批同意后，方可发文。 篇二：公司行文规范及管理办法公司行文规范及管理办法 为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。 通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。 一、纸型、纸质 复印纸 A4 型（国际标准 210mm297mm）, 厚度定量6080g/。 二、封面 文件材料 10 页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一 VI 形象(文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。 三、书写要求 （一）标题使用 2 号宋体加黑，顶行。 （二）副标题居中排列，使用 3 号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占 2 格。标题单独成行时，均无需标点。 （三）正文使用 4 号仿宋。每段文字前空两格，第 2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。 （四）章节的排序为第一层“一” ，第二层“（一） ，第三层“1、 ”，第四”层“（1） ，第五层“1） ”。 ” （五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 四、落款、盖印 在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0” 。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上 2/3，下 1/3，左右居中，端正清晰。 五、页面设置 上 ，下 cm，左 cm，右 cm，页脚 cm，行距 28 磅, 或每面排 22 行，每行排 28 个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于 20 磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。 六、装订 一律左侧装订。钉离左侧边沿，2 个钉在上下各 1/4处，钉垂直。 七、分类与编号 （一）文件分类 公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理 制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某某会（会议性质）为方式进行定位。（二）简化编号名称 由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“HZYZF” 。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司 VI 规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第 X 页，共 X 页” ，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。 （三）细化编号内容 仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准） 。 编制方法：HZYZF-HR-XX-001(公司人资行政部 XX 年第 1 份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司=HZYZF；部门名称：HR（人资行政部） ；时间：XX 年，其后以此类推。文件顺序号：001，002，003以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从 001 开始编起，如 XX-001。便于管理保存。 （五）各部门名称为 设计部：SJ 企划部：QH 电子商务部：DS 市场部：SC工程部：GC 财务部：CW 人资行政部：HR 法档部：FD 所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。 八、行文管理主要内容 外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。 （一）内部发文管理 公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等； 公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。 （二）发文处理程序 一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。 各类文件拟稿承办部门： 1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿； 2、各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。 各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。 文稿拟就后，拟搞人应填发文审批表办理审核手续。 审核签发流程： 1、首先送人资行政部部初审，人资行政部部审查修改文稿； 2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿； 3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿； 4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿； 5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送； 6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。 7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由总经理签发； 8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签 篇三：公司行文流程及管理办法鸿业地产公司 行文流程及管理办法 为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。 一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。 1、内部发文管理 公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等； 公司下发的公文由总经办统筹管理，各部门、下属一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由总经办统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由总经办以公司名义发文。 2、外部文件的管理 外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。3、公司文件的种类及范围 （1） 、公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。 （2） 、各类公司文件使用范围： （3） 、 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。 （4） 、通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求 下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。（5） 、通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。 （6） 、制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解 释、补充和完善。 4、公司文件处理的定义及原则 （1） 、公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 （2） 、公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由总经办统一收发、传递、立卷、归档和销毁。 （3） 、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。 （4） 、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。 （5） 、对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。 5、公司公文的分类及操作 （1） 、公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；（2） 、公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般； （3） 、公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。 （4） 、公司文件的机密等级划分的规定与操作 根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密” 、 “秘密”及“一般” 。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。 公司使用文件的机密等级的具体划分： a) 公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般” 。b) 对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。c) 公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿