公司印章,证照管理制度

公司印章,证照管理制度篇一：公司印章、证照管理制度()公司印章、证照管理制度 第一章 总则 为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。人力行政部负责公司印鉴及证照管理工作，发放、回收印章及证照，监督印章及证照的保管和使用。 第二章 公司印章、证照类别说明 一、印鉴包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人章、各部门章等印章。 二、证照包括公司营业执照（正、副本） 、组织机构代码证（正、副本） 、银行账户、税务登记证及公司开展经营活动所需的其他证照。 第三章 公司印章、证照保管 一、公司的公章、法人章、合同章由公司行政部管理；财务专用章由公司财务部管理。各管理部门必须设专人进行管理，特殊情况不能按以上岗位规定管理的，由公司负责人安排专人进行管理，各部门章由部门负责人管理。二、公司的营业执照正、副本、组织机构代码（正、副本） 、税务登记证及其它证照由公司行政管理部负责统一管理，管理落实到个人。 三、公司各部门必须明确各印章、证照管理责任人。 第四章 公司印章、证照管理 一、印章、证照使用前应填写公章使用登记表或证照使用登记表 （见附件 1、2） ，并报行政部负责人审批。对于重要文件，如合同、协议、对外承诺等文件，必须填写印章、证照使用申请单 ，由部门负责人、总经理签字后，方可使用。 二、对公司的各种证照复印件要加强管理，各部门在使用复印件办理业务时 必须在复印件上注明使用内容（此复印件仅限 XXXX使用） 。 三、证照的使用管理 1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政部门填写证照使用申请表写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门负责人及行政部负责人签字确认后，可以到行政部门办理相应手续。 2、行政部门证照保管人仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印 等业务，其它任何人提出的任何要求，均不予受理。 3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述 1 相同，但最长不得超过 7 天。 4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。 5、公司的营业执照正、副本不得外借，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。不得擅自以公司的名义为本人、其他单位、个人提供担保、贷款、抵押，也不得擅自以公司的名义向其他单位、组织、个人借款 6、电子档证件必须妥善保存，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。 7、公司各员工不得利用公司证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等。 四、印章的使用管理 1、印章的刻制、启用 （1） 公司各部门需刻制印章时，按要求填写印章刻制申请表 ，报部门经理审核，总经理审批。申请批准后，由行政部负责统一刻制，启用前颁布印鉴启用通知的红头文件，在启用日期前使用视为无效。 （2）公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后，根据工作需要方可申请刻制该部门印章。 （3）各种印鉴均由行政管理部颁发，颁发时应留下印模并登记备案。 （4）专人领取印鉴时，需要印鉴备案表上签字。 （5）印章丢失时应立即向公司负责人报告，并依法公告作废，重新刻制。 2、印章的使用、停用 （1）公司的印章未经公司负责人批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。 （2）公司各员工不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等。 （3）公章、合同专用章的使用决定权为总经理，其它各印章的使用决定权由总经理根据实际工作需要进行授权。 （4）公司员工因私一般不予用印（公章）确需用印时，必须报清用印目的，经部门负责人审核后，填写用印登记表 ，经行政部负责人、总经理签字后方可用印。重要合同及公司级文件需用印，总经理因事不在，可电话向总经理汇报， 确认后方可使用，事后补办手续。 （5）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章。 （6）因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用。 （7）公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用，由行政管理部下发关于停止 xx 印章使用的通知 。 （8）行政部将停用的作废章收回，经总经理批准，应封存的予以切边或存入档案里封存，无须封存的则销毁。3、用印的方法 （1）合同、合同性质协议等重要文件要加盖公章。 （2）正确按行文规定和格式要求加盖印章；文件正本、重要文件或页码较多文件要加盖骑缝章，副本也要盖章。 五、正常情况下印章或证照严禁外携，如有特殊需要，按照以下程序办理： 1、使用人填写印章、证照使用申请单 ，由部门负责人、总经理签字。 2、印章或证照外携，使用时始终保持两人同时在场，并保证印章或证照的安全。 3、外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。 4、公司内部使用的文件，除特殊要求外可省去公章。5、如需使用证照的复印件，证照保管者对其理由进行审查，无疑问后可按照手续，填写印章、证照使用请示单 ，行政部负责人签字后方可使用。 六、证照管理责任人离调职时，应按离职制度的规定填写移交单，并逐项清点移交。 第五章 介绍信管理 一、公司介绍信由人力行政部负责保管开具。 二、保管人员在开具介绍信时，应对事由把关，难以把握的事由应请示公司领导后再决定是否开具。 三、严控开具盖有公章的空白介绍信。如确需开具，当事人应书面申请并经公司领导批准后才可开具；事后，当事人要书面报告使用情况。 四、介绍信开具后，如因情况变化未使用，应退还保管人员，将其贴在原存根处，并注明原因。 五、介绍信存根应存档备查。 第六章 证照的年检 公司必须按照各地有关部门（工商局、税务局等）的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。 一、证照的年审、变更、延期等相关手续办理： 1、行政类证照由行政部门专人负责办理。 2、财务类证照由财务部门专人负责办理。 3、其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。 二、根据企业年度检验办法第五条的规定，年检起止日期为每年的 3 月 1 日至 6 月 30 日。登记主管机关在规定的时间内，对企业上一年度的情况进行检查。行政部负责人应当于 3 月 15 日前向登记主管机关送报企业年检材料。 第七章 相关责任 一、 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任。 二、 证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。 三、 公司有下列违规情形之一的，给予责任人通报批评，并按照造成的不良影响、名誉损毁和经济损失程度，对责任部门和责任人给予相应的违规处罚： 1、证照使用、保管单位（部门）和个人擅自翻动、复印或外借公司证照类文件，对责任人给予 500 元罚款，后果严重的加倍处罚并给予扣除全年绩效工资的处分。触犯法律的，立即开除并移交司法机关处理。 2、不按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按 时办理的，给公司造成损失者，视情节轻重进行 200-500 罚款。 3、公司及所属单位各种认证证书、标志未按认证机构有关证照使用和管理规定，造成不良后果的，视情节轻重进行 200-500 元罚款。 4、不按公司证照管理办法使用证照而被投诉，造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的，对责任人给予 300 元罚款。 5、印章、证照借出期间，要妥善保管。如遇证、照丢失，要及时上报公司并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处罚款 300 元。此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。 7、如发现伪造公司证照和印鉴时，应立即向公司汇报，开除当事人并由公司配合司法部门追究当事人的刑事责任。 8、超出审批范围使用公司证照的外部人员，对责任人罚款 500 元；造成严重损失和影响者追究其法律责任 。 第八章 附则 一、本制度由行政部门负责解释及修改；由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。二、本制度自下发之日起实行。 篇二：公司证照章管理制度 公司证照章管理制度 1、目的 为加强公司印章、证照管理，保护公司合法权益确保印鉴及证照使用的合理性、有效性和可控性，特制定本制度。 2、适用范围 本制度适用于公司所有证照章的日常管理。 3、职责 人力总经办：负责各类章的刻章、发放、回收，负责公司公章、合同章、营业执照、药品经营许可证等基础证照保管、使用。 财务部：负责公司财务章、法人章的保管、使用，负责财务类证照年检、变更。 各部门：负责本部门章的日常管理，严格执行本制度。总经理：负责审批证照章的办理、刻制、注销，及依据本制度进行奖罚。 4、印章的管理： 印章的刻制、启用 （1）刻制印章应向人力总经办提出书面申请，经总经理审批后由行政专员统一办理刻制印章。 （2）印章的形体和规格，按国家有关规定执行。 （3）公司的印章未经总经理批准，不得擅自重刻、复制、注销。 （4）新印章启用前需做好戳记，并留样保存，填写公司印章样式备 案表以便备查。印章的保管、交接和停用 （1）公司的公章、合同章由人力总经办管理，法人章、财务专用章由公司财务部管理，各部门章由部门负责人管理。 （2）各部门员工使用印章必须填写印章使用登记表 。外携印章或证照使用完毕后应迅速归还印章保管者，办理交接手续。 （3）所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。（4）严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，监印人员长期外出时需将印章妥善移交，以免贻误工作。 （5）因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至法律责任 （6）印章需及时将停用的印章交人力总经办封存或销毁，登记备案。 （7）公司因名称变更、部门撤销、印章样式改变等情况需启用新印章时，由人力总经办下发通知。 5、证照的管理 证照的年检、变更、延期等相关手续办理： （1）行政类证照由人力总经办负责办理。 （2）财务类证照由财务部门专人负责办理。 （3）其他证件由最初办理证件的部门办理，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报具体工作。（4）证照除正常的年审和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由总部 总经理批准后方可办理。（5）各类证照的原件由人力总经办存档。 （6）如因业务需要使用证照复印件的，公司人力总经办专管人员须在复印件上注明用途并加盖“再次复印无效”章。 （7）企业信用信息公示由人力总经办行政专员按时、准确、无误的上报，每年 5 月 31 日前完成。 证照的外携： （1）如因业务需要借用证照原件的，需填写证照使用登记表 ，登记表必须借用人本人签字，不允许代签。 （2）借用证照一般应于当天归还，证照使用完毕后，必须立刻归还，并在登记表上注销并写明归还时间。 （3）证照遗失必须马上告知，由人力总经办做出说明并宣布证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。6、考核条款 （1）未按规定上报资料，造成证照申报、登记、变更、年检、注销等不能按时办理的，企业信用信息公示系统中公司被列入企业经营异常的，给公司造成损失者，视情节轻重进行 100-500 罚款。 （2）未按公司证照管理制度使用证照章，造成公司及所属各单位名誉损毁和其他利益受到侵害的，对相关责任人给予 300 元罚款。 （3）印章、证照借出期间，要妥善保管。如遇证、照丢失，要及时上报公司并按有关规定刊登公告，声明作废，补证的一切费用由当事人负责，并处罚款 300 元。此外如情节严重，还将追究责任人的法律责任。 （4） 超出审批范围使用公司证照章的外部人员，对责任人罚款 300 元；造成严重损失和影响者追究其法律责任。（5）未经批准私自刻制各类公章，收回销毁所刻印章，并处 500 元处罚，如造成相关损失，依据法律程序严肃追责。 7、附则 本制度由人力总经办负责解释、修订； 本制度自 XX 年 5 月 1 日起施行。 篇三：公司印鉴及证照管理制度公司印鉴及证照管理制度 一、 印鉴证照分类 1、重要印鉴：涉及公司重大权利义务的印鉴，包括公章、合同专用章、财务章、法人章、发 票专用章。 2、一般印鉴：除重要印鉴外的其他印鉴，最常用的为部门印鉴。 3、公司证照：公司营业执照（正、副本） 、组织机构代码证（正、副本） 、税务登记证（正、 副本） 、银行开户许可证、公司章程、股东会决议、验资报告、公司房产证或租赁合同等。 二、印鉴证照的保管与使用 1、保管前的备案 1）公司所有印鉴归口使用前需在印鉴保管责任书上加盖备案，公司所有印鉴印模由行政 人事中心负责人单独建档永久保存。 2）所有公司证照归口前，需复印一份备案，由行政人事中心负责人单独建档永久保存。 2、公司重要印鉴、证照的保管与使用： 由行政人事总监保管。各部门需要使用时需执相关资料及公司印鉴证照使用申请表 、 印鉴证照使用登记表交行政人事总监审核签字后交总经理审核，总经理签字后到行政人事总监处加盖印章或领取证照复印件，使用申请表及使用登记表原件交予行政人事总监保留，以便日后备查。 3、合同专用章的使用，需持合同审批表 、 印鉴、证照使用登记表先由部门负责人出具 相关意见，再交行政人事总监审核，最后交总经理审核通过。审批表及使用登记表交