关于进一步规范教育部科技查新机构工作的意见

关于进一步规范教育部科技查新机构工作的意见篇一：教育部查新机构现状调查研究摘 要：通过对教育部授权的查新机构开展调查，并针对问卷及其网上查新平台建立等情况进行研究，探讨教育部查新机构存在的问题和不足，以促进其发展。 关键词：查新 调查研究 高校图书馆 1 研究背景 科技查新是产生于 20 世纪 80 年代中期的一项深层次的科技信息咨询服务工作，它为我国科研立题、立项提供了依据；为科研成果鉴定、评估、报奖等提供了依据，是对科研工作进行管理与评估的重要环节1。目前，高校图书馆查新机构具有丰富的资源和高水平的查新队伍，他们每年的查新量情况、资源利用情况、开展服务情况如何呢？本研究针对教育部授权的查新机构（XX 年为 67 所）进行调查，研究其数据库资源利用情况、人员设置情况、每年项目完成情况及其网上查新平台建立情况等，设计调查问卷，并针对问卷及其网上查新平台建立等情况进行研究，期望通过研究提出一种合理化的管理教育部高校图书馆查新机构的服务模式，以保证它们在充分利用其购买的电子资源的基础上，解决经费紧张困境，提高查新报告的质量，提升服务水平，创造更大的社会价值。 2 查新机构现状调查 调查的对象及方法 结果分析 查新人员设置情况 据调查，平均每个查新机构有 10 名查新人员，其中高级职称 4 人，中级职称 4 人，初级职称 2 人。从数据中发现，教育部查新机构因其依托于高校，查新人员数量较多，具备中级及以上职称的人员比例较高。由此可见，高等院校设置的查新机构，人员素质较高，其人员的配置情况也比较合理。平均查新人员为 8 人，审核人员为 2 人。在这些人员中，专科学历 0 人，本科学历 2 人，研究生学历为 8 人；按照专业划分，图书馆学专业 2 人，情报学专业 1 人，其他 7 人为相关专业。 通过对查新人员进行学历统计，我们发现查新人员学历普遍较高，其中，研究生学历者人数最多，其次是本科，本科以下学历人数非常少，大部分人员具备研究生学历。这与其所在的工作环境相关，高校人员的整体学历层次都比较高，因此查新人员本身的素质水平也比较高，这样才能应对来自高校及社会其他行业的高水平查新的需要。 从专业分布来看，图书馆学和情报学专业的人员占 30%。这两个专业的人员学习过专业的查新课程，对查新的方法和技巧都非常娴熟，对于检索词的选取、调用，同义词、近义词的提取等都很准确规范，因此这两个专业的人员在查新队伍中有一定的专业优势，而本身科技查新属于情报学范畴，因此对于科技查新机构来说，情报学和图书馆学专业的人才必不可少。而由于不同学校学科偏重不同，并且对各个专业设置也有一定的偏向，因而设置其他不同学科专业的人才是为了更好地适应查新课题的需要。从人员设置情况来看，各高校查新机构设置了合理的人才梯队，并且配备了专业的人才梯队，从队伍建设上具备一定的合理性。 数据库资源情况 从表 1 我们可以看出，电子期刊和学位论文数据库是科技查新必备的数据库之一。科技查新是通过科技文献检索和对比分析，对科技项目的新颖程度作出判断的信息咨询活动和文献查证工作2。而期刊和学位论文的特点是出版周期短，更新速度快，能够及时反映最新的科研成果，信息含量大，一般科研利用率高，学位论文对研究的内容具体而深入，所以科技查新中文数据库一般都要求有期刊论文和学位论文等。图书、会议论文、学术资源整合平台、报纸资源、标准数据库、多媒体资源库的利用率都非常高，说明高校查新机构具备了丰富的数据库资源，这是其他科技查新机构不具备的条件。这也与其所处的环境相关。高校为了满足学校教学和科研的需要，必须购置大量的数据库资源以满足本校师生的使用，在这些学校 中，综合类和理工类查新站所拥有的文献资源比较多，如清华大学图书馆、南京大学图书馆、重庆大学图书馆等；而根据学科特色设定的医学类和农业类查新机构则拥有比较齐全的专业性文献资源，如西北农林科技大学图书馆现有馆藏纸本类文献资源涵盖了农、林、牧、水相关领域各学科专业范围的所有国内书刊以及国外主要期刊和部分图书，并且与陕西省科技信息研究所、中国农业大学、中国农业科学院、国家科技图书文献中心等单位建立了文献资源共享关系3。表 1 中文学术资源利用情况 然而，教育部查新机构所购置的文献资源存在发展不平衡现象，西部地区高校购置的资源相对较少，而东部和一些发达省会城市高校购置的电子资源多，严重制约了科技查新课题查找的范围，影响到查新报告的准确性，使其不能准确判断出课题是否具有新颖性、创新性等。目前，许多学术机构建立了联盟，如图书馆联盟，calis 体系等，就是为了应对地区之间文献发展不平衡现状，采用文献传递平台，花费比较少的费用达到最好的文献共享服务。由此，教育部查新机构地区之间资源发展不平衡，可以通过相应的文献服务平台进行文献传递，这在一定程度上解决了资源购置不平衡的问题。 我们从表 2 发现，大多数高校具备一定的外文查新资质，购置的外文数据库资源非常丰富，其中利用率较高的有 elsevier science 和 dialog 联机检索系统等，其他联机检索系统也占有一定的比例，对知名数据库的利用率较高，但对纸质文献资源利用率低，主要依赖于电子期刊、学位论文、会议论文等数据库资源。当然，这些数据库资源东部发达地区高校购置较多，而西部地区购置较少。如果能合理解决这一问题，使地区之间资源达到平衡，将会大大提高查新服务的质量。由于国外学术文献一般有自己的检索平台，并且严格限制 ip 范围，如果能建立文献资源平台，使各个不同地区的高校登录统一的检索平台，从而进入数据库检索文献资源，将会在很大程度上减少国内科研院校资源购置经费。平台建立有一定的技术含量，需要我国广大科研人员攻破这一技术难题。表 2 外文数据资源利用情况 查新量情况 从各高校科技查新机构每年完成的查新数量来看，其数量逐年增长，近两年来更呈现出快速增长的态势，XX 年各高校查新站平均查新数量为 190 项，而 XX 年增长到 404项。同比各高校之间查新量也存在很大的差异，综合性高校查新量相对较多，如郑州大学、宁波大学等，查新数量达 900 项，专业性高校查新量由于受到专业的限制，数量较少，一般为 200300 项。人均查新量每年在 4060 项，查收查引的数目各学校之间差异非常大，多则达 3 000 项，少则几十项。立项课题达到课题查新的 73%，而鉴定课题约占 18%，这表明查新项目更重视立项课题的查新，其原因在于目前很多部门立项要求出具具有查新资质的查新报告，从而造成立项课题查新项目较多，而鉴定课题的查新由于在立项之前已经查新，所以很多课题不再查新。众所周知，查新项目的新颖性，只能保证其课题在半年内具有新颖性或是发明创造性，假如一个课题从立项到结题需要一年时间，那么在课题结题鉴定时，其新颖性已经无法确定，因此需要进行课题的进一步查新。从课题查新时间分布来看，大多数教育部查新机构课题集中在 35 月和 912 月。课题查新集中是每个查新机构都存在的问题，在集中的时间内，就会拒绝接收一些项目的查新。造成这种现象的原因，一是由于各个项目立项的时间比较集中，每年 35 月是教育部，省教育厅、科技厅等部门课题立项的时间，因此这个时间段课题较多；另外一个原因是用户对科技查新的流程不熟悉，不明白科技查新需要一定的时间进行文献对比分析，并作出新颖性判断，因此，常常在项目截止日期前一两天，或是非常短的时间才进行委托查新，从而造成查新项目集中拥堵的现象。为了缓解查新拥堵状况的发生，可采用科学合理的管理方法对查新人员进行管理。首先，使其在思想上重视查新工作，要求查新人员对工作保持高度的严谨性，本着对用户负责的态度开展工作。其次，对在课题集中时段内超量工作的同志给予一定的经济补偿，以鼓励其更快更好地完成工作。对此，可以采 用兼职查新人员上岗的模式，这样便于在课题集中时合理调配查新人员以辅助查新工作顺利进行，同时也能缓解专职查新人员在工作中的压力，进而提高工作效率。开展服务情况 据统计，在所调查的 38 家查新机构中，全部开展了课题立项鉴定和查收查引的服务项目，但有 55%的机构开展了定题追踪与情报开发服务，只有 27%的机构开展主动推送服务与市场开发服务。从服务项目上来看，查新机构的主要工作在课题鉴定立项、查收查引，重点偏重于课题的立项和鉴定工作，也有部分机构对查新的工作进行拓展，开展定题追踪和情报开发服务，这项服务需要对查新知识及相关专业的知识较为熟悉，并且对所查课题的学科专业领域也有较为深入的了解和掌握，才能开展更深层次的情报服务。这就对查新人员提出了更加严格的要求，无论在学科专业上还是在学历层次上都必须具备一定的素质，同时，也需要他们具备几年的查新经验才能胜任此项工作。而较少查新机构开展主动推送服务与市场开发服务，这说明目前查新机构对自身存在的危机没有足够的重视，缺少主动服务的意识，只是坐等项目上门，而不去主动寻找用户，而现在各部门下属的查新机构越来越多，如果不及时拓展用户，很可能失去潜在的用户群体，从而丧失更多的机会。而目前企业为了自身更好的发展，对项目开发也特别重视，但很少有企业进行项目查新或市场开发工作，一是由于企业本身对科研重视程度不高，二是企业没有购买相应的数据资源，如果企业与高校联合利用查新机构的资源信息，则能更好地从情报学的角度开发文献资源，进而研制出新的产品和开发出新的技术。有关研究表明，技术人员查阅文献所花的时间约占其工作量的 50%，若通过专业查新人员查新，则可以大量节省科研人员查阅文献的时间。另外，科技查新机构运用专业检索手段可以检索到更全面、更准确、更及时的信息，弥补科研人员在这方面的不足。因此，笔者建议高校查新机构逐步发展主动推送与市场开发服务，以增加服务项目，提高经济效益。 服务对象和查新的范围 查新机构的服务对象包括高校教师、学生、社会科研人员及企业机构等，其中 100%的机构面向高校教师服务，18%的机构对高校学生提供服务，而 72%的机构面向社会科研人员及企业机构服务。在进行科技查新的机构中，68%仅对本校教师服务，50%面向本市或本省服务，46%面向全国开展查新服务。很多高校的科技查新不向学生开放，这本身也受到学生群体自身水平的限制，由于学业或其他原因，没有更多的时间和精力，也不具备较高的查新水平，但在一些高校中，学生的科研水平也较高。教育部查新机构中面向全国服务的比例不高，其原因之一是在寒暑假期间查新机构不能正常运行，这样会失去大量的客户群体，尤其是学校所在地之外的用户群体；原因之二是其本身体制问题，由于没有主动面向全国开发用户群体，其用户相对有限。 虽然高校图书馆科技查新工作主要面向学校，但不应局限于学校，而应面向社会挖掘潜在的用户，包括一些大型厂矿企业及科研院所、乡镇企业等。据统计，目前高校查新机构的查新项目中有 48%为非本校项目。高校图书馆科技查新工作走向社会不仅能扩大高校的社会影响力，还可以产生一定的经济效益，促进查新人员多方面了解社会的信息服务需求，提高业务能力。 网上查新平台建立情况 通过查看教育部 XX 年认定的 67 家查新单位网站或查新平台建立情况，我们发现有 40 家查新机构具有独立的网页或网站；有 13 家查新机构没有网页介绍，只是在所在院校的图书馆中设有一个栏目；有 14 家查新机构网站或网页打不开；只有 5 家查新检索机构有检索平台，这 5 家查新机构分别是上海交通大学查新站、大连理工大学查新站、中国矿业大学查新站、东华大学查新站及西南大学查新站，其中上海交通大学查新站的网上查新委托平台只对本校用户提供服务，其他 4 家面向全国用户服务。在调查中发现，具有独立网页或网站的查新机构对查新基本情况、查新须知、在线下载委托单、查新流程、联系方式等均有不同程度的介 绍，能使委托人通过浏览网页知道查新的相关知识。所调查的查新机构均没有广泛应用查新检索平台，通过对用户的调查发现，网上查新咨询平台建立存在的问题主要包括：（1）网络因素，由于互联网存在不稳定性，因此网上查新咨询平台的应用很大程度上受网速的限制。（2）网络平台查新申请书填写不规范，造成工作人员对课题把握不准确，无法进行查新。 （3）与申请人无法联系，有些委托人为了不泄露自己的信息，故意不填写个人联系方式，因而造成一旦课题出现问题，无法与委托人联系，从而影响查新报告的质量。 （4）网上咨询平台在课题集中时无法安排时间，这样会造成课题集中的现象，而无法解决。 3 结束语 从目前来看，教育部查新机构查新人员素质较高；数据库购买齐全，但存在区域不合理现象；存在查新课题集中现象，建议引进兼职人员查新，以疏导查新量拥堵的现象；应改变服务模式，拓宽服务范围渠道；网络查新平台建立有待进一步加强。 篇二：科技查新报告 doc - 中华人民共和国教育部附件二： 报告编号： 科 技 查 新 报 告（格式） 项目名称： 委 托 人： 委托日期： 查新机构（盖章）： 查新完成日期： 中 华 人 民 共 和 国 科 学 技 术 部 二年制 4242篇三：教育部科技查新工作站 教育部科技查新工作站（第一批） 一、综合类： 北京大学（Z01） 四川大学（Z05） 浙江大学（Z09） 复旦大学（Z02） 山东大学（Z06） 中山大学（Z10） 华中科技大学（Z03） 武汉大学（Z07） 中南大学（Z11） 吉林大学（Z04） 西安交通大学（Z08） 上海交通大学（Z14） 二、理工类： 北京科技大学（L01） 大连理工大学（L05） 兰州大学（L09） 同济大学（L14） 重庆大学（L02） 华东理工大学（L06） 南京大学（L10） 厦门大学（L15） 东北大学（L03） 湖南大学（L07） 清华大学（L11） 中国海洋大学（L16） 东南大学（L04） 江南大学（L08） 天津大学（L13） 中国地质大学(武汉)（L17） 三、农学类： 中国农业大学（N01） 教育部科技查新工作站（第二批） 一、理工类： 石油大学(北京)(石油石化学科)（SH01） 西南交通大学(交通运输学科)（J01） 石油大学(华东)(石油石化学科)（SH02） 电子科技大学(电子信息学科)（D01） 北京师范大学（L18） 河海大学(工学)（G02） 华北电力大学(工学)（G03） 中国矿业大学(工学)（G04） 长安大学(工学)（G01） 华南理工大学（L20） 南开大学（L21） 华东