人力资源管理03

魅力锦城 活力工商 人力资源管理 魅力锦城 活力工商 第三讲 职务分析与职务描述 2.职务分析的具体实施 3.职务描述书的编写 1.职务分析概述 魅力锦城 活力工商 1.职务分析概述 1.1 含义 职务分析（ Job analysis），又称工作分析，是全面 了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的 工作内 容 和 职务规范 （任职资格）的描述和研究过程，即制 定 职务描述书 （一般包括职务说明和职务规范两个部 分）的系统过程。 魅力锦城 活力工商 职位分析提供的信息可以用 6W1H来 概括，具体如下： Who，责任者，谁来完成这些工作？ What，这一职位的具体工作内容是什么？ When，工作的时间安排是什么？ Where，这些工作在哪里进行？ Why，从事这些工作的目的是什么？ For who，这些工作的服务对象是谁？ How，如何进行这些工作？ 职务分析的含义（续） 魅力锦城 活力工商 职务分析的基本问题 第一个问题 第二个问题 工作是什么？ 谁适合这份工作？ 岗位的名称、级别 岗位设置的目的 岗位的工作内容、任务和职责 岗位的主要工作权利 岗位需要的工作条件 岗位与其他岗位的关系 岗位在企业组织结构中的位置 基本学历和专业要求 在某一领域的工作经验 必须具备的基本能力 必须接受的培训项目培训时间 年龄和性别要求 性格要求 魅力锦城 活力工商 p 新组织投入运行时； p 战略调整、业务发展时； p 工作内容与性质发生变化时； p 兼并、扩充、增加生产线时； p 改变编制，重新定岗定员时； p 引进新设备、工艺、技术时； p 建立相关制度时； 第三个问题 谁最适合这个工作？ 第四个问题 谁来做岗位分析？ 第五个问题 何时做岗位分析？ p 人力资源管理专家负责总 体策划和审定； p 主管人员结合企业实践， 参与或组织人员编写； p 在岗员工结合个人实践提 供经验资料； p 人力资源部门做出规范、 完整、系统的岗位分析； p哪些经历可以优先； p哪些专业可以优先； p怎样的资格可以优先； p有过哪些培训可以优先 职务分析的基本问题 魅力锦城 活力工商 1.2 职务分析的意义 职务分析是企业人力资源管理五大基本功能中起核心作用的要素 使整个企业有明确的职责和工作范围 招聘、选拔、使用所需的人员 制定员工培训、发展规划； 设计出合理的工资、奖酬、福利政策的制度； 制定考核标准，正确开展绩效评估工作； 设计、制定企业的组织结构 制定企业人力资源规划 魅力锦城 活力工商 纲 要 一、人力资源及相关概念 2.职务分析的具体实施 3.职务描述书的编制 1.职务分析概述 魅力锦城 活力工商 2.1 职务分析的基本程序 准备阶段 调查阶段 分析阶段 完成阶段 魅力锦城 活力工商 准备阶段 J明确工作分析的意义、目的、方法、步骤； J向有关人员宣传、解释； J跟作为合作对象的员工建立良好的人际关系，并使他们做好 心理准备； J按精简、高效的原则组成工作小组； J确定调查、分析对象的样本，同时考虑样本的代表性； J制定工作计划，确定工作的基本难度。 调查阶段 L编制调查提纲，确定调查内容和调查方法； L广泛收集有关资料、数据； L对重点内容做重点、细致调查； L要求被调查员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和 发生频率等作出等级评定 分析阶段 K仔细审核收集到的信息K创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分 K归纳、总结出工作分析的必需材料和要素 完成阶段 J根据规范和信息编制 “工作描述 ”和 “任职说明 ” 职务分析的基本程序（ P90） 魅力锦城 活力工商 方法 优点 缺点 工作日志法 信息可靠性高，所需费用少，容 易掌握有关岗位的信息 加重员工负担；整理信息工 作量大；可能会产生信息失 真 现场观察法 有助于了解岗位比较客观的信息 ； 能澄清某些疑问；能直观得到岗 位要求的个人资格 分析者对工人造成压力；不 易 观察到一些突发事件；不适 用 于工作周期长的岗位 访谈法 效率较高，能获取一手资料 员工在面谈中可能夸大其工 作 任务和重要性；比较费时； 对提问要求比较高 问卷调查法 短时间内获取信息；内容有针对 性；员工容易作答；事后对结果 的处理和分析；可在业余进行； 调查面广 对问卷设计要求高；可能产 生理解上的不一致 2.2 职务分析的方法（ P76） 魅力锦城 活力工商 1）访谈法 由工作分析专家与被分析职务的任职者就该项职务进行 面地面的谈话，主要围绕以下内容进行 :工作目标 ,工作 内容 ,工作的性质和范围 ,所负责任 ,所需的知识与技能。 通过访谈可以得到有关该职务的以下信息：企业设置该 职务的理由 ,对该职务进行报酬的根据 ,该职务的最终成果以及 如何评价 ,该职务的主要工作职责以及任职条件等等。 魅力锦城 活力工商 你分配的工作从何而来？完成的工作 送到那里或送给谁？ 你的工作中最具挑战性的是什幺？ 工作之前必须完成那些准备工作？ 你要怎样提高产品或服务的品质？ 你觉得有那些工作是重要的或不重要 的？ 你向谁报告？ 谁向你报告？ 你在预算上所负的责任如何？ （包括预算金额及管理的资产价值） 你的主要职责？ 你怎样运用你大部分的工作时间？ 工作分析中面谈问题设计 魅力锦城 活力工商 2）观察法 观察法指分析人员从旁观察员工的工作活动，并用 文字或图表形式记录下工作过程、行为、内容、特 点、工具、环境等，然后进行分析与归纳总结。 这种方法主要用来收集强调人工技能的那些工作信 息，像门卫、流水线上的作业工人所做的工作。 魅力锦城 活力工商 被观察者姓名： 观察者姓名： 工作类型： 观察内容： （ 1）什么时候开始正式工作？ （ 2）上午工作多少小时？ （ 3）上午休息几次？ （ 4）第一次休息时间从 _到 _ （ 5）第二次休息时间从 _到 _ （ 6）上午完成产品 _件 （ 7）平均多少时间完成一件产品？ （ 8）与同事交谈几次？ 日期： 观察时间： 工作部门： （ 9）每次交谈约 _分钟 （ 10）室内温度 _度 （ 11）抽了几支香烟？ （ 12）喝了几次水？ （ 13）什么时候开始午休？ （ 14）出了多少次品？ （ 15）搬了多少原材料？ （ 16）噪音分贝是多少？ 职务分析观察提纲 （部分 ） 魅力锦城 活力工商 3)工作日志法 由任职人员自己记录下每天活动的内容。运用 得好，可以获取更为准确且大量的信息。 但其信息比较凌乱，难以组织；且任职人员在 记日记时，有夸大自己工作重要性的倾向。 魅力锦城 活力工商 工作日志填写实例（正文） 5月 29日 工作开始时间： 8:30 工作结束时间 :17:30 序 号 工作活动名称 工作活动内容 工作活动结果 时间消耗 备注 1 复印 协议文件 4页 6分钟 存档 2 起草公文 贸易代理委托书 8页 1小时 15分钟 报上级审批 3 贸易洽谈 玩具出口 1次 40分钟 承办 4 布置工作 对日出口业务 1次 20分钟 指示 5 会议 讨论东欧贸易 1次 1小时 30分钟 参与 16 请示 货代数额 1次 20分钟 报批 17 计算机录用 经营数据 2屏 1小时 承办 18 接待 参观 3人 35分钟 承办 魅力锦城 活力工商 4）问卷调查法 问卷调查法是由员工对有关工作内容、工作行为、 工作特征和工作人员特征的重要性和频次做出描述 或打分，然后对结果进行统计与分析，找出共同的 有代表性的回答 ,并据此写出职务描述，再反馈该 职务工作者的意见 ,进行补充和修改。 魅力锦城 活力工商 调查问卷范例 魅力锦城 活力工商 能够从众多员工处迅速得到信息，节省时间和人力，费 用低 员工填写工作信息的时间较为宽裕，不会影响工作时间 适用于在短时间内对大量人员进行调查的情形 结构化问卷所得到的结果可由计算机处理 问卷的设计需要花费时间、人力和物力，费用较高 单向沟通方式，所提问题可能部分地不为员工理解 可能造成，填写者不认真填写，影响调查的质量 4）问卷调查法 魅力锦城 活力工商 说明一下职责在你工作中的重要性（最重要的打 10分，最不 重要的打 0分） （ 1） 和客户保持联系 （ 2） 接待好每一个顾客 （ 3） 详细介绍产品的性能 （ 4） 正确记住各种产品的价格 （ 5） 拒绝客户不正当的送礼 （ 6） 掌握必要的销售知识 （ 7） 善于微笑 （ 8） 送产品上门 （ 9） 参加在职培训 （ 10）把客户有关质量问题反馈给有关部门 推销员工作分析问卷（部分） 魅力锦城 活力工商 （ 11） 准备好各种推销工具 （ 12） 每天拜访预定的客户 （ 13） 在各种场合推销本企业产品 （ 14） 讲话口齿清楚 （ 15） 思路清晰 （ 16） 向经理汇报工作 （ 17） 每天总结自己的工作 （ 18） 每天锻炼身体 （ 19） 和同事保持良好的关系 （ 20） 自己设计一些小型的促销活动 （ 21） 不怕吃苦 推销员工作分析问卷（部分 ） 接上表 魅力锦城 活力工商 一般工作分析问卷（部分 ） （ 1）职务名称 _ （ 2）比较适合任此职的性别是 _ A男性 B 女性 C男女均可 （ 3）最适合任此职的年龄是 _ A 20岁以下 B 21-30岁 C 31-40岁 D 41-50岁 E 50岁以上 （ 4）能胜任此职的文化程度是 _ A 初中以下 B 高中、中专 C大专 D 本科 E 研究生以上 （ 5）此职的工作地点在 _ A 本地市区 B本地郊区 C外地市区 D 外地郊区 E 其他 （ 6）此职的工作主要在 _（指 75%以上时间） A 在室内 B在室外 C 室内外各占一半 魅力锦城 活力工商 一般工作分析问卷（部分 ） （ 7）任此职者的一般智力最好在 A 90分以上 B 70-89分 C 30-69分 D 10-29分 E 9分以下 （ 8）此职的工作信息主要来源是 A 书面材料（文件、报告、书刊杂志、各种材料等） B 数字材料（包含各种数据、图表、财务数据的材料） C 图片材料（设计草图、照片、 X照片、地图等） D 模型材料（模型、模式、模板等） E 视觉显示（数学显示、信号灯、仪器等） F 测量装置（气压表、气温表等各种表具） G 人员（消费者、客户、顾客等） 接上表 魅力锦城 活力工商 纲 要 一、人力资源及相关概念 2.职务分析 的具体实施 3.职务描述书的编制 1.职务分析概述 魅力锦城 活力工商 3.职务描述书的编写 职务说明书应包括的内容 职位描述：反映职位的工作情况，是关于职位所 从事或承担的任务、职责以及责任的目录清单。 职位规范：反映了职位对承担这些工作的人的要 求，是人们为了完成这些工作活动所必须具备的 知识、技能、能力和其他特征的目录清单。 魅力锦城 活力工商 举例 导游 1）接受旅行社分配的导游任务，按照接待计划安排和组织旅 游者参观、浏览 ; 2）负责向旅游者导游、讲解、传播中国文化； 3）配合和督促有关部门安排旅游者的交通、住宿，保护旅游 者的人身和财产安全等事项； 4）反映旅游者的意见和要求，协助安排会见、座谈等活动； 5）解答旅游者的问询，处理旅途中遇到的问题。 魅力锦城 活力工商 举例 导游 1、大专以上学历，有优秀的英语口头表达能力，善于与客人沟通； 2、具有连续二年以上带英语旅游团队、散客工作经验； 3、 22-30岁英语导游，男女均可； 4、持有北京旅游局颁发的英语导游证书和导游证（无证者勿扰）； 5、有良好的职业道德和敬业精神，尊敬客人，服从旅行社安排，能与旅 行社共同成长； 6、能在较大的工作压力下和导游界行业常态下工作，能处理好个人事务 与旅行社旅游团关系； 7、有较强的团队合作和服务意识，吃苦耐劳，以客人利益为重，有牺牲 精神，能为旅行社赢得声誉； 8、身体健康，有饱满的工作热情和旺盛的精力。 资料来源：北京青年旅行社股份有限公司英语导游招聘广告 魅力锦城 活力工商 职务分析的结果 职务说明书 基本资料 （ 1）职务名称；（ 2）直接上级职位； （ 3）所属部门； （ 4）工资等级；（ 5）工资水平； （ 6）所辖人员； （ 7）定员人数；（ 8）工作性质。 工作描述 工作概要 工作活动内容：活动内容；时间百分比；权限等 工作职责 工作结果 工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至 此的职位；与哪些职位有联系。 工作人员运用设备和信息说明 魅力锦城 活力工商 任职资格说明 最低学历； 所需培训的时间和科目； 从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。 一般能力 兴趣爱好 个性特征 性别、年龄特征。 体能要求： 工作姿势 对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小。 工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度 职务分析的结果 职务说明书 魅力锦城 活力工商 一份完整的职位说明书应包括的具体项目： 职位标识 职位概要 履行职责 业绩标准 工作关系 使用设备 工作的环境和工作条件履 行职责 任职资格 其他信息 魅力锦城 活力工商 职位标识 职位标识，这就如同职位的一个标签，让人们能够对职位有 一个直观的印象，一般要包括以下几项内容： u职位编号 u职位名称 u所属部门 u直接上级 u职位薪点 魅力锦城 活力工商 职位概要 职位概要，就是要用一句或几句比较简练的话来说 明这一职位的主要工作职责，要让一个对这一职位 毫无了解的人一看职位概要就知道它大概要承担哪 些职责。 例如公司前台： “ 承担公司前台服务工作，接待安 排客户的来电、来访，负责员工午餐餐券、报刊杂 志的发放、管理等行政服务工作，维护公司良好的 形象。 ” 魅力锦城 活力工商 履行职责 履行职责，就是职位概要的具体细化，要描述出 这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务活 动 。 4.0 1.0 2.03.0 1. 1 1.2 1. 31. 42. 12. 22. 3 3. 1 3. 2 3. 3 3. 4 4. 1 4. 2 4. 3 4. 4 4. 5 职位 主要职责 职责的分解 魅力锦城 活力工商 描述职责时要注意的问题 要按照动宾短语的格式来描述，即按照 “ 动词 + 宾语 +目的状语 ” 的格式来进行描述。 示例：监督和控制部门年度预算，以保证开支 符合业务计划要求。 示例：指导下属制定招聘计划，以保证各部门 的用人需求 。 要准确地使用动词。 魅力锦城 活力工商 职责排列的原则 如果某一职位是由多项职责组成的，那么就要将这些职责 按照一定的顺序进行排列，而不能是胡乱的堆砌。 在排列职责时有两个原则： 按照这些职责的内在逻辑顺序进行排列，也就是说如果 某一职位的职责具有逻辑上的先后顺序，那么就要按照 这一顺序进行排列。 按照各项职责所占用的时间多少进行排列。 魅力锦城 活力工商 业绩标准与工作关系 业绩标准，就是职位上每项职责工作业绩的衡量要素和衡 量标准，衡量要素是指对于每项职责，应当从哪些方面来 衡量它是完成的好还是完成的不好；衡量标准则是指这些 要素必须达到的最低要求，这一标准可以是具体的数字， 也可以是百分比。 工作关系，主要是指某一职位在正常工作的情况下主要与 企业内部哪些部门和哪些职位发生工作关系，以及需要于 企业外部哪些部门和人员发生工作关系。 魅力锦城 活力工商 使用设备、工作的环境与条件 使用设备，就是工作过程中需要使用的各种仪器、 工具设备等等。 工作的环境和工作条件，包括工作的时间要求、工 作的地点要求、工作的物理环境条件等等。 魅力锦城 活力工商 任职资格 综合各方面的研究成果，一般来说任职资格应包 括以下几项内容： u所学的专业 u学历水平 u资格证书 u工作的经验 u必要的知识和能力 u身体状况 魅力锦城 活力工商 例：销售部经理工作描述 职务名称：销售部经理 所属部门：销售部 职务代码： XL- - 直接上级职务：营销副总经理 工作目的：领导销售部销售公司自有和代理产品 工作要求：认真负责、工作主动、善于团结下属 工作责任： 1、对外沟通、展示、讲演 2、配合技术人员进行售前技术咨询 3、作实施计划建议书； 4、进行商务谈判 5、监督售后技术支持服务 6、对销售部进行管理 衡量标准： 1、本人的销售业绩 2、本部门的销售业绩 工作难点：提高销售业绩 工作禁忌：对客户不细心周到，无法清楚地了解客户的需求 魅力锦城 活力工商 例：招聘专员的工作描述 职务名称：招聘专员 所属部门：人力资源部 职务代码： XL-HR-021 工资等级： 9-13 直接上级职务：人力资源部经理 工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才 工作要点： 1、制订和执行企业的招聘计划 2、制订、完善和监督执行企业的招聘制度 3、安排应聘人员的面试工作 工作要求：认真负责、有计划性、热情周到 工作责任： 1、根据企业发展情况、提出人员招聘计划 ;2、执行企业招聘计划 ; 3、制订、完善和监督执行企业的招聘制度 ;4、制订招聘工作流程 5、安排应聘人员的面试工作； 6、应聘人员的材料管理 7、应聘人员材料、证件的鉴别； 8、负责建立企业人才数据库 9、完成直属上司交办的所有工作任务 衡量标准 1、上交的报表和报告的时效性和建设性 2、工作档案的完整性 3、应聘人员材料的完整性 工作难点：提供详尽的工作报告 工作禁忌：工作粗心，不能有效地向应聘者介绍企业的情况 魅力锦城 活力工商 p 以符合逻辑的顺序来组织工作职责 p 清晰而间接的陈述每一项职责 p 避免使用笼统含糊的语言 p 不要试图穷尽所有的职责 p 使用通俗的语言，尽量避免技术性过强的术语 p 应该表明各项职责所出现的频率 有效撰写职位说明书应注意的一些事项