如何了解部属的工作职责

如何了解部属 的工作职责 joab 大纲 n组织的基本概念 n职位分析 n职位说明书 n实际演练 组织的基本概念 组织运作的原理 n 组织运作是透过一群人，在不同功能部门 里承担不同的任务与职责，完成组织的使 命，促使组织不断成长与发展，创造最大 利润，也给予组织内人员成长与发挥其才 能的空间。 n 而任何一个组织皆须具备下列四大要素： 明确的工作目标。 清晰的职位层次序列。 流畅的意见沟通路线。 有效的协调与合作体系。 组织设计的原则 n 监督幅度 n 剔除重复 n 权责一致 n 授权原则 n 命令统一 n 名称统一 n 充实职能 n 职掌明确 n 报告系统明确 n 组织弹性 n 职能配置标准化 n 程序方法标准化 n 职位分析、职位说明书建立、职位评价作 业的实施是提供公司一个检核及管理的工 具，以有效地达成下列目的 ： 建立职级架构 评估与控制员额数目 落实部门职责划分 厘清个人工作之上下游关系 建立人员征聘基准 界定人员训练需求 订定绩效评估的评核标准 奠定薪资制度建立的基础 职位分析 什么是职位分析？ n 职位分析是将企业组织内部各岗位工作的 内容、责任性质，以及员工应具备的基本 条件，包括知识、能力等加以研究分析的 过程，又称为工作分析 n 职位分析是一种在组织内所执行的管理活 动，专注于收集、分析、整合工作相关资 讯，以提供组织规划与设计、人力资源管 理及其他管理机能的基础 职位分析的目的 n 是指全面了解、获取与工作有关的详细信 息的过程 n 是对组织中某特定职务的工作内容和职务 规范（任职资格）的描述和研究了解过程 n 是指定职务说明和职务规范的系统过程 n 职务分析为确定职务内容提供了主要依据 n 是任何为了证明人员选择方法和工作绩效 之间 关系的研究中所不可缺少的部分 职位分析带来的效益 增加高附加价值的工作 减少低效益的工作 创造整体性整合效益的工作 利用外部资源优化效益的 工作 基本概念与相关术语 要素 任务 职责 职务 职位 要素 职位分析的内容 n 职位分析在于了解工作的五大特征： 工作的输出特征 工作的输入特征 工作的转换特征 工作的关连特征 工作的动态特征 工作分析的用途 n 工作说明书建立 n 工作流程之厘清 n 甄选标准之订立 n 教育训练之安排 n 绩效目标之设定 n 工作职务之设计 n 职务类别之订定 n 生涯前程之分析 n 组织规划之基础 n 人力需求之预估 n 工作评价之基础 n 奖惩标准之订定 何时做职位分析 n 建立一个新的组织 n 工作内容、性质发生变化 n 重新定岗定员 n 制度建立的需要 职位分析的前置作业 n 成立项目小组 外部专家顾问、人力资源部、公司高阶主管 n 准备相关资料 组织结构图、部门职责说明书、工作流程图 n 设计相关工具及表格 工作日志、调查问卷、访谈表、现场观察、 工作说明书格式 谁来做工作分析 n 人力资源管理者 n 组织内的主管人员 n 在职员工 透过三者的共同努力与合作来完成 一般部门在职位分析中起的作用 n 员工及其直接上级主管需协同人力资源部 门人员观察和分析正在进行的工作，填写 问卷、接受访谈等，然后编写出一份工作 说明和工作规范。 n 最后，由承担工作的员工及其上级主管来 审核和修改能反映出他们工作活动和职责 的那些结论性描述。 常用的职位分析方法 n 问卷调查法 n 观察法 n 工作日志法 n 访谈法 n 关键事件法 职位说明书 职位说明书的来源和目的 n 职务说明书是根据职务分析所得到的资料 ，而对工作的职务、所负的责任、以及应 具备的条件所做成的书面文件 n 即：职位分析的直接结果，就是产生 职位 描述 、 职位规范 ，进而形成职位说明书 n 目的：确认工作职责，并说明工作的范围 和内容。 职位描述和职位规范的编写 n 职位描述 (Job Description)：对有关工作职责 、工作活动、工作条件以及工作安全等方面的书 面描述文件。 n 职位规范 (Job Specification)：全面反映对工作 承担者在个性特征、技能以及工作背景等方面的 要求的书面文件。 职位描述与职位规范的区别 n 编写目的的区别： 职位描述 是以 “工作 ”为中心对 职位进行深入的说明，为职位评价、职位分类及 人事管理提供依据。 职位规范 是在工作描述的基 础上，解释什么样的人才能胜任此一职位的工作 ，以便为招聘、培训、考核、选拔、任用提供依 据 n 内容范围的区别： 职位描述 的内容很广泛，包括 对职位的性质、特征、程序、方法的说明，而 职 位规范 的内容则主要涉及到该职位对任职人员资 格条件的要求 职位描述的价值 n 对员工：工作描述可以帮助员工了解工作 的内容及义务，并且让员工了解组织对他 们的期望值。 n 对管理者：书面的工作描述可以尽可能地 减少在工作要求上与员工的冲突。当工作 描述中所包含的义务没有做到时，管理者 就有了采取纠正行动的依据。 职位规范的价值 n 对员工：职位规范可让员工了解每一职位 所需具备之最低任职要求，从而依自己有 兴趣之职系或职位，订定相关职业生涯发 展规划。 n 对管理者：有一清晰标准之招聘标准，可 提高人员选拔及任用之适任性。 职位说明书的失败原因 n 员工及部门主管因工作忙碌，配合意愿低，为免 麻烦，仅以口头约定代替，不落书面文字 n 工作描述撰写不清，和实际工作内容差异太大 n 修改增删不便，工作变动后或因职位之更替频繁 ，其内容早不合实际，流于形式 n 对工作说明书编制过程之相关理念不清楚，格式 及形式无法充分发挥其功能，导致误用 n 对工作说明书与整个管理制度之联结，欠缺系统 性之构想，无法有效支持其它制度之设计，限制 其可能之功能发挥。 职位说明书 填写职位说明书的一般原则 n 以简洁而直接的方式填写职位说明书，用 词力求简单 n 系针对 “职位 ”，而非针对 “个人 ” n 主管仍有权指定其他相关的职责或工作 n 职位说明书的长度并不能表示该职位的重 要程度 n 职 位 规 范中需避免种族、性 别 、年 龄 、身 体残疾方面的歧 视 。 基本资料 n 职位名称：本职位现行职位名称。如：人力资源 专员、系统分析师、行政助理、财务经理等。 n 职位代码：系统中本职位之代码 n 职位类别 ：本职位为管理职或专业职，及其工作 性质为何 n 所属处部门：本职位所属之职能组织。如：人 力资源部。 n 所属单位：本职位所属最小功能单位，如：训练 课、电子工程课 n 职位层次 ：本职位所属之专业及能力阶层 职位描述 n 面对内外部客户 内部伙伴 外部顾客 n 工作内容与职责概述 职责范围 负责程度：主要负责部分支持 要达成的目的 职位规范 n 职位资格 教育程度及专业类别 ：本职位需具备之学历及专业 职位专长类别 培训证照要求：与本职位工作相关所需必备之培训 经历或专业证照 资历与经验 n 职位标准 主要知识技能 项目描述重要程度 操作技能 项目描述重要程度 其他人格特质 项目描述重要程度 职位设计的主要原则 n 因事设岗原则：职位设置应按照企业各部门职责 范围来设定职位，而不应该 “因人设岗 ”， “职位 ” 和 “人 ”的关系应是 “设置 ”和 “配置 ”的关系 n 职位的规范：职位名称及职责范围均应加以规范 ，且职位名称应该很接近工作内容的性质 n 最少职位数原则：考虑到最大限度地节约人力成 本，并尽可能地缩短职位之间讯息传递时间 n 人事相宜原则：根据职位对人的素质要求，选择 相应的工作人员，并将人安排到合适的职位上。 职位说明书实例 职位说明书实例 n人事行政助理 nDSP软件工程师 n产品专员 实际演练 职位类别 n A主管职 n B管理行政职 n C技术职 n D生产职 职位层次 n B1非专业人员 /助理 ：单纯从事执行性、操 作性之工作 n B2专业人员 ：需具备策划、思考能力，能 独立进行工作 n B3基层主管 /资深专业人员：需至少具备在 该专业领域 3年以上工作经验 n B4中阶主管 /高级项目人员：需至少具备在 该专业领域 5年以上工作经验 面对内外部客户 n 指担任本职位者在执行工作时，不论对公司内、 外，以文字或口头，透过沟通、协调、接洽之表 达方式，进行其正常而合理接触之必要性，进而 形成良好之人际关系及工作关系，有助其任务之 完成。 内部伙伴：指本职位因工作需要，需与公司内所属单 位以外之那些人员进行联系及合作 外部顾客：指因工作需与公司外部单位或人员之必要 接触对象 具体写明接触内容，如资料交换、谈判沟通、协调等 职责范围 n 条理分明：职位之主要工作职责明确而肯定。 n 工作职责应以重要程度为顺序排列 n 每一要点之开始，要以肯定之动词开始 n 每一行动动词后均应有其受词，以及可能之行动 目的及结果。 如：培训专员：执行公司教育训练活动，以提高员工 之专业及管理技能 n 叙述现在应该做的工作，而非过去是怎么做的， 也不是将来要怎么做或将来计划要做的工作 n 不得有否定的词句 n 避免使用缩写或简称 n 避免含糊、不明确的词句，如设法、尽力 、尝试等。 n 避免使用技术性的词句或文字 n 避免使用叙述式的填写方式 n 避免使用 “得 ”或 “偶 尔 ”等文字 提供参考之动词 n 督导、分析、执行、评估、协助、审核、 参加、收集、整合、协调、拟订、指导、 编辑、检查、维护、操作、调查、规划、 采购、修订、记录、提供、研究、训练、 实施、发放、追踪、观察、比较、提供、 等等 教育程度及专业类别 n 教育程度：指担任本职位最低必要之教育 层次，而非填写者目前之教育程度。如初 中、高中、专科、本科、硕士等。 n 专业类别：如 “电机系 ”、 “会计系 ”、 “资讯 管理系 ”，或较大弹性之 “工商管理相关科 系 ”、 “机械工程相关科系 ”等，如能与职位 描述所需专业类别越相近越好。 职位专长类别 n A ：行政管理类 n D ：工业工程类 n E ：电子类 n M ：机械类 n S ：软件类 n I ：资讯管理类 n O ：其他 经历与经验 n 指担任本职位所需之必要该专业或相关经 验年数，以便能有相应具备之工作经验， 执行其日常工作，并能达成任务目标。 n 若本职位需有主管工作经验，则需注明需 具备之担任主管经验年数。 主要知识技能操作技能 n 指担任本职位需已