谈企业电子档案的归档管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 谈企业电子档案的归档管理 企业档案是企业在生产经营、科 学研究、发展规划及其他活动中直接形 成的对企业变革和社会的发展有保留意 义的文字、图片、录像等。不同形式的 档案记录材料，是企业职工劳动创造的 硕果。随着电子文件的不断增加，电子 档案规范归档，电子档案有效利用，已 经是关系到一个企业发展的材料依据， 关系到一个企业发展的不可忽视的问题。 而档案整理归档是档案管理的最主要环 节，工作中怎样使大量电子档案规范归 档管理，既能保证齐全完整的电子档案， 又能发挥电子档案的特点。现就如何做 好电子档案的归档管理谈几点心得。 中国论文网 /4/view-12751692.htm -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 1 电子档案应用主要特点 1.1 电子档案易保存、易 查找。与传统档案相比较电子档案的特 点是：检索快、易储存、易携带、同时 满足多人翻阅等特点。相比传统档案， 可以通过计算机直接对电子文件进行修 改，大大地提高了文秘人员的办公效率， 也大大提升了电子档案的收发速度。 1.2 电子档案对设备的依 赖性高。脱离了网络、计算机等电子设 备，就不能传递电子档案，不能查阅电 子档案。所以传递、查阅电子档案必须 借助于特殊的设备和相关的硬件设备才 能查阅和利用。没有相关设备和软件支 持，电子档案就会丧失其利用价值。 1.3 电子档案易修改、存 在危险因素。电子档案技术的快速变化 和依赖特殊储存设备等特点，也导致了 电子档案的危险因素增加，比如，存储 设备容易坏，电子档案易修改。虽然电 子档案的出现使档案储存载体发生了很 大变革，传播材料走向无形化，但在网 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 络环境中储存和传递易受到病毒感染、 木马盗取，造成信息无法查阅或被篡改 等不良后果。一旦发生这类问题，电子 档案就会失去其保存价值，失去其保存 意义。 1.4 电子档案的法律效力 有待规范。现电子档案的管理归档工作 正处于起始阶段。很多企业还没把电子 档案以及电子档案的管理归档工作纳入 档案管理工作的轨道。由于电子档案存 在易感染病毒、易遭受篡改等特点，其 法律意义很难辨别，要想制定出相关的 法律认定条例，还需要大量的数据及资 料认证。并且单位在管理电子档案及设 计相关软件时，往往根据自身行业特点， 独成管理系统。办公设备软件采用的标 准不一样，造成办公资源不能分享。这 一系列的问题导致了电子档案在很大程 度上难以发挥其作用。 2 电子档案在整档管理中 发现的问题 基于电子文件应用的主要特点， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 在日常工作中我们应加强对电子档案的 管理。在应用电子文件时，电子档案的 归档管理并不像传统档案资料的管理那 样规范有序，我们发现了以下几个方面 的问题： 2.1 电子档案资料的收集 整理归档。电子档案从原始的记录开始 到形成归档的资料往往要经历多个部门， 给电子档案收集过程带来很多干扰因素。 干扰电子档案采集的主要因素有：随 着科技信息化的发展，很多部门如财务 科、技术科等都有其相对独立的办公软 件，上级主管部门可以直接通过软件发 送相关资料到相关单位的科室，这改变 了原来由办公室统一接收文件的方式。 有些科室人员不重视档案归档工作， 单位并没有明确专人负责，致使很多有 存档价值的电子档案存留在科室内部。 由于企业各职能科室有很多的工作环节 是需要互相联系的，很难界定文件的归 档职责。单位为了方便职工使用，没 有明确要求电子档案归档，而是留存在 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 个人手中，由于单位对电子档案归档问 题要求不明确，所以电子档案的整理规 范达不到归档前的要求。有部分科室 设备落后，储存设备的容量小，许多新 的电子档案由于存储不下，只能覆盖原 来旧的电子档案，致使很多有保存价值 的电子档案没有归档而被删除或覆盖。 2.2 电子档案的保护技术 不易掌握。电子档案的存储一般是以中 间设备为主，要求存放环境比较高。就 目前来说电子档案的存储选用的载体性 能都不稳定、不耐用，再加上电子档案 的真实性保障技术水平过于繁琐，难以 应用。此外，现在还未制定出关于电子 档案认定相应法律的条文，限制了单位 对电子档案的整理归档管理。 3 提高对电子档案管理归 档水平 随着电子信息技术的不断应用， 人们对办公电子化的认识也逐步增强， 人们逐渐改变了传统方式中对档案的认 识。那么，在今后信息化的引领下，企 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 业对办公设备的更新也更加完善，会产 生越来越多的电子档案，如何应对新生 成的电子档案是目前重要任务。 3.1 完善归档管理电子档 案的企业标准。国家有关部门已对电子 档案的 U 盘、光盘等储存形式和归档方 式制定了新的管理办法标准。企业单位 的有关科室个人在工作中形成的电子档 案种类多样，有文本形式、图片形式、 数据库形式、图形形式等，将如此数量 繁杂的电子档案整理、归档必须依靠有 关制度约束。企业应根据有关制度结合 本单位自身的实际，制定适合于本单位 的电子档案归档、整理、统计、利用、 保存流程的管理标准。在单位的实际工 作中，要严格执行单位制定的电子档案 管理标准，适当选择电子档案载体的存 储方式，选择最佳的电子档案的归档方 式，在选择最佳储存方式的同时还要注 重对归档材料的认定以及对归档的电子 储存设备定期进行维护检查等。 3.2 明确档案的范围、时 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 间，并保证安全的存储方式。凡是对企 业及其各科室的主要工作有参考价值的 电子档案，都应该列入电子档案归档范 围。确定归档时间的电子档案要根据电 子归档的实际内容进行认定，归类管理 应从管理归档和材料归档两方面归类。 管理归档应随时归类，经归类后的档案 可供给使用者参考价值，利用材料归档 的同时办理电子归类可实时实地掌握材 料种类，利用材料资源实现材料共享。 在年度完成后，对以前归类的材料进行 重新梳理。实现电子档案便于集中管理 的有利条件，并确保档案材料的安全有 效保存。可通过以下方法保存：先将应 该归类的档案最终材料选择保管年限， 储存在 U 盘、光盘的载体上的可单独存 放;再将压缩归类的材料利用数据压缩设 备对信息网络应归类的电子档案经过积 累后，利用压缩设备将材料刻录到 U 盘、 光盘储存载体上;最后把同样材料复制两 份以备材料出现丢失、损坏时应用。可 以利用网络将材料在电子信息设备环境 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 下将归类电子档案在网上操作备份一次， 并可将归类的电子档案刻录在 U 盘、光 盘等储存载体上，以备丢失时应用。 3.3 归档电子档案时同时完善纸 质材料档案。因电子档案本身存在的缺 陷，所以在保存电子档案时应同时保留 一份纸质档案，并利用能脱离储存设备 载体，将电子档案材料复制一份，将纸 质档案与电子档案储存载体方式制成双 份档案备份并分类归档管理。但要使纸 质档案与电子档案归档的同时保持之间 一定的关联，同时鉴定、同时整理、同 时著录和同时利用。这样既能利用纸质 档案的长处又能避免电子档案的缺点， 解决了电子档案易于被篡改的问题。保 障了电子档案的法律效力，还可以分类 对电子档案进行著录、组盘、标引。发 挥电子档案在查找、存储、检索方面的 优点。这样既能利用电子档案的高效快 捷，又能起到对电子档案的保护作用。 3.4 增强电子文件设备自 动化水平与电子档案的安全管理。电子 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 档案能同时满足多人共享的要求，但共 享文件只能让经过批准的人员使用。在 电子档案防护系统中应建立安全可靠的 加密措施和分级控制权限，并对所有登 录权限人员进行实名登记，并进行登录 过程跟踪。同时，设备必须有对文件数 据的安全防护作用。设备会存在偶然故 障，也会存在人为操作因素所引起的数 据损毁，为保障数据安全至关重要的是 一定要做好数据备份。 3.5 加强对档案管理人员 的业务培训。从档案发展的方向看，要 提高档案管理人员的自身素质和业务能 力，必须掌握现代化技术，熟练应用计 算机对电子档案维护、介入档案的形成 与储存，确保电子档案的安全和完整， 促进电子档案走上规范化有序管理。积 极培养管理人才，建立高素质的电子档 案管理队伍是确保电子档案质量的关键。 如果档案管理人员不懂得电子文件的形 成和保管过程，文件被鉴定、使用、保 存或提供利用将被降低。档案管理者必 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 须掌握科技信息技术，并熟练应用计算 机和其他电子设备进行电子档案的使用、 维护、管理，否则管理人员根本无法从 事电子档案的形成和保管工作，也无法 参与电子文件管理、检索系统的规划设 计。维护电子档案的完整与安全，同各 种危害电子档案的因素如计算机病毒、 盗窃、篡改等行为作斗争。 3.6 提高可识别性的电子 档案。电子档案主要是以存储介质的形 式来进行各种信息的存储，在以后电子 档案的