计算机文档管理探析

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 计算机文档管理探析 摘要：伴随着计算机技术的不断 发展，办公自动化已融入了我们的日常 工作，人们使用计算机的频率越来越高。 为了提高计算机存储设备的利用率以及 办公的效率，提升现代化计算机文档的 管理水平，结合日常办公中计算机应用 谈几点计算机文档管理方面建议。 中国论文网 /2/view-12911099.htm 关键词：计算机；文档管理 一、对特征名字的文件管理夹， 提供可视化路径查找 对于众多计算机用户来说，若将 成千上百个文件存放在一块是很难查找 得到的，我们就可以通过建立具有一些 特征名字或关键字的文件和文件夹的方 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 式来提高我们的计算机文档管理。要树 立起分门别类的文档管理思想，注意在 日常工作中养成分类存储文件的好习惯， 适时建立起命名容易识别且特征明确的 文件夹，将自己计算机中的所有文档按 类别或属性进行归类后存放。同时也可 在建立的文件夹中建立子文件夹，实现 分级管理，方便日常应用。将各类有共 性的文件归类整理后，存入同一个文件 夹内，避免存放混乱。并在每次建立新 的文件时，将其直接存放在其应归属的 文件管理夹中，不要都存放在“我的文 档”或“桌面”上，以免全部存入其中而 发生混乱或查找不便，以及错删等。 二、存储设备的合理利用 1、计算机存储设备的容量是有 限的，合理利用存储资源，可以有效的 提高设备的利用率。首先，我们应及时 清理存储区中的临时文档和回收站的东 西。因经过一段时间的使用，计算机内 部会产生大量的临时文件或垃圾文件； 回收站也会保留大量的已删除文件暂用 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 计算机的容量。同时，我们可以采取合 理的文件存储方式，紧缩文件存放空间。 我们在工作中每建立一个计算机文档， 在保存时都要起个与之内容有联系的名 字，如果随便输入一些文字，或许在当 时我们可以很清楚的知道自己的文件内 容，可是时间一久或者别人来检索这个 文件的时候恐怕就会很不方便。为此建 议在给文档起名时，可以采取关键字命 名法，即一个文件的名字中包含此文件 内容的关键词句，以便查找。合理利用 计算机存储资源，做到存储合理，保存 安全。如对需随时调用的文档，可存放 在计算机硬盘或优盘中；需移动的文档， 可存放在优盘、移动硬盘等可移动介质 中；需长期保存的重要文档资料，可存 放在光盘、移动硬盘和服务器硬盘等介 质上，并妥善保管。同时在日常工作中， 如果文件夹中文件太多，我们应尽量减 少用大图标或缩略图方式排列文件，可 用列表的方式排列；在文档存储期间， 可根据自己文档的可用属性进行排列， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 即选择按类型、大小以及修改时间等方 式进行排序，以便检索。并建议用户， 根据计算机的存储情况，适时的进行整 理磁盘碎片的操作，以紧缩文件存储空 间，同时还可避免因存放零乱而导致调 用迟缓的现象发生。 、我们可用 “清理废品” 的理 念去管理自己的计算机文档，及时整理 存储区中的计算机文档，释放可用存储 空间。日常工作中，我们在整理自己的 办公桌面和文件柜时，会将一些废弃的 文件或纸张及时扔进废纸篓，整理干净 自己的办公环境，用这种理念和思想来 管理计算机文档也是同样适用的。一是 适时清除垃圾文档和过期文档。如不要 将具有一次性使用价值或过期不用的文 件长期存放在计算机硬盘中，可将一些 不用的、过期时间太长（跨年度）已作 废的计算机文档及时删除清理掉。对需 长期保存的文档可移存在可移动的存储 介质中，比如光盘和移动硬盘中，并存 放异地保存，以备后用，以免遭到病毒 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 破坏而影响正常读取，及时释放出可以 再利用的计算机存储空间。二是不要人 为制造垃圾文档。不要随意复制而导致 文件附本过多，不要在互联网上见到什 么就不加选择的胡乱下载，以免导致垃 圾文档过多，占用大量的存储空间或导 致病毒随机嵌入，影响计算机的运行速 度。 三、加强计算机信息安全，防止 文档资料丢失和泄密 在信息化和网络化时代，信息安 全是一个永恒的话题，而我们的信息安 全保护工作就显得尤为重要。对一些重 要的文档或涉密资料，可采取适当的技 术防护措施，不但采用软件方式还应该 采用硬件方式进行保护。如对重要文档 可进行隐藏保存、设置修改或打开权限 口令、移存他处等方法，对存储有涉密 资料的计算机还应断开和互联网的连接 或者保存到业务专用机上以加强信息保 护。同时对于调离人员，应督促其及时 整理并保存好自己的有关文档资料，防 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 止遗失或被他人盗用；对于已废弃的计 算机硬盘及存储介质中的文档资料，应 及时清理干净或进行销毁，以免造成信 息泄密。 在现代化的今天，我们在享受计 算机为我们的工作、生活和学习带来诸 多方便的同时，我们更应该通过计算机 文档有效管理工作，增强人们的文档管 理意识，提高使用者的文档管理水平， 并优化文档管理方式，加强文档资料保 护，实现计算机文档的有效管理，以进 一步提升现代化的办公效率。 作者简介