xx公司档案管理方案

xx 公司档案管理方案 为了完善企业档案管理体系，发挥档案价值以推动企业健康持续发展，现根 据 1987 年颁布的档案法中关于档案管理工作的基本原则，特制定本方案。 一、企业档案管理意义 企业档案是企业活动中形成的原始记录，是企业进行生产活动的重要依据 和凭证，也是企业提高管理水平和经济效益的重要条件。建立企业档案室是我 国企业单位档案管理的一种必要形式，它有利于本企业的集中统一管理，便于 综合有效地开发、利用企业档案信息资源。 二、确定企业档案的分类方案 企业档案的分类目前尚不能形成一个统一的标准，企业可以结合自身内部 情况确立一个适合的分类方案。下面我列举出几种分类方案： 【方案一】 企业档案分类设置十个一级类目：即党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、产品类、科技研究类、基本建设类、设备仪器类、会计 档案类、干部职工档案类。 【方案二】 企业档案分类设置十个一级类目：即文书档案类、产品档案类、科技研究 类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、职工档案类、声像档案类、实物 档案类、专题档案类。 【方案三】 企业档案分类设置十个一级类目：即科技档案类、文书档案类、经营销售 档案类、计划档案类、统计档案类、物资供应档案类、技术管理档案类、劳动 工资档案类、会计档案类、人事档案类。 【方案四】 企业档案分类设置六个一级类目：即文书档案类、科技档案类、财务档案 类、人事档案类、电子档案类、声像档案类。 综合以上四种分类方案，我觉得可以将企业档案分成七个一级类目： 1 文书档案 党群工作：党务工作、工会工作、妇联工作等 行政管理：行政会议、企业文化、公关接待、后勤福利等 安全管理：安全培训、安全规章制度、工伤处理等 环境保护：环境监测、控制，污染处理等 2 科技档案 产品设计档案：新产品开发核心技术，以及说明书等，包括设计图纸 生产技术档案：生产组织、运作、调度指挥工作等 设备仪器档案：设备购置、安装、调试、维修、更新等 基本建设档案：项目建议书、上级批示、与相关单位的协议、委托、合同书 等 科技研究档案：科研准备、研制、验收阶段，以及成果和奖励申报等 3 经营销售档案 计划：企业战略性决策、企业现阶段及中长期计划、综合型企业分析等 物资供应：能源管理、仓库管理、物资购销、废旧物资回收等 产品销售：市场分析、用户调查、产品销售各种记录、合同、协议等 统计：企业年度生产统计表、利润增长率统计表、以及季报、月报等 4 会计档案 会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证 会计账簿：总账、明细账、固定资产卡 财务报表：月、季度、年度财务报告 5 人事档案 在职职工：工人、科技人员、干部 离退休职工：工人、科技人员、干部 主要包括职工的履历表、政治面貌、评级考核、专业技术情况、奖惩情况、工 资级别登记表、以及退休、退职审批表、停薪留职审批表等文件材料。 6 专题档案 土地房产：企业的土地征购资料、土地使用证，房产购置资料、房产证 专利申请：企业的各种专利的全套资料 ISO 质量标准认证：ISO 质量认证全过程资料 企业改造：企业改制全过程资料 审计事项：经济效益审计、经济责任审计、离职审计、制度审计、投资审计 等 7 声像档案、照片档案 声像和照片档案属于特殊载体档案，应与纸质档案分开保管。 三、档案管理实践 1、收集&整理 根据档案行业标准 DA/T13-94档号编制规则的规定，文件基本按照全 宗号类别号案卷号件、页号进行编制。如文书档案全宗 001 中，总结性 文件 004 中第 003 份案卷的 015 件，就以 001004003015 编制。科技档案 (如具有保存价值的 CAD 图纸)，以类别号项目号案卷号件、页号编制， 如 CJ32-0004-018-37 2、确定档案保管期限 档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 30 年、10 年。 永久保管的文书档案主要包括： (1)本公司制定的法规政策性文件材料； (2)本公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (3)本公司职能活动中形成的重要业务文件材料； (4)本公司关于重要问题的请示及批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报 表等； (5)本公司机构演变、人事任免等文件材料； (6)本公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 定期保管的文书档案主要包括： (1)本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料； (2)本公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； (3)本公司人事管理工作形成的一般性文件材料； (4)本公司一般性事务管理文件材料。 3、档案归档要求 归档文件一定要按照保管要求进行归档。如文书档案，可以按照文件形成 时间，文件所属内容、档案保管期限等来进行立卷归档。归档文件要标注清楚 企业名、年度、全宗号、目录号、案卷号、保管期限等项目。 4、档案管理的制度保障 (1)、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一 保管。 (2)、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。 (3)、档案一般不外借，确因工作需要