《秘书学》教学方案

秘书学教学方案 主讲教师：张求会 2 第一次授课 一、秘书学的定义及性质 （一）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。 （二）秘书学的三大内容： 1秘书人员（又称为“秘书工作人员” 、 “秘书工作者” 、 “秘书从业者” 、 “秘书从业人 员” ，或者径直称作“秘书” ） 2秘书机构（又称为“秘书部门” 、 “秘书班子” 、 “文秘部门” 、 “办公厅”或“办公室” ） 3秘书工作（又称为“秘书活动” ） （三）秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴的应用型学科。 二、秘书的定义 （一）秘书的定义： 秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 （二）秘书定义的三个构成部分： 1服务对象（存在领域）：政府机关、企事业单位、团体或个人 2主要功能（主要作用）：提供辅助管理、综合服务 3职业属性（“职业” 、 “职务”之分）：秘书首先是一种职业名称（秘书人员在社会 中所从事的作为其主要生活来源的一种社会活动） ，在某些特殊场合同时又是一种职务名称。 附：职业个人在社会中所从事的作为主要生活来源的工作。 职务机关或团体中由职位规定的应该担任的工作。 三、秘书的类别与层次 （一）秘书的类别（划分标准不同，类别各异） 1公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经济来源，而非服务对象是否为个人） 。 2从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。 3从具体工作的角度划分，意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。 （1） “生活秘书” 、 “警卫秘书”等类型确实存在过，不能简单地予以否定。 （2）按此标准划分，还有“新闻秘书” 、 “军事秘书” 、 “公关秘书”等类型。 （二）秘书的层次 1秘书所在单位级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。 2同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分： （1）初级秘书：主要从事一般日常工作； （2）中级秘书：主要负责起草文稿、办理公文、处理信息； （3）高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。 四、秘书的修养 （一）政治理论修养 （二）秘书的职业道德 1 职业道德从事一定职业的人在其特定的职业活动中必须遵循的行为规范。 2秘书职业道德的基本内容：服从、谨行、合作、守纪 五、秘书的知识结构 扎实的基础知识、系统的专业知识（秘书业务知识所属行业知识） 、必要的辅助知识 六、秘书的能力结构 办事能力：1理解和领会能力（迅速准确地领会领导的意图） ；2分析能力（分清轻 3 重缓急） ；3应变能力（灵活处理突发性事件、政策“真空”状态下的各类特殊事件） 交际能力：1秘书从事公关活动的主要目的：帮助所在单位及服务对象树立良好的社 会形象；2第四章秘书交际重点内容提示：p30 双向互惠，p31 换位思考，p34 学会倾听，p36 深切了解领导，p37 若无其事，p39 雪中送炭与火上浇油，p40 等 边距离 表达能力：1基本要求：能说会写；2共同标准：准确、规范、简洁 操作能力：各类常见办公设备的熟练操作与简单维护 七、秘书人员的心理素质 （一）培养秘书意志力 1意志：具有确定目的、实现目标、支配控制自己行动的心理素质。 2秘书意志力的表现：自觉，自制，坚韧，果断 （二）塑造适合于秘书工作的性格 1性格：一个人对现实的稳定的态度、行为方式。 2性格的特点：既有稳定性，又有可塑性。 3比较适合于秘书工作的性格“模式”：顺从与独立相结合，外向与内向相结合。 （三）维护心理健康 1心理健康的表现：智力正常，情绪成熟，行为协调，工作专注，关系和 谐 2秘书工作容易滋生的不良心理：唯上，恃势，骄傲，自卑 3培养正常的情感情绪，时常调节个体行为，随时矫正异常心理。 八、秘书的培养目标和培养途径 （一）培养目标： 1秘书人员应是具有比较广博的基础知识、掌握系统的专业知识、熟悉了解行业知识 的通才专才型人才。 2通才与专才之辨 （二）培养途径：自我培养外界培养 （三）秘书人员与优化群体 1优化群体：按照异质结合的原则，由不同专长、学历、年龄、性格、性别、籍贯的 人科学组合起来的工作群体。 2优化群体的特点：各有所长，各得其所，各司其职，比例适中，动态平 衡 3秘书部门及秘书人员在优化群体中可以发挥的作用： 根据因事设人的原则，协助领导组建工作群体；协助领导了解组成成员的各自情 况，因人制宜，做好分工；协调上下左右的关系，增强内部凝聚力；时刻注意工作动 态，根据需要，及时加以调整。 九、秘书机构的定义及特点 （一）秘书机构的定义：党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合 事务的辅助性机构。 （提示：与秘书的定义相对照） （二）秘书机构的性质 1秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构（或称“业务性机构” 、 “职能部门” 、 “业务部门” ） 2比较两类机构： （1）职能性机构：承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰； （2）综合性机构：不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。 4 （三）秘书机构的特点 1附属性：直接隶属于领导机关 2综合性：活动内容综合性强 3辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督 （四）秘书机构的设置原则和具体要求 总原则：秘书机构的设置，要适应机关或单位管理工作的实际需要。 具体要求： 1凡独立单位必须设置秘书机构（从独立行文角度把握） 。 2秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求。 3秘书机构与所属机关、单位在工作性质上必须相适应。 十、秘书机构的基本职能与主要任务 （一）基本职能：辅助决策，服务领导 （二）主要任务（三大任务之间互相渗透，互相交叉，相辅相成） 政务性工作（参与政务） 1调查研究（为领导掌握情况、制定政策服务，为决策提供准确可靠、全面具体的情 况，提出富于建设性的意见和建议） 2信息工作（向决策者及时提供准确、完整、有用的信息） 3协调工作（侧重于协调机关单位内各职能部门的工作目标、工作步骤等，沟通上下， 联系左右，理顺关系） 4咨询工作（为决策者提供与决策有关的法律、法规、政策、资料等，范围极广） 业务性工作（秘书部门独有的、带有秘书专业性质的任务） 1文书工作（公文的统收统发） 2档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存查价值的那部分进行立卷、归档， 移交给档案部门管理） 3会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、组织工作） 4接待工作（可分为内宾、外宾接待两大类，注意内外有别） 5保密工作（保守国家及本单位的各类秘密，一般设有保密室） 事务性工作（主要指处理机关单位日常事务的各类工作，如文印、交通、值班、福利、 环境卫生、设备管理等） 附：政务关于政治方面的事务，也指国家的管理工作。 （提示：可以理解为“决策”或 “与决策直接相关的工作” ） 行政 行使国家 权力的单位机构指机关、企 业、 团体等内部的管理工作 人员费用。 十一、秘书机构的领导关系 （一）秘书机构只直接对所属机关单位负责 秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导 关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之 间存在相对的封闭性。 （“各自为营” 、 “各为其主” ） （二）秘书机构之间的联系（含纵向联系、横向联系） 【思考与练习】 1比较下列几个秘书定义： （1）秘书是一种职务，泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作，为领导工作服务 的人员。 （2）秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。 5 （3）秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。 （4）秘书是一种从事脑力劳动的职业，其职责是在居于领导地位的集团或个人决策时 提供信息和意见，并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务。 （5）秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的 服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书决不 是一种职务，而是一种职业名称。 （教材 p18） （6）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。 （教材 p118） 2案例分析： 王国琛原是某大型国有企业的厂长，厂里 为他配置了专职 秘书李小彬。两年后，王国琛 辞了职，自己集资办起了一家 饮料厂，并从厂里 “挖走”了原来的秘书李小彬， 让小李继续帮 助自己迎来送往、东奔西走。有人开玩笑说：“老搭档就是老搭档，小李这个秘书还是老样子。 ” 请问：这句玩笑话应该怎样看待？ 3分析下列十条管理经验： 依个人 专长选择 最适当的人选，彼此 撷长补短，又保持多元性； 了解 团队的工作是什么，以及这些工作的重要性何在； 激发 个人与 团队的工作动力，提高他 们努力工作的意愿； 让每位成 员 有足够的技能、人际与知识，并激 发他们的潜能； 有良好的沟通，彼此的关系形成信任与尊重； 团队 有弹性，能视需要改变架构和做事流程，并能适 应 多变环境； 设定 绩效目 标和解决问题的方法，并追踪成果； 以正面的肯定或给予嘉许，促 进团队的学习、成 长和满 意度； 让成 员对身 为团队其中一员感到光荣与兴奋，有向心力及信心； 随时 注意团队 的发展情况，配合需求应用不同的领导型 态。 （载南方都市报2002 年 3 月 31 日第 53 版，原 题为让你的 团队动起来） 第二次授课 一、秘书工作的特点 （一）秘书工作的特点是一个复杂的体系，可从不同的角度予以描述。 （二）秘书工作最重要、最有特色的性质： 1辅助性 内涵：一切秘书活动均以辅助领导为中心内容 地位：辅助性是秘书活动最根本的属性 全面准确地认识辅助性： 秘书人员必须“尊重政务与事务之区别” 。 （p76） 立足于本单位的全局，在强烈的战略意识指导下，不仅要想领导之所想、急领导之 所急，而且要想领导所未想、急领导所未急，提供全方位、全过程的辅助。 （p82） 辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。只有搞好事务性工作，单 位内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使单位职能正常发挥，立于不败之地；只有搞 好事务性工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事， 更高效地进行领导。 （p84） 不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机 构和秘书人员辅助。 （p89） 6 辅助决策不仅表现在重大问题的研究、讨论中，而且表现在大量的日常事务的承办 和处理中，把这些日常工作做好了，就是为决策的制定、执行和落实提供了帮助。 （p89） 秘书人员在辅助决策中作用的大小，既取决于秘书人员是否积极主动地开展工作， 更取决于领导是否重视发挥秘书的作用。此外，还与秘书人员自身的能力有关。 （p89） 秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。 （p118） 2中介性 内涵：沟通上下、全面协调 就围绕领导的核心工作决策而言，秘书活动可以发挥的作用是：辅助领导决策， 传达决策，了解决策的执行情况，检查督促决策的贯彻落实。 中介性服从于辅助性 3事务性 内涵：在辅助领导的过程中，大量的事务性工作主要靠秘书人员来完成。 辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。 二、秘书工作的指导思想和原则 （一）秘书工作的指导思想 1 “三服务”的由来及内容（p85） 2 “三服务”的变通理解：三个服务方向（为直接上级服务，为平行和下级单位服务， 为群众服务） 3秘书工作的指导思想：围绕领导机构及领导者的总目标、总任务，做好“三服务”： 即为直接上级服务，为平行及下级单位服务，为群众服务。 （二）秘书工作的原则坚持“三统一” 1坚持为领导服务与为群众服务的辩证统一； 2坚持被动服从与主动积极的辩证统一； 3坚持坚持原则与热情诚恳的辩证统一。 三、秘书工作的任务 （一）辅助决策工作 （二）日常程序化工作：1文书处理；2调查研究；3信息工作；4立卷和档案； 5会务工作；6信访工作；7查办工作；8印信工作；9行政事务管理；10机要保 密 （三）协调工作 秘书机构开展协调工作的重点是政策协调、关系协调、工作节奏协调、社会协调四个 方面。 （四）领导人临时交办的工作 经常性、临时性是此类工作的主要特点。 四、秘书工作的作用 （一）领导助手的作用 1这是秘书工作的本性，任何地方、任何时候都不会改变。 （p93） 2 “秘书”有众多的别称，最接近的当属“助手”或“辅助人员” 。 （为什么不是“参 谋”？） （二）领导参谋的作用 1给领导当参谋，是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的更高要求。 （p93） 2秘书人员只有先当好助手，才有可能成为参谋。 3秘书人员的职能应当是“助手参谋”而非“参谋助手” 。 7 （三）沟通上下、协调左右的枢纽作用 （四）协助领导进行信息反馈的耳目作用 （五）领导机关的门面作用 五、评价秘书工作的标准 （一）有效性是评价秘书工作的标准。 （附：有效性能够实现预期目的。 ） （二） “有效性”标准与“领导满意”标准 1在正常情况下，二者应该而且可以保持一致 2 “领导满意”标准最大的问题在于主观随意性（p98） 3不能简单地以领导满意不满意作为评价秘书工作的惟一标准（p114） （三）秘书工作的有效性是一个综合指标，包含了效益和效率两个方面四、秘书工作实现 有效性目标的主渠道： 提高办事效率，以保证、促进所属组织或系统整体目标的实现。 （“水涨船高”；“一荣俱 荣，一损俱损” ；“军功章里有你的一半，也有我的一半” ） 六、秘书工作管理的内容 1秘书规范的定义：秘书人员、秘书工作的法律准则和行为标准，它是在秘书活动的 基础上形成和概括的，作为一种行为规则指导和制约着秘书部门及其人员。 2秘书规范的特点：秘书规范不同于一般的道德规范，它带有强制性、系统性，必须 在秘书活动中得到体现。 3秘书规范的构成层次： 根本规范：来自宪法的秘书规范。宪法是秘书工作的最高活动准则。宪法规定的国 家行政管理活动中的基本原则，例如民主集中制原则、人民群众参加国家管理原则、民族 平等原则、计划化原则、法制原则、责任制原则等，都必须在秘书规范中得到体现和贯彻。 普通规范：来自基本法律和行政法规的秘书规范。这一类规范量大面广，秘书人员 必须不断学习、积累、更新。 部门规范：特指各级机关单位及秘书部门针对秘书工作制定的工作准则和规定。这 一类规范对秘书活动提出了最为具体的要求，其规范方式也最为直接，是根本法、基本法 在秘书规范中的具体体现。 内部规范：机关单位内部制定的，用以约束本机关单位秘书工作和秘书人员的规范。 这一类规范适用范围相对狭窄，具有内部性，影响力和约束力均有较大限制。 七、办公室主任的工作艺术 1胸有全局，统筹兼顾。 2科学管理，宽严相济。 3知人善任，和睦相处（知人、用人、育人、爱人） 。 八、抗战时期陕甘宁边区政府政务会议暂行规程的两条规定： 1秘书人员必须“尊重政务与事务之区别” 。 2在需要的情况下，经会议许可，秘书方可临时出席会议， “有发言权，无表决权” 。 分别从领导和秘书的角度理解上述两个规定的含义： 1领导的角度： 既要充分发挥秘书在参政议政中的积极作用，集思广益，尽可能保证决策的科学化、 民主化；又要牢牢把握在决策中的主动权和决定权。 2秘书的角度： 既要牢记自己的身份与地位，将处理好事务性工作视为辅助领导决策的重要渠道 （也是常规渠道） ，不能随意越权越位，干扰或代替领导的决策；又要在领导允许的范围 8 内主动积极地参与决策，为领导者的决策出谋献策。 九、港台及国外秘书工作 （一）值得借鉴的秘书观念： 上司第一，不得罪客人，注重人际关系，保守机密，树立公司良好形象， 对老板尊重而不亲密等等 （二）发展趋势： 1社会化 2专业化 3现代化 现代化不等于人的现代化。 准确理解下面这句话：迄今为止，在某些专职工作和决策性工作方面，秘书在很大 程度上是被排斥在外的。 （p128） 秘书工作只会改变，不会被消灭。 4女性化 （三） 女秘书工作导读 归纳苏珊的主要工作特点（对于秘书从业者的启示） 1分清轻重缓急，善于处理各类突发性事件。 2善于领会领导的意图，熟悉领导的工作作风，遵循领导的办事习惯，妥善处理领导 不在时的特殊情况。 3养成严谨细致的工作习惯，讲究合理的工作程序，切实提高工作效率。 4时常调节个体行为，保持稳定成熟的心理和情绪。 5发挥团结合作精神，努力协调各种工作关系。 6严格遵守保密、守纪、合作等秘书规范。 7逐渐形成主动自发的工作精神。 8不断完善知识结构，以适应不同的工作环境，满足不同的工作需要。 试将对待加班加点的两种认识加以比较： 1 “秘书人员工作量大，既要办常规性工作，又要处理突发性事件，至于额外事务， 则更多。对他们来说，加班加点是家常便饭。然而，与他们的付出极不相称的是，生活待 遇极低。 ”（p45） 2苏珊说：“不要认为我每天都加班工作，我并不是每天如此，只是在绝对必要时才 这样做。我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。 ”（p137） 【思考与练习】 1谈一谈你对“秘书工作不会消亡”这一观点的看法。 2 女秘书工作对于秘书从业者的启示有哪些？ 第三次授课 一、办公室工作 （一）布置美化办公室的基本原则 （二）办公室电话的正确使用 （三）妥善安排约会 二、会务工作 （一）会议是有组织有领导地商议事情的集会。 （资源共享达成决议） （二）会务工作的总要求：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全 9 （三）会务工作的三个阶段 1会议的准备工作： 安排议题，确定步骤 议题的变通处理 保密性议题的安排顺序 议题、议程、日程的关系：议 题是会议需要讨论的问题；议程是议题在会议上讨论的先后顺序；日程是对会议全部活动 逐日作出的安排 余兴节目不可缺少（附：余兴会议或宴会之后附带举行的文娱 活动。 ） 拟定与会人员范围或名单 报领导审定 办理会议报批手续 发放会议通知 书面通知更妥当 通知内容须视具体情况而调整（回执、交通指南等） 准备会议文件和材料 选择和布置会场 排列座次 办妥后勤服务事宜 做好新闻发布工作 进行全面的会前检查 2会议期间的工作： 搞好签到工作 热情接待会议成员 传接电话 协助领导掌握情况，协调控制会议进程 担任会议记录，编写会议简报 调派车辆 3会议结束后的工作： 送别与会人员（与会议通知中“回执”一项相对应） 处理遗忘的物品 完善会务工作 寄发感谢信 打印会议记录 开总结会 三、调研工作与信息工作 （一）调查研究在秘书工作中的作用： 调查研究是秘书人员的重要职责 1 “没有调查就没有发言权。 ”（p175） 2秘书部门和秘书人员经常代替领导者展开调研。 调查研究是秘书人员做好各项秘书工作的基础。 调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节。 1调研贯穿于决策的全过程 2秘书的调研工作及其作用应当在决策中得到体现（p76、p176） 调查研究是秘书人员坚持群众路线，切实改进作风的有效方式 调查研究是秘书人员提高秘书人员工作能力的必要途径 1适应、接受人情世故 10 2角色转换的必由之路 （二）秘书调研的基本原则 1坚持实事求是；2态度谦虚诚恳；3掌握必要的方式方法；4注重科学分析 （三）调研的方式方法 调研的方式：调研人员在调研过程中采用的具体形式和手段。 1个别访问 定义：对调查对象采用分别访问、个别交谈的形式，了解或核实情况。 注意事项： 选准调查对象（了解情况，愿意配合，不带偏见） 侧面了解访问对象（年龄、职业、文化程度、在所调查问题中所处的位置等） 访问、交谈时态度要诚恳，方法要适当 2开调查会 定义：在取得调查对象及其所在单位的支持下，召开由知情人参加的座谈会，调查 了解所要研究解决的问题。 注意事项： 确定人选（知道情况，有代表性） 事先通知调查的目的、内容 会场的启发、引导、协调、把握 3问卷调查 定义：以书面问卷的形式提出若干问题，或将有关调查项目设计为调查表，发给调 查对象，让他们根据一定的要求作答，然后进行集中统计、分析。 分类： 开放式问卷：主要由问答题、填空题组成，调查对象可自行答卷，不受限制。内容 丰富，信息量大，参考价值高。不便于统计、整理。 封闭式问卷：主要由选择题、判断题组成，调查对象无法自由发挥。格式整齐，回 答方便，便于统计、分析。 注意事项：关键在于问题项目的设计，必须做到以下三点： 围绕调查目的 内容相互关连 便于理解和回答 4现场调查 定义：亲临实地去调查了解情况、研究工作，以获得第一手材料，作出准确的判断。 长时间的现场调查称为蹲点调查。 有直接感受；可以核实间接材料；可以扩大调查线索 调研的方法：根据调查对象与对象总体的数量关系而划分。 1普遍调查 定义：对调查总体范围内的全部对象普遍进行调查，以获得全面的数据和情况。 优、缺点：调查材料全面准确；投入大，周期长，工作量大 注意事项：项目简明，时间一致，周期进行 2典型调查 定义：在调查总体范围内选择有代表性的特定对象进行调查。 优点：省时省力，简便易行 注意事项：选择的调查对象要具有代表性，尽量排除主观因素的影响 3抽样调查 11 定义：在调查总体范围内，抽取一定数量的样本作为调查对象，然后从调研的结果 中获得数据材料，以此推断出一般情况。 优点：比较科学、比较完善 注意事项：样本一定要严格按照随机原则进行抽取，以保证调查的客观性，降低误 差程度 4统计调查 定义：以数字为中心，运用统计学的原理和方法，收集有关方面的数据资料，然后 进行数量分析。 秘书部门经常进行的统计调查： 利用各部门报送的统计表进行经常性的统计调查 为了某项工作的需要临时组织专题性的统计调查 四、协调工作 （一）定义 1协调就是沟通信息，统一认识，解决矛盾。 2协调与协作的关系 3 协调配合得适当。使配合得适当。 （why ，how） （二）作用 1协调是秘书部门的一项基本任务。 2协调推动秘书工作向深度和广度发展。 （三）秘书协调工作的主要内容 （四）秘书协调工作的基本原则 1从属原则；2分层负责原则；3法律、法规、政策原则；4调查研究原则； 5沟通原则 五、文书处理 （一）树立完整、全面的文书处理观念（发文、收文、立卷、归档、销毁） （二）掌握有关文书的写作技能 六、督查工作与信访工作的启示 督查工作和信访工作虽然是党政机关的秘书部门独有的两项工作，但一般秘书人员仍 然能够从中获得一些启示：处理那些涉及政策性、原则性的复杂问题时，尤其需要慎重细 致，切忌简单粗暴。 【思考与练习】 1案例分析 某公司领导层决定对三个特殊岗位实行特殊津贴政策，消息刚刚公布，立即引起了在其 他岗位工作多年的部分员工的不满。公司 领导经过慎重考 虑，决定 继续执行既定政策，同时 要求办公室负责人做好不满员工的说服工作，保 证政策的 顺利落实。 请为办公室负责人设计 一个行之有效的说服方案。 2能否从协调工作的角度评析柯达公司的一句广告用语：“尊重个人目标，重视共同 理想，发挥合作精神”？ 3指出以下公文存在的问题，并予以修改。 机关游泳池办证的通知 机关各直属单位： 机关游泳池定于六月一日正式开放，六月十日起开始办理游泳证。请你们接此通知后，按 下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。 一、办证对象：仅限你单位干部或 职工身体健康者。 12 二、办证方法：由你单位统一登 记名单、加盖印章到俱 乐部 办理，交一张免冠照片。 三、每个游泳证收费五角。 四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。不得将此证转让他人使 用，违者没收作废。 五、家属游泳，一律凭家属证， 临时购买另票，在 规定的开放时间内入池。 俱乐 部 年月日 4分析下面这份会议日程表的优缺点： 教育部全国高校应用写作骨干教师研讨会日程 日期 时间 地点 内容 备注 12 月 21 日 整天 香溢大酒店一 楼大厅（会务 组在 7002 室） 会议报到 1午餐凭票。 2晚餐 5:30 凭 代表证在宾馆二 楼餐厅。 12 月 22 日 上午 8:0011:30 下午 2:005:30 宁波高专 3 号教学楼 320 教室 听 课 1早餐 7:00 凭 代表证在宾馆二 楼早餐厅。 2上午 7:50 在 宾馆大厅集合。 3中餐 11:30 凭 代表证在宾馆二 楼餐厅。 12 月 23 日 上午 8:0011:30 下午 2:005:30 宁波高专 逸夫信息中心 报告厅 参加第六届现代 应用文研讨会 就餐时间同上 12 月 24 日 上午 8:0011:30 下午 2:005:30 宁波高专 3 号教学楼 320 教室 听 课 讨论、总结 闭幕式 就餐时间同上 12 月 25 日 上午 7:30 1奉化溪口2天一阁 参观、游览 在宾馆大厅集合 5对下面这道情景分析题的参考答案进行分析，如有必要，可对其内容及分值重新安 排。 情景题：秘书正在接听电话时如何处理有客人来访这一事件？ 参考答案： 礼貌地 暂时中断电话，向来 访者微笑问好，示意其稍候。 （6 分）尽快结束 电话。 （5 分）询问来访者的身份、意 图，并做出适当处理。 （6 分）做来访登记。 （2 分）连 贯表述。 （3 分） 13 6下列有效会议的准则共有十条，你认为哪几条最难实行？并简要说明理由。 会议 目的要清楚明确，议题三个最适宜。 与会人 员要精 选，四至十人最理想。 会前有 资料，以免空口讲白话。 避免 马拉松式会 议，一小时为宜，二小 时为极限，准时开始，准时结束。 每人 发言时间 控制在五分钟之内，言 简意赅，掌握重点，不偏离主题。 主席 应带动讨论 ，激发创意，立 场中立，化解冲突。 开放心胸 倾 听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受。 会议务 必达成决 议，决议之事指派专人负责提出行动计 划。 会议记录 要忠 实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士。 追踪会后各项决议的行动及结果。 （载南方都市报2002 年 4 月 14 日第 53 版） 7案例分析 1988 年 4 月，某省科学院 办公室副主任接待了所属单位植物园原职工黄某的来访。黄 某声称，1961 年他被单位精简 回乡， 现听说省里出台了一个新文件，规定凡 1960 至 1961 年 期间被精简回乡的人员，都可以落 实政策回原单位工作。所以，他要求尽快恢复公 职。副主 任听说后，答复说：“ 按时间是符合政策的，你先回植物园，到时候再通知你。 ”后经调查核实， 黄某 1961 年是因盗窃公物而被开除的，根本不符合此次的政策 规定，不能恢复公 职。黄某得 知后大吵大闹，经多方出面解 释、 劝说，这才了解。 在此案例中，办公室副主任有何失 误？假如黄某赖在原单 位不走，又 该怎么办？ 第四次授课 一、最近一次答卷情况简介 总的来说，此次考试的成绩很不理想。80 分的几乎没有，70 分以上的也不多见，合格 人群中，60 至 69 之间的居多，而不合格的比例依然偏高。 开卷考试的方式值得反思。加重了考生的依赖思想，也不乏考场上临时抄写课本或讲 义的某一段话来充数的现象，个别的考生则有备而来，将报刊上的文章掐头去尾，署上自 己的姓名。 因为是开卷考试，题型大受影响，较之模拟试卷，分值比较集中，在某种意义上加大 了考试难度。同时，开卷考试也为考生答题时随便抄书，将书本内容当作答案提供了“便 利” 。就此而言，这也是开卷考试的一种不足。 第一大题，考生对于基本概念掌握不牢固，有的干脆将课本中他处的秘书定义抄过来， 强行认为这就是在进行比较。 第二道题大答题情况，相对而言较好一些。大多数考生都知道如何回答。答题思路正 确。主要问题在于考生简单地将讲义中提供的“秘书部门及秘书人员在优化群体中的作用” 这一题目的答案照搬照抄，并不理会本题的要求。由此也反映出考生不善学习的普遍倾向。 第三题的回答最理想，得分普遍较高。 第四题属于修改公文题，问题较多，反映出考生在日常工作中对于秘书人员必须掌握 的公文处理知识还有较大的欠缺。甚至有不少考生错误地认为此题的文种应该选用“函” 而非“通知” 。 第五题属于对信访工作有关内容的考核。答题情况一般。失分的原因有许多方面，但 不少考生吃亏在审题不严，或者说不懂得题意所在，自顾自地答题，最终结果只有一个： 14 答非所问。 第六题评阅难度最大。考生在学习和复习中的各类问题，都集中在此题中得到“展示” 。题目是要求结合秘书活动的现实事例， “自拟论题，谈一谈中国秘书工作的特殊之处” 。 许多考生没有拟题，即使拟了标题的，也是“各有各精彩” ，偏离题旨的现象极为明显。而 对于“特殊”二字的落实，更是凤毛麟角，屈指可数。 通过此次阅卷，给我的一点启发是：平时除了上好课，注重课堂教学效果之外，更要 提醒学员对于秘书学给予足够的重视；适当地引导学员掌握联系实际、注重实效的学习方 式；坚持不懈地调动学员利用网络参与学习和讨论的热情；认真布置好平时的练习，通过 练习的评阅及时掌握学习动态，迅速进行有效的调整；稳妥使用开卷考试的形式，试题分 值分布要更趋于合理化。 考试结果对于学员的启发：牢固掌握基本概念和基本理论，不死记硬背，而要灵活自 如地将书本知识与现实实例结合在一起进行思考，发现哪些现实实例可以通过课本知识获 得答案，哪些实例无法获得合理的解释，如此一来，既可以培养、激发学习的兴趣，又可 以深层次地掌握基本知识和基本理论。此外，一定要积极参与网上答疑和讨论，充分利用 其他学员发现问题、解决问题的丰富资源，并为此作出自己的贡献，共同提高，共同进步。 总而言之，试卷上表现出来的问题，可以从平时的学习中找到答案，或者说至少可以 找到部分答案。不少学员对于秘书学这门课程重视不够，认为秘书学很简单，没有必要花 太多的时间来学习。加上又是开卷考试，越发“诱导”学员轻视此门课程。 二、样卷及其答案分析 秘 书 学 试 题（卷） （说明：满分 100 分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一题） 一、判断题（每小题 2分，共 10分） 1评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。 （ ） 2新时期以来，秘书人员经常性地出席各类决策会议；在此之前，他们往往无法获得这样 的机会。 （ ） 3就一般性秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。 （ ） 4从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。 （ ） 5秘书在实际工作中，为了不得罪上司或客户，有时必须学会“编故事”或者说“撒谎” 。 （ ） 二、知识技能选择题（不定项选择，每小题 3分，共 15分） 1属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（ ） 。 民主集中制原则 计划化原则 法制原则 民族平等原则 人民群众参加国家管理原则 2秘书机构的基本职能是（ ） 。 调查研究 辅助决策 办理会务 协调关系 服务领导 3接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（ ） 。 告诉他打错了，然后挂电话。 告诉对方你的号码是什么。 仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。 告诉他，查清楚号码再打。 15 4正在接听电话时有另外一个来电，这时候应该（ ） 。 长话短说，结束正在接听的电话，迅速处理另外的来电。 记下另外来电的号码，随后再打过去。 请另外的来电者随后再打来。 先听完已经接听的电话，再理会另外的来电。 5秘书学具有（ ）等学科特点。 属于社会科学范畴 综合性强 实践性强 历史悠久 学科发展受到相关学科的影响和制约 三、案例分析题（每小题 15分，共 30分） 1某单位的一个职能部门代替 单位拟写了一个申请追加经费 的请示，送 给负责人核稿 时， 负责人将“ 请示”改为“报告”。打字员打出后，原撰稿人在校对时将“报告”改回原来的“请 示”；到负责人第二次核稿时，又将“请示”改为“报告” 。请示与报告错用、混用的现象十分普 遍，结合本案例，试从秘书规范的角度分析产生这种现象的原因。 2辽宁省青年友好参观团在日本富士山 县活动时，中方 团长 接过日方官员送上的会议 程序，只见上面写着：“ 中方发 言时间：10 点 17 分 20 秒至 18 分 20 秒。 ”他不禁楞住了，只好 把原来的讲稿从十几页删削成五页、三 页，最后 删到一页。第二天，中方团长像别的发言者 一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了 30 秒。事后，这位 团长感慨地说：“ 这件事给我的启示太大了。 ”日方官员如此安排外宾的发言时间，是否失礼？ 为什么？ 四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。 （每小题 5分，共 15分） 1 （秘书人员应当）目中有人，眼中有事。 2秘书是水，领导是容器。 3 （秘书人员必须） “尊重政务与事务之区别” 。 五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。 （字数要求： 500800。本题 30分） 今日助理，昨日秘 书？ 毕业于武汉某高校英语专业的何小姐来广州找工作，本想找一份秘 书的差事，但男友 极力反对，说秘书声誉不佳。何小姐考虑选择经理助理的职 位，又有人告诉她，助理和秘书 其实是“换汤不 换药” ，助理就是秘书，秘 书就是助理。 真是这样吗？ 据了解，很长时期以来，的确有一些经理老板喜欢雇用漂亮的女秘 书，作为“公关牌”， 更有甚者干脆来个“情人秘书”，公私兼顾。因此，在外人眼里，秘书往往有“公司花瓶”或“老 板情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。 为了避嫌，一些公司想出了新招数。 现任一家百货公司人事部经理的李先生告诉记者，他所在的公司曾有一段时间专招男 性秘书。后来发现，男秘书不如女秘书细心，在琐事面前容易产生厌烦情绪，于是公司又开 始聘用女性秘书。为了表明此 “职业秘书”非“花瓶秘书”，就给它安了个“经理助理”的头衔， 其实做的事也就是秘书的职责。 “助理”代替“秘 书”，求体面、正 视听是一方面，秘 书这一职 位本身的工作范围和职业要 求有了新变化也是重要因素。 传统型秘书主要为上司处理日常事 务， 协调上下关系，负责员 工考勤及会议纪要等文案工作，如今 这一职位逐渐向管理方向 发展，可以参与公司 发展的规 划、监督、决策以及人事方面的管理等。一个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂； 在员工看来，是一定范围内言出必遵的 “准上司”。不叫 “秘书”叫“助理”，理所当然。 16 朱小姐工作 5 年，正好完成了从秘 书向助理的转换。她最初为一家服装公司的经理做 秘书，工作很轻松，主要在办公室整理文件，给经理泡泡茶，也常陪经理在外面见客户。由于 觉得自己学非所用，加上屡遭 经理非礼，没干上一年就辞了职。第二家公司环境不错、待遇 不错、 经理也很“ 君子”，但她在里面干了两年，因为她不喜欢老是在别人的指挥下工作。到了 现在工作的这家房地产公司，开始仍是秘 书，但 渐渐涉及管理 层面。如今，她的名片上印着 “总经理助理”。 回溯 5 年，朱小姐承认干秘书这 一行的确容易让人有“ 别样”的想法，关键是自己要坚持 做人的基本原则。像她这样由秘 书变成助理的为数不少，但她靠的绝对是自己的实力。从她 的经验来看，助理和秘书不能 简单等同，助理要有更高的学历，更强的能力，并非“换汤不换 药”。 秘书与助理，真正的区别还要看在 实际工作中能够发挥的作用。光从招聘榜上看大大 小小的秘书或经理助理职位， 难以说清其间的微妙之别。心动了的求职者，此时的关键在于 弄清这个职位需要你做什么，你是否喜 欢，是否能 够胜任。好听不好听任由别人说的事， 你又何必太在意！（作者：杨黎虹、李新 龙， 载羊城晚报1999 年 6 月 8 日第 18 版） 六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。 （字数 要求：500800。本题 30分） （一）领导自己写报告， 专职秘书都取消 本报江西讯 江西省全南县委 书记李蔚近日宣布，取消 县委、县政府领导的专职秘书。 该县县委只配备两个公用秘书， 县政府只配三个秘书，使秘书职数减少了 50%。 近年来，全南县委、县政府正、副县党政领导都配备有专职秘书。秘书职数越来越多， 使部分领导养成了惰性。去年底， 该县新一届领导班子组成后，要求所有领导干部提高自身 业务素质，做到自己写报告、拟文稿，全面处理本职事务。 （载 1998 年 6 月 10 日羊城晚报 第 15 版） （二）四川绵阳市委规定：县级领导不得配秘书 本报讯 据成都商报报道，四川省绵阳市委近日发通知规定，县（市、区）党政领导一 律不得配备秘书。 众所周知，在县（市、区）党政领导班子成员中，配备秘书已是比较普遍的现象，在一定 程度上加大了领导干部的工作成本，同 时， 对县级领导干部的形象也有一定的不良影响。 为进一步加强各县（市、区）党政 领导班子建设， 绵阳市委下 发通知规定：各县（市、区） 党政干部不需要再配备专职秘书负责文字材料等日常工作，党政一把手可由 办公室指定一 个同志主要负责为其做好服务工作。 对已配备的秘书人员 安排适合的工作，属于借用、聘用 的秘书人员要及时清退。 （载 2002 年月 31 日南方都市报第 16 版） 附：参 考 答 案（卷） 一、判断题（每小题 2分，共 10分） 1 2 3 4 5 二、知识技能选择题（不定项选择，每小题 3分，共 15分） 1 2 3 4 5 三、案例分析题（每小题 15分，共 30分） 1根据国家行政机关公文处理办法的规定， “报告”适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问；“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。本案例中， 某单位申请追加经费，应该使用“请示”这一文种。 国家行政机关公文处理办法作为我 17 国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求， 带有强制性，不得违反，除了秘书人员必须严格遵守之外，与文书工作密切相关的各级领 导者也应熟悉、掌握。本案例中的失误主要应由“负责人”承担责任。当然，原撰稿人没 有委婉地向“负责人”指出错用文种的不良后果，而是采取私下更改的做法，对此也应予 以批评教育。 2日方如此安排外宾的发言时间并不算失礼。因为在安排会议程序时，必须充分考虑 会议的整体时间结构，如果任由外宾或重要人物自由发言，必然会影响到整个会议的进程， 无法实现会议的预期目的。日方官员在设置中方团长的发言时间时，只预留了一分钟的时 间，而且居然精确到了秒，这也可以看出日方对于会议程序的讲究已经形成一种习惯，成 为一种约定俗成的做法。中方团长最初感到惊愕，恰好反映出双方对于开会的认识差异。 这既是一种实际做法的差异，更是观念上的巨大反差。因为在讲究时间、讲究效率的竞争 机制下，如果连开会都无法准时开始、准时结束，会议的效果以及会后的执行情况又怎么 可能实现高效率？一句话，只有开好会，才能办好事。这一点，应该是中方团长事后为之 感慨的重要原因。 四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。 （每小题 5分，共 15分） 1要点：“目中有人”意思是秘书人员应当尊重所有人，而不应盲目骄傲、目中无人， 更不能盛气凌人、颐指气使；“眼中有事”指秘书人员应当时时处处做有心人，善于发现 那些不被人注意的问题，主动积极地将问题解决在萌芽阶段。 （第二点也可答作“既要想领 导之所想、急领导之所急，又要想领导所未想、急领导所未急” ） 2要点：容器的形状决定了水的形状。这句话形象地反映了领导与秘书在工作中的地 位：秘书在为领导服务的过程中，处于被动服从的位置。秘书的个性可以体现在生活中， 而不应体现在工作中。 3要点：秘书人员必须牢记自己的身份与地位，将处理好事务性工作视为辅助领导决 策的重要渠道（也是常规渠道） ，不能随意越权越位，干扰或代替领导的决策。不能认为秘 书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。 五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。 （字数要求： 500800。本题 30分） 今日助理，昨日秘书？的主要倾向是认同标题中的结论，即“今日助理，昨日秘 书” 。换言之，秘书有望成为更高层次的助理。全文的重点语句如下：“传统型秘书主要为 上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今这一职位 逐渐向管理方向发展，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等。一 个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂；在员工看来，是一定范围内言出必遵的 准上司 。不叫秘书叫助理 ，理所当然。 ”“秘书与助理，真正的区别还要看在实 际工作中能够发挥的作用。 ” 六、阅读下面两篇不同时期的报道，结合你对秘书工作的认识，写一篇分析性文章。 （字数 要求：500800。本题 30分） 评阅提示：报道一与报道二都有矫枉过正之嫌。首先，秘书工作的辅助性功能不容置 疑，无论是精简机构，还是降低工作成本，抑或是树立领导干部事必躬亲的形象，都不应 盲目裁减秘书人员，应视具体情况而定，不能简单地搞一刀切。其次，领导者的主要职责 在于决策，为了精简机构或降低成本而造成领导者忙于应付起草一般性文件的局面，将领 导者重新捆绑在琐碎、繁杂的事务性工作上，势必影响领导者的决策水平，造成不应有的 损失，这样做可谓得不偿失。第三，大幅度裁减秘书人员，或者硬性规定“县（市、区） 党政领导一律不得配备秘书” ，势必遭到或大或小、或显或隐的阻力，很难说具有多大的可 18 行性。 秘 书 学 试 题（卷） （说明：满分 100 分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一题） 一、判断题（每小题 2分，共 10分） 1评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。 （ ） 2秘书部门及秘书人员展开协调工作时可以对犯错误的有关人员进行批评、教育直至撤职 查办。 （ ） 3就一般性秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。 （ ） 4从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。 （ ） 5服从性从来都是秘书工作的首要特性。 （ ） 二、知识技能选择题（不定项选择，每小题 3分，共 15分） 1属于我国党政机关秘书规范体系中“