东安县司法局档案分类与编号方案

东安县司法局档案分类与编号方案 为了加强本局档案工作业务建设，逐步实现档案分类、整理、排列、 管理、检索、编目的标 准化和规范化，不断提高档案业务管理水平，充分 发挥档案的效用，更好地为本局各项工作服务。根据国家档案局印发的 机关档案工作业务建设规范和广东省机关档案工作业务建设实施细 则、 广东省机关档案分类办法（广东省档案局 1992 年 7 月 4 日印发）， 结合本局的实际，特制定本方案。 一、分类原则与适用范围 （一）本方案的分类原则是以本局所形成的全部档案为对象，依据本 局内设机构的职能，结合档案内容和档案载体形态特征，便于科学管理 和开发利用。 （二）分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。 （三）本方案适用本局全部档案的实体分类、组卷、编号和排架管理。 有类设类，无 类空类。 二、类别设置 本局档案共分八大类：即： （一）文书档案，大类代字 A； （二）基本建设档案, 大类代字 B; （三）设备、仪器档案, 大类代字 C; （四）会计档案, 大类代字 D; 【档案目标管理指导文本第二批：档案管理制度（2-7） 】 2 （五）已故人员档案，大类代字 E; （六）特殊载体档案（声像档案）档案, 大类代字 F; （七）专门档案,大类代字 G; （八）实物档案，大类代字 H; 三、分类方法 （一）A 文书档案 文书档案的一级属类，按组织机构或问题设置和排列。本局文书档 案按文件材料的内容所反映的问题设七个属类，属类不给代号，只作案 卷排列顺序的依据。 1、党组织工作（含团组织） 主要包括党组织的工作会议材料、工作计划、总结、专题汇报；党组 织的制度；党员管理、整党建党、组织设置、党员教育、党内干部管理、党 费管理、党 组织统计等方面的文件材料。 2、纪检、监察、 审计工作 主要包括纪检、监察、审计工作中形成的会议材料、工作计划、总结、 汇报统计报表和有关纪检、监察、审计工作的管理性的文件材料。 3、工会、妇女工作 主要包括职代会、先代会的会议材料，工会、妇女的工作计划、总结、 汇报；工会和妇女组织设置、职工思想教育、机关民主管理、劳动竞赛、 劳保福利、 计划生育工作等方面的文件材料；工会、妇女组织的统计材料。 4、行政工作 主要包括反映全局性的会议材料、工作计划、总结、经验介绍、调查 材料、刊物；秘书工作、办公制度，文件、档案管理；房屋、物资管理，接 待、后勤保卫，司法 业务 宣传咨询， 对人大议 案、政协提案办理答复等方 3 面的文件材料。 5、人事劳资工作 主要包括机构编制，人员调配、奖惩、任（聘）免（解聘），离退休（职） 招工招干，职称评聘，年度考核，干部 职工教育培训，老干部、科技干部 工作，安全生产，合同工、 临时工管理，劳动 保险、福利，工 资管理，人事、 劳资统计等方面的文件材料。 6、财务工作 主要包括经费请示与批复，财会管理等方面的文件材料。 7、司法业务工作 主要包括司法业务和管理等方面的文件材料。 （二）B 基本建设档案 基建档案按基建项目设属类，每个基建项目为一个属类，有多少个 基建项目，就 设多少个属类，并按基建项目竣工的先后依次排列属类顺 序，属类代号依次用阿拉伯数字 1、2、3、表示。 （三）C 设备、仪器档案 设备、仪器档案属类按设备种类或型号设置。 （四）D 会计档案 会计档案按会计类别设四个一级属类，即： 1、报表，代号为 1； 2、账簿，代号为 2； 3、凭证，代号为 3； 4、其他，代号为 4。 （五）E 已故人员档案 已故人员档案不设置属类，按已故人员死亡时间先后顺序排列。 （六）F 特殊载体档案（声像档案） 特殊载体档案（声像档案）按特殊载体（声像）材料的形式设五个属 4 类，即： 1、照片，代号为 1； 2、底片，代号为 2； 3、录音，代号为 3； 4、录像，代号为 4； 5、机读材料，代号 为 5。 （七）G 专门档案 专门档案下设二个一级属类，即： 1、公证档案，代号 为 1，其下又 设两个二级属类，即： （1）国内公证（含民事、经济），代号 1； （2）涉外公证，代号 2。 2、律师档案，代号 为 2，其下又 设两个二级属类，即： （1）民事，代号 1； （2）刑辩，代号 2。 （八）H 实物档案 实物档案不设属类，按时间顺序排列。 四、档案编号与案卷排列编号 （一）文书档案 1、（立卷）编号模式：大 类 代 字 +保 管 期 限 代 号 +目 录 顺 序 号 +案 卷 顺 序 号 如：A 0.1 1（2、） 案卷顺序号（同一目录顺序号内编大流水号） 目录顺序号（1 表示该保管期限的 第 1 本目录， 1994 年 为 1、1995 年为 2、1996 年为 3、） 保管期限代号（1 为永久、2 为长期、3 为短期、0 为 永久长 期短期 5 合编） 大类代字（A 代表文书档案） 其中：A0.1 构成文书档案的目录号。 文书档案案卷的排列：每年的案卷按保管期限永长短顺序并结合分 类方案中各属类的顺序排列。每卷一个号，每年编一个流水号。 2、（立卷改革）编号模式：年度+保管期限代号+件号 2000 年开始本局文书档案按广东省文件材料归档方法改革方案 进行立卷改革。按照“ 遵循文件的自然形成规 律，保持文件的原貌和完整， 准确判定文件保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用” 的归 档原则，顺应 文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理 归档，即顺 其自然， 单 件归档。由本局档案室集中整理归档，按年度 机构保管期限逐级进行分类。先将归档文件材料按三个保管期限分 开，同一个保管期限的文件材料，按照机构时间先后排列，并且尽 可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会 议形成的)文 件材料排列在一起。归档文件逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并 填写有关栏目的内容。件号以年度为界线，一个保管期限编一个大流水 号。 （二）基本建设档案 编号模式：大类代字+ 属类代号+ 案卷顺序号 如：B 1 1（2、） 案卷顺序号（属类内编流水号） 属类代号（每个基建项目为一个属类） 大类代字（基建档案） 6 此编号模式，构成基建档案的档号。 基建档案案卷的排列：每个基建项目内（属类内）的案卷按依据性材 料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施 工、施工竣工验收、 财务 器材管理、使用 维修的 顺序排列。每卷一个号， 依次编一个流水号。 （三）设备、仪器档案 编号模式：大类代字+ 属类代号+ 案卷顺序号 如：C 1 1（2、） 案卷顺序号（属类内编流水号） 属类代号（每个种类或型号设置为一个属类） 大类代字（设备、仪器档案） 此编号模式，构成设备、仪器档案的档号。 设备、仪器档案案卷的排列：每台设备、仪器的文件材料组成一个或 多个案卷，并按设备购置的时间先后依次排列。每卷一个号，属类内编 一个流水号。每个设备、仪器内的案卷按依据性材料、设备开箱验收、设 备安装调试、 设备运行维修、随机图样等的顺序排列。 （四）会计档案 编号模式：大类代号+ 属类代号目录顺序号+案卷顺序号。 如：D 1. 1 1（2、） 案卷顺序号 目录顺序号 属类代号（1 为报表、2 为账簿、3 为凭证、4 为其他） 7 大类代字（D 代表会计档案） 其中：D1.1 构成会计档案（报表）的目录号。 会计档案案卷的排列：每个属类内的会计档案按保管期限不同分别 排列，同一保管期限的再按会计档案形成机构并结合时间先后依次排列， 每册一个号，若干年编一个流水号。 （五）已故人员档案 编号模式：大类代字+ 目录顺序号+ 案卷顺序号 如：E .11（2、） 案卷顺序号（按死亡时间先后依次排列） 目录顺序号 大类代字（E 代表已故人员档案） 已故人员档案档案的排列：按死亡时间先后依次排列。每人一个号， 若干人编一个流水号。 （六）特殊载体档案（声像档案） 1、照片、底片档案编号模式： 大类代字+一 级属类代号+ 二级属类代号目录顺序号+案卷顺序号 如:F 1.1.1 1（2、） 案卷顺序号 目录顺序号 二级属类代号(1 为组织沿革类、2 为会议业务类、3 为 宣教文件类、4 为荣誉实物类 5 为综合 类） 一级属类代号（1 为照片、2 为底片） 8 大类代字（F 代表特殊载体档案（声像档案） ） 其中:F1.1.1 构成特殊载体档案（声像档案）（照片档案）的目录号。 特殊载体档案（声像档案）的案卷排列：每个属类内按形成的时间先 后依次排列。每册一个号，历年编一个流水号。 2、录音、录像、机 读材料档案 编号模式： 大类代字+属 类代号+ 目 录顺序号+案卷顺序号 如:F 3.1 1（2、） 案卷顺序号 目录顺序号 属类代号（3 为录音、4 为录像、5 为机读材料） 大类代字（F 代表特殊载体档案（声像档案） ） 其中: F3.1 构成特殊载体档案（声像档案）的目录号。 录音、录像、机读材料档案的案卷排列：每个属类内按形成的时间先 后依次排列。每册（盒、盘、 张）一个号，历年 编一个流水号。 （七）专门档案 编号模式：大 类 代 号 +一 级 属 类 代 号 +二 级 属 类 代 号 目 录 顺 序 号 +案 卷 顺 序 号 。 如：G 1. 1 .1 1（2、） 案卷顺序号 目录顺序号 二级属类代号（ 一 级 属 类 为 公 证 档 案 时1为 国 内 公 证 、 2为 涉 外 公 证 ； 一 级 属 类 为 律 师 档 案 时 1 为 民 事 、 2 为 刑 辩 ） 一级属类代号（1 为公证档案、2 为律师档案） 大类代字（G 代表专门档案） 9 其中：G1.1.1 构成专门档案（国内公证档案）的目录号。 专门档案案卷的排列：每个属类内的档案按时间先后或自然编号先 后排列（国内公证档案每年内先排民事再排经济，然后按时间先后或自 然编号先后排列），每卷一个号，若干年编一个流水号。 （八）实物档案 编号模式：