会计档案整理办法和汇集凭证盒填写示意图

某县会计档案整理办法 一、会计档案的归档范围。会计档案的归档范围，主要包 括本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算 专业材料及银行存款余额调节表、银行对账单。 本单位的经费预算、财务收支计划、调资定级、财务制度， 财务政策管理文件材料，纳入文书档案立卷，不纳入会计档 案归档范围。 会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计档案案卷 目录，归入全宗卷。 二、会计档案的分类。会计档案共分为四类，即： 1、会计凭证类; 2、会计账簿类; 3、财务报告类; 4、其他类（主要包括银行存款余额调节表、银行对账单， 以及其他应当保存的会计核算专业材料） 二、会计档案的保管期限。会计档案的保管期限分为永 久、定期（525）两种。 永久保管的会计档案主要有，本单位形成的财务决算报 告、税收年报（决算）、财政总预算。 2 除上述外，其余会计凭证、会计账簿、财务报告等均属定 期保管。详见财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计 档案保管期限表（附件 1）。 已实现会计电算化采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介 质存储会计账簿、报表的，除以打印在纸介质上的账簿、报表 为主要会计档案保存外，保存在其它介质上的会计凭证、账 簿、报表也应作会计档案。其保管期限与纸介质的同类档案 相同。对于因升级换版、新购而停止使用的会计核算软件系 统，应作为会计档案永久保存。 四、会计档案的整理。 （一）会计凭证的整理。凭证按月、按记账分类和编号顺 序进行整理。折叠整齐，加具凭证封面，装订成卷（每卷厚度 不超过 2.5 厘米）。 （二）会计账簿整理。按照账簿种类整理立卷。具体方法 是： 1、订本账在原装订本正面贴上“会计帐簿封面” （购附件 2）； 2、活页或卡片账页，先去掉空白页，并依次编定页号， 再装订并贴上“会计 帐簿封面” ； 3、账页较少，可先将保管期限相同的几种账簿依次排 河北省国昌档案用品厂提供 电话3 列，并统编页号，再用卷内目录写明每种账的名称、页号，最 后装订并贴上“会计帐 篷封面” 。 4、封面项目及填写要求：封面设置单位名称、题名、保管 期限、年度、案卷号。 （1）单位名称填写全称或规范简称，如： 云阳县教委；（2）题名按组卷不同，分别填写：现金出纳帐、银 行存款帐、总帐、明细帐、日记帐；（3）保管期限填写 15 年或 25 年；（4）年度和案卷号均填写阿拉伯数字。 （三）财务报告的整理。对财务报告的整理，应分不同保 管期限，分别立卷。其步骤为： 1、按文书立卷的方法填写卷内目录，写明每种财务报告 的名称、页号，并按要求填写备考表。 2、装订。装订的顺序为：卷内目录卷内文件备考表。 3、加制财务报告封面（见附件 3）。封面设置单位名称、 题名、保管期限、年度、案卷号、件数、页数等项目。 （1）单位名 称填写全称或规范简称；（2）题名填写财务决算或会计月、季 报表；（3）保管期限填写永久或 10 年或 5 年；（4）年度、案卷 号、件数、页数均用阿拉伯数字填写。 （四）会计其他类的整理：类似财务报告的整理（略）。 五、会计档案的装盒。 （一）凭证。用凭证盒装（凭证盒式样见附件 5），每盒装 4 一卷。凭证盒背脊设置有全宗号、目录号、年度、月份、案卷 号、保管期限等项目，均采用阿拉伯数字填写。 （二）账簿、财务报告、其他类。用会计档案盒（见附件 6、7）装，每盒装一卷。档案盒正面第一栏空白处填写单位名 称。正面、背脊均设置全宗号、目录号、类别、年度、案卷号、 保管期限。 1、全宗号、目录号采用阿拉伯数字填写； 2、“类别 ”栏 分别填写 “帐篷”、 “财务报告”、 “其他类” ，背脊 处的书写位置较窄，可写小点，要与“类别 ”二字一样横写，不 能竖排； 3、年度、案卷号、保管期限与各自封面填写相同。 六、会计档案的排列。根据立档单位性质和会计档案不 同类型，分别按下列方式排列。 1、单一会计类型的立档单位，会计档案的排列方式：永 久保管的财务报告，按年度顺序依次排列；定期保管的账簿、 财务报告按年度顺序一起依次排列，凡没有按此要求办理的， 从 1999 年起，按该办法进行排列,档案一直没有整理的，可 从单位成立年度起依该办法排列。 （即将保管期限 25 年的会 计账簿、15 年的会计账簿、保管期限 10 年的报表进行合并 排列。例如某单位的会计档案排列为：1999 年 25 年的会计账 河北省国昌档案用品厂提供 电话5 簿、15 年的会计账簿、保管期限 10 年的报表依次排完后，再 排 2000 年 25 年的会计账簿、15 年的会计账簿、保管期限 10 年的报表，依次类推。 ）；定期保管的凭证按年度顺序依次排列。 保管期限为 5 年的会计档案，可不系统排列。 2、有两种以上会计类型或财会部门的立档单位，会计档 案的排列方式：对每一会计类型或财会部门的会计档案都各 自按照单一会计类型的立档单位会计档案的排列方式排列。 3、企业会计档案的分类排列办法仍按国家档案局 1991 年印发的工业企业档案分类试行规则（国档发1991 20 号） 执行。 七、会计档案的编号、编目。一个单位的会计档案分三个 部分排列，编三个通号。永久的财务报告、会计凭证从单位成 立起多年编拉通编号。保管期限 25 年的会计账簿、15 年的 会计账簿、保管期限 10 年的报表保管期限 10 年的报表，原 则上从 1999 年起合并排列，并从“1”开始多年编通号；档案 一直没有整理的，可从单位成立年度起依该办法进行编号。 每一部分编制一本案卷目录，给定一个目录号。一本目录内 的案卷号最多不超过三位数，凡超过三位数，重新从“1”开始 编。对排列就绪的每一部分档案，依次编定案卷号。永久保管 的案卷编制一式三份案卷目录，定期保管的案卷编制一式两 6 份案卷目录。 会计档案案卷目录（凭证） 年度 案 卷 号 案卷标题 张 数 保 管 期 限 会 计 经 办 人 备 注 1991 1 1 月份会计凭证(1-5 号) 100 15 陈 XX 2005 100 1 月份会计凭证(7-12 号) 80 15 李 XX 八、会计档案的鉴定。对保管期满的会计档案，档案部门 应及时会同财会部门，根据会计档案保管期限的规定和会计 档案的实际价值，对保管期满的会计档案的保管期限进行重 新认定。鉴定会计档案采取直接鉴定法，即逐卷（册）、逐件、 逐页鉴定。对保管期满应予销毁的会计档案，由档案部门和 财会部门进行终审鉴定，提出鉴定销毁意见，双方都认为确 无保存价值的，才能作出销毁结论，认定意见不一致时，应当 缓销。 对其中尚未了结的债权债务，以及对历史遗留问题有重 要参考价值的原始凭证，如工资花名册，干部、职工离（退）休、 退职方面的有关凭据，涉及土地征用、房屋维修、固定资产等 河北省国昌档案用品厂提供 电话7 财产买卖单据，涉外事务和对私改造的凭证，罚没赃款、赃物， 产权赔偿和重大经济案的原始凭证，均应抽出，另行立卷，由 档案部门保管到确无继续保存必要时，再予以销毁。 九、单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在 终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案的管理。属全 民所有制单位的，由终止单位按规范整理后交同级档案馆管 理；其他单位，交业务主管部门或财产所有者代管；无业务主 管部门或业务主管部门、财产所有者不便代管的，交有关档 案馆代管。 8 附件 1 财政总预算、行政单位、事业单位和 税收会计档案保管期限表 保管期限 序 号 档案名称 财政 总预算 行政单位 事业单位 税收 会计 备注 一 会计凭证类 1 国家金库编送的各种报表及 缴库退库凭证 10 年 10 年 2 各收入机关编送的报表 10 年 3 行政单位和事业单位的各种 会计凭证 15 年 包括：原始凭证、记账 凭证和传票汇总表。 4 各种完税凭证和缴、退库凭证 15 年 缴款书存根联在销号后保管 2 年。 5 财政总预算拨款凭证及其他 会计凭证 15 年 包括：拨款凭证和其他 会计凭证 6 农牧业税结算凭证 15 年 二 会计账簿类 7 日记账 15 年 15 年 8 总账 15 年 15 年 15 年 9 税收日记账（总账）和税收票 25 年 河北省国昌档案用品厂提供 电话9 证分类出纳账 10 明细分类、分户账或登记簿 15 年 15 年 15 年 11 现金出纳账、银行存款账 25 年 25 年 12 行政单位和事业单位固定资 产明细账（卡片） 行政单位和事业单位 固定资产报废清理后 保管年。 三 财务报告类 13 财政总预算 永久 保管期限 备注 序 号 档案名称 财政 总预算 行政单位 事业单位 税收 会计 14 行政单位和事业单位决算 10 年 永久 15 税收年报（决算） 10 年 永久 16 国家金库年报（决算） 10 年 17 基本建设拨、贷款年报（决算） 10 年 18 财政总预算会计旬报 3 年 所属单位报送的保管2 年。 19 财政总预算会计月、季度报表 5 年 所属单位报送的保管2 年。 20 行政单位和事业单位会计月、 季度报表 5 年 所属单位报送的保管 2 年。 21 税收会计报表（包括票证报表） 10 年 电报保管 1 年，所属税 务机关报送的保管 3 年。 10 四 其他类 22 会计移交清册 15 年 15 年 15 年 23 会计档案保管清册 永久 永久 永久 24 会计档案销毁清册 永久 永久 永久 注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案 保管期限规定办理。 附件 2（实例） 会 计帐 簿封面 单位名称： 云阳县档案局 题 名： 明细帐 保管期限： 15 年 年度： 2005 案卷号 50 河北省国昌档案用品厂提供 电话11 图 1 附件 3（实例） 财务报告封面 单位名称： *县档案局 题 名： 财务决算 保管期限： 永 久 年度： 2005 案卷号：35 共 2 件 25 页 12 河北省国昌档案用品厂提供 电话:0319- 7877258 13 附件 4 会计其他类封面 单位名称： 题 名： 保管期限： 年度： 案卷号： 河北省国昌档案用品厂提供 电话15 附件 5（实例） 全宗号 0012 目录号 4 案卷号 120 年 度 2005 月 份 9 凭证号 2035 会 计 档 案 （凭 证） 立档单位： 时间 年 月 日至 年 月 日 本月共 册 本盒是第 册 凭证自 号至 号共 张 保管期限 财会主管 立卷人 全宗号 目录号 案卷号 16 附件 6：会计档案盒正面（填写实例） * *