业务档案管理办法[1]

业务档案管理办法 为了加强事务所内部管理及维护委托单位的利益，进一步规范 事务所业务档案管理，以确保业务档案的安全、完整和使用，根据 中华人民共和国档案法及北京市注册会计师协会下发的会计 师事务所、资产评估机构业务档案管理暂行办法的规定，结合事 务所的实际情况特制定本管理办法。 第一章 业务档案的装订 第一条 事务所业务档案须用穿钉或装订线装订。装订应牢固、整 齐、美观，且不得随意改变装订方式。每册档案应以与 A4 复印 纸尺寸同等大小的纸张装订，超出尺寸的部分需折叠整齐，每册 厚度不能超过 6 厘米，装订成册时应取下曲别针、订书钉等金属 物品。对于不符合装订要求的业务档案，档案管理部门有权拒收。 第二条 业务档案应按照一个委托单位、一项业务的原则进行组卷， 对于一项业务需要组成若干册时，应在每册的封面上注明此项业 务共计多少册及每册顺序编号。 第二章 业务档案有关事项的填写 第三条 业务档案的封面必须填写完整，包括客户名称、负责人、 年度、期间，右上角应注明此项业务的报告编号及业务类别，以 上内容部门不能有缺少项目。 第四条 业务档案内文件材料应包括以下内容： 1. 卷内文件目录 2. 报告书流程控制表 3. 相关符合记录表 4. 项目基本情况表 5. 业务约定书 6. 业务报告（正本在前，修改稿在后） 7. 被委托单位说明书， ，被委托单位地未审计报表 8. 工作计划 9. 审计差异调整表及测算平衡表 10. 业务完成后的工作总结 11. 被委托单位相关内部控制制度的研究与评价记录 12. 实施具体审计程序的记录和资料 13. 与被委托单位、其他审计人员、专家和其他人员的会谈记录往来 函件 14. 重要法律文件、合同、协议和会议记录的摘录或副本 15. 与被委托单位组织机构及管理层人员结构有关的资料 16. 与被委托单位设立有关的法律性资料，如企业设立批准证书、营 业执照、合同协议、章程等文件的复印件等 17. 其他与完成业务约定事项有关的资料 18. 在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角和背面的左上角 编写该页底稿的索引号 19. 备考表：放置于每卷卷尾，具体填写事项包括：本卷情况说明、 3 立卷人、检查人、立卷时间、签字部分。 以上文件的排列顺序按照工作底稿的索引号顺序排列。 业务档案的归档由项目负责人负责，项目负责人对业务档案的完 整性及充分行进行复核后，业务档案方可移交至档案管理部门， 项目总负责人负有监督责任。 第三章 业务档案的收缴 第五条 各部门业务人员在业务工作结束后 2 个月内，必须将业务 工作过程中形成的文件材料和工作底稿，按归档要求进行整理后， 及时向档案管理人员移交；对逾期未交业务档案的部门及人员， 档案管理部门将负责进行催缴工作，任何人不得以任何理由拒绝 归档或据为己有。 对业务报告出具后超过 2 个月期限且经档案管理部门催缴后 仍未交存业务档案的部门及人员，由档案管理部门提出书面报告， 业务主管合伙人及相关业务人员对所属事项无异议并签字确认后， 报经注人会计师批准，在全所范围内予以通报批评并追究相关责 任人责任，有此产生的一切不良后果由相关责任人承担。 第六条 业务档案交存时，业务人员应将电子底稿与纸质底稿同时 交存，电子底稿包括但不限于：审计业务约定书、审计计划、审 计报告及监管机构要求报送的其他资料。档案保管人员会对交存 的业务档案进行认真检查，确认其是否符合本办法第二章第四条 的有关要求，经检查合格后，由交存人填写交存记录表后，放可 归档。 第四章 业务档案的存放 第七条 在事务所内部存放的业务档案将按照“年度业务类型 报告号”进行分类存档管理；在档案管理局存放的业务档案将执 行当地档案馆管理局的有关规定；为确保档案安全，严格做到 “八防” ，即防盗、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染。 第八条 各分支机构承做的业务档案原则上存放在分支机构所在地， 如果事务所档案室无法存放所有业务档案，可只存放本年度及最 近两个年度内档案，其他年度的业务档案可移至当地档案局存放。 第九条 事务所业务档案应当自审计报告日起，对审计工作底稿保 存十五年。对于事务所未能完成的审计业务，事务所应当自审计 业务终止日起，对审计工作底稿至少保存十五年。 第五章 业务档案的节约及利用 第十条 为维护事务所利益，严格做好保密工作，借阅业务档案的 任何人不得对档案进行毁损、涂改、伪造和泄密；对违反规定的 人员，将根据档案管理有关规定作相应的处理。 第十一条 事务所业务档案均按报告编号进行存放管理；档案借阅人 员在借阅业务档案时必须提供所要借阅档案的报告编号，同时档 案管理部门负责提供档案及报告编号清单供各业务部门查阅。 第十二条 档案借阅时间：原则上不超过 1 个月，超过一个月仍需继 续借阅的由经办人向档案管理部门重新办理借阅手续。 对于借阅期限超过 1 个月未归还也未重新办理借阅手续的，档案 5 管理部门应当追查原因，追缴档案，并报告项目总负责人，必要 时报告主任会计师。 第十三条 凡借阅工作底稿人员，一律持经营班子成员以上领导或事 务所合伙人同意的借据，经分管档案管理的领导或主任会计师批 准后，放可借阅。 第十四条 业务档案的借阅，原则上只能借阅本部门（借阅人本人承 做的）业务档案；若确因业务需要借阅其他人承做的业务档案时， 须经原项目承祚负责人（或业务部门负责人）及该项目的分管领 导书面同意，并须经分管档案管理的领导或事务所主任会计师同 意后，方可借阅。 第十五条 借阅业务档案时，应该详细填列借阅记录。 第十六条 事务所外部有关政府极其他机构因故调（借）阅事务所业 务档案时，应由事务所签字注册会计师按所内节约办法办理相关 的借阅手续，档案管理部门应当保存外部调（借）档案证明。 第十七条 对于事务所内部需要复制的档案，必须履行相应的审批手 续，由经办人所在业务主管合伙人和档案管理部门负责人签批后 进行登记备案。对于所外单位需要复制的档案，必须在复制件上 注明“复制件”并加盖“利安达会计师事务所档案管理部门”专 用章。 第六章 业务档案的归还 第十八条 借阅档案人员在使用完毕后应及时归还，并填写归还记录 （表样由档案管理部门制定） 第十九条 业务档案归还时，由档案管理部门适时协同质量监管部进 行抽查，如发现有毁损、涂改、伪造等情况发生、将上报主管领 导及事务所主任会计师，作出相应的处理。 第七章 业务档案的销毁 第二十条 对已到期的业务档案，事务所在进行“二次”鉴定确认无 利用价值后，必须按照北注协的要求和有关规定进行销毁。具体 销毁程序依次如下： 1. 档案管理部门档案管理人员必须编制业务档案销毁清册。 2. 档案管理部门负责人将业务档案销毁清册呈报合伙人会议， 做出销毁业务档案的决议，并经股东大会审议通过。 3. 由事务所法定代表人、档案管理部