2012年采购部工作展望.docx

2012年采购部工作展望2012年元月5日经过两个多月的艰苦奋战，首批门店陆续开业，在这初战告捷兴奋之余，更加迫切地感到要有一套行之有效的操作规范去适应以后的发展需要，在这里粗略地归纳一下自己的想法，供领导参考。1采购部组织架构采购经理 数据、文秘 稽核采购岗 位职 责考核指标采购1品种引进与淘汰。2供应商开拓与选择。3营业外收入与返利的争取。4促销协助。5高毛利品种引进。6市调信息收集。7商品投诉处理。1销售额；2毛利额；3营业外收入与返利稽核1门店请配订单确认。2库存管理；3付款；4退调库处理；5发票勾兑；6缺货管理信息收集；7厂商对账。8区域仓库与门店的上传下达。1库存周转天数；2商品保供率；3退调货比例；4商品报损率数据数据统计、缺货率统计、考核统计、新供应商、新商品资料录入，商品及供应商基本信息修改、协议等档案归类。任务完成时间性及差错率，完成质量，工作态度2采购部岗位描述2-1采购部经理岗位职责描述岗位：采购部经理 直接上级：分管付总经理岗位职责：贯彻执行公司的经营方针政策，执行公司经营理念和经营目标，增加公司商品调控力度，提升公司商品竞争力。岗位与分工： 采购部经理 采购 稽核 数据、文秘主要职能：1公司商品月/季经营计划（包括分类营业计划、分类采购计划）的制定；2供应商、商品基本资料的维护，合同协议的审核；3对商品进行市场调查，了解市场价格，并提交价格调查报告及调价分析报告；4商品的销售评估分析，商品的汰换分析及监督；5新商品引进及淘汰的程序管理和督导；6对公司总体资金付款的分配与控制.7重点品种的确定和每月调整计划的审核8对每个采购员进每周商品缺货率库存周转的考核.9对每个商务进行所管理商品的销售额和毛利率毛利额的考核10贯彻执行公司的经营方针政策。11监管公司总部库存、退调库存、门店库存的周转情况。12每月付款额度的分配与付款计划的审核。2-2采购岗位职责岗位： 采购 直接上级：采购部经理岗位职责： 商品协议谈判 、新品引进、供应商开发、高毛利主推产品开发、商品计划制定、商品的汰换计划岗位分工： 采购部经理 采购主要职能：（1） 供应商质量体系的保证，协助质量部处理质量投诉；（2） 首营企业与首营商品的引进，新品铺货计划；（3） 协议初步谈判与合同拟订；（4） 每月制定商品的采购计划；指导采购员的商品采购；（5） 商品采购价格的拟定；商品供应商的更换；（6） 在品类分析的基础上，拟定商品汰换计划；（7） 高毛利产品的引进与营销政策的拟定；（8） 协助采购部经理落实公司商品采购销售的政策。（9） 商品的促销：制定商品促销计划，利用供应商以及门店的资源，提高商品的销售量；（10） 营业外收入的争取。（11） 供应商的开发与评估；2-3稽核职责岗位： 稽核 直接上级：采购经理岗位本职： 总库库存的缺货管理、退调货管理、门店库存监管、每月付款计划排定、收集商品有关的各种信息岗位分工： 采购经理 稽核主要职能：（1） 总库库存管理，按商务的商品计划数量、价格、指定供应商，进行商品的采购，确保满足门店销售的需求，同时控制库存周转率。（2） 退调库存的管理，负责商品的回收票据处理。（3） 每月根据库存和销售情况按供应商排出付款计划。（4） 监控门店库存大的品种，及时作出调整计划提供给门管部进行调节。（5） 收集商品的供应情况，及时提供给商务和采购经理。（6） 收集和处理门店的商品投诉情况，及时解决商品有关的问题，不能解决的提供给商务和采购经理解决。（7） 总部商品的有关信息及时提供给门店。（8） 返利作业管理（9） 退调货商品处理与帐务处理2-4档案录入管理员职责岗位：档案员 直接上级：采购部经理岗位本职： 内勤工作 、协议合同归档、价格管理、文件管理、上级公司联络岗位分工： 采购部经理 数据录入主要职能：1、 文件收集归档；2、 会议记录；3、 合同、协议按年份归档；4、 首营申报的程序。5、 商品物价信息调整；商品信息的门店通知下发；6、 商品物价管理；7、 配合采购进行商品物价分析；8、 上级公司的信息联系与文件传递；9、 返利统计与整理；10、文件起草。3流程3-1一般业务管理总流程采购部与供应商洽谈新商品引进是否新供应商旧供应商新商品引进流程 否 是新供应商商品引进流程订货管理作业流程收货工作流程进行商品销售、管理 采购部分析是否有滞销或质量问题退货管理流程采购部处理解决 是 采购部分析经营是否有问题 是 否信息部：新商品试销是否已经到期 否 是新商品转正流程供应商分析淘汰流程是否新供应商 需结算流程 不需3-2新供应商商品引进流程采购员洽谈新供应商及新商品将供应商详细资料列表，上报采购经理审批。并注明更换供应商原因：如供货价较低、是生产厂家等商品是否已有经营 已有经营 不 同 意 无将供应商详细情况资料列表填写新商品录入资料表和供应商录入表申报采购经理/分管副总审批采购部录入组录入：1、新供应商资料2、新商品资料3、设定商品状态采购员下新品订单，并通知门店3-3旧供应商新商品引进流程供应商带新商品样品及资料与采购部采购员洽谈不同意采购文员填写新品录入资料表采购部主管/经理签名同意确认 同意采购部录入组录入新商品资料并确认采购员下新品订单，并通知各门店3-4联营及代销供应商引进流程采购部与供应商协商代销或扣点条件不同采购主管与供应商草签联营或代销合同意供应商在合同上签名、盖公章交采购经理和采购总监审核同意分管副总签名是否同意 不同意同意采购员与供应商合同签署备案（一式三份）供应商留底采购部留底财务部留底采购文员填写新品录入资料表和供应商资料表整理费用收取清单采购部录入小组供应商和商品资料，进入订货程序3-5供应商分析淘汰流程信息部每周进行一次检查，已入场三个月供应商，以及供应商销售排行榜编号、供应商名称、进场日期、品种数、平均日销、结款方式、库存金额信息部列供应商经营情况一览表采购部签署是否保留意见并交采购经理确认签名通知信息部：淘汰供应商名单及最后期限信息部检查是否按时完成 通总经理签名是否保留 知通知：采购部、财务部、营运部、信息部该供应商转正 采 购 及 总 经 理采购部将该供应商资料订为不可订或不可进退货流程采购部书面填报各厂家特别费用清单财务部汇总并收取厂家各项费用财务部结清供应商余款3-6代销结算流程采购查询供应商可结算金额并填单签名采购部书面填报供应商特别费用清单财务部汇总各项费用，列明细表财务部核对应结款余额，收取供应商各项费用采购经理签名同意财务经理同意供应商按单开具结算发票财务每月交代销供应商结算情况表于总经理财务部确认支票日期出纳员付款，在电脑系统内做付款确认3-7(先货后款）结算流程供应商检查验收单和送货单并更正每月5日至15日供应商持验收单至财务部对帐财务部对帐组将供应商验收单和电脑验收单进行核对 无 检查门店入库单是否有误确定供应商验收单与电脑验收单是否平帐 否 补做调整单 是 有待处理财务部检查单据是否已到结算期采购及店面在每月4日前统计供应商的各项应扣费用数量有误，由收货部提出解决方案金额有误，由采购部提出解决方案 否 到期财务部结转已平帐单据，财务总监结转不平帐单据财务经理审批 同意交采购主管/经理签名确认应付款金额，采购经理签名确认总经理签名同意权限金额范围之外 权限金额之内财务经理签名同意 通知供应商在每月21日至28日领款并提交增值税发票财务部确认付款日期，出纳员付款并在电脑内做付款确认3-8类别单品数量管理流程采购经理每月至少一次查询分类商品情况采购部经理根据公司情况，确定商品类别及每类应做品种类 不 妥列分类商品数量表报总经理审批类别实际单品数是否符指标数 同 意通知采购总监或采购部经理，由采购总监或采购部经理汇报差异原因由总经理、采购总监与其它高层领导1、确定各采购分管大类2、确定各大类应有商品品种3、确定各大类应占用面积及楼层位置 差异 较大差异原因是否合理调整类别中单品数量指标 合理由电脑部1、录入商品分类资料2、设定每类商品种类3、设定各采购主管分类管理权限 不合理采购部负责整改，增加新品或淘汰滞销品完成，下次再查3-9商品铺货作业程序1目的制定本程序的目的是为了规范回收新品铺货作业程序，使新引进的商品能及时准确地铺到门店，履行合同，对外树立讲信誉企业形象，提升公司的品牌，提升公司的竞争力。2责任 21采购部负责对新商品配送的确定，配送单的拟定。 22门店管理部负责对配送单的审核。 23贮运部门负责新品的打单、配送。 24财务部负责帐务的处理。3程序31新品分配方式按集采集供、集采分供、分集分供不同的方式进行311集采集供品种，采购部根据各节点公司同类产品的销售情况，按比例分配给各节点分库，再由各分库根据各自配送门店的销售情况生成分配计划。312集采分供品种、分集分供品种，由各分库根据各自配送门店的销售情况生成分配计划。32系统生成分配单，分配各分库或门店的数量。33分配单由采购审核，并作出调整。34启动配送程序，按门店配送作业程序。35财务部对配送货值作好帐务处理。3-10商品报损报溢作业程序1目的制定本程序的目的是为了规范商品报损报溢作业程序，控制商品的报损率，盘盈商品或赠送商品能及时准确入库，减少公司不必要的损失。2责任 21仓保员负责对商品损溢的实物清点，作业单据的填写。 22采购部负责对报损报溢商品的审核。 23总经理负责对商品损溢的考核。 24财务部负责对商品报损报溢金额的审核及帐务的处理。 25本程序适合仓库盘点后的报损报溢，及退调库供应商的换货，新品引进铺货费抵货的报溢。3程序31仓库盘点损溢311仓库盘点仓保员列出损溢商品清单，并填写商品损溢单。312仓贮经理对损溢清单进行审核，并追查原因。313报供应链分中心经理审核