公司财务报销制度及报销流程.docx

财务报销制度及报销流程第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条 本制度适用公司全体员工。 第二部分 借支管理规定及借支流程 第一条 借款管理规定 (一) 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其他临时借款：如业务费、会务费等，借款人员应及时报帐，借款原则上不允许跨月借支。 (三) 工地临时用工人员工资借款：由借款人填制借款单，项目负责人审核签字，报财务部门借支。（四） 各项借款金额超过1000元应提前一天通知财务部备款。 (五) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准；（2）借领支票者原则上应在3个工作日内办理销帐手续。 (六) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 第二条 借款流程 (一) 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。 (二) 审批流程：1、借款1000元的需填写借款申请单由主管部门经理审核签字财务复核总经理审批。 2、借款1000元的填写借款单由主管部门经理审核签字财务复核。(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第三部分 日常费用报销制度及流程第一条 日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。第二条 费用报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据。 (二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 (三) 按规定的审批程序报批。 (四) 报销1000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第三条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单部门经理审核签字财务部门复核总经理审核签字到出纳处报销。第四条 差旅费报销制度及流程。（一） 费用标准: 职 务 住宿 跨省交通工具 伙食标准公司员工 无星级 公交车、火车硬卧 100元/天总经理及以上 四星级 火车、飞机 实报实销（二）费用标准的补充说明： 1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，超出住宿标准部分由员工自行承担。 2. 伙食、交通费用原则上采用据实报销形式，超出标准部分由员工自行承担。3. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。 4. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 （三） 报销流程 1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 返回报销：出差人员应在回公司后3个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。 第五条 电话费报销制度及流程 (一) 费用标准 1. 移动通讯费：公司员工的通讯费补助含在工资里面，且随工资一起发放，原则上不再另外报销。2固定电话费：公司在办公场所配备了必须的固定电话，并由公司统一支付话费。 第六条 交通费报销制度及流程 (一) 费用标准：1员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下可以私车公用，且事先到办公室登记事由和公里数。2市内因公打车费应保存相应车票报销。 (二) 报销流程 1. 员工整理交通车票，按规定填好交通费报销单（注明事由）。 2. 审批:按日常费用审批程序审批。 3. 员工持审批后的报销单到财务部门办理报销手续。 第七条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 （一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司办公室统一管理，集中购置,专人负责。 （二）报销流程 1对外采购活动的分工（1）公司办公用固定资产、办公耗材等的对外采购活动由办公室负责办理。 （2）公司硬件设施及原辅材料的采购活动由技术部负责办理。 2购置申请:由各部门根据需求及库存情况填写购置申请单。3购置流程：由采购人员负责选购。4报销程序：报销人先填写费用报销单(附清单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 第八条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 （一）费用标准 1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意并确定标准及陪同人员。 2. 培训费:各部门有培训需求的应及时报送办公室。办公室根据实际需要编制培训计划报总经理审批。 3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门需购买资料前先汇总上报办公室，由办公室人员进行购买且报销。4.其他费用：根据实际需要据实支付。 ( 二)报销流程： 1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2.培训费由办公室人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程第一条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、及各项福利等。 第二条 工薪福利支付流程 (一) 工资支付流程：1每月10日之前由办公室将本月工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部。2财务部根据支付标准编制标准格式的工资表。3按工薪审批程序审批。4每月10日由财务部通过银行代发形式支付工资。 （二）临时工资支付流程同工资支付流程。 （三）其他福利费支出由办公室填写报销单经部门经理签字确认财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 第五部分 专项支出财务报销制度及流程第一条 专项支出主要包括固定资产购置、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第二条 固定资产购置报销财务制度及流程。 (一) 填写购置申请：按规定填写固定资产购置申请单并报批。 (二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 (三) 结账报销：1资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（并附出入库单）。2按资金支出规定审批程序审批。3财务部根据审批后的报销单予以付款。4若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在3个工作日内办理报销手续。 第三条 其他专项支出报销制度及流程 (一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（广告及宣传活动费、公司员工活动费用及其他专项费用）支出。 (二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由经办人根据实际需要向总经理提交请示报告，经总经理签署审核意见。 (三) 财务报销流程 1审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 2付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在3个工作日内办理报销手续。 第六部分 报销时间的具体规定第一条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： （一）日常费用报销：公司财务部每周三为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的25日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销至下月报销日报销。 （二）借支不受以上的时间限制，可随时办理。 （三）涉及工程方面的费用，每周星期六上午总经理办公会议研究审批，次周星期三支付款项。第七部分报销的要求 第一条、发票的基本要求（一）发票必须合法、真实、有效。（二）发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符，字迹清楚。发现发票有误，应当退回重开或更正，更正处应加盖开票单位公章。（三）发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上，防止原始凭证在传递过程中丢失。（四）发票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）。财务部门有权拒收不合法不合规的票据，及时通报相关责任人。第二条、报销凭证的填写要求（一）必须按费用报销单要求填写相关内容。（二）报销事项的内容、用途说明必须清晰准确，并注明费用归属（属于哪个单位或项目，便于分类核算或转账），必要时附清单详细说明。（三）报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。（四）财务在审核时按相关制度规定有权去除不符合要求的票据（如白条、不符合要求的发票等），可以核小报销金额；但审核金额超过原报销金额时，应退回经办人重填或按申报金额报销。第三条、其他报销附件要求（一）除发票外，其他附件、报表必须合法、合规，有相关责任人的签字审批，（二）差旅费报销除当天往返等特殊情况外应当附出差审批单，汽车费用报销应当附派车单。（三）签有合同的费用报销（如广告费、设计费等）及项目付款（如工程施工第八部分报销审批付款流程 1、经办人：根据本单位实际业务需要，在费用事项发生后，按照报销流程管理要求分类粘贴原始凭证，填写报销单，交部门负责任审核。经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性负责，严禁虚报、假公济私。2、部门负责人：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字，对费用是否符合部门计划、预算承担责任；部门负责人可以根据事项、金额的重要性，让部门业务主管先行审核签字，并落实责任。对审核不通过的予以退回。3、财务部门负责人：财务部门负责人（或授权主办会计）对报销凭证的相关内容，根据财务制度要求、标准进行审核；并复核报销的金额、是否有备用金或其他借款，是否从报销款中扣回相关借款；根据本单位的各项具体管理制度对票据的合法、合规性负责审核签字，对审核不通过的予以退回。4、公司总经理：对授权范围内所有费用、项目付款予以审核，审批费用及项目付款的真实性、合理性。每周六为公司总经理审批日。5、出纳：审核报销单是否完成上述签字流程，是否本人签字，对审批签字手续不全的坚决予以退回。对报销金额再次复核，复核金额（付款金额）只能小于等于报销人申报金额，对复核金额大于申报金额的，予以退回给经办人重新办理（或按申报金额办理）。报销费用冲抵借款的部份，出纳应开具收据；收回多余的现金，收据中的一联应作为凭证附件。每周三为各项付款及费用报销结算日。6、所有支付的款项均通过银行划转，原则上不支付现金。第九部分 工程材料物资验收、挂账制度1、 工程材料到场时，现场材料员首先进行初验并要求供应商应提供发货单、产品合格证、质量检测证书后，报项目负责人，由项目负责人组织验收。2、 一般货物，属于现金购进的，材料员根据采购人员签字的随货同行的发货清单或其他票据，在确认数量和金额与票载数据一致的情况下，填制本公司专用材料入库单，由项目负责人签字后交采购人员，作为购货发票的附件，与购货发票一起报财务部。3、 一般货物，属于合同采购的，材料员根据随货同行的发货清单或其他票据，在确认数量和金额与票载数据一致的情况下，填制本公司专用材料入库单，由项目负责人组织验收并签字后交采购人员，由采购人员根据合同约定和具体情况会同财务部办理与供应商的结算。4、 一般货物，属于经常合作单位供给的，材料员根据随货同行的发货清单或其他票据，在确认数量和金额与票载数据一致的情况下，填制本公司专用材料入库单，由项目负责人组织验收并签字后交采购人员，由采购人员按月统计报财务部挂账。5、本公司专用入库单，为一式三联，项目部材料员保留存根联、 材料采购人员及财务部保留第二、三联。若到场材料验收不合格，验收人员则必须向主管领导汇报责令该批次材料无条件退场。 6、各项目部材料员每月20日前，将本项目当月入场材料根据不同的采购方式和材料采购部门核对，由材料采购部门将各项目部汇总报表报本部门主管审核后，将审核通过的材料统计报表依据