管理文秘[优秀资料推荐.ppt

管理文秘,曲阜师范大学教育科学学院 高庆蓬,绪论 管理文秘概述,一、管理文秘的基本概念 （一）什么是管理 管理是人类社会特有的实践活动，凡是由两个或两个以上的人组成的、有一定活动目的的团体都离不开管理。工业革命以后，管理得到普遍重视和系统研究。 美国管理学界宣称：工业革命发生在英国，使英国成为第一个工业化国家，而管理革命发生在美国，使美国最先成为现代化国家。 通俗说是“管人理事”，但对管理的定义并未取得一致的认识。,管理职能论：管理是由计划、组织、指挥、协调和控制等职能为要素组成的活动过程。亨利法约尔（1916）,管理决策论：管理就是决策。赫伯特西蒙提出，他认为决策贯穿着管理的过程，管理者所做的一切工作归根结底是在面对现实和未来、面对环境与员工时不断地作出各种决策，使组织的一切活动可以不断运用下去，直到获得满意的结果，达成令人满意的目标。,管理系统论：管理就是根据一个系统所固有的客观规律，施加影响于这个系统，从而使这个系统呈现一种新状态的过程。阿法纳西耶夫提出。他认为：任何社会系统都是由若干单元或子系统组成的复杂系统；系统各个组成部分具有耦合功能，系统的发展变化遵守一定的客观规律；管理职能就是根据系统的规律对系统施加影响；管理的任务就是使系统呈现出新状态，以达到预定的目的。,管理绩效论：管理，是一种以绩效责任为基础的专业职能。彼得德鲁克提出。 他认为：管理是专业性的工作，与其他技术工作一样有自己特有的技能、方法、工具和手段； 管理人员是一个专业管理阶层； 管理的本质和基础是执行任务的责任。强调了管理的自然属性。,管理环境论。管理就是设计和保持一种良好的环境，使人在群体里高效率地完成既定目标。哈罗德孔茨给管理下的定义。他认为：作为管理人员，需完成计划、组织、人事、领导、控制等管理职能；管理适用于任何一个组织结构；管理适用于各级组织的管理人员；所有管理人员都有一个共同的目标：创造盈余；管理关系到生产率。,管理教育论。管理就是社会主义教育。毛泽东1964年提出的。管理的关键是人的精神状态；管理的根本方法是通过教育提高人的觉悟，激发人的积极性；管理与社会制度有关，只有通过社会主义教育才能使组织成员确立社会主义的共同理想和共同的目标，此时，组织才会实现最好的管理。,管理资源论。管理是通过计划工作、组织工作、领导工作和控制工作的诸过程来协调所有的资源，以便达到既定的目标。亨利西斯克给出的定义。管理首先是协调资源，资源包括资金（Money）、物质（Materials）和人员（Men）即“3M”；各种管理职能是协调的手段；管理是有目的的过程，协调资源的目的是为了达到既定的目标。,管理协调论。管理就是由一个或者更多的人来协调他人的活动，以便收到个人单独活动所不能收到的效果而进行的各种活动。小詹姆斯H唐纳利等人提出的概念。简化的说法为：“管理是通过其他人的工作达到组织的目标”。这种表述包含三点内容：管理其他人及其他人的工作；通过其他人的活动来收到工作的效果；通过协调其他人的活动来进行管理。,“人为为人”论：苏东水（东方管理学派）提出。管理就是一种有目的、有组织、有计划的人与人之间相互作用的行为过程。管理本身是一个从“人为”到“为人”的过程。,以上定义从不同角度揭示了管理的含义，可以概括出管理活动的基本特征： 1 管理总是朝向预定目标的，即泰罗所说“确切地知道你要别人去干什么”； 2 管理通常有一套程序（过程），计划、组织、领导和控制就是其中必不可少的部分； 3 管理的载体是组织：管理总是存在于一定的组织中，组织也必须加以管理； 4 管理的对象是人或说是人的行为：主要不是通过自己，而是通过他人去完成既定目标。 所以：管理就是在一定组织中，管理者按照一定程序协调他人的行为，实现既定目标的社会活动。,（二）什么是秘书（文秘） 管理文秘是教育部中国普通高等学校本科专业设置大全中公共事业管理专业的必修课程。但“文秘”不是规范性的名称，正规的名称应是“秘书”。 秘书的涵义： 字面：秘密文书工作者 学术界的观点： 1 宫中秘藏之书：我国古代，秘书指皇宫里秘密珍藏的图书资料。,2 辅臣：秘书的英文为Secretaty，有两种译义：辅臣和帮助上司处理文书和事务的人员。前者原指在英国国王身边参与机要政务、掌管机密文件、印玺及宫廷内务的大臣，后沿用为主管政府事务的部长或常务副部长。如“Chief Cabinet Secretaty” 3 行政职位：秘书是行政人员，各级政府机关都设秘书长和秘书，均属国家公务员。“所谓秘书是一种职务，指与领导者保持较小的空间，专为其提供以文字材料处理为主要特征的信息和其他事务服务的行政人员。” 4 社会职业：属于第三产业，是以处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。秘书国家职业标准：秘书是“从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。国际行政管理专业协会给秘书的定义是：“具有熟练的办公室工作能力，不需上级督促即能主动负责、积极进取、干练果断地在授权范围作正确决定的经理助手。”,二 学科性质与理论体系,（一）管理文秘（管理秘书学）的学科性质 管理文秘是管理学与秘书学的结合，即运用管理学的原理、方法来研究秘书行为和活动。关于秘书学的学科性质，主要有三种观点： 1 综合说。“秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。” 2 边缘说。“秘书学是一门新兴的边缘学科”，“是从写作学和管理科学的边缘中产生的”，“就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门科学的知识圈交叉重叠的产物”。 3 分支说。“秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中行政管理学的分支。” 秘书是一项管理性工作，因此，秘书学可以定位于管理学的下位学科。,（二）管理文秘的理论体系,以管理学的视角考察秘书行为活动，可以把秘书工作概括为“办文、办事、办会”。 管理文秘的主要内容： 文件管理：对各种文件进行管理是秘书管理工作的重要内容。 公关事务管理：秘书要和人打交道，就要对自己的内外形象进行管理、搞好接待和沟通。 办公室管理：包括办公室环境的维护、办公室工作程序管理、办公用品的管理以及办公效率和时间管理等。 信息管理：对信息的收集、整理、传递、储存、利用和反馈进行管理。 会议管理：会议前的筹备、会议中的服务、会议的善后处理等工作的管理。,三、管理文秘工作的特点及原则,（一）管理文秘工作的特点 1 辅助性。在上司的领导、指挥和控制之下，又是从旁帮助上司完成组织目标。应清楚自己的助手地位和工作的辅助性质。 2 综合性。不同类型、不同性质工作的集合，如既有程序性的例行工作、又有突发性的非例行工作；既有机要性工作、又有非机要性工作。 3 服务性。秘书职业属于第三产业，具有鲜明的服务性。一是服务的直接性，秘书是上司的直接助手，其工作内容与上司是一致的并直接对上司负责。二是服务的稳定性，秘书与其服务对象之间相对固定，全面合作，朝夕相处。三是服务的广泛性，应对“上中下”三个层面服务。 4 机密性。秘书，姓“秘”名“书”，一离不开秘密，二离不开文书。,（二）管理文秘工作的原则,1 服务第一。把为领导、为员工、为基层、为其他各级各类工作人员、为实现组织的各项职能提供服务放在首位。 2 全面质量管理。强化质量意识，追求文秘工作的全面优化。 3 系统原则。把整个组织的活动视为一个整体，以系统的思维认识和处理问题。 4 时效性。时效是事物有效的时间限度，许多事物只在特定时间范围内才具备有效性，要有正确的时间观念。 5 经济性。以最小的投入产生最大的效益，要有成本控制观念和制度。,四、秘书的素养,（一）秘书的知识结构 1 基础知识：社会科学基础知识和自然科学基础知识 2 专业知识：秘书业务知识，有公文写作知识、文书处理知识、办公室管理知识、会议组织知识、信息科学知识等。 3 行业知识：所在行业的系统 的专业知识。 4 相关知识：为适应工作需要，加以进修提高的知识，如法学、社会学、心理学、领导科学、统计学等。,（二）秘书的能力要求,1 写作能力：公文和事务应用文的写作能力 2 口头表达能力：普通话、简明扼要、有条理 3 听知能力：善于耐心倾听和正确理解别人的发言，能从他人的冗长的发言中概括出要领，或从众口交加中抓住重点。 4 阅读概括能力：既要善于精读，从字里行间领会其微言大义，又要善于快读，抓住关键，提炼浓缩。 5 社交活动能力：有社会活动能力，懂得各种场合的礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。 6 协调能力：善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致、善于发现领导与领导之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。 7 应变能力：秘书的大部分工作是常规性的，应严格按政策和规章办事。但也常有意想不到的情况。秘书要有遇急不慌、临危不乱、处事冷静的应变能力，做到原则性与灵活性的结合。 8 使用办公机械的能力：凡是办公室有的器械、设备，秘书人员都要学会使用。,（三）秘书的职业道德,职业道德是从事一定职业的人，在工作过程中，所应遵循的、与其特定职业活动相适应的行为规范。 秘书的职业道德可以概括为“忠诚、保密”。 秘书职业技能培训鉴定教材： 忠于职守，自觉履行各项职责 服从领导，当好参谋 兢兢业业，甘当无名英雄 谦虚谨慎，办事公道，热情服务 遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私 恪守信用，严守机密 实事求是，勇于创新 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 钻研业务，掌握秘书工作各项技能,1 忠于职守：忠于国家、民族的利益，忠于本机关、本单位的政治和经济利益；对工作认真负责、一丝不苟；恪守本分，甘当助手、配角。 2 严守秘密：严守党和国家机密，不泄露本单位的政治、军事、经济、科技情报；不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，不议论他人的隐私。 3 恪守信用：工作和人际交往中恪守信用，遵守允诺。 4 文明礼貌：待人接物要文明礼貌，举止大方，谈吐文雅，态度真诚。 5 廉洁奉公：奉公守法、廉洁清白，不以权谋私。,思考与练习 1 什么是管理？ 2 什么是秘书？现代秘书的确切含义是怎样的？ 3 管理文秘工作的特点和原则是什么？ 4 秘书应具有怎样的知识结构？ 5 秘书应具有哪些能力？ 6 怎样理解秘书的职业道德？,第一章 文件管理,一、文件概述 （一）文件的含义及特征 文件是法定组织依法制定，用来处理各种公务，具有特定格式并要求行为客体具体实施办理的书面文字材料。 特征： 1 文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件 2 文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件。公务是指由法定组织管理众人之事而产生的各种事务。 3 文件是实际用于处理公务的，非实际用于处理公务的不是文件 4 文件是由法定作者制定的，非法定作者制成的不是文件 5 文件是有特定格式的：包括文件形成的特定程式、文件的特定体式、用印等。,公文是文件的主体，包括通用公文和专用公文。通用公文指国务院发布的国家行政机关公文处理办法（2000）中规定的十三种公文和中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例（1996）中规定的十四中公文（其中决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等九种公文党政机关相同）。专用公文是指除通用公文之外，各行业根据特殊需要而使用的专用公文，如诉状、上诉状、控告书、答辩状等就属于司法专用文书。课程计划、课程标准、课程表、校历、作息时间表等就属于教学专用文书。,（二）文件工作管理,文件工作管理是对构成文件工作的机构人员、财物、信息、时间等因素及其流通过程所作的规划、组织、协调、控制活动，以实现充分发挥文件的作用、为本机关各项职能工作和社会有关方面提供适用信息的目的。,二、公文的种类与格式,（一）常用公文的文种和适用范围 常用公文是指党政机关、社会团体和企事业单位普遍使用而且使用频率较高的公文。 1 命令（令）：适用于依照宪法和有关法律规定颁布法律和公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位和人员。属于下行文，使用主体是国家各级立法、行政、司法和军事机关，并且必须经法定代表人签署。 2 决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项。属于下行文，凡具有立法权和决策权的各类机关都可使用。,3 公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 4 通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。与公告都属于公开发布的辐射性公文，两者区别：制发单位不同、告知对象范围不同、内容性质不同。 5 通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和有关单位周知或共同执行的事项，任免人员等。 6 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 7 议案：指法定组织向其所负责的法定性会议及其常设机构提请审议时使用的公文。属于平行文，行政机关的议案有：立法性议案、工作性议案、任免性议案。 8 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议（仅限于党内），答复上级机关的询问。属于上行文。 9 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。属于上行文。 与报告的区别：行文目的不同、内容表达不同、行文时间不同、行文语气不同。,10 批复：适用于答复下级机关的请示事项。批复与指示的区别是：批复针对请示而发，所以只送请示机关；指示是上级机关为布置工作而主动制发的，可以发送全体下级机关。 11 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。与其他文种不同的是，意见既可以下行，也可以平行或上行。 12 函：适用于不相隶机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函属于平行文。按制作要求分为正式函和便函，正式函必须严格按照公文格式制作。 13 会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。种类有：专题工作会议纪要，用于记载并传达重要的专题工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性；办公会议纪要，用于记载和传达单位办公会议决定和决议事项，如其中涉及有关部门的工作，可将会议纪要发给这些部门，并要求其执行；双边或多边会议纪要，用于记载、发布双边或多边会议所取得的共识以及议定事项，包括各种会谈纪要，这类会议纪要往往需要各方签字确认，对与会各方有一定的约束力；研讨咨询会议纪要，用于记载和发布研讨性、总结性、交流性、咨询论证性会议的情况，这类会议纪要的写作要求客观全面，除表达主流意见外，也应反映不同意见。 14 公报:适用于公开发布重要决定或重大事项，主要适用于党的机关。 15 决议：适用于经会议讨论并表决通过的重要决策事项，是会议的最后文件，属于下行文。,（二）公文的格式,国家行政机关公文处理办法规定：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 公文的格式项目分为指定项目和选择项目，指定项目是每一份公文必须具备的格式项目，公文管理、发文机关、发文字号、标题、正文、生效标识和页码等都属于指定项目；选择项目指公文可根据需要选择的格式项目，批示、签发、主送机关、附件说明、附注、抄送机关等属于选择项目。,1 文头部分 公文的文头部分指的是横隔线以上的文首 部分。依次由公文管理、发文机关标识、发文字号、签发人等标识组成。 （1）公文管理标识：包括公文格式代码（9位阿拉伯数字码）、印数序号（6位阿拉伯数字标注，一般涉及密级的公文才需标注）、秘密等级和保密期限（公文的密级分绝密、机密、秘密三级；保密期限一般标注到年和月）、紧急程度（是对公文送达和办理的时间要求，紧急公文根据紧急程度分别表明“特急”、“急件”）。 （2）发文机关标识：即通常所说的“红头文件”的“红头”，由发文机关加文件组成，如“国务院文件”、“曲阜师范大学文件”等。,（3）发文字号：又称公文编号，是公文制发机关对于其自身所发公文的编号，由机关代字、年份号和文件序号组成。如“曲师大200822号”。如果一个机关发文的数量较大，则可在“机关代字”后加上该文件的业务内容类别。如“国发200712号”中的“发”就是公文类别标识。 （4）签发人：处理办法规定：上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,图1 公文文头版式,图2 上报公文文头版式,2 主体部分 公文横隔线以下的标题起至生效标志部分是公文的主体，主要项目有： （1）公文标题：一般由发文机关、事由和文种三部分组成。如中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育工作的意见中，发文机关是“中共中央国务院”，事由是“进一步加强和改进大学生思想政治教育工作”，文种是“意见”。实际工作中，公文标题有：三要素齐全、两要素组成（或发文事由与文种，或发文机关与文种）、只标文种（见于周知性公文，如公告、通告）。 （2）题注：凡是法规性文件或经会议讨论通过的文件，应在标题下方居中在圆括弧内标明文件获得通过或批准的程序、时间或开始生效的日期。,（3）主送机关：指公文的受理机关，即发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。标注在公文标题之下，顶格。应使用全称或规范化简称。 （4）正文：是公文的核心部分，在公文主送机关之下，段首空两格。正文的写作，要视每一篇公文的具体内容来确定。 （5）无正文说明：如果出现生效标识与正文不在同一页纸，为维护公文的权威性和内容的完整性，就要加以说明，即在公文尾页左上角顶格加括号标明“此页无正文”。 （6）附件说明：公文如有附件，在公文正文之后，要标注附件说明。附件是指附属于公文正文的材料，对正文起补充说明作用。标注的方法是注明附件的顺序和名称。 （7）生效标识：包括发文机关印章、签署、成文日期。 （8）附注：用以说明公文其他区域不便于说明的各种事项，标注在公文生效之下，主题词之上的位置，加括号标注。,3 文尾部分 公文的文尾是主题词至公文最末尾部分，由以下格式组成。 （1）主题词：是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。一般分两类：一类是内容词，反映的是公文正文内容的归类，包括类别词和类属词；一类是形式词，反映的公文文种的归类，主要是文种词。主题词是由各有关部门统一规定的。一般为35个，最多不超过7个。 （2）抄送机关：是指除主送机关以外需要知晓公文内容或协助贯彻执行的其他机关。公文送交同级或下级的有关机关称抄送，呈送上级机关称抄报。 （3）印发机关：在抄送机关之下，用一条横线隔开。 （4）印发日期：与公文的印发机关同行，用阿拉伯数字标注。,图3 公文文尾版式,三、公文的行文制度 （一）行文关系 指发文机关和受文机关之间的文件往来关系。 各级国家行政机关在对上行文时，必须严格按照隶属关系上报给上一级机关，一般不得越级行文。在对下行文时，按照隶属关系和职权范围逐级下达、多级下达或直接下达到基层机关。有隶属关系的上下级机关之间可以互相行文，没有隶属关系的机关之间以及同级机关之间也都可以互相行文。,（二）行文方式 1 下行文：有三种情况 （1）逐级下行文，如“批复”，只用于对“请示”的直接下级。 （2）多级下行文，如“决定”“通知”，可同时用于不同层级的下级。 （3）直达基层组织和群众的下行文，如“公告”“通告”。 2 上行文：有两种情况 （1）逐级上行文，如“请示”，一般只用于向直接上级行文。 （2）越级上行文，如“报告”和“请示”，在一些特殊必要的情况下才可以采用。如紧急情况，经多次请示直接上级机关得不到解决，上级机关交办的并指定越级直接上报，对直接上级机关进行检举、控告，等。 3 平行文：凡是相互没有隶属关系的机关、单位之间或同级机关之间的一种行文，如“函”、“通知”。,（三）行文规则 指法定组织之间相互行文必须遵守的具体规范。 1 各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定。 2 行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围。 3 在一般情况下，党政机关不得越级行文。 4 行文必须正确确定主送机关和抄送机关。 5 各部门之间对有关问题未经协商一致，或未经上级裁决，一律不得各自向下行文。 6 同级机关可以联合行文。 7 凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关。“请示”不得直接送领导者个人，不得在报告中夹带请示事项。 8 主送机关与文件名称要互相呼应。 9 紧批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。 10 各级党政机关的办公厅（室）向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围。,四、公文办理程序,处理办法规定：公文办理分为收文和发文。收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、缮印、用印、登记、分发等程序。,（一）收文办理程序 1 签收、拆封和登记 签收要对照文件投寄清单或送文登记簿认真清点，做到四个查清： （1）查清信封的收文机关名称,是否确属本机关的收文； （2）查清信封号码与寄送人在签收登记簿上所登号码是否一致； （3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固； （4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符。 拆封，文书人员只是对写明由本机关收启的信封进行拆封；写明某某领导人“亲收”“亲启”的封件，则应有本人或其委托人拆封。 拆封时应细心，不要撕毁封内文件，检查文件是否齐全，对封内文件的发文机关、发文日期不详的，应根据封皮上的发文机关和邮戳日期予以注明。,登记。文件登记的作用为： （1）便于管理和保护文件，防止积压和丢失。 （2）便于检查与检索文件。 （3）便于文件的统计和催办工作。 （4）作为核对和交接文件的凭据。,2 分办和传阅 分办的基本做法： （1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理。 （2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，按主管业务的分工范围送有关部门或承办人阅办。 （3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一同送批。 （4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理。,传阅的做法和要求是： （1）文件传阅的顺序，应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门，然后送其他需要阅知的对象。 （2）所有传阅文件均应以