DTXYEAM-FMIS接口工作规范.doc

江西大唐国际新余发电有限公司 EAM-FMIS接口工作规范江西大唐国际新余发电有限责任公司EAM-FMIS接口工作规范（试行）2008年5月一、EAM角色和职责（一）系统角色EAM系统角色分为：系统管理员、关键用户和操作用户。操作用户包括业务用户和查询用户。非业务管理环节的外部用户全部为查询用户。1、设备管理包括关键用户和操作用户，操作用户是设备管理各环节的一般用户，如生产领导（副厂长、总工、副总工等）、部长、主管、运行工、检修工、点检员等生产管理相关人员。2、项目管理包括关键用户和操作用户，操作用户是项目管理各环节的一般用户，如生产领导（副厂长、总工、副总工等）、部长、主管、项目管理等相关人员。3、物资管理包括关键用户和操作用户，操作用户是项目管理各环节的一般用户，如经营领导、部长、主管、采购计划员、仓库保管员、部门材料员等相关人员。4、EAM技术支持组由系统管理员和各专业关键用户组成。注意：系统管理员根据应用部门的书面申请，增加或调整用户权限。为了维护系统的安全和稳定，未经系统管理员同意，任何人不能随意增加或减少系统用户；也不得随意扩大或缩小系统用户的责任范围。（二）角色职责1、系统管理员包括业务管理超级用户和IT技术管理超级用户，是EAM系统技术支持组关键成员。系统管理员负责对EAM系统日常维护，以及一般用户的问题进行响应。一般用户提出的操作问题，由电厂系统管理员进行解答；对于一般用户提出的系统问题，由系统管理员解决或测试和整理。外部技术服务公司将对电厂系统管理员提供技术支持。系统管理员执行任何影响系统结构、配置、流程等操作前，必须记录存档。详细内容见第七节系统维护管理。2、各专业关键用户熟练掌握标准业务流程操作手册关于本专业各环节操作要求，负责本专业日常业务操作的规范管理，针对一般用户的现场培训，以及解决使用过程中的用户操作问题。3、各专业一般操作用户熟练掌握标准业务流程操作手册关于本岗位各环节操作要求，以及相关各项编码标准；具备计算机使用基础知识，懂得如何保养计算机客户端，预防计算机病毒，积极接受用户培训和指导。分类角色职责说明设备生产领导1、熟练查找设备及检修历史2、熟练审批工单和缺陷3、熟练审批材料需用计划4、了解项目预算分解下达情况5、了解项目实际发生费用情况6、清楚和指导KPI含义和反映情况部长/主管1、熟练查找设备及检修历史2、熟练审批工单和缺陷3、熟练审批材料需用计划4、熟练查看项目预算分解下达情况5、熟练查看项目实际发生费用情况6、熟练掌握设备管理相关报表7、掌握查找物资库存方法8、清楚KPI定义，以及KPI所反映情况点检员1、熟练查找设备及检修历史2、熟练填写工单和安排处理缺陷计划3、熟练填写材料需用计划4、掌握项目预算分解下达情况5、详细了解项目实际发生费用情况6、熟练掌握设备管理相关报表7、熟练掌握设备数据分析方法8、能够维护设备故障体系9、熟练掌握查找物资库存方法10、清楚KPI定义，以及KPI所反映情况运行工1、熟练查找设备及检修历史2、熟练填写缺陷申请和验收工单3、熟练使用定期工作工单4、熟练掌握查找物资库存方法5、清楚KPI含义和反映情况检修工1、熟练查找设备及检修历史2、熟练填写缺陷相关工单内容3、熟练使用检修工单和其他工单4、了解相关项目预算和实际发生情况5、熟练掌握缺陷状态和发生频度等报表6、熟练掌握查找物资库存方法7、清楚KPI含义和反映情况项目部长/主管1、清楚了解各项目类型发生费用2、熟练掌握项目类型和项目分解编码3、熟练查看项目预算分解下达情况4、熟练查看项目实际发生费用情况5、熟练掌握项目管理相关报表8、清楚KPI定义，以及KPI所反映情况项目管理1、清楚了解各项目类型发生费用2、熟练下达项目任务分解编码3、及时下达和调整项目预算4、熟练查看项目预算分解下达情况5、熟练查看项目实际发生费用情况6、熟练掌握项目管理相关报表7、清楚KPI含义和反映情况物资经营领导1、掌握查找物资库存方法2、熟练查看库存占用资金3、熟练掌握物资管理报表使用方法4、了解项目预算分解下达情况5、了解项目实际发生费用情况6、清楚KPI定义，以及KPI所反映情况部长/主管1、掌握查找物资库存方法2、熟练查看各类库存占用资金3、熟练掌握物资管理报表使用方法4、熟练审批采购计划和订单5、熟练审批移库、盘点、发票等操作6、熟练查看物资进出库情况7、了解项目预算分解下达情况8、了解项目实际发生费用情况9、清楚供应商、仓库、物资分类、物料管理及相关编码规范10、清楚KPI定义，以及KPI所反映情况采购计划员1、掌握查找物资库存方法2、熟练查看各类库存占用资金3、熟练掌握物资管理报表使用方法4、熟练创建采购申请和订单5、熟练接收发票6、熟练查看物资进出库情况7、了解项目预算分解下达情况8、了解项目实际发生费用情况9、按规范管理供应商和物料编码10、清楚KPI含义和反映情况仓库保管员1、掌握查找物资库存方法2、熟练验收物资，掌握接收和退货操作方法3、熟练发放物资，掌握发放和退库操作方法4、熟练掌握移库、盘点等操作方法6、熟练查看物资进出库情况7、了解项目预算分解下达情况8、了解项目实际发生费用情况9、清楚KPI含义和反映情况部门材料员1、掌握查找物资库存方法2、熟练填写材料需用计划3、熟练填写领用材料工单或领料单4、了解项目预算分解下达情况5、了解项目实际发生费用情况二、EAM-FMIS接口接口集成EAM 和 FMIS的应付、总帐、项目成本功能模块。直接安装在EAM 和 FMIS数据库之间,实现实时事务同步。基本的同步信息包括供应商和地点、币种和汇率、计量单位、备件主信息。可管理的同步操作由接口驱动来控制。接口过程由接口驱动控制，1）ODRV是本地驱动，2）XDRV是远程驱动。本地模块和远程模块之间有错误处理，支持“可恢复”的同步。EAM-FMIS接口实现预算控制逻辑如下：1、设备维修的各类项目在FMIS中制订项目和预算并分解、跟踪和归集成本，并以项目为对象进行管理分析。在EAM根据项目和预算的信息进行项目和需用计划、项目物资领用两个环节的预算控制；2、生产、维修物资的需用计划制定、采购、库存管理、设备维护等业务在EAM 中处理，FMIS反映最终帐务处理结果；3、EAM和FMIS的项目会计、应付、总账模块进行应用集成。EAM中的发票信息送入FMIS应付模块，EAM库存物资的发放如属于项目物资领用，则直接传递相关项目信息数据到FMIS项目会计模块。其他库存事务信息生成日记帐分录送入FMIS总账模块。（一）需要手工维护的相关静态数据EAM和FMIS两侧系统手工维护的对照数据，任何一方调整以下记录，必须事先向对方说明，完成配合操作时，需立即共同验收，确认无误后，方可通知最终用户进行业务操作。序号同步的信息内容备注1.项目分类l 项目分类代码l 项目分类描述2.部门信息l EAM 中的部门对应的FMIS 部门描述3.税码l 税码l 税率4.备件分类l 备件分类代码l 备件分类描述EAM 中的备件分类的描述必须与FMIS 中的支出类型保持一致（二）检查接口错误信息要求EAM系统管理员每日主动检查一次接口信息表，及时发现错误和解决问题。其他内容见附录四系统管理维护操作。三、项目编码管理（一）主要内容包括项目编码，分解任务，下达预算，其中技改项目还要核对资产，由项目管理人员和财务项目核算人员共同负责，项目编码严格按公司相关规则执行。项目和预算管理包括项目创建维护和状态变化，预算分解和下达，以及相关报表的使用，涉及设备、企划、人劳和财务等部门。EAM系统当前向用户提供以下报表：（1）物资分配汇总表(项目)（2）物资分配明细表(项目)（3）项目费用进度一览表（4）项目预算明细（5）项目预算汇总（6）项目成本概要（7）项目工单列表（8）项目采购订单（二）项目编码维护流程1、项目管理人员负责填写FMIS项目预算录入表或FMIS项目调整表，送财务部门。2、财务部门负责确认和录入到FMIS系统，并负责验证已经同步到EAM系统。 3、EAM项目管理界面（JMPROJ）将不能建立和修改项目，只能做项目状态管理，如关闭、暂停、重新启动等。注意：EAM项目状态管理与FMIS项目状态不同步，各自独立管理。4、具体项目分解及任务编码原则参见附录一。5、需要按时间（月、季）控制预算的项目，必须按时间（月、季）建立任务，在每一个任务上输入对应预算。6、EAM项目报表照常使用，如物资分配汇总表（项目）、物资分配明细表（项目）、项目费用进度一览表、项目预算明细表、项目预算汇总表等。7、FMIS项目预算录入表录入表编号：2008-001项目管理人：FMIS录入人：项目名称1#机大修项目项目编码722200653XX01项目机组2项目部门设备部开始日期2008-01-01计划预算1350000项目类型基层掌握修理项目结束日期008-12-31状态说明新项目/再次分解任务编码任务名称级次组织开始日期结束日期预算资产编号资产名称1GL01锅炉专业1设备部2008-01-012008-12-318500001QJ01汽机专业1设备部2008-01-012008-12-313000001DQ01电气专业1设备部2008-01-012008-12-313000001HX01化学专业1设备部2008-01-012008-12-31200000说明：（1） 项目类型为工程项目（01-49）时，必须填写对应的资产编号和名称。（2） 项目机组填写2位数字，无机组填写数字0；（3） 项目可以多次分解或者调整，每次输入FMIS系统后，自动同步到EAM。（4） 任务编码长度不能超过6位，否则不能同步到EAM中。8、FMIS项目调整表调整表编号：2005-001项目管理人：FMIS录入人：项目类型项目名称项目编码项目调整内容（每行包括原内容和新内容）基层掌握修理项目2#机小修项目722200653XX01项目状态，原：项目准备，新：项目活动9、FMIS项目预算录入表和FMIS项目调整表在财务部门存档。（三）注意事项1、FMIS系统中有项目和任务，EAM只有项目任务。项目编码原则按大唐国际发电股份有限公司信息编码原则和管理执行，任务编码原则按基层电厂项目分解及任务编码原则说明执行。2、FMIS中反映完整的项目及分解任务树型结构，EAM系统只反映需要实际发生费用的项目任务。3、EAM系统中只有项目任务，自动从FMIS最低一级的任务同步过来。其编码格式为“项目编码*任务编码”4、FMIS系统只发送有预算的任务，所有项目至少建立一个任务，并输入预算，EAM才能同步。5、项目任务同步不正常可能存在的问题：（1）项目状态不是“项目活动”。（2）项目没有任务。（3）任务没有预算。（4）预算没有提交或核准。（5）描述或编码长度超出标准（EAM描述不能超过80位，项目加任务编码不能超过19位，即任务编码长度不能超过6位）。（6）两端项目类型描述不一致。6、FMIS系统项目允许多级结构，没有预算的任务可以多次分解；EAM系统停用子项目功能，项目记录界面只能看到FMIS最低一级项目任务，通过项目任务编码反映项目任务之间的相互关系。 如果在FMIS系统修改非底层的任务，EAM系统不能看到任何变化。7、EAM-FMIS系统只同步最底层的项目任务，如果项目同步后再次分解，则EAM系统增加新项目任务，而且旧项目任务依然存在，需要在EAM系统手工关闭，如果已经发生费用，禁止此类操作。8、当EAM系统冻结、关闭项目时，FMIS可能依然在活动状态，但相关信息不能同步到EAM系统。FMIS设置任务失效时间只能对FMIS项目有效，EAM系统项目状态无变化。9、建议项目管理人员在提出FMIS项目调整表前，首先检查EAM系统的项目任务状态。10、项目的每个任务预算总额同步到EAM的项目任务预算，办公费等项目预算如果需要按月（季）分解，则需要按月（季）下达预算，不能一次下达全部预算。11、FMIS批准下达的项目自动同步到EAM系统，如果FMIS项目管理人员需要作废项目，需要通知EAM项目管理人员，在EAM系统作废该项目。FMIS系统用户职责应禁止修改项目编码或任务编码。否则FMIS系统修改项目编码后，EAM系统自动创建新项目任务，而旧项目编码依然存在，丢失FMIS系统对应项目。12、EAM系统项目界面的部门来自FMIS系统的任务部门，在办公用品费用项目核算时使用（固定），此项目部门是下达费用部门，也是FMIS系统总帐科目的归集部门，可能与实际发放部门不同，实际领用情况，必须从EAM系统查询；13、借方CCID来自财务项目类型所对应科目，如果EAM-FMIS接口信息表借方CCID错误，需要在FMIS系统检查对应科目组合，修正错误后，改变项目状态。 四、EAM-FMIS供应商管理（一）供应商维护流程1、采购计划员、归口部门业务人员填写供应商新增录入表或供应商信息调整表，经本部门主管或部长审核；电子邮件发到物资部编码人员编码。2、物资部编码人员编码后，经编码审核人员审核后书面至财务部门。3、财务部门负责录入到FMIS系统，并负责验证已经同步到EAM系统。申请编码部门如果8小时内没有在EAM系统看到申请记录，需向公司财务部提出。6、供应商新增录入表申请表编号： 0001供应商审核人：FMIS操作人员： 一、申请必填信息申请人姓名申请联系电话邮编供应商名称供应商编码类型收货地点地点（业务）省地址国家说明二、供应商联系信息联系人联系电话传真电子邮件电子邮件网址说明：（1） 收货地点指供应商供货对象。（2） 地点（业务）指对应业务，包括燃料结算、运费结算、燃料杂费、材料采购、工程、修理费、质保金、代扣税金、虚拟供应商（用于不涉及到以上业务内容的业务使用）。（3） 类型包括物资、工程、其他。（4） 财务部门实际录入时填写FMIS操作人员。4、供应商信息调整表调整表编号： 0001供应商管理人：FMIS录入人：供应商名称供应商编码供应商调整内容（每行包括原内容和新内容）唐山开拓自动化技术公司S0315001供应商地址，原：唐山市北郊，新：唐山市新技术开发区北京五交电公司S0100002联系电话，原：83666523，新：83963341说明：（1）如果供应商的地点（业务）发生编码或者增加新业务，必须及时通知财务调整；必须按采购业务选择对应的供应商编码，注意材料采购供应商允许采购设备或材料。（2）EAM-FMIS接口投入运行后，EAM将显示有地点（业务）的供应商，且只可以使用有地点（业务）的供应商。（3）有地点（业务）的供应商编码以“-”做分隔符，格式为：供应商编码-地点编码。（二）工作要求1、从发票金额反算不含税价格和税额，往往会产生小数尾差，造成EAM和FMIS处理非常困难和繁琐，不符合增值税设计原则和一般惯例。FMIS上线后，要求物资供应部分别按不含税价格和税率询价，计算含税价格，不直接向供应商询含税价格。2、设置零星采购供应商，各电厂小额的、非重要的、现款现付的供应商共享一个零星采购供应商，不做供应商新增。使用零星采购供应商时，需要在订单和发票描述位置填写实际供应商名称。采购计划员和财务核算人员必须共同明确零星采购供应商的适用范围。3、提出增加供应商申请前，需要核对供应商规范名称、地址、联系人、联系电话、国籍、省份、城市、地址、邮编和地点业务等信息。4、地点指供应商提供业务，包括燃料结算、运费结算、燃料杂费、材料采购、工程款、质保金、代扣税金、虚拟供应商（用于不涉及到以上业务内容的供应商）。FMIS系统供应商地点与核算业务直接对应，如果无地点则不能发生业务。5、EAM系统无供应商地点概念，只要符合供应商资质要求就可以发生业务；EAM-FMIS接口中，通过 “供应商编码+地点编号” 表示有地点的供应商；注意地点编号是流水号，与增加地点顺序相关，“-1”、“-2”、“-3”的意义不固定。6、为了简化工作量，减少操作错误，3月4日FMIS督导总结会议明确合并材料采购和设备采购供应商为材料采购供应商。采购计划员不论采购材料或设备仅选择一个材料采购供应商。注意：物资供应部可能涉及的工程款供应商单列。（三）供应商维护注意事项1、修改供应商名称时，不能同步到EAM系统有地点的供应商，只能同步无地点的父供应商。2、FMIS系统供应商类型必须为“物资”、“工程”，其他类型供应商不能同步到EAM系统，无供应商类型也不能同步。3、FMIS系统供应商的货币代码长度不能超过3位，否则不同步。4、FMIS系统供应商失效，必须把失效日期填写为当天，否则不能同步到EAM系统；注意：如果失效日期填写非当天日期，EAM系统的供应商不失效；即使随着时间推移到达失效日期，EAM系统的供应商也不失效。5、供应商付款的发票币种，在供应商和地点间相互独立，FMIS系统修改对应币种才能同步到EAM系统；即直接修改供应商发票币种无意义。6、在FMIS系统中修改供应商编号，则EAM增加新供应商，旧编码供应商和地点依然存在，而不是修改编码，而且相关地点供应商不能同步。7、禁止使用FMIS系统中合并供应商功能。8、邮政编码同步到地址超连接内，不是当前供应商界面的联系信息。五、物资部分其他事项1、不能向损益（费用）项目发放设备。即不能向以下项目发放设备资产：51大修理项目52重大非标修理项目53基层掌握修理项目（含小修）54日常维修项目55非生产修理项目56科技开发项目57基层掌握科技项目58信息化费用59生产材料控制2、物品的物资分类必须非常慎重，特别是慎重使用“3-设备资产”。一般禁止调整物资分类，必须由财务核算、物资管理和信息中心技术支持共同确认。3、按订单接收设备资产时，以含税价格计入存货；发票接收也以含税价格计入存货；发生退货时逆向处理。经本部门主管或部长审核，电子邮件发到公司生产部编码。4、设备资产采购采购以含税价入库。（1）订单输入n 在EAM中制订订单时，对于设备资产在订单行页面输入含税价，不输入税码。n 对于非设备资产，在订单行页面只输入不含税价，不输入税码，EAM将不含税价进库存。（2）发票输入n 发票输入时，对于设备资产在发票行页面只输入含税价，不输入税码。n 对于非设备资产，在发票行页面输入不含税价和税码，EAM将不含税价和税都传递到FMIS。附、大唐国际基层电厂项目分解及任务编码原则说明考虑基层电厂项目费用分解的需要，按照EAM和FMIS系统中项目结构特征，补充大唐国际发电股份有限公司信息编码原则和管理的项目分解过程说明，并增加项目任务编码原则。一、项目结构示意图如下：项目类型一任务1.1任务1.2项目一任务1任务1.3任务2项目一任务1任务2项目类型二项目一任务11、每个项目类型下可以无项目，也可以建立多个项目，每个项目和其分解出来的任务，只能属于完全相同的项目类型。2、项目向下分解即为任务，每个项目下可以有多任务，并且必须至少有一个任务，才能传递到EAM中。3、任务可以分解成多级任务，只有最低一级的任务传递到EAM中，即EAM-FMIS只传递任务，不传递项目。二、公司下达项目和基层电厂分解费用的过程。1、公司总部按只按大唐国际发电股份有限公司信息编码原则和管理规定的项目类型和项目编码下达预算。2、基层电厂只能通过项目分解任务办法，实现项目费用分解。3、例如：公司总部给陡河发电厂下达2004年度基层掌握修理项目类型的#7小修项目，费用300万元，项目类型编码为53，陡河发电厂编码为13。根据项目编码原则，定义项目编码为137200453XX01基层电厂则做如下项目费用分解（任务编码原则见下节）：陡河发电厂#7小修预算：400万元项目编码：137200453XX01汽机专业小修任务1，预算90万元任务编码：137200453XX01*1QJ1锅炉专业小修任务1，预算80万元任务编码：137200453XX01*1GL1电气专业小修任务1，预算50万元任务编码：137200453XX01*1DQ14、FMIS上线后，项目任务编码从FMIS中传递到EAM；而在FMIS上线前，需要在EAM中手工建立项目任务。5、大唐国际发电股份有限公司信息编码原则和管理中规定项目类型如下：分类编码项目来源部门工程项目11大型基建项目工程建设部12小型基建项目综合计划与投融资部13公司专项技改项目生产部14公司一般技改项目生产部15基层掌握技改项目生产部16环保项目安全环保部17信息化工程项目发展与规划部费用项目51大修理项目生产部52重大非标修理项目生产部控制，电厂分解53基层掌握修理项目（含小修）生产部控制，电厂分解54日常维修项目生产部控制，电厂分解55非生产修理项目综合计划与投融资部56科技开发项目生产部57基层掌握科技项目生产部58信息化费用发展与规划部59生产材料控制财务部虚拟项目91材料让售财务部92材料报废财务部93办公用品财务部94劳动保护人力资源部95低值易耗品财务部96清扫用具财务部三、项目任务的编码原则1、EAM从FMIS接收到的项目任务编码格式如下： 项目编码特殊符任务类型编码（必选）专业部门（可选）流水号（可选）13位1位“*”1位2位小于2位注意：此时项目任务编码以任务的上级项目编码为前缀，由FMIS自动组合并发送给EAM。2、在FMIS系统中，纯粹的任务编码格式如下（长度不能超过6位）： 任务类型