应收应付报表与总账对账原则和常见问.doc

应收应付系统与总账的对账规则一、 对账的目的核对应收应付系统的数据与总账系统数据的一致性。二、 对账方式是总额的对账方式，主要是应收应付系统的汇总金额与总账系统涉及往来业务科目的汇总金额之间的核对； 常用公式：应收系统余额总账系统的应收账款+其他应收款预收账款 应付系统余额总账系统的应付账款+其他应付款预付账款三、对账的报表应收应付的汇总表总账的总分类账应收应付的汇总表总账的科目余额表应收应付的汇总表总账的核算项目汇总表四、对账的前提1、 已经启用应收应付系统；2、 应收应付系统的所有业务均已经生成凭证，并且期间与对应凭证期间一致；3、 如果与采购、销售系统连用，则采购和销售系统的所有涉及往来的业务均要求生成凭证，并且期间与对应凭证期间一致；五、 对账过滤条件的设置a) 应收汇总表应收汇总表（商业账套）过滤条件注意说明：1） 包括未审核 选上后，应收汇总表统计包括未审核和已审核的单据；不选时，则只统计已审核的单据；由于会存在单据未审核就已经生成凭证的情况，因此对账时要求选上“包括未审核”的选项；同时建议用户加强单据控制，要求从流程上控制单据必须审核后才可以生成凭证，通过选上“凭证处理前单据必须审核”的系统参数进行控制；2） 包括已出库未开票（商业账套）选上后，应收汇总表统增加未开具发票的销售出库单的统计；不选时，则不统计未开票的销售出库单；该选项目前只对商业账套有效。由于财务制度规定以销售发票确认应收账款的，因此对账时要求不能选上“包括已出库未开票”选项，即在财务上未开票的销售出库单是不确认为收入的；b) 应付汇总表1）应付汇总表应付汇总表（工业账套）过滤条件注意说明：a） 包括未审核选上后，应付汇总表统计包括未审核和已审核的单据；不选时，则只统计已审核的单据；由于会存在单据未审核就已经生成凭证的情况，因此对账时要求选上“包括未审核”的选项；同时建议用户加强单据控制，要求从流程上控制单据必须审核后才可以生成凭证，通过选上“凭证处理前单据必须审核”的系统参数进行控制；b） 包括暂估款（工业账套） 选上后，应付汇总表增加未收到发票的采购入库单和暂估冲回的采购入库单的统计，同时要求采购入库单必须是未钩稽且已经生成凭证；不选时，则不统计未收到发票和暂估冲回的采购入库单； 如果与采购系统连用，财务上对未收到发票的采购入库单必须暂估入库以确认债务的，因此对账时必须选上“包括暂估款”的选项； c）包括暂估款（商业账套）应付汇总表（商业账套） 选上后，应付汇总表增加未收到发票的采购入库单和暂估冲回的红字采购入库单的统计，同时要求未收到发票的采购入库单必须是未完全核销且已经生成凭证，暂估冲回的红字采购入库单必须已经生成凭证；不选时，则不统计未收到发票和暂估冲回的红字采购入库单； 由于财务上对未收到发票的采购入库单必须暂估入库以确认债务的，因此对账时必须选上“包括暂估款”的选项。如果暂估入库是以商品的成本（即不含税金额）估价入账的，则需要选择“包括暂估款不含税金额”；如果暂估入库是以商品的采购金额（即含税金额）估价入账的，则需要选择“包括暂估款含税金额”，这样才可以与总账数据一致。 c) 总分类账过滤条件注意说明：1） 包括未过账凭证选上后，总分类账统计未过账和已过账的凭证；不选，则只统计已过账凭证； 由于在对账时存在未过账的凭证，这样便于发现差异时进行凭证的修改，因此对账时必须选上“包括未过账凭证”的选项；2） 显示核算项目明细 选上后，总分类账按所选择会计科目下挂的核算项目显示对应的数据；不选，则只按所选会计科目显示对应的数据； 由于对账是针对每个客户（供应商）核对业务数据与总账数据，因此对账时必须选上“显示核算项目明细”，这样才能快捷发现差异所在；3）如果应付系统不与采购系统连用，则应付账款需要扣除暂估款后才可以与应付系统对账；d) 科目余额表过滤条件注意说明：1）包括未过账凭证选上后，科目余额表统计未过账和已过账的凭证；不选，则只统计已过账凭证； 由于在对账时存在未过账的凭证，这样便于发现差异时进行凭证的修改，因此对账时必须选上“包括未过账凭证”的选项；2）显示核算项目明细 选上后，科目余额表按所选择会计科目下挂的核算项目显示对应的数据；不选，则只按所选会计科目显示对应的数据； 由于对账是针对每个客户（供应商）核对业务数据与总账数据，因此对账时必须选上“显示核算项目明细”，这样才能快捷发现差异所在；3）如果应付系统不与采购系统连用，则应付账款需要扣除暂估款后才可以与应付系统对账；e) 核算项目汇总表过滤条件注意说明：1） 包括未过账凭证选上后，核算项目汇总表统计未过账和已过账的凭证；不选，则只统计已过账凭证； 由于在对账时存在未过账的凭证，这样便于发现差异时进行凭证的修改，因此对账时必须选上“包括未过账凭证”的选项；2） 显示借贷方向选上后，核算项目汇总表根据所选会计科目显示余额的借贷方向；不选，则只显示所选会计科目的余额；由于对账时，汇总表的余额是不存在借贷方向，而是以正负数显示的，而核算项目汇总表是根据会计科目设置的属性显示余额，存在借贷方向显示余额的情况，因此对账时必须选上“显示借贷方向”选项，便于对账。3） 核算项目分析 由于对账是以客户（供应商）为主体进行核对数据，因此在核算项目分析过滤条件设置中必须选上客户（供应商），这样才可以与汇总表的主体一致，便于对账；此处要求所选的会计科目必须下挂核算项目，否则核算项目汇总表不能过滤对应数据。4）如果应付系统不与采购系统连用，则应付账款需要扣除暂估款后才可以与应付系统对账；六、 对账的流程1、 确定应收应付系统以及其他系统涉及往来业务的单据和业务均已经做账，通过查看凭证处理界面是否存在未做账业务进行检查；2、 选择应收应付系统与总账系统需要对账的报表；3、 对选择的对账报表设置对账过滤条件（参见上述三、的说明）；4、 将对账报表过滤的内容通过“引出”功能引出为EXCEL表格；5、 使用EXCEL表格上功能（筛选、排序）实现手工对账；6、 对出现差异的客户（供应商）追查产生的原因；7、 对出现差异的客户（供应商）进行数据调整；8、 对调整后的数据重新对账；9、 对账结果一致后，对各系统进行期末结账处理。七、 对账注意事项1、 建议涉及往来业务的会计科目必须下挂客户（供应商）核算项目，否则只能核对汇总数，造成对账的不便；2、 保证应收应付系统以及其他系统涉及往来业务的单据和业务必须全部审核，同时全部生成凭证；3、 保证应收应付系统以及其他系统涉及往来业务的单据和业务与其凭证的期间必须一致；4、 保证应收应付系统以及其他系统涉及往来业务的单据和业务的金额与其凭证金额必须一致；5、 保证总账系统选择对账报表的会计科目包括应收应付所有业务对应的往来科目；6、 保证总账系统涉及往来科目的凭证存在对应的应收应付业务单据；7、 对于总账系统的凭证可以不要求必须过账，但是选择的对账报表必须选上“包括未过账凭证”选项；8、 对于核销业务的操作，需要注意核销日期的处理，特别是在月初本期和后期业务同时操作时，核销日期的选择尤其重要；9、 如果存在应收应付系统未做账，但是已经在总账系统手工录入相关凭证，可以通过单据序时簿的“凭证信息”功能手工指定对应的凭证字号；10、 如果存在期末调汇操作，可能出现总账和应收应付系统的调汇金额不一致，需要手工进行相关的调整（可参见调汇规则说明）；11、 如果存在总账与应收应付系统不同步启用，则需要保证后启用系统的期初数据与先启用系统的期初数据一致；八、 对账控制事项为了便于对账，建议用户对以下流程进行控制：a) 系统参数，建议以下系统参数均要选上：i. 应收应付系统1. 结账与总账期间同步2. 期末处理前凭证处理应该完成；3. 期末处理前单据必须全部审核；4. 不能新增、修改以前期间单据；5. 预收（付）冲应收（付）需要生成转账凭证；如果预收（付）没有使用预收（付）账款科目的可不选；ii. 采购销售系统（商业账套）a）结账是否与总账同步；iii. 核算系统（工业账套）a）期末结账时检查未记账的单据；b) 所有的单据以及业务都要生成凭证；c) 控制所有的单据以及业务的财务日期与凭证日期一致；d) 控制所有的单据以及业务的金额与凭证金额一致，包括原币金额和本位币金额；e) 控制所有的单据以及业务的核算项目与凭证中会计科目下挂的核算项目一致；f) 控制涉及往来业务的会计科目不要在总账手工录入凭证，统一在业务系统生成凭证处理；九、 常见问题处理a) 应付汇总表与总账的总分类账金额不一致，如何进行对账处理？处理意见：1、 查看总账的期初数据是否与应付系统一致；2、 查看应付汇总表是否选上“包括暂估款”的选项；3、 查看应付系统和采购系统是否存在未审核单据，如果存在则需要补审或者在应付汇总表选上“包括未审核”选项；4、 查看应付系统和采购系统是否存在未生成凭证的单据，如果总账已经存在手工录入的对应凭证，要求通过单据序时簿的“凭证信息”功能手工指定对应凭证字号；5、 查看总账系统是否存在没有对应业务单据的凭证；6、 查看总账系统是否存在未过账的凭证，如果存在则需要重新过账或者在总分类账过滤条件中选上“包括未过账凭证”；7、 查看总分类账过滤条件中的会计科目是否均是涉及往来业务；8、 查看应付系统的单据金额是否与凭证金额一致；9、 查看应付系统的单据期间是否与凭证期间一致；10、 查看应付系统单据的核算项目与凭证对应会计科目下挂的核算项目是否一致；11、 查看总账系统暂估入库的金额是否都是来源采购系统，是否存在通过应付系统的单据作为暂估款处理；12、 查看采购系统对暂估冲回是否进行做账处理；13、 查看是否存在期末调汇操作，总账和应付系统的调汇金额是否一致；14、 查看汇总表与明细表的数据是否一致，如果不一致，使用“shift+R”对汇总表进行余额重算，但是该功能非常影响性能，建议操作前进行数据备份，且停止其他业务操作；b) 应付汇总表与总分类账的原币金额一致，但是本位币金额不一致，如何处理？处理意见：1、 查看应付系统单据的本位币金额是否与凭证的本位币金额一致；2、 查看是否存在采购系统外币发票的本位币金额与凭证一致，而应付系统的本位币金额与凭证不一致，如果存在则是因为采购系统外币发票的本位币金额与应付系统不同步造成；3、 V941版本的用户，可以使用V941SP2；4、 V10.0版本的客户，可以使用V10.0SP15、 查看是否存在期末调汇操作，总账和应付系统的调汇金额不一致，需要手工进行相关调整（可参见调汇规