员工借款及采购付款管理规定.doc

员工借款、费用报销及付款管理制度第一条 为规范和完善集团公司财务管理，确保资金安全及合理使用，减少资金损失，特制定本制度。第二条 本制度适用于集团公司及各分、子公司。第三条 员工借款范围：1、个人因公出差开支备用；2、采购专员零星采购支出；3、日常办公、后勤、业务费等经常性的零星支出；4、集团财务部外派出纳员备用金（此条款适用于机械制造公司、清沂山石化科技）；5、其他员工个人借款情况。第四条 借款额度：1、员工因公出差借款，按照预计出差天数、往返路费、住宿费等支出由本部门负责人核定借款额度。2、采购专员借用的零星采购用款，单次不得超过2000元，超过2000元的材料采购，必须通过转账或支票方式支付，并由采购部持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序审批后，到集团财务部办理货款支付、结算手续。3、外派出纳员备用金借款，根据清沂山石化、机械制造公司日常办公、零星采购需求，在合理使用范围内，按照不超过一个月零星支付所需现金量提出备用金借款申请，由集团公司进行审批。原则上额度控制在10万元至20万元以内。4、其他临时借款根据实际情况核定金额。第五条 员工借款、备用金管理规定：1、借款人仅限于集团公司内部人员，不包括试用期内员工和借调员工。2、按照“谁借款，谁使用，谁归还”的原则，不允许代替他人借款或以他人名义借款。 3、能够转账结算的业务不得故意采取现金借款方式结算。尽量减少现金结算，确保资金安全。 4、业务人员出差必须填写出差申请单，经部门负责人审核后报分、子公司负责人批准。业务人员凭审批后的出差申请单填写用款申请单，签字后到财务支取借款。5、借款人所在部门负责人及分、子公司负责人应当严格审核借款人借款用途、借款金额的合理性及借款的必要性。6、同一借款人前账不清，后款不借。7、各公司核算会计应当对借款及时进行账务处理，并在每月10日前将上月各公司员工借款明细表发送给借款人所在部门，以便核对和及时催还。8、对于借款次数频繁的借款人，还款期限根据借款时间、还款情况分别确定，对于超过一个月的借款，借款人没有提供书面说明原因的，集团财务部将从该借款人的工资中扣除，不再另行通知。9、涉及借款人调动（含集团各公司间调动、离职、辞退、开除等）时，必须先将未还款借款全部还清，未经集团财务部签字证明该调动人员已还完借款的，人力资源部门不能为其办理调入、调出或其他手续。10、出纳备用金的额度应严格按照分、子公司日常零星支出所需现金量进行控制，集团财务部外派出纳员为备用金管理直接责任人。结算处处长及财务负责人负管理责任。11、分、子公司日常业务现金使用需求增加时，可向集团公司申请增加备用金额度；当备用金连续两个月出现较大剩余时，集团财务部应及时减少备用金额度。12、出纳应严格控制备用金支付，除临时、零星采购及日常差旅费借支外，其余物资采购工程付款等大额支出均应编制资金支付计划。13、集团财务部对出纳备用金定期进行实地盘点，每月最少一次，并编制现金盘点表。14、分、子公司未经批准私自扩大备用金使用范围的，将上报集团公司，由集团公司视情节轻重进行处理。15、备用金一律不准用于工程项目付款。否则按借支金额的10%处罚相关责任人。16、出纳不得以无任何审批手续的借款凭证为依据进行付款，私自借款的，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。17、执行出纳备用金制度的公司，借款人为出纳员本人，报销时由集团财务部付讫现金，借款滚动使用。出纳员调离岗位时，由集团财务负责人负责监交办理备用金交接手续。第六条 费用报销管理规定：1、业务人员出差返回公司后十日内凭出差申请单及差旅费报销单到财务部办理报销手续，及时结清欠款。2、员工出差返回公司后一个月未到财务部办理结算手续的，取消当次出差的差旅费补助。3、驻外业务人员原则上每月报销一次，各驻外人员应及时填报报销单到财务部办理结算手续。4、员工出差期间，公司费用标准内住宿费实报实销，住宿费须提供住宿清单，酒店清单上所列私话、餐费、洗衣费等费用不予报销。5、出差期间车船费应按公司差旅费报销规定如实报销。车船费、交通费、停车费、过路过桥费等报销凭证背后需注明时间、路程起始点。6、业务招待费、礼品费必须统一填制交际费申请单，申请人与批准人不可为同一人，交际费申请单单独保管。报销时除提供发票外，应另外附单详细说明招待时间、地点、对方人员、己方人员、事由等信息。特殊情况须填写签呈，由集团董事长、总经理批准方予报销。非公务招待一律由个人承担。7、公司员工因工作需要参加各种会议或培训的，应在报销凭证后面附单详细注明会议性质、内容、会议地点、会议天数、参会人员（培训同上）。会议、培训期间举办单位包含食宿的，取消会议、培训期间住宿费、餐费补助标准。8、零星物资采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票及验收入库单一并作为报销原始单据；不需入库的物资，除经办人在凭证上签字外，必须交给使用人员进行验收，在十日内按报销程序办理报销手续，若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则财务人员有权拒绝报销。9、其他日常办公费用报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。10、所有费用支出必须要有正规发票，对收据、白条财务人员有权拒绝报销。11、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分，内容不真实的情况下签字准予报销的，将对审核人及审批人处以违规报销金额的10%罚款。12、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销。对已经报销的除要求退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额2倍的罚款。13、财务人员在收到报销单据后应审核报销单是否填写、粘贴规范；是否经过有效批准；所附附件是否合法合规，对不符合要求的应及时退回报销人并向报销人说明退回理由。第七条 付款管理制度：1、预付款性质的汇款，由经办人填制用款申请单并注明收款单位、账号、项目内容、金额，有合同的附已审批的合同复印件，走汇款审批程序。经办人负责催收发票并办理相关财务入账前手续。没有签订合同以及合同中没有注明发票开具节点的，发票催收期为两个月。如超期发票未到将对经办人处以汇款金额5%至10%的罚款，财务不再另行通知。2、利用发票进行付款的，原则上超过10000元的发票应先办理签字审批手续后财务入账处理。付款根据提报的资金计划批准后，通知收款单位开具收款收据进行付款；10000元以下的发票以开票日期为准，一月内如果批准付款的，以发票为依据进行付款。一月内付款没有批复的，发票一律交到财务进行入账处理。3、工程类、设备类、质保金原则上一律根据各相关部门提报的资金计划进行付款。依据为内审处出具的工程进度款支付定案单、结算发票及合同复印件。涉及设备类、质保金付款的除提供相关结算资料外，要有设备部门及使用部门出具合格意见财务方能根据资金计划进行付款。 4、零星工程类及个人用工结算必须提供工程类或者劳务、服务类性质的发票，否则财务将不予进行结算。 5、紧急情况下的资金支付。对于公司发生的无法按计划申请的紧急资金支付，在集团领导同意下可进行临时资金支付申请。申请后3日内必须补办审批手续。第八条 特别注意事项： 1、各种票据是财务报销、付款的凭证，下列票据财务不予报销： a、内容填写不全，字迹不清或有明显