电子文件管理规范与流程.doc

专题一：电子文件管理规范与流程第一讲 电子文件管理流程一、电子文件管理流程的变化与特点文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。（一）电子文件管理流程在时间上的变化 提前 这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息易更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动，如形成者在对文件形成时已提取了主题词，归档后的还会有主题标引的工作。此外，甚至可能导致额外劳动，如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施，耗费不应消耗的资源。因此，应把需要和可能实现的管理功能尽早实现，如提前到电子文件形成阶段。目前，比较普遍的提前的管理活动包括： （）归档。纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化，归档时间明显提前。如上海宝钢集团，其文书文件处理完毕后存入有关数据库，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，归档之前需要增加一些管理性信息，如分类号、档号等，而不必再等到第二年的上半年。如航天集团所等单位，为了保证信息资产免遭流失，这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是电子文件的实时归档，即电子文件在形成后，即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后，或通过网络将文件传送到档案部门，或采用送交磁盘的方法将文件先行集中到档案部门，由档案部门打印底图，送各主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象，保证了电子文件的齐全和完整；还及时集中了设计成果，在此基础上，通过组织数据库、开发检索系统等措施，可以尽快实现设计信息在企业内的共享。 （）鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，便着手开始保管期限表的制定工作，根据机构职能机构图中显示的机构职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤；根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类；结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类（名称）、区分这些不同种类（名称）文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程；如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的实例较少见，但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责，届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。 （）著录。为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。比如北京五洲设计院的电子文件管理系统中，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。在机构中，为了方便文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给（或置于内部网上）文件形成者。由文件形成者进行著录，便于著录信息的及时采集，保证著录信息的高质量；同时也避免了档案工作者在文件归档后的低效率劳动。目前，有一种管理思路是利用元数据技术，将电子文件管理所要求的元数据嵌入文件管理系统，由系统自动完成大部分的著录工作，这种工作对用户是透明的，不会造成文件形成者的反感。如澳大利亚国家档案馆年制定了国家联邦机构文件保管元数据标准，澳大利亚新南威尔士州于年颁布了强制性标准文件保管元数据推荐标准。 延长 一些原来只在某一个时间点上完成的工作现在需要在一个连续的时间段上完成，这个时间段有时甚至跨越电子文件的整个生命周期。最典型的是著录。著录将贯穿于电子文件的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期，这种时间上的延长与著录内容的变化息息相关。（二）电子文件管理流程在内容上的变化 简化 快速运算和高密度存储是计算机的长处，利用这些长处，一些原来可以帮助文件管理者做很多事情，从而减少有关工作量，如实体整理。实体整理是对文件实体分门别类，实现馆（室）藏排列的有序化。纸质文件管理中，这是工作任务最为繁重的一部分，因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。而电子文件信息存储的高密度导致了文件存储空间的减少，实体整理仅指为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。 复杂化 在部分流程内容简化的同时，另外一些流程的内容则有所增加。包括： （）信息整理。信息整理是与实体整理相对的一个概念，指从文件内容反映的主题概念等出发对文件的种类加以区分，目的在于为用户提供多个检索途径。纸质环境中，信息整理的目的是解决实体单线排列和检索角度多元化的矛盾。而电子文件具有信息与特定载体之间的可分离性，在计算机联机设备中，不存在所谓的文件“单线排列”，可以实现信息的一次输入，多次逻辑输出，每次输出的依据（从查询方来讲，就是检索途径）都可以不同。数据库技术和技术的综合应用为电子文件信息的组织提供了很大的空间。 （）鉴定。为了同时保证电子文件的有用性和可用性，使得到保存的电子文件具有实现其价值的可能，鉴定工作需要完成这样三项判断工作：某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现，即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。其中，鉴别和技术鉴定是电子文件鉴定工作的新内容。鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来。机构内部可能存在多个信息系统，这些系统中保存有多种数据信息，并不是所有的信息都是文件信息，如私人邮件。技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。 （）著录。著录是时间和内容都发生显著变化的管理活动。由于电子文件有可读性的要求，在技术不断升级的情况下，不可能只通过静态保存的方法来保管归档文件，需要对之不断的复制和迁移。电子文件不可能不变，在变中维护其真实性的方法之一就是对文件和文件管理活动的著录，所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段，同时还起到维护电子文件真实性的作用。这决定了电子文件著录的信息源不仅是文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。著录必然贯穿电子文件整个生命周期，不同的活动形成不同的著录项目，如在形成阶段完成文件的生成系统、形成者、编制目的等项目的著录；在归档阶段，完成归档号、归档者等项目的著录；在迁移活动中，完成迁移者、迁移前后的平台项目的著录。 集成化 集成化是指电子文件业务流程内容互相交叉，或者说一项业务流程完成另一项业务流程的部分功能。包括： （）归档与检索的集成。确切地说，是逻辑归档工作与检索工作的集成。逻辑归档是归档的一种方式，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。为此，归档文件的著录信息及存储地址等信息应自动保存到档案部门的数据库中（或以其他方式建立联系，如超级链接），而该过程同时也是存储检索信息的内容。 （）归档与鉴定的集成。即归档验收时文件技术状况检测与技术鉴定的集成。经内容分析后为具有保存价值的电子文件，还需要检查技术状况，即进行技术鉴定，才能完成鉴定工作的任务。在归档验收时，也需要检测文件的技术状况，此外，还应检查支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全等。由于两次工作都包括对归档文件技术状况的检查，在实际工作中可合二为一，都在归档时进行。 （）保护与其他流程之间的集成。电子文件安全，特别是信息安全保护的内容包含在几乎其他流程中。如无论是那项业务流程，相关的业务人员都必须有相应的权限，权限验证是该流程的第一步，而权限验证同时是保护工作重要内容之一。 （三）电子文件管理流程在顺序上的变化 电子文件管理流程顺序的变化是时间变化和内容变化综合作用的结果。表现在以下两个方面： 由串行向并行 手工环境中，文件管理活动是按照一定的先后顺序逐个进行的，如先鉴定，后归档，再著录，但是在电子环境下，一些业务活动同时进行，如在文件形成阶段同时要鉴定、著录、归档（赋予归档标识）等。 由线性向非线性 由于一些流程在电子文件整个生命周期中进行，而另外一些流程则是在某一个阶段进行，因此，除了并行的关系外，在顺序上还表现为互相穿插，互相衔接，我中有你，你中有我，导致电子文件管理新流程非线性的状态。 （四）对电子文件管理流程变化的思考 上述变化刚刚发生时往往是个别单位应情势需要被迫采取的应急措施，或是对研究人员理论设想的试验，变化发生的路线是自下而上的，即先在个别单位个别管理环节上产生变化，再向别的单位推广，再考虑其他管理环节。而当新做法在较大范围内获得成功后，电子文件管理流程的改变便转向有意识、有计划、主动地进行，变化的路线也逐步由自下而上转向自上而下，即先对电子文件管理流程进行全面的思考，从整体上去重新组织和设计文件管理的流程，再依次对个别管理环节进行改造。这与企业管理界的“业务流程重组（Business Process Reengineering，也有人翻译为业务流程再造）”和公共管理领域中的“政府再造”（Reinventing Government）有很深的契合，引人深思。“文件管理流程重组”的思想应运而生。 在很大程度上，电子文件管理流程的改变确实是一种“重组”，因为： 电子文件管理工作面临两个方面的重要变化，其一，电子文件具有传统文件所不具备的系统依赖性、信息易变性等技术特点，电子文件管理面临真实性、完整性和长期可读性难以保障的难题；其二，电子文件管理工作从本质上是一种信息管理工作，要充分利用信息技术，突破纸质条件下信息传输、加工的不足，提高管理效率，是信息时代机构发展的必要条件。以上电子文件管理内外两个方面的因素是推动管理流程改革的两股力量，其中第二股力量与促使企业和政府进行“重组”的力量（即）的来源基本一致。 电子文件管理流程的改革，如同“业务流程重组”和“政府再造”一样，要从机构管理的整体进行根本性考察，不能拘囿于某个细节或局部，要对全部电子文件管理活动进行系统分析和科学整合。这种“彻底的思考”是“重组”的基本特征。 电子文件管理流程的合理改革，必然包含着管理者主动的思考与设计，而不能只是被动的应急。这种主动的参与和着眼于长远的设计是“重组”的内涵。 重组不仅发生在业务层，还发生在体制、组织结构、管理理念等多个其他层面，这些层面之间具有复杂而紧密的联系。对于电子文件管理流程而言，产生相应变化的单位内部同样也在管理职责、制度、理念等方面进行着相应的调整。如重视企业知识资产的管理，将档案部门同信息部门合一等。 尽管如此，已发生的电子文件管理流程的变化与哈默、钱皮最初提出的“业务流程重组”仍然存在一个关键的不相符合的地方，哈默、钱皮等大多数管理学家认为重组是脱胎换骨的彻底改造，而不是小补小修，从这个意义上讲，重组是激进的、革命性的。而目前为止，所有电子文件管理流程的变化都是逐步摸索出来的成果，并非一蹴而就，仍然沿用了很多纸质文件的工作方法，并非完全以旧貌换新颜，因而只能算是渐进的、改良式的。就其原因，不外乎三个方面：其一，对于电子文件管理工作的认知尚未达到非常全面和深刻的程度，不能实现高质量的“根本性的思考”；其二，电子文件管理工作将在相当长的时间内与纸质文件工作并存，要考虑两者的合拍与一致，尚不具备完全抛弃原有做法去构造全新流程的现实条件；其三，机构内部用于文件和档案管理工作的经费、资源有限。 同样，虽然西方很多大企业集团都在推进重组工程，但实际上有高达业务流程重组项目失败，这说明了尽管企业面临的信息化、全球化的生存环境要求其必须制定业务流程重组的战略，但是在具体落实的时候，可能会因这样那样的问题而无法达到预期的目的，调查表明，企业最愿意进行根本再思考，而最不愿意进行彻底再设计。这提醒我们需要慎重对待电子文件管理流程的重组问题。在考虑电子文件管理流程时，需要在头脑中进行“彻底的思考”，但不能急于行动上的“彻底的改变”；需要站在机构信息流管理的高度去考察，也不能忽视现有的工作基础，“求变”不能忘记“求实”。主动地、有意识地思考和改变电子文件管理流程，借鉴管理学的新理论、新思想来拓展档案学理论与实践，这本身已是一种进步。而且，电子文件管理流程不断变化的最终结果将是对电子文件管理流程的彻底再设计。第二讲 基于电子文件中心的电子文件管理表1 关键电子文件风险因素及其评估值编号关键风除因素国外专家评估值国内专家第一次评估值第2次评估值1.1政府电子文件作为正式文件的法律地位尚未得到普遍认同3.004.134.381.2主管部门没有出台电子文件真实、完整、可读的管理办法、管理标准4.834.384.752.1没有明确的主管部门3.504.004.133.1机构领导很不重视4.004.254.503.2资金严重不到位3.504.133.883.3 机构内各有关部门、人员文件管理的职责不明确3.834.254.383.4 业务人员缺乏责任心4.603.383.753.5 文档人员素质不高，技术、管理能力差(如错误操作等)3.503.883.883.6机构没有制定科学合理的文件操作程序4.174.134.003.9 未采甩严格的用户身份认证技术3.673.883.633.10 未定义各类用户的存取权限或定义不当3.834.003.753.12 未采用有效的病毒实时监视软件3.304.003.883.13 电子文件管理系统没有完整捕获文件内容、结构或者背景信息的功能4.334.384.383.14 没有规定文件的格式3.673.003.253.15 没有对文件生成、管理、利用过程进行监控、审计4.174.004.133.16没有完善的备份措施4.004.504.633.17文件管理过程中的元数据记录不全3.834.504.253.18在系统升级、变换时未迁移电子文件4.604.384.503.19未保存生成电子文件的软硬件4.173.383.253.20没有文档保管场所安全保护措施4.834.134.383.21没有针对本地易发天灾的防范措施4.403.884.002004 年12 月28 日，中国江苏省常州市现行电子文件中心正式运行，首开国内电子文件中心之先河，其后20 天，苏州“张家港市电子文件中心”开通，成为国内首家县级电子文件中心。目前，国内更多的电子文件中心正在构建之中。江苏省档案信息化建设规划纲要(20052010 年)中就明确提出了“20082010 年，全省100%的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心”的目标。“电子文件中心”模式的强大生命力，将这一课题的理论研究推向了前台。以下就电子文件中心的相关问题的初步探讨。 一、电子政务发展推动电子文件中心建设“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。目前全世界许多国家采用这种组织形式。电子文件中心是个新兴的概念。目前在国内有部分省市设立了文件中心这样一个机构，但这些机构更多的是一个现行文件保管机构。也有对电子文件进行管理的，但其管理模式也是依照传统的管理文件进行。 随着各地电子政务建设全面铺开，对在电子政务平台上流转的收文、发文、会议纪要、会议通知、电报、电子邮件、音像文件等进行收集、分类、管理等，就显得尤为重要。为适应电子政务发展的需要，依托各地建立的电子政务内部网络（党政网、信息网），发挥档案馆综合接收档案的优势，通过建立电子文件中心，提前接收电子文件和电子档案，防止出现电子时代档案文件的失落，为推动电子档案中心建设，和最终建成数字档案馆做好超前准备。 二、文件生命周期理论与电子文件中心建设文件生命周期理论，自本世纪八十年代传入我国以后，引起了我国档案界众多有识之士极大关注。文件从其形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中文件先后表现出三种明显不同的价值形态，因而文件的整个生命运动过程具有明显的阶段性特征，可划分为三个阶段，分别称之为文件的现行期、半现行期和非现行期。虽然文件运动本质上与文件的移交、何存地点变化和管理方式变化并无直接联系，但划分文件运动阶段的目的是为了更好地管理文件，因此文件在其整个生命运动过程的各运动阶段内应分别采用何种存放地点和管理方式为宜，这便成为我们必须考虑和解决的问题。现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题。在电子文件没有出现之前，一般纸质的文件被称为传统文件。传统文件的管理模式是：政府机关、企事业单位形成的文件在没有被作最后处理（归档或者销毁）之前，全部由本单位自行进行保管和利用。也就是说，处在半现行阶段的文件，是由有各个发文单位自己来保管。这种文件的管理方式主要存在以下缺点：1、文件分散，不利于利用。文件集中在不同的机关、企业和单位中，其它单位需要使用时，就必须根据文件的类型，走访不同的机关、单位进行查询。文件利用效率很低。 2、文件保管成本高。各机关、企事业单位为了保管本单位的现行文件和非现行文件，往往需要增设良好的文件管理硬件设施（库房、装具等等）、稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，但是却大大增加了文件保管的经费。3、不利于资源整合。由于文件分散的存储于各个不同的机关、企事业单位，不利于进行文件资源的整合。4、不利于政务公开。普通用户如果需要查阅政府机关的文件，可能会走访好几个相关的政府单位，才能查阅到完整的信息，在这种情况下，这种管理模式不仅不能提高政府部门的工作效率，提升政务公开的透明度，也为广大市民带来不便。 传统文件管理模式（图一） 电子文件中心管理模式（图二）“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。目前全世界许多国家采用这种组织形式。 “文件中心”最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都建立了文件中心或类似的机构。“文件中心”能在许多国家得到推行，根本原因是它具有“经济、高效”的突出优点。所谓“经济”，表现为大大节省了各机关专设保管机构耗费的人、财、物资源。美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管平均费用是7.66美元，集中在“文件中心”保管只需0.51美元。所谓“高效”，是指不仅节省了保管的费用，而且还实现了资源联合，能体现出规模效益。国际档案理事会通过对几十个成员国进行调查，评价“文件中心”具有经济、高效的优点，是保存半现行文件最经济、最令人满意的现代新型文件管理机构。受国外“文件中心”的启发，80年代以来，我国陆续出现了甘肃永靖县、河北省张家口地区、四川省长寿县直机关、吉林市船营区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件档案管理机构。而1998年深圳市档案局建立的“文档资料服务中心”则是全国第一个“文件中心”的雏形，随后，北京市昌平县、江苏省常熟市、山东省济南市、青岛市、上海、天津、武汉、青岛、广州、珠海等地相继试办了“文档服务中心”之类的文件档案服务性机构，这些地区的做法效果是喜人的。目前，电子文件中心仍然是个新兴的概念。国内有部分省市已经逐步开始设立了文件中心这样一个机构，但这些机构更多的是一个现行文件保管机构。也有对电子文件进行管理的，但其管理模式也是依照传统的管理文件进行。随着国家电子政务建设全面铺开，目前，利用先进的信息技术，档案界已经致力于为基于电子文件中心系统的电子文件中心解决方案，支持政府机关、企事业单位全面实现信息共享，在政府机关之间、政府与社会之间，建立高效、安全的信息沟通渠道。三、综合档案馆对电子文件中心系统的基本要求电子政务环境下的电子文件中心，主要收集整理党委、政府及其职能部门在电子政务平台上形成的各类电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制，确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布利用”，真正实现政务公开，满足社会需求。随着电子政务工程的实施，地市、厅局政府部门的网络互通工程建设已经基本成型，地市、厅局政府部门开始在此基础上通过整合电子政务软件实现信息传递及各类资源的共享。电子文件中心系统就是以此为基础平台，通过文件中心系统的数据传递功能实现信息的流通。为地市、厅局政府部门、社会各界提供利用电子文件中心系统实现政府部门之间，政府与社会之间的安全数据连接功能。目前，国内的电子文件中心，仍然处于一个虚设的机构存在于地方性档案馆中，它的一切职能均由地方综合档案馆来行使。地方综合档案馆使用的电子文件中心系统，除应具备电子文件管理系统的一些基本特性，例如完成电子文件的报收，实现电子文件的审核、发布和利用，提供报收量及访问量的统计等等之外，它还有一些特别的要求，大致为以下几点：（一）增强的稳定性。由于地方性综合档案馆发布的现行电子文件反映政府机关的职能，具有非常重要的规范作用和导向价值，因此要求电子文件在文件报送和电子接收的过程中不允许出现任何差错甚至丢失，要求电子文件中心系统必须具有非常高的稳定性，确保在承受多用户报收电子文件时系统仍然可以正常准确的运作。（二）高度的权限分管制度。地方性综合档案馆使用的电子文件中心系统发布的现行电子文件中，文件具有不同的安全保密等级，特别是个别文件，只允许相关单位的领导浏览，不允许其它用户访问。针对这种情况，为保护机密文件不被泄漏甚至篡改，电子文件中心系统必须支持多种访问权限。 （三）管理的方便性。电子文件中心系统一般由地方综合档案馆或者电子文件中心内部的技术部门负责维护，而这些技术部门日常的工作一般都比较繁重，电子文件中心系统必须提供简单易用的管理接口，降低系统管理的强度。（四）良好的易用性。由于地方性综合档案馆内使用电子文件中心系统的用户大多为档案馆或者电子文件中心内部职工，他们一般操作计算机的时间都比较短，无法非常熟练的使用计算机，为此电子文件中心系统必须提供简单易用的接口界面来操作电子文件中心。（五）强大的伸缩性。政府部门的电子文件，特别是扫描后的电子文件一般体积都比较大，这就要求电子文件中心系统能够上传体积大的电子文件，同时应具备强大的伸缩性，允许同时上传多个文件。（六）较强的适应性。目前，办公自动化系统（OA）广泛应用在各个领域，由于没有指定的标准，各个政府机关使用不同的办公自动化系统或者政府内部系统进行内部业务办公，这就要求电子文件中心系统必须具有相当的强的适应性来适应各种不同的外界业务系统，从而进行无缝连接。（七）良好的扩展性。1、增强多媒体信息发布能力随着计算机技术的普及和计算机处理能力的不断提高，音频，视频等多媒体信息越来越多，各类多媒体信息的集成也将是一种潮流，例如：一篇电子文件除了文字以外，还有可能有图片、声音、视频等信息。电子文件中心目前发布的信息还是以文字和图片为主，借助于一些硬件和软件平台，可以提供声频和视频的发布能力，通过对现有的公文发布模块的增强，可以做到文字、图片、声频和视频的混合发布。虽然技术问题比较容易解决，但是确定一种可行的音频、视频信息的接收方式以及管理方式，才是电子文件中心增强多媒体信息发布能力的前提。2、增强与其它业务系统的集成性目前、电子文件中心系统还仅仅是一个单独的业务系统。随着档案信息化的发展，必然会出现越来越多的各类应用系统，只有提交系统之间的交互性，才能更好的提高工作效率，达到协同工作的目的。例如：电子文件中心系统与扫描系统集成，扫描完后的电子文件就可直接进入电子文件中心数据库；电子文件中心与综合档案管理系统集成，就可在综合档案管理系统里直接对电子文件中心进行管理，而不需要再进入电子文件中心系统。3、实现多点查询功能由于目前的实际情况，一个电子文件中心只能负责一个地区（县市、地市或省）的发文和条线收文的接收和发布。使用系统的用户也只能查询本地区的所有的发文，如果地市级的用户需要查询县市级的电子文件，就需要登录至县市级的电子文件中心进行查询，如果实现了多点查询功能，借助与分布式数据库和分布式系统技术，就可以做到地市级的用户在本地区的电子文件中心就可查阅县市级的电子文件，省级用户在本地区的电子文件中心就可查阅地市级和县市级的电子文件。4、实现电子文件归档电子文件中心是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。电子文件中心并不能代替档案归档，各立档单位还是需要将各类电子文件进行整理后再提交给档案馆以进行归档。如果立档单位要在实现电子文件中心的基础上实现电子文件归档，必须满足以下几个前提条件：一是必须确定电子文件归档的XML数据标准。二是各立档单位的档案管理软件或档案管理模块必须提供符合要求的档案管理功能并且能将进行整理后的电子档案转化为符合标准的XML格式。三是由档案馆自行增加或在数据交换平台中增加专门的电子文件归档Web Service接口，各立档单位在档案形成以后，可以直接通过本单位的档案管理软件或档案管理模块将电子档案归档至档案馆。四是档案馆应有专门的电子文件归档系统对归档后的电子文件进行管理。电子文件中心建设，应该按照国家标准所规定的方法、程序和统一格式开展工作，保持全省数据的统一性，便于共享。在建立电子文件中心的问题上，一要对传统的档案业务流程进行重组和再造，做好前端控制，抓好源头，形成有效的“工作链”：从归档范围的制定到网上归档手段的实现，从离线的移交到在线的集中，从整理编目到划控上网，要按照信息化精简、效能的原则办事，求得最大的效益。二要建立已公开现行文件为核心的政府公开信息收集制度和送交制度，积极应用省里开发的电子文件中心系统平台，推进档案部门网络节点与政务网的互联，优先开展电子公文的实时在线归档和电子档案的实时在线接收工作。第三讲 电子文件中心建设方案分析一、方案设计概述电子文件中心是是建立介于文件生成机关和档案馆之间的文件保管机构的电子文件中心的应用解决方案，同时是数字档案馆前端建设的重点内容之一。该系统实现电子文件资料的接收、管理、利用和移交，与数字档案馆在信息交换上进行无缝对接，提供基于权限的文件全文检索/浏览、电子文件借阅和归还、专题/个人收藏、信息发布、网上调查等多种电子文件资源的综合利用形式。方案设计能够实现对电子文件生命周期过程的完整管理，以及海量电子文件的信息使用价值的综合利用。二、建设思想系统基于三层架构，具有前端易用，后端强大的特点。应用层:用户通过熟悉的微软界面和工具，如MS-Office，SharePoint，以WEB方式直接与电子文件中心进行交互，实现电子文件的接收、管理、利用、移交四个核心功能。公共服务层:为应用层提供众多基础服务，如存储和索引、工作流、PKI、目录服务、权限管理等，以支撑上层应用。存储层:电子文件采用非结构化的数据存储(全文数据库);其它信息，如系统配置、站点结构、管理信息等存储在结构化的数据存储(关系型数据库)中。三、系统功能在电子文件资料的生命周期中，从电子文件资料的生成机构(政府各部、局、委办以及企业事业等单位)流转的现行文件到归档部门的归档电子文件资料中间的过程为非现行文件阶段。本系统所针对的目标是对非现行电子文件资料从接收到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，功能上涵盖电子文件的接收、整理、保管、利用、移交等整个电子文件资料管理的全过程，实现文件流程与业务流程的有机融合，帮助用户完整安全地将永久保存的电子文件资料移交到数字档案馆，实现对电子文件资料的自动化管理。电子文件接收系统将电子文件的生成机构所提交完成的电子文件及其符合电子文件/档案管理规范的元数据接收到电子文件中心，并对电子文件进行元数据修改补充(文件维护)，再经过审批流程，进入到后台的全文数据库中存储。1、支持电子文件与元数据的提交系统既接收电子文件生成机构提交完成的电子文件，同时也将符合电子文件/档案管理规范的元数据接收到电子文件中心。2、灵活的提交方式手工提交:用户通过电子文件中心系统进行手工在线编辑后提交。自动批量提交:通过电子文件中心提供的数据采集服务自动从前端系统(如OA或公文交换流转系统)中将文件批量、自动地提交到电子文件中心。3、系统自动校验提交后的电子文件只有经过校验，确认其符合电子文件保存的规范和未来归档的条件后，才能进入到电子文件中心系统，存储在接收库中。接收过程还采用PKI技术保证文件的安全性、一致性和完整性。4、文件维护与审核系统支持对接收库中带入的元数据信息进行编辑修改，同时补充一些元数据信息，如文件中心自己定义的管理属性保存期限、审计日志等以及将来归档时需要的元数据项。对于元数据信息补充完成的电子文件，加载到待审核库。电子文件管理电子文件管理是负责从电子文件进入文件中心后一直到移交至档案系统期间的全程管理。1、基于文档的元数据全程管理电子文件从产生、流转一直到发布归档都是基于元数据进行全程管理。包括接收阶段带入的描述性元数据信息，如作者、创建时间的管理;维护阶段自定义管理属性，如保存期限，审计日志的管理;审核入库阶段，元数据信息迁移到全文数据库;移交阶段，元数据信息打包后供档案管理系统接收利用。2、基础元数据的词典化管理系统将使用频率较高的元数据内容汇集成词典，使其内容变为可选项而不必手工录入，提高文件维护的效率和准确性。系统提供词典条目的添加、删除、修改等功能，方便用户进行维护。3、日志管理电子文件在接收、维护、审核、发布、利用、移交过程中，会产生很多辅助信息，如接收时间、审核人、检索信息、浏览时间等，这些信息对一份电子文件来说也是至关重要的。日志管理就是实现对电子文件流转的全程监控，真实记录这些辅助信息，并且在电子文件移交给档案系统时，一起把日志详细信息移交，达到记载用户操作痕迹，为事后责任辨认提供仲裁依据的目的。4、用户及文件授权管理系统提供用户统一身份管理，支持用户或用户组的增、删、改操作。系统管理员可以针对不同的用户或用户组授予其对电子文件的不同控制权限:某个单位的用户只能检索到本单位提交的电子文件;普通用户只能浏览电子文件，不能保存到本地;借阅用户可以被授权将电子文件下载到本地，在许可的时间段内查看电子文件。电子文件利用最终用户可以通过MS-Office和Web界面完成对电子文件的多种利用。1、文件全文检索和浏览系统对集中存储管理的众多文件提供全文检索和浏览功能，并提供保存、打印等辅助功能。检索的手段主要包括:字段检索、任意词检索、复合检索、二次检索等。 2、电子文件借阅和归还系统根据不同类型用户设置其对电子文件的不同权限，如设置允许保存、复制权限，同时设置过期时间后，当借阅用户将电子文件下载到本地机器后，允许其对电子文件进行脱机浏览，超越借阅时间(即过期时间)后，文件失效不能浏览。3、编订文件专题和个人收藏系统可以根据用户工作和研究的需要定制文件专题，通过检索文件中心数据库，选择需要的电子文件数据，加载到专题全文库。系统提供专题数据库管理、专题内容管理和网上专题资料检索服务功能。其中专题检索是专门针对专题文件库提供检索利用的服务，主要包括全文检索和浏览等功能，并提供保存、打印等辅助功能。系统支持将查询网页加入个人收藏夹，提供个性化服务。4、 其他利用方式系统也提供信息发布(新闻，公告，制度规范等)，网上调查等功能，方便用户获取更多的信息。电子文件移交系统提供电子文件移交到数字档案馆的计算机化的管理手段。1、完整移交当电子文件中心中的文件达到规定的保存期限后，电子文件中心将按照相关法规和规定，将到期的电子文件及相关的元数据、操作日志信息打包后形成可被接收的档案文件移交到档案系统，另外，对电子文件的利用和借阅情况也准确地移交给档案系统，确保电子文件在流转过程中产生的信息完整归档。2、XML格式打包移交移交的数据包按照XML数据交换标准格式进行打包，采用PKI服务确保移交过程中数据包的安全性、一致性。3、比对确认后删除原文件电子文件中心接收电子文件时，原单位的档案室保留有一份纸介质文件。当电子文件从电子文件中心移交到档案馆时，需要把纸介质文件和电子文件一起移交给档案馆，通过比对并确认移交成功后，删除电子文件中心中已移交的电子文件。四、安全措施1、PKI技术Public Key Infrastructure(公钥基础结构)为电子文件中心提供基于国际开放标准的安全的加密、数字签名、身份认证支持。系统通过PKI技术保障文件接收、管理、利用、文件移交过程中文件的安全性，一致性和完整性。2、目录服务基于Lightweight Directory Access Protocol(轻量目录访问协议)的目录服务在电子文件中心中提供用户管理和身份认证服务3、权限管理与审计日志系统利用目录服务和PKI服务在应用层控制用户对电子文件的操作，包括检索、浏览、借阅的过期时间、限制打印、专题编研等。权限与用户身份或角色关联，用户所有操作痕迹被记录并保存到日志库中以供审计，最终实现用户在完全受控的状态下利用电子文件。在电子文件移交给档案系统时，也一起把日志详细信息进行移交，保证被移交电子文件的完整性、真实性与一致性。六、方案特点1、基于微软平台，应用面广，用户接受度好，三层架构，具有良好的可扩展性和继承性;2、基于SOA架构的Web应用，用户能够方便快捷地在Web上完成大多数操作，同时为管理员提供简洁、无需编程的方式来调整和定制电子文件资料中心的Web界面和功能;3、支持电子文件的收集、管理、利用、移交的全程管理，实现电子文件生成到归档的平滑对接;4、支持多途径利用，提供全文检索/浏览，电子文件借阅和归还，编订文件专题/个人收藏等利用服务，还可以作为信息发布、网上调查的数据源;5、支持工作流管理，在文件审核(电子文件接收)，权限申请/借阅(电子文件管理/利用)，文件打包(电子文件移交)中提供方便易用的可定制流程服务;6、强大的与异构环境的整合能力，采用开放协议与通用标准如SMTP、SIP、XML进行设计，实现对上游的各种OA系统，下游的各种档案系统，内部的来自不同软件开发商的产品和组件的整合，保证用户投资的最大投资价值。7、安全性能高，利用PKI技术和目录服务控制用户对电子文件的操作，提供用户操作审计及查询统计等安全机制。第四讲 电子文件管理规范体系建设一、电子档案管理标准的制定情况电子档案标准化建设同电子档案管理研究与实践相伴而行。1996年10 月, 国家档案局成立电子文件归档领导小组,下设OA 课题研究组和CAD 课题研究组,开展电子文件归档、管理、利用、法律效力及长期保存等问题的研究。随后,国家档案局承担了CAD 及OA 电子文件归档管理要求的标准起草工作。经过各级档案部门的努力，电子档案管理研究取得了一批科技成果，计算机光盘档案管理系统、中型机档案资料管理智能软件系统及革命历史档案目录数据库、受损航测数据磁带档案恢复与光盘转储等获得国家科技进步奖。近几年，相继出版了电子文件管理导论 、电子文件归档与归档电子文件管理概论、电子文件管理等多部专著。国家档案局发布了电子公文归档管理暂行办法、全国档案信息化建设实施纲要等，规范和推动了电子档案管理 。包括深圳市数字档案馆、青岛市数字档案馆、安徽省电子文件中心在内的一批示范性数字档案馆和电子文件中心正在建设之中。旨在全面制定和实施我国电子文件管理国家战略的课题研究已经启动。1999年，我国第一个电子文件管理国家标准CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理（GB/T 17678.1-1999）发布。此后，相继发布了电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）、纸质档案数字化技术规范 （DA/T 31-2005）、公务电子邮件归档与管理规则（DA/T 32-2005）。制订和发布的电子档案目录交换标准有：全国革命历史档案数据采集标准 革命历史档案机读目录软磁盘数据交换格式（DA/T 17.5-1995）、民国档案目录中心数据采集标准 民国档案机读目录软磁盘数据交换格式（DA/T 20.4-1999）、明清档案目录中心数据采集标准 明清档案机读目录数据交换格式（DA/T 33-2005）。目前，正在制订的电子档案管理标准有电子文件名词术语、电子档案著录规则、电子文件归档细则、电子文件管理细则、电子公文文档一体化管理规范、电子文件元数据标准、电子文件管理系统通用功能需求、归档电子文件信息载体保护技术规范、归档电子文件真实性鉴定规程、网站资源归档与管理规范、档案管理网络安全测试规程、数字档案馆设计与建设规范、计算机管理档案软件测评方法、数码照片档案管理规范、缩微影像数字化转换技术规范、照片档案数字化技术规范、录音档案数字化技术规范、录像档案数字化技术规范、电子文件光盘存档技术规范、数字档案信息输出到缩微胶片上的规定、档案著录标记语言、文书档案目录数据元规范等。上述标准是建立在我国丰富多彩的电子档案管理实践基础上的系列标准的一部分。是电子文件归档与电子档案管理领域内始创性的标准。这些标准提出的有关电子文件的真实性、完整性和有效性保证的基本原则至今适用。上述标准也提供了管理电子文件的工具集，提出了电子档案管理的思路和办法。提出了电子档案管理流程、长期保存格式、元数据需求等。借鉴了国际上的一些成功经验。上述标准发布后，促进了电子档案规范化管理和档案信息化建设。除上述国家标准和国家行业标准外，各省、市按照国家档案信息化建设的总体要求，制定了相应的地方标准。二、电子档案管理标准的实施情况（1）标准化建设组织管理1979年12月，国家档案局在全国文献检索标准化工作会议上提出了在档案工作领域实行检索标准化建议。1982年进一步提出制定档案管理标准的方案。1983年2月国家档案局正式成立了全国档案标准化领导小组，负责组织和管理全国档案标准化工作。1986年国家档案局在所属事业单位档案科学技术研究所建立了标准化研究室，开展标准研制，协调、组织档案标准化工作。1989年，国家档案局成立法规标准化处，负责全国档案标准化工作的行政管理。1991年3月全国档案工作标准化技术委员会成立，由各方面专家组成，负责评议档案工作国家标准、行业标准的立项和审查工作。定期复审档案工作现行标准，提出修订、废止、继续执行的意见。承担档案工作标准化的技术咨询工作。与国际及外国档案部门的档案工作标准化机构联系，交流情况和资料。协助国家档案局标准化主管部门与相关的技术委员会协调档案工作领域国家标准的制定、修订工作。国家档案标准化建设管理机构的确立，使全国档案标准化工作有了统一的领导，为档案标准化工作有组织、有计划、有步骤地开展提供了重要保障。（2）电子档案标准的宣贯国家档案局把信息化标准建设放在档案信息化建设优先位置。CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理发布后，同年组织编制了实施指南（统一宣贯教材），并召开了全国性的宣贯会议。电子文件归档与管理规范颁布后，各级档案部门也相继举办了培训班，推动标准的贯彻执行。北京、安徽等省、市将电子档案标准化建设纳入了当地档案事业发展“十一五”规划。一些省市根据档案法律法规要求和电子文件归档与管理规范，结合本地实际情况，制订发布了电子档案管理标准的实施细则或相应规范性文件。如重庆市电子文件归档与管理细则、江苏省电子文件归档与管理办法、上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定、辽宁省电子文件归档与管理暂行规定等。一些基层单位也根据电子档案管理标准，制定实施了相应的管理制度，如南京大学电子文件归档与管理暂行办法等。（3）电子档案标准的实施国家档案行业标准一经颁布，国家档案局即专门印发通知要