会计账簿的登记与错账的更正方法.doc

账簿的登记和错账的更正方法一、账簿的含义会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式的账页组成的，以会计凭证作为登记依据，全面、连续、系统、分类地记载各种经济业务的簿册。二、账簿的基本内容u 封面。用于填写账簿的名称、使用年度等内容。订本账通常将账簿名称印刷在封面和账背上，使用时只需填写账簿的使用年度；活页账需要在封面中央填写账簿的名称和使用年度，以便于使用和查阅。u 扉页。一般是封面之后账户目录之前印有账簿启用及交接表的一页。u 账户目录。账簿的第一页。账户目录一般位于账簿启用及交接表和正式账页之间，为了便于账户的管理和检索，在对账页顺次编号以后，应顺序详细填写账户目录，包括各账户的账户编号、账户名称及所在页次。u 正式账页。这是会计账簿的主要组成部分。不同的账簿，其账页格式虽存在很大区别，但一般都包括以下内容：（1）账户名称：用来填写该账页所设立账户的名称；（2）日期栏：用来填写记账凭证的日期；（3）凭证种类及号数栏：用来填写凭证的字和号；（4）摘要栏：用来简明扼要地介绍经济业务内容；（5）金额栏：用来填写经济业务引起资金的增减变化及结存情况；（6）页次：填写该账页的页次。三、企业建账的基本程序一个企业要设置哪些账簿以及账簿的结构如何，取决于各企业的核算方法、要求和具体条件。但一个企业至少应设置四册账：库存现金日记账、银行存款日记账、总分类账、活页明细账。在实际工作中，新建单位和原有单位在年度开始时，会计人员均应根据核算工作的需要设置所用账簿，即平常所说的“建账”。” 建账的基本程序是：第一步：设置账簿结构，按照需用的各种账簿的格式要求，预备各种账页，并将活页的账页用账夹装订成册。第二步：每本账簿启用时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称；在账簿扉页上，应填写“账簿启用及交接表”中启用说明部分。若会计人员发生变更时，应办理交接手续，并填写“账簿启用及交接表”的交接说明部分。粘贴印花税的账簿，印花税票应粘贴在账簿扉页启用表右上角，并在印花税票中间划两条出头的横线，以示注销。使用缴款书交纳印花税，在账簿扉页启用表左上角注明“印花税已缴”及交纳金额。缴款书作为记账凭证的原始凭证登记入账。第三步：按照会计科目表的顺序、名称，在总账账页上建立总账账户，并根据总账账户明细核算的要求，建立明细账户。原有单位在年度开始建立各级账户的同时，应将上年账户余额结转过来。 第四步：启用订本式账簿，应从第一页起到最后一页按顺序编定号码，不得跳页、缺号；总账账户可以按账页顺序逐页设置，对于个别登记内容较多的账户，可以估计预留账页。使用活页式账簿可以隔页设置账户进行登记，但期末装订时，要将空白页抽出，再按账户顺序编本户页次号码。记账时不能只在账面的正面记账，如果正面记账记满后，背面不记而直接转到次页去登账，是违反记账规则的。一页账页的正面和背而不要同时设置两个账户，否则，正面记满后，就不能在背面连续记账，另开账页会造成账页混乱。各账户编列号码后，应填“账户目录”，即将账户名称、页次登入目录内，并粘贴索引纸（账户标签），写明账户名称，以利检索。四、账簿登记的基本要求应根据审核无误的会计凭证登记会计账簿，如日记账应根据审核无误的有关现金、银行存款的收款凭证和付款凭证，或结合收、付款记账凭证所附原始凭证，序时、逐笔地登记日记账中各栏；要逐日结算余额，并与库存现金实有数核对；定期与银行送来的对账单进行核对。在具体登记账簿时应做到以下几项要求：u 先将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项登入账内，做到数字准确，摘要清楚、登记及时、字迹工整。登记完毕，记账人员要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登记的符号“”，表示已经记账。u 账簿按日期顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员压线签名或盖章。u 正常登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，除制度规定允许用红色墨水书写，不得用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。下列情况可用红色墨水记账：（1）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；（2）在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；（3）在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数；（4）根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。u 账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格。一般文字或数字的书写应占格距的1/2或最高不超过2/3，以保证账面清晰及留有足够的改错空间。u 需要结出余额的账户，结出余额后应当在“借或贷”栏内写明“借”或者“贷”字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”栏内写“平”字，并在余额栏内用“0”表示。日记账必须每天定期结出账户的余额。一般来说，对于没有余额的账户，在余额栏内注明的“0”应当放在“元”位。u 账页记满后，要办理账页间的转页手续。每一账页登记完毕，接转下页时，应当结出本页合计数及余额写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏注明“过次页”和“承前页”字样，也可以将本页合计数及金额只写在下一页第一行有关栏内，并在摘要栏注明“承前页”字样。u 账簿记录错误的更正方法。如果会计账簿记录发生错误，不允许用涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹等方法更正错误，也不允许重抄，应当根据错误情况，按照规定的方法进行更正。如果是账簿登记发生错误，应当将错误的文字或者数字划红线注销，但必须使原有的字迹仍可辨认，然后在划线上方填写正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正错误的数字；对于错误的文字，可只划去错误的部分；对于记账凭证错误而使账簿记录发生错误，应当首先更正记账凭证，然后再按更正的记账凭证登记账簿。u 日记账的定期对账。定期与银行送来的对账单进行核对，保证账证相符、账账相符、账实相符。 u 日记账的定期结账。对于现金、银行存款日记账，应做到“日清月结”，即每日终了结出本日借贷方发生额及余额，在摘要栏内注明“本日合计”字样，并在下面通栏划单红线。五、账簿账页格式及登记方法u 库存现金日记账的账页格式设置及其登记方法。库存现金日记账账账页格式一般采用借、贷、余三栏式账页结构，而且通常采用订本账。库存现金日记账应根据审核无误的合法的现金收、付款凭证及相应的银行存款付款凭证为依据进行逐日逐笔序时地登记，每日记账完毕，应及时结计当日余额。以库存现金日记账的当日余额与库存现金数额相核对，如发现账存与实存不相符时，需立即查找原因，以保证账实相符。具体登记方法为：n 根据库存现金收、付款凭证及相应的银行存款付款凭证的日期填入“日期”栏内。n 根据登账所依据的反映现金增减业务的收、付款凭证编号，填入“凭证号”栏内，以便日后核对与查询。n 按照收、付款凭证中的摘要内容填入日记账的“摘要”栏内。n 根据收、付款凭证中的会计分录，将与库存现金科目相对应的科目名称填入“对方科目”栏。n 按不同业务内容，将库存现金的增减金额填入“借”或“贷”栏内，并逐笔结出余额。每日要结出当日的发生额和余额，并划红线结账。u 银行存款日记账的账页格式设置及其登记方法。银行存款日记账账页格式设置及其登记方法与现金日记账基本相同，银行存款日记账一般采用借、贷、余三栏式账页结构，通常采用订本账。银行存款日记账应根据审核无误的合法的银行存款收、付款凭证及相应的库存现金付款凭证为依据进行逐日逐笔序时地登记，每日记账完毕，应及时结计当日余额，并定期将本单位银行存款日记账的记录同开户银行提供的对账单进行核对，剔除未达账项因素，保证两者相符。具体登记方法为：n 根据银行存款收、付款凭证及相应的库存现金付款凭证的日期填入“日期”栏内。n 根据登账所依据的反映银行存款增减业务的收、付款凭证编号，填入“凭证号”栏内，以 便日后核对与查询。n 按照收、付款凭证中的摘要内容填入日记账的“摘要”栏内。n 根据收、付款凭证据以填制的原始凭证填制“结算凭证”栏。n 根据收、付款凭证中的会计分录，将与银行存款科目相对应的科目名称填入“对方科目” 栏。n 按不同业务内容，将库存现金的增减金额填入“借”或“贷”栏内，并逐笔结出余额。n 每日要结出当日的发生额和余额，并划红线结账。u 总分类账的账页格式设置及其登记方法。总分类账通常采用订本式账簿。不同的单位可根据自身管理和核算的需要，选择使用不同账页格式的总分类账。一般采用三栏式总分类账。总账只采用货币计量单位进行登记。在不同企业，由于会计核算程序，即账务处理程序的不同，登记总账的方法也不同。经济业务少的小型单位，其总账可根据记账凭证逐笔登记；经济业务多的大型单位，其总账可根据汇总记账凭证定期一次登记。u 明细分类账的账页格式设置及其登记方法。明细分类账通常采用活页式账簿。除主要以货币计量单位登记以外，有时还采用实物计量单位。因此，其账页格式设置一般有借贷余三栏式、数量金额式、多栏式及平行式等结构。登记时应注意：n 明细分类账应根据记账凭证及其相关原始凭证序时进行登记，并且登记时，必须保持与总账的平行登记，以便于保证账簿间的相互核对。n 借贷余三栏式结构的明细账主要适用于一般账户，登记时只以货币计量单位序时反映其借贷方发生额及余额；数量金额式结构的明细账上适用于实物资产的明细核算，如原材料、产成品、固定资产等，登记时不仅要记金额，还要记数量；多栏式明细账则是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在账页上设置专栏，主要登记明细项目多，借贷方向单一的经济业务，如采购、生产以及费用的明细账户等，登记时应按发生业务所属项目归类登记。六、记账错误的更正方法由于各种原因，在记账过程中往往会发生一些错误。当发现账簿记录发生错误时，不得涂改、挖补、刮擦或用退色药水消除字迹。应根据错账的具体情况，采用规定的错账更正方法进行更正。u 划线更正法。在结账前发现账簿记录中文字或数字错误时，可采用此法。更正时，在账簿中错误文字或数字上划红线，以示注销。划线时，要划去错误数字的整个数码，不能只划去个别数码。然后在红线上方空白处填写正确的文字或数字，并由更正人员在更正处旁边盖章以示负责。u 红字更正法。记账后发现记账凭证上所列会计科目有错误或出现所写金额大于应计金额的错误，从而导致账簿记录出现同样错误的情况下可采用此法。更正第一种错误时，首先填制一张内容与错误凭证完全相同而金额是红字的记账凭证，在摘要栏内注明“更正X X号凭证”，并据以用红字金额登记入账，冲销原有的记录；然后用蓝字填制一份符合经济业务内容的记账凭证，并登记入账。更正第二种错误时，填制一张内容与错误凭证完全相同但金额是红字的表示多计金额的记账凭证，在摘要栏内注明“冲转X X号凭证多计数”，并据以用红字把多计的金额登记入账，冲销原有的记录，并登记入账。u 补充登记法。记账后发现记账凭证所填金额小于应计金额的错误，从而导致账簿记录出现同样错误的情况下可采用此法。更正时，按照正确数字与错误数字之间的差额，用蓝字填制一张记账凭证，并据以登记入账。这样，就补记了少记的金额，使全部金额符合实际。采用此法时，需要在补充记账凭证的摘要栏内注明“补记X X号凭证少记数”。七、思考1. 账簿的含义与基本内容是什么？2. 企业建账的基本程序如何？3. 账簿登记的基本要求是什么？4. 为什么会产生