基于提升市场竞争力的私营中小企业内控体系构建案例分析.doc

基于提升市场竞争力的私营中小企业内控体系构建案例分析摘要：随着经济体中企业组织形式的多元化，私营中小企业在我国整体经济中所占的比重逐渐提升，为经济发展做出了不容忽视的贡献。但是，受限于企业发展理念以及企业规模等，私营中小企业当前的管理情况并不尽如人意，内控管理也存在很多问题，从而严重限制了企业的进一步发展。由于竞争激烈程度的不断提升，为了生存下来并获得更好的发展，私营中小企业必须完善自身的内控管理机制，从而提升运营以及管理效率。下文中，作者就以私营中小企业SW公司为案例，构建了针对其经营状况的内控体系，以期让该公司在激烈的市场竞争中立于不败之地。关键词：私营中小企业 内控 风险 构建 中国成功加入之后，经济的开放性得到了很大提升，国家经济在世界上的地位与影响力不断提高。不过，同时也使得市场环境变得更加复杂，企业运营过程中的不确定性变得更加显著，所面对的风险不但种类有所增多，影响强度也较之过去大了许多。企业要继续保持运营的活力与发展动力，就必须提升自身的管理水平，完善内控管理体系。遗憾的是，当前我国关于内控的研究基本上都是聚焦大企业的，还没有针对中小型企业的相关研究。私营中小企业受限于自身的发展与管理理念，在内控方面存在很多问题，或者根本没有建立起内控体系，或者建立了体系但没能贯彻落实管理制度。所以，以私营中小企业对研究对象，帮助其构建完善的内控体系具有非常重要的现实意义。下文中作者研究的SW公司是集研产销于一身的高新技术企业，最近几年由于公司业务范围的拓展以及经营规模的扩大，暴露出很多内部管理问题，同时也导致成本一直居高不下，严重限制了公司的进一步发展。作者基于这种情况，深入分析了应该如何构建适合SW公司，并能有效提升其管理效率的内控体系。一、SW公司内控系统的构建 究其本质的话，内控系统其实就是把公司的所有内控要素有机结合为统一的整体。作者充分考察了SW公司的运营情况，并结合各内控要素，为其构建了如下的内控系统：图1 SW公司内控系统结构图 （一）构建良好的内控环境良好的内控环境是内控系统正常运作的重要基础，对于SW公司来说，良好内控环境的构建可以从以下方面入手：首先，改进治理结构，强化内审的功能。SW公司应该成立审计部对公司各项业务以及管理活动进行监督与管理，并赋予审计部足够的工作权限，从而实现其内部监督的目标，而不是作为美化公司治理结构的装饰部门。公司的领导层应强化内控意识，并在工作中处处带头、身体力行，和公司其它员工一样接受审计部门的监督与审查；另外，公司的领导层也可以亲身参与到核心业务的决策以及安排工作中，从而提升对公司具体业务的了解与掌握程度。最后，还应该尽量多和不同部门的员工交流与沟通，从而全方位了解公司运营过程可能面对的风险，并提早做好防控措施。 其次，完善人力资源管理机制。SW公司需要制定规范的员工招聘、考评、升迁、解约等制度，并保证制度制定过程的独立性与民主性，从而让员工明确公司对其的发展管理是有据可依而且一视同仁的。具体而言，招聘环节应综合考虑应聘人员的专业能力以及职业素养，还要关注其与人交流与沟通的能力。如果是对公司发展有重要影响的岗位就要进行更加深入细致的应聘人员背景分析；考评环节需要采用科学公正的考评方法，从而最真实的反映出员工的工作成果，并根据考评结果进行相应的奖惩，从而提升员工的工作主动性与积极性。对于那些在公司工作时间长，表现一直出色的员工应给予一定的晋升机会，从而充分激发他们的潜能，为公司发展做出更大贡献。 （二）构建风险评估系统 基于SW公司的实际经营状况，作者认为其面对的风险主要有： 供应商风险：受限于发展规模以及资金实力，SW公司都是提前做好采购订单，直接由供应商处购货，但是购货的总数量以及总金额并不大，所以可以选择的供应商很少，议价能力也很低。另外，这些供应商基本上也是流通企业，并不是生产商，这就使SW公司面临着很高的原料不确定性以及风险，一旦供应商无法从生产商处取得货源就会直接影响SW公司的生产计划，进而影响后续的销售等环节。 生产风险：当前，SW公司的生产规模并不大，因此，如果短时间接到大量销售订单的话，存在无法按时交货的风险；另外，生产调整的灵活程度如果不能及时配合订单的需求，也会导致很高的交货风险。 销售风险：SW公司的资金来源就是销售收入，因此，销售风险绝对是公司最需要防控的风险之一。作者认为，SW公司需要认清导致销售风险产生的原因，从而进行相应的销售风险内控管理。至于导致销售风险产生的原因，主要有以下几种： （1）信息原因。SW公司处于销售方的位置和客户之间在信息方面会存在一定的不对称性，这会直接导致销售风险。 （2）信用管理制度方面。如果SW公司未能全面、正确的了解客户的资信信息，也没有对客户的还款能力进行科学评估与论证的话，那么就极易因为盲目追求短期销售成绩而做出草率的销售决策，形成销售风险。 （3）应收账款管理方面。将产品销售出去并不代表已经完成了任务，接下来的应收账款管理也是工作重点之一。如果SW公司没能控制好信用政策，就很容易导致应收账款管理失效，形成销售风险。 基于上述原因，作者认为SW公司应该做好以下工作： 事前预防：SW公司的销售部应该定期对行业市场情况进行深入细致的分析，总结各类影响因素的变化情况；同时，分析公司内部的各项业务能力指标；综合评估客户的发展潜力以及资信情况等。 事中控制：SW公司应该设定合理的信用额度与信用期限，并做好应收账款的后续管理工作，合理安排收款方式；同时，计提坏账准备以应对可能出现的坏账。 事后追讨：SW公司应该密切跟踪那些逾期未还的款项，并安排专人上门催收，以保证账款能够顺利收回。 SW公司当前基本上只是生产炭黑制造设备，产品非常单一，相应的客户群较小，而且具有很大的行业局限性。这种销售情况下，一旦客户转变经营模式或者出现经营困难，SW公司就会承受很高的销售风险。因此，作者建议SW公司应充分发挥当前生产设备的潜力，积极研发新型或者拥有新功能的设备，从而扩大客户群，将销售风险控制在低水平。 （三）开展积极的控制活动 作者认为，SW公司应重视财产控制，结合公司的实际情况建立具有针对性的资产管理制度，定期进行各类资产的盘点。为了提升资产的安全性，SW公司还应完善资产记录，做好账目管理，并安排资产管理人员和财务部门定期核对账目，以保证资产账实相符。 另外，SW公司还应重视预算控制，尽量将资金预算做得更加细致、更加具体。在项目本身规模很大，不但开发的时间长而且使用资金也多的情况下，需要将资金使用计划细化到具体的项目实施环节以及时点上，制定周密的资金使用计划，从而控制好项目的资金使用情况，保证公司现金流正常。 （四）提升信息传递效率 SW公司需要注重内部的信息交流，特别是公司领导层与基层员工之间的交流。为了更好的听到基层员工的声音，作者建议SW公司可以公开总经理的电子邮箱，员工如果对工作有意见或者有改善工作的合理化建议，都可以直接发送电子邮件给总经理。另外，公司的领导层应鼓励员工在工作中以批判的眼光分析工作过程的科学性与合理性，并根据自己的实际工作经验，摸索是否有更好的工作方式；最后，SW公司还应该为员工们创造沟通的渠道，从而增进他们彼此间的理解，进而在工作中更好的协作。 （五）监督控制 基于SW公司的实际情况，作者认为其最好设置专门的监督岗位，该岗位员工的工作职责就是审计公司内部管理体系的运作情况，审计重点是经济事项较多的对外部门。如果在审计的过程中发现了问题，就需要分析问题产生的原因，并进行整改；当然，对于出现问题的部门或者员工则需要进行一定的惩处。 另外，SW公司还应聘请独立第三方对公司进行审计，审查公司财务管理体系内的各项工作是否符合要求。这种外部审计模式能够保持很高的客观性，因此，可以反映公司最真实的内控情况，并针对内控问题给出整改建议，从而提升公司的内控效率。二、SW公司内控系统中流程的设计 作者在综合分析了SW公司当前的业务状况之后，选择当前存在较多问题的采购与付款以及存货为例子，为其设计了更加科学合理的新流程。 （一）采购与付款流程设计 作为有生产环节的企业，SW公司必须进行原料以及各类组件等的采购工作，有时为了提升生产效率还要采购相关的技术以及服务等。为了最大化采购带来的收益，作者为SW公司设计了下面的业务流程：图2 SW公司采购流程设计图 1、采购过程 （1）制定采购计划 为了更好的安排资金以及生产活动，作者建议SW公司应在年初制定该年度的采购计划。具体制定过程为：相关部门依据生产计划制定具体的采购计划，部门领导签字之后，交由主管生产的副总审批，审批通过之后将采购计划提交至采购部；接下来，采购部将收到的采购计划汇总为公司年度的采购总计划，领导签字之后交由总经理审批。实际生产过程中，相关部门根据自身的生产安排以及库存情况，在需要采购的时候提交采购申请，部门领导签字之后交由主管生产的副总审批，审批通过之后就可以安排采购了。 （2）选择采购形式 1）招标：如果需要采购的物资价值超高，每份订单的预计价格都超过了100万元；或者采购的设备以及技术每份订单的预计价格都超过了50万元，这时SW公司需要采用招标采购的形式。 2）非招标：如果采购物资达不到招标采购的要求，那么就要采取非招标采购的形式。这时SW公司必须至少向三家供应商询价，并真实记录询价结果。 （3）确定供应商 SW公司确定最终供应商时需要考虑以下几方面： 1）如果是采购以前没有采购过的物资，那么就需要货比三家，也就是要多向供应商询价，并全面了解供应商的运营以及资信情况； 2）如果采购以前采购过的物资，那么就应该首先在与公司有过合作、信誉良好的供应商中选择； 3）如果采购是长期的行为，那么就应该积极与供应商建立稳定的合作关系，从而享受采购价格的折扣以及优先供货等待遇。 （4）价格审批 采购部在和供应商确定了价格之后，就需要将汇总的报价表提交给总经理，同时报价表中还应标注出综合权衡之后，初步确定的供应商以及价格。 （5）签订合同 在供应商以及价格得到总经理的审批之后，采购部就应该按照具体的订单信息填写采购合同，相关生产部门将采购物资的技术参数以及标准等附在合同后面。合同填写好之后，就按照公司规定的流程签订。 （6）通知收货 合同签订之后，供应商会在合同约定的期限内将物资发送过来，采购部需要安排好验收以及收货事宜，保证物资顺利交收。 （7）结算与付款 确认收到采购物资之后，仓储部要向采购部以及财务部发出收货确认单；采购部在确认物资与合同约定完全一致之后，向财务部发出物资符合合同约定的通知单；财务部根据收到的收货确认单以及采购部的通知单，并核对供货商开具的发票，确认无误之后就按照公司的付款程序进行结算与付款操作。 2、建立采购档案 1）采购物资的技术参数指标汇总以及技术服务资料等； 2）各供应商的报价表以及最终确定的备选报价表； 3）招标记录，各供应商的资质材料、首轮报价开标情况、第二轮报价开标情况、议价过程等； 4）最终签订的采购合同； 5）物资验收报告； 3、采购专项账采购部需要建立采购专项账，清晰记录每笔采购的账目情况，这样一旦需要查询某种物资的采购细节时，就可以马上找到，从而提升采购信息对公司内控管理的辅助性。表1 采购台账记录内容 4、监督及考评 SW公司应安排审计专员定期审查采购部的内控情况，并就存在的问题提出针对性的改善建议；同时，审查采购过程工作的规范性，并将审计结果提交给公司的领导层，由领导层给出具体的考评意见。 （二）存货内控流程设计 为了提升SW公司对存货的内控管理效率，确保整个入库、保管、出库的过程规范合理，将库存风险控制在较低水平内，必须设计更加合理的存货内控流程。 对于存货内控来说，最基本的原则就是衔接性工作必须由不同人负责，不能一人兼多职，具体而言包括： （1）负责入库验收与负责入库审批的岗位必须分离，负责出库发货与出库审批的岗位必须分离； （2）负责审批采购的岗位，绝对不可以同时负责物资的验收以及保管； （3）负责存货管理的岗位，绝对不可以同时负责发货； （4）存货盘点需要存货管理岗位、存货记录岗位以及完全与存货管理无关的其他岗位员工一起进行； （5）如果个别岗位员工无法到岗，需要临时指定人员暂代其工作的，绝对不可以指定那些与其工作存在衔接性的岗位人员。 1、存货的日常管理 存货原则上应该保存在SW公司的仓库内，如果确实无法存放在仓库内的，则需要采取特殊保管措施，保证物资的安全性、完整性与功能性。 存货管理员应做好存货的分类工作，不同类别的物资分开存放，并定期检查物资的状态。 如果在管理过程中发现物资发生了外观或者性状上的变化，则需要立刻联系相关部门，并采取紧急应对措施，以保证物资的经济性不受损害。 2、存货盘点 SW公司必须制定规范的存货盘点制度。因为盘点可以对存货进行彻底的清查，检验其是否与账面记录的情况一致，从而发现存货管理中存在的问题，以便及时采取补救措施。作者建议，SW公司每半年进行一次全面的存货盘点，以了解公司实际的存货情况，这里需要注意的是，盘点时一定要有财务人员在场。盘点结束之后，财务部需要汇总存货盘点记录表，真实记录存货盘点的具体情况，并装订成册妥善保管。参考文