《办公室日常管理》PPT课件.ppt

办公室日常管理,本章提要：繁杂琐碎是办公室工作的重要特征。办公室工作是程式性和非程式性、常规性和随机性、事务性和政务性工作交织在一起，使人忙碌不堪。本对办公室日常性工作进行了梳理，介绍了基本的操作规范，从而使办公室工作高效有序。,第一节：环境管理,好的环境有助于员工的身心健康、增强员工的自信心、创造良好的沟通氛围，提高组织化程度和工作绩效，还可以提高企业的公信度。办公室环境指办公室的设计布置、办公室的空气、光线、声音、色彩、安全化程度和办公室设备的排列摆放。,场所因素 1布局应根据工作需要和工作职能来确定 2体现平等和谐的企业文化 空气因素 光线因素 色彩因素 声音因素 设备因素 安全因素,秘书对环境管理的责任 1对领导办公室环境的管理 2对自我办公室环境的管理 3对日常公务区的环境管理,清新的办公桌,简单利落,别具一格,办公室的格局,地标信息咨询有限公司有一栋三层的办公大楼。公司新近增设销售部，该部设有销售经理1人，秘书1人，销售人员6人，需要办公场所。公司总经理要求李秘书根据公司总体场地条件来规划格局,北,南,布局原则 1 销售部门要经常与客户打交道，办公室应该设靠近公司大楼门口；较小的办公室给总经理；较大的给销售人员，并分出一半做会议室 2经理有专门的办公室，秘书则在经理办公室门外一侧 3销售人员办公区域采用直线式条块格局，便于控制和监督 4办公设备如饮水机等放在便捷的公共的区域内，通道上不放设备，柜子桌椅要尽量少占空间，扩大公共空间的面积。整体美观，便于工作,第二节：时间的管理,时间管理的基本原则 （1）熟悉全局、熟悉上司 了解和掌握上司的工作习惯、全年的工作目标和每一阶段的工作重点，准确的进行时间安排，加强计划性、避免盲目 （2） 分清轻重缓急、突出重点 秘书要分四级进行时间管理。对重要而紧急的放在一时间去做，好留下充分的时间；紧急而不重要的列为二级，尽早安排且争取在短时间内完成；重要但不紧急的列为三级，预留充足的时间去做；不重要不紧急的列为四级，根据上司的时间随机处理。,（3） 内外兼顾、搞好平衡协调 （4） 张弛有度，有序有节 要难易搭配，急缓相间，便于调节精神和情绪,安排和利用好工作日志 1电子记录本和公司制定的月历、周历、日历等记事工具,在周末的下午和下班前分别制定下周的工作计划表和第二天的日程表，提交上司审核。 2上司日程分为年度计划、月度计划和周计划、每日计划。计划长为粗线条；每天则尽可能详细。 3分轻重来安排，状态好安排复杂的事情，同类的事情一起办。根据上司意向来决定，使其条理化和规范化。,4日程表决定后，复印给相关人员，如司机和办公室主任等人。 5做相关工作 6如果遇特殊情况需要调整，可以调整次要的事情和个别调整，尽量不要进行外部事务的调整。确定变更后向有关部门进行说明，及时作好善后工作。,主管工作日志,董事长第16周工作计划,北京日兴科技有限公司总经理办公室秘书下周 （2006年4月10日-2006年4月14日）工作备忘录,有效的安排约会 *约会基本原则 1、了解上司的工作习惯和生活习惯 2、分辨轻重缓急来安排 3、选择好时间：周一上午周五下午节假日、上司出差回来不安排；约会时间错开，有一定的弹性；远期约会不能定得太死，太具体,*约会具体细节 1、电话联系，记下详细内容 2、上司约会前再次与对方确认 3、连续约会制定小卡片给上司 4、因故变更要及时通知对方，表示歉意 5、重要客人由秘书亲自去商定或上司联系 6、如约而至而上司忙，请对方等待；不约 而 至于上司不愿意见，可以委婉挡驾 7、每天上班与上司确定约会事宜，随时提醒 上司准时赴约,如何管理自己的时间 1、遵循时间管理的有限顺序，做到准确无误 2、上司交办的工作马上办理 3、 同类事情同时处理 4、努力提高自己的工作技能 5、 精力充沛时做重要的事情，如撰写文稿 6、电话熟记，常用电话写在卡片上 7、今日工作今日完成 8、平时搜集各种咨讯，分门记载，如航空价格、行业动态、法规、 9、善于总结学习，平时准备预案，预防突发事件,第三节：旅行管理,第三节：旅行管理,制定旅行日程表 1.了解出行的目的、地点、时间、陪同人员、重要事项 2. 国内旅行注意不同地方的生活与工作习惯；国外旅行要注意时差 3.日程表包括时间、地点、接待、交通工具、活动内容、参加人员、住宿；饭店、联系人、会晤者、海外领事馆的联系方式等。 4.拟订后请上司审核，后复印给相关人员。,办理相关手续 1获得邀请函 2提出出国申请，获得批件 3办理护照 4办理签证 5体检，获得预防接种证书，买保险 6购买机票,2005年5月10日上午，北京市外事处主管出国手续办理工作的办事员姜少薇接受了外事处长胡可交办的一件公务，请她按照年度出访计划安排，为学院党委批准的2005年青年骨干教师教育考察团办理因公出国手续,一行5人将于暑假期间赴英国进行为期10天的教育考察 。,英国戴尔商学院 2006年5月9日 尊敬的王先生： 我们诚挚的邀请下列人士7月来我院进行教育考察。 王炎 副教授 路建设 讲师 富缄 讲师 程英 教研室主任 姜红 助教 我们为贵团提供在我校考察的机会。同时，我们还安排贵团参观相关政府教育部门和机构，以期获得实际考察和深入了解。有关政府官员、专家和学者们会就以上问题作相关介绍。 这次培训的费用由贵团自理。,北京市因公出国、赴港澳台任务审批表,主送单位：市政府外办 上报序列号：22340,出访单位,主管局级单位,单位名称,北京传媒学院,文件编号,出访事由、时间 考察英国职业教育情况；考察英国戴尔商学院职业 教育体制，教学内容和方法,负责人签名：胡可 职务：外事处长 2005年5月16日,单位名称,北京传媒学院,文件编号,北传外出字2005年13号,主管局级单位意见 同意 负责人签名：王副川 职务：院长 2005年5月16日 申报时间：2005年5月17日 联系人：姜少薇 电话：,北京市人民政府京政外出字20051610号,出国赴港澳台任务批件,出访团组名称,团组负责人名称和总数,王炎等5人,出访任务,执行教育考察任务,出访及途径地点、停留时间,英国（10天）共：10天,邀请接待单位名称,英国戴尔商学院,费用来源,自理,姓名,性别 出生年月 工作单位 职务或职称,王炎,2005年6月7日 北京市人民政府出国任务审批专用章,主送：北京传媒学院 抄送：市外办、市财政局、市公安局,5,境外停留时间数,启程日期,2005、7、20,做好必要的准备工作 1预定火车票、飞机票、住宿房间、给对方接待人员发传真通知接站或接机 2如果有自己的子公司、办事处，则将上司的习惯和喜好告诉对方，委托对方关照；或安排旅行社来解决各类问题，将联系方式告诉上司 3准备费用、文件资料、服装生活用品和药品、旅行地图册和喜欢的书籍。到国外去，还要准备小额外币，了解所去国家的风俗习惯和商业条件，输入上司的电脑中，有助于上司的交流。 4做收尾性的工作，报销费用、给提供帮助的人发感谢函；新建立的客户关系和新朋友，列入公司的公共关系名录中；对商务活动中确认的工作，协调有关部门来落实；对形成的文件资料进行整理和归档。,第四节：档案管理,商务档案是现代企业在生产经营活动中直接形成的具有保存价值的并经过整理的原始记录和历史资料，是企业商务活动的基础信息资源，是企业无形资产的重要组成部分。包括各个时期和各项业务运作过程中形成的具有保存价值的文件、帐册、合同、图表、照片、证书和统计资料、音像资料等。档案管理是企业管理的重要内容。,什么是商务档案,1一种原始记录：是企业在经营活动中直接形成的原始材料，客观真实历史地反映了某一商务活动发生的过程结果。 2具有保存价值的历史记录：在商务活动中形成的各种信息，只有那些具有历史凭证作用，可以成为日后人们参考、研究、处理问题的依据，可以作为经营决策重要参考资料的文书，才能转化为档案。 3经过整合的历史资料：零散的商务文书，按照一定的规律和程序加以整理和组合，使其具有整体性、关联性和有序性，才能转化为商务档案。 4具有多种存储形式的载体：纸、胶片、录音带、磁盘和光盘,建立商务档案的意义,1商务档案是维护企业合法权益的可靠的法律凭证：在市场经济不完善的条件下，用原始档案来维护自己的合法权益 2是企业提高科学决策水平的重要基础：领导者只有掌握了大量的准确的信息，才能进行正确的决策。商务档案是企业领导的决策提供可靠的保障和支持 3是企业无形资产的重要组成部分 4是企业文化的重要体现和反映：体现了企业的行为文化、制度文化、企业精神、伦理观念,文件的立卷和归档,准确掌握立卷范围 及时收集立卷文件 ：四及时，一整理 文件立卷的方法 1内容特征立卷 2名称特征立卷 3时间特征立卷 4地区特征立卷 5作者特征立卷 6往来特征立卷,如何管理和利用商务档案,确定商务档案的管理机构和人员 掌握正确的分类原则：事由原则和来源原则 正确对档案的价值进行鉴定 1档案的生命周期理论 2保存期限的确定 3销毁档案,案例,王江是北京公共关系学院文秘系办公室秘书，负责管理本系的文件档案，每天经她收发的文件，都一一详细记录，并分别按类收存。每到学期期末，对档案材料做一次集中整理，根据文件材料的性质和来源分类整理，按类组卷归档，分别立卷，编制档号，编辑目录，最终完成档案材料的整理。教育部2003年派专家到学院进行检查评估，对近三年的办学情况进行评估。,文秘系1999-2002年教学管理归档文件案卷目录 制表日期：2002年7月24日,文秘系1999-2002年教学管理归档文件 案卷目录与卷内文件目录一览表 制表时间：2002年7月24日,第五节：保密管理,案例 秘密是企业的生命，国家保密法将国家秘密分为绝密、机密和秘密。 保密工作的方针和原则： 1积极防范 2重点突出 3有保有放 4内外有别 企业保密工作的内容和范围,秘书保密工作的基本要求 1保密工作十大原则 2计算机的保密工作 3其他环节的保密工作,第六节：办公用品和设备的管理,办公用品的计划与采购 1根据公司内部各组织部门的工作性质、特点和规律，了解他们对办公用品的数量、质量、品种和规格的需求来制定详细的采购计划。 2确定合理的库存量 3采购程序 办公用品的存储与发放 自动化设备的管理和维护,案例,2006年5月22日星期一上午9点，北京迅驰集团有限公司应销部市场开拓组职员王芳想领四个笔记本、七支圆珠笔、两盒订书钉和三个文件夹。她先到营销部办公室秘书李程处领取并填写了一张两联的办公用品领用单，交营销部经理王义审批，经理同意后，李程在两联骑缝处盖本部门公章，一联交王芳，一联留底。王芳到后勤处库房，将领用单交保管员崔本初，领到所需文具。小崔到月底盘库时，持一联领用单到各部门对账无误后，划款结帐。,北京迅驰集团有限公司办公用品领用单,存根 领用人：王芳 领用物品名称和数量 四个笔记本、七支圆珠笔、两盒订书钉、三个文件夹 负责部门人签字：王义 2006年5月22日,北京迅驰集团有限公司 办公用品领用单 部门名称：营销部 领用人签名：王芳 领用物品名称和数量 四个笔记本、七支圆珠笔、 两盒订书钉、三个文件夹 负责部门人签字：王义（公章） 2006年5月22日,案例：梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓 张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了 承包一供销门市点的合同，期限五年。前五年，因 该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保 本经营。 后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包 的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农 民供应优良种籽和各种树苗，并学会栽培技术，帮 助农民发展生产。本乡农民逐渐富裕起来了，乡里 也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。 此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民 周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止 了张某的承包合同。张某上访，请求县供销社领导主持公道。,王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘 手，他有以下方式可以选择： (1)将此事压下来，不向领导汇报。如果以后有人问起， 就推说忘记了。 (2)将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。 (3)在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。 (4)直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。,第四种方式才是唯一正确的选择。 秘书应坚持领导人亲自处理来信 来访的制度，将信访中的重要问 题向主要领导人汇报，并根据有 关规定提出处理建议，供领导人 选择。,哪种方法才最好呢？,第七节：信访工作,信访是人民群众根据法律规定的权利和义务，采用书信、电话和走访等形式，向各级组织和领导人反映个人和集体的意见和要求，提出批评和建议，维护合法权益的行为。是人民群众向社会组织求助的一种形式。新时期的群众诉求多样化和复杂化。信访工作出现许多新情况新问题，领导设置信箱等来收集群众的诉求，但更多的是通过秘书协助领导来处理。作好办公室的信访工作，是秘书人员发挥领导的参谋助手作用的重要体现。对于解决实际困难，维护企业良好形象，协调各方面的关系，建立良好的商业信誉，克服官僚主义、形式主义非常重要。,作好信访工作应坚持的原则 1持实事求是、调查研究的原则 2坚持执行政策、依法办事的原则 3坚持解决实际问题和思想教育疏导相结合的原则 4坚持“分级负责、归口管理