会议记录与会议纪要写作.ppt

会议记录与纪要,蒋德均 教授E-mail:,讲授要点 会议记录：概念、分类、作用、特点、重点、要求、案例、问题等。 会议纪要：概念、分类、作用、特点、写法等。 两者异同。,会议记录是有关会议情况的笔录。一般用于比较重要和正式的会议。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料。 在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。,会议记录基本概念,会议记录基本概念,会议记录有“记”与“录”之分： “记”有详记与略记之别。略记是记会议大要和会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。 “录”是借助笔录、音录和影像录几种，最大限度地再现会议情境。,会议记录分类,1.按性质分：党委会议记录、行政会议记录 群团会议记录、专题会议记录 2.按内容分：工作会议记录、座谈会议记录 3.按范围分：大会会议记录、小组会议记录 4.按记录分：摘要会议记录、详细会议记录,会议记录分类,办公会议记录 办公会记录是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪录。办公会议纪录一般有例行型办公会议记录，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪录，以及现场办公会议纪录，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪录。,会议记录分类,专题会议记录 专题会议记录是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪录。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。,会议记录四大作用,（一）重要依据 会议记录是研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议，后期重要总结，有时“工作报告”和 “讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改。 会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。,会议记录四大作用,（二）通报信息 会议记录有的可作为文件传达，以使有关人员贯彻会议精神和决议；有的可以向上级汇报，通报信息，使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。,会议记录四大作用,（三）参考资料 会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础和重要的参考资料。,会议记录四大作用,（四）档案凭证 会议记录是重要的档案资料，在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面，起着无可替代的凭证作用。,（一）综合性 会议纪录是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。,会议记录三大特点,（二）指导性 包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪录集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪录一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪录还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。,会议记录三大特点,会议记录三大特点,（三）备查性 一些会议纪录主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可以作存档查阅之用。,1.中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 2.会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 3.权威人士或代表人物的言论； 4.开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 5.会议已议决的或议而未决的事项； 6.对会议产生较大影响的其他言论或活动。,会议记录重点,会议记录要求,1准确写明会议名称，开会时间、地点，出席人数、主持人、缺席人、记录人。会议内容，这是会议记录的主要部分，包括发言、报告、传达人、建议、决议等。,会议记录,活页记录,会议记录要求,2.详细记下会议主持人、出席会议应到和 实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、 职务和记录者姓名。 群众性大会，只要记参加的对象和总人数， 以及出席会议的较重要的领导成员即可。 重要的会议，应设置签名簿，请出席者签 署姓名、单位、职务等。,会议记录要求,3.忠实记录会议上的发言和有关动态。一定要先发言记录于前，后发言记录于后。记录发言时要掌握发言的质量，重点要详细，重复的可略记，但如果是决议、建议、问题或发言人的新观点要记具体详细。如发言中插话、休会、临时中断以及别的重要的会场情况等，也应予以记录。 会议中如更换记录员，应注明更换原因及记录人姓名（主要是考虑记录员的笔迹不同）。,会议记录要求,4.记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与主要事实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。 特别重要的会议或特别重要人物的发言，需要记下全部内容。有录音笔的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担任记录；没有速记人员，可以多配几个记得快的人担任记录，以便会后互相校对补充。,会议记录要求,5.记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。会议记录要求忠于事实，不能夹杂记录者的任何个人情感，更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表，如需发表， 应征得发言者的审阅同意。,会议记录要求,6.记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用来作会议记录的位置。 安排记录席位时要充分考虑其工作的便利性, 注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。,会议记录式样,会议记录常见问题,（一）参加会议的人员没有签到。 1.会议没有签到簿。 2.重要会议出席人员、列席人员没有签到， 而是由记录员代签到。 注：一般性会议的出席人员和列席人员可由 记录员代签到，“三重一大”的会议要由参加会议 的人亲自签到。,会议记录常见问题,（二）出席/缺席会议人员及职务记录不清楚。 出席/缺席会议的人员要写明姓名和职务：如李黎，不要写成“李总”或“李总经理”。同时，缺席 会议的还要写明事由。,会议记录常见问题,（三）会议名称不全或缩写 每次会议应写明会议全称。如公司总经理办 公会议、公司总经理办公（扩大）会议、公司党 委会议、公司党委（扩大）会议、公司党政联席 会议、公司XXXX 专题会议。,会议记录常见问题,（四）会议记录本内无目录 特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页 查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的 磨损，不利于档案的保护和保密。 （注：会议记录本前三页应写有目录，包括会 议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。）,会议记录目录,会议记录常见问题,（五）会议记录本不规范 1会议记录本中格式不符合会议记录要求。 大部分无会议议题，无列席人； 2会议记录本大小（标准）不规范（一般 以“硬壳”记录本为好，公司一级会议记录一般使 用“活页记录”）。,会议记录常见问题,（六）记录不完整 1.会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人； 2.会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名； 3.会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容； 4.会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题； 5.会议记录层次不清，没有按会议议程进行记录； 6.会议结束后，会议记录无主持人、记录人签字。,会议记录常见问题,（七）会议录音整理后没有送讲话人或发言人 审阅就记录到会议记录本上。,会议记录常见问题,（八）会议记录本没有按工作性质分开 1.党委和行政共用一个会议记录本； 2.党委会与党政联席会议例外共用一个记录本； 3.党委会与党委（扩大）会不分； 4.总经理办公会与总经理办公（扩大）会不分； 5.专题会议没有专题会议记录本。,会议记录常见问题,（九）会议记录本不固定 1.会议记录本交叉使用； 2.以个人记录本代替单位会议记录本； 3.临时用稿纸记录会议内容。,会议记录常见问题,（十）会议记录不符合归档要求 1.使用圆珠笔、纯蓝墨水记录以及不耐久字迹材料； 2.书写潦草，书写涂改； 3.会议记录没有页码或缺页； 4.重要事项没有按照逐人表态、逐项表决的要求记录； 5.会议决定或示决定的事项没有写明； 6.会议记录存在两种以上笔迹（如会议记录本上有两种以上笔迹需要说明）。,会议记录整理,1.忠实于讲话人、发言人的原意。 2.保持讲话人、发言人的风格。 3.整理要完整全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、 关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等 都要整理上去。 4.层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹 清晰,避免错别字。 5.会议记录如需整理，应送讲话者本人、会议主持人 或召集人审阅。 6.录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不 可张冠李戴。,会议有效性注意事项,一、会议纪要的含义、作用,会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。它是根据会议记录、会议文件和会议的其他有关资料整理而成的，既可以上呈又可以下达。 会议纪要的主要 作用：沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。有些会议纪要经上级领导机关或主管部门批准后，就具有法规性质，不仅与会单位要遵照执行，其他有关方面也必须遵照执行。,会议纪要的特点：体现“要”字,1、要写概要情况 2、要写会议精神 3、要概括出会议的精神 4、写会议议定的事项（依照逻辑顺序） 与会议记录相比，会议纪要具有明显的思想上的倾向性、内容上的选择性、文序上的条理性和文字上的简明性。,二、会议纪要的种类,1、指示性纪要：是一种指导性文件。在行文中要提出工作中的问题，并加以分析，然后提出解决问题的政策性措施。 2、决定性纪要：是反映国家机关、社会团体、企事业单位办公会或例会所作出的决定事项。这种会议纪要有专题和综合之分。其特点是，不仅要写明会议议定的事项，还要写明执行的要求。 3、情况性纪要：是写明会议按法定程序办了些什么事情，不要求贯彻执行，只是一种告知公文。,三、会议纪要的基本结构和写法,会议纪要一般包括标题、正文和文尾三部分组成。 1、标题：会议名称 + 文种，如全国高等学校教育工作会议纪要。 2、正文：一般包括有关会议情况的概述和作为纪要主体的会议内容的摘要部分。,1）会议情况的概述：,要在开头先概括交代会议的召开单位、时间、地点、参加者及主要议程。有的还要交代会议的动因和目的，主要领导人在会议上的活动及会议所产生的意义和作用等。 2）会议内容的摘要：主要写会议研究或讨论问题的情况和结果。 结语：一般要写明执行要求和注意事项。用会议作主语，即“会议认为”、“会议强调”、“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议决定”等 3文尾：发文机关要暑上召开会议者的名称。,会议纪要与会议记录的区别,会议纪要与会议记录的比较 1、会议纪要是根据具体讨论的情况，作出比较系统的整理，经过综的分析，重点概括，加以条理化、理论化。会议记录大都是按照会议进行的自然过程，顺序地记录会议的情况和内容。 2、会议纪要是所有公文中