报告撰写六原则.ppt

讲师：吴建芬,报告撰写六原则,案例抢先看,这样的报告你能读懂吗？,位于芜湖的生产基地完全可以安排额外的员工，但是长期以来车间主任都认为从其它地方调来的员工不大好管理。我们可以保留原来的生产区域，然后把闲置的场地转租出去，这样公司就可以获得一笔额外的收入。无论如何，这个场地的租约将在两年后到期，我们正在就续签租约的问题进行谈判，如果成功的话，我们在续约期间内就可以随时终止租约。员工们不希望去芜湖或武汉工作。他们知道公司正在考虑迁址的问题，他们不希望被调到重庆，更不用说让他们去芜湖或武汉工作了。武汉还能安排额外的发货人员，但是芜湖目前无法安排更多的发货人员。,位于湖南的油库目前销售的石油产品的数量不断下降，我们不得不考虑是否应关闭这个油库。位于上海和江苏的油库每年的销售量分别达1千万升和1千2百万升，但是位于湖南的油库每年的销售量下降到仅7百万升。我们把石油产品从河北运往湖南要耗费一笔成本，而有时同一批油又被从湖南销售给位于河北的客户。所以，实际上我们要支付两笔运输成本，但是只成交了一笔生意。 ,我们是否也存在同样的困惑？,内容繁多，却不明所以， 资料繁多，不知选择哪些数据或者资料， 报告的层次多，无法有效体现逻辑和重点， 报告内容应分为几个部分组成？ ,报告撰写六原则,写明目的 分门别类 结构合理 通俗易懂 可读性强 编排报告,1.明确报告目的,写明报告目的,看下面这段报告表达的是什么意思？,亲爱的雪莉： 还记得上个星期六的下午吗？我跟我的男朋友在公园里玩，然后你过来了，他告诉我，在我去买饮料的的时候，你约了他去看音乐会。 还有，星期天你去我家，午饭时，我妈妈给你做了一道金枪鱼沙拉，你说：“这是我吃过的最难吃的沙拉。” 昨天，我的小猫抓你的腿时，你踢了它，并威胁她要放你的狗巨人咬它！ 。 露西,明确以下报告涉及的主要目的及内容： 1、某款手机上市报告 2、月度/年度个人工作总结报告 3、为员工购买下午茶的申请 4、员工满意度调查报告,“写明报告目的”,2.将报告要点分门别类,从大量、无序的信息 , 到有清晰的结构,蛋奶产品,牛奶,鸡蛋,黄油,酸奶油,酸牛奶,乳酸饮料,纯味酸牛奶,果味酸牛奶,纯牛奶,2.将报告要点分门别类,蛋奶产品,牛奶,鸡蛋,黄油,酸奶油,酸牛奶,乳酸饮料,纯味酸牛奶,果味酸牛奶,纯牛奶,设想一下您要撰写一份介绍你们公司情况的报告，这份报告将提交给某个对你们公司一无所知的人。 请您想一想可以把报告要点分成哪些不同的种类（多多益善）。,练习：,下面是员工座谈会部分内容，请试着分类,练习：,1、饭堂用餐太贵了，比外面的评价快餐价格高1-3块/份；,2、宿舍的家具很多都坏了，报修后至少2天才能得到维护；,3、车间休息区域的椅子太少，集中休息的时候总是不够用；,4、中午吃饭的时候是排队排很久，而且总是有人插队；,5、夏天天气炎热，但我们车间风扇太少，又热又闷；,6、同一个宿舍的人员班次不一，夜班的总是吵到白班的；,7、我们班组有一个同事老是找我茬，与我吵架。,案例学习：,如果让你写一份工作总结报告，你认为目的是什么，你会如何组织，归类要表达的信息？,示例：营运中心三年规划,分析报告主题 记下确定好的每一个要点 对所有的要点进行分组汇总 删掉那些无关的或者重复的内容,2.将报告要点分门别类,- 情况（Position）； - 问题（Problem）； - 方案（Possibilities）； - 建议（Proposal）。,3.组织报告结构,3.组织报告结构,情况 制热系统年代过久 问题 夏天闷热，冬天受冻，维修费用过高 方案 修修补补 全面维修 更换设备 建议 办公区域更换设备，车间检修管道,3.组织报告结构,练习：,3.组织报告结构,练习：,避免使用行话：要使用通俗易懂的语言”,4.避免使用行话 : 使用通俗易懂的语言,“正式书面文件的撰写者的目的如果是要向读者传达某些信息或者去说服读者，那么他们就要牢牢地记住，他们在文件中使用的词汇和句法要能够清楚地表明他们的想法和观点以便于目标读者对文件的阅读；在对他们的想法和观点进行阐述的节奏的掌握上以及对读者的理解能力进行考虑这两个方面尤其要注意这一点，这是非常重要的。”,“撰写报告时要使用简单明了的语言，这样才能让您的报告易于被读者理解。”,“法律规定的那些无法照顾他们自己的社会成员在没有达到法定年龄的成年人看管的情况下穿越公路时要认识到他们这样做的危险性，他们要非常小心。”,“在没有大人看管的情况下，自己过马路的儿童要非常小心。”,“我现在对您最近提交给我的关于要求增加报酬的书面报告进行答复；我现在通知您，根据公司的员工评定制度，您的要求没有被获准。”,“您不会获得加薪。”,避免使用行话：使用通俗易懂的语言,使用较短的词语或者（英语）单词； 使用短句； 段落不宜过长。,福格指数（Fog Factor）,从文件中选择半页或一页文本 数一数其中有多少个句子（A） 数一数其中有多少个两个音节以上的（英语）单词，专有名词不包括在内（B） 福格指数 = B除以A 福格指数在3和5之间 商务文件表述得比较清楚 如果福格指数大于5？ 使用较短的单词 把长句拆分成短句（B）,5.可以采用哪些方法使报告具有可读性？,“使报告具有可读性”，“多余内容放入附件”）,使报告具有可读性,使用双倍行距 留出较多的页边距 使用标题和副标题（小标题的应用） 留出行首空格 使用项目符号 使用斜体字、粗体字和下划线 使用不同的字体和大小 使用视觉辅助材料,当地居民反映说，他们每天一大早就被来往的卡车吵醒，有时赫默尔的夜班工作人员甚至是在半夜里把产品运到海威考姆勒油库，吵得他们睡不好觉。,使用多倍行距,当地居民反映说，他们每天一大早就被来往的卡车吵醒，有时赫默尔的夜班工作人员甚至是在半夜里把产品运到海威考姆勒油库，吵得他们睡不好觉。,多级标题应用,不同层次的思想观点用不同的标记区分；层次越低的思想观点离页面的左端越远；同一层次的思想观点采用同一视觉形式。,基本方法,1. 员工总体满意度情况 1.1 薪资满意度 1.2 工作时间满意度 1.1.1 各产品公司薪资满意度对比 1.1.2 各车间薪资满意度对比,例：,观众如何了解规则？按我的理解，观众通过收看电视广告就能参加竞猜。 有没有必要进行竞猜？规则草案中说奖项是通过随机抽取决定的，但并没有提入只有竞猜正确者才能参加抽奖,我们已经收到有奖竞猜规则和对电视观众的规则的草案。请审阅并告知能否按计划执行。我关注以下三方面：,重要观点做强调,观众如何了解规则？按我的理解，观众通过收看电视广告就能参加竞猜。 有没有必要进行竞猜？规则草案中说奖项是通过随机抽取决定的，但并没有提入只有竞猜正确者才能参加抽奖,我们已经收到有奖竞猜规则和对电视观众的规则的草案。请审阅并告知能否按计划执行。我关注以下三方面：,重要观点做强调,使报告具有可读性,使用双倍行距 留出较多的页边距 使用标题和副标题（小标题的应用） 留出行首空格 使用项目符号 使用斜体字、粗体字和下划线 使用不同的字体和大小 使用视觉辅助材料,编排报告,报告的编排包括哪些内容呢？,标题扉页用来概述报告的中心主题 报告撰写者的姓名 致谢提供过帮助的人员 目录页 总结页 关键内容部分 结束语页 专业术语词汇表 附件 参考资料和信息来源,编排报告,常包含部分： 标题扉页 报告撰写者的姓名 目录页 关键内容部分 附件 2006年年末员工满意度调查报告.doc,录像总结,附：PPT报告的写作方法,银行代理战略规划和组织管控模式调整（初稿）,银行代理项目组,机密,ZX01-20020205S,2007年9月18日,2cm,0,3cm,1cm,3cm,0,12号加黑楷体字（右对齐） 编号意义： ZX-中心 01本年度项目流水号 20060205-2006年2月5日 S-寿险项目,0,11.60cm,0,8.4cm,各行字头对齐,报告标题采用24号加黑楷体字,原则上每行不超过10个字 副标题用20号楷体字,16号楷体字,报告封皮标准,目录,主目录：16号加黑仿宋字体 子目录：16号仿宋字体不加黑 主目录 主目录 主目录 主目录 主目录,统一使用“目录” 20号加黑宋体字,文本框居中,显示框尽量不要使用过于刺眼或过暗的颜色,样本色,0,0,0,0,目录写作标准,内容写作标准（主标题20号楷体加黑副标题20号楷体不加黑）,报告内容要用16号仿宋、不加黑，依内容多少可适当调整字号，仅限14、16号字,14号宋体加黑,位置与内容左对齐,左右内容要横向对齐，一个内容使用一个文本框便于调整间距,图形左边线要 与竖辅助线对 齐，形状美观,下边的内容要与上边的内容纵向对齐,右边内容与左内容横向对齐，保持整体协调一致, 1cm,14号楷体字、 加黑、加阴影,图形样本,图形样本,图形样本,8.2cm,0,0,图形要保持一 致，上下对齐 图中文字居中,图形 样本,方面,图文并茂多图式,现状,问题,建议措施,UUUUUUUUUUUUUUUUUUU UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU,UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU,UUUUUUUUUUUUUUUUUU UUUUUUUUUUUUUUUUUU UUUUUUUUU,UUUUUUUUUUUUUUUUUUUU UUUUUUUUUUUUUUUUUUUU,UUUUUUUUUUUUUUUUUU UUUUUUUUUUUUUUU,UUUUUUUUUUU