中文W-o-r-d2003字处理软件的介绍.docx

第3章中文Word2003字处理软件第3章 中文Word 2003字处理软件 第3章 中文Word 2003字处理软件 中文Office 2003是Microsoft公司推出的功能强大的一套办公自动化软件，主要包括中文Word 2003字处理软件、中文Excel 2003电子表格处理软件、中文PowerPoint 2003幻灯片制作软件、中文Access 2003数据库管理软件和中文Outlook 2003电子邮件收发与管理的软件等。这几个软件虽然功能不同，但同属于Office这个大家族，因此具有统一的界面，其操作方法也大同小异。本章主要介绍Word 2003字处理软件，第四章介绍Excel 2003电子表格处理软件，第五章介绍PowerPoint 2003幻灯片制作软件。 3.1 中文Word 2003的概述 中文Word 2003是美国 Microsoft公司在中文Windows操作系统下的文字处理软件，它利用了中文Windows操作系统的图形界面和方便快捷的操作方式，对文字的编辑和排版等真正实现了“所见即所得”。 该软件具有强大的编辑和排版功能，不仅可以进行普通的文字输入，轻松实现文档格式化，还可以实现公式、表格、图形、声音、动画和文字的混排。中文Word 2003的向导和模板，能快速地创建各种业务文档，提高工作效率。利用向导可以很方便地制作出各种个性化的版面，利用网页模板可以方便地制作出精美的网页。同时可以将中文Word 2003作为电子邮件编辑器，利用电子邮件在Internet上发送文档。中文Word 2003以其友好的用户界面、便捷易学的操作和丰富强大的功能，深受广大用户的青睐。 3.1.1 中文Word 2003的功能与特点 Word 2003的功能非常强大，下面先列出它的一些基本功能，然后再介绍Word 2003所增加的新功能。 Word的基本功能包括: ? 文字输入、修改、管理文档。 ? 制作、修改表格。 ? 插入图片、绘制图形，实现文字、图片、表格的混合排版，使文档具有“图文并茂”的风格。 ? 支持“所见即所得”的显示方式，即屏幕上看到的显示效果与将来打印的效果完全一样，使用“打印预览”可以进一步显示打印时的页面布局效果。 ? 选定文档中出现的文字、图片、表格等内容后，右击鼠标可以打开与选定对象有关的快捷菜单，用户可以快速地从中选择所需要的操作命令。 ? 自动拼写检查，用各种颜色和线型提示用户输入的文字可能存在的错误。 ? 对象的链接与嵌入功能，可以方便地在文档中应用其它软件生成的对象，扩大了Word的功能。 ? 制作生成网页(只需要将文档另存为Html格式即可)。 ? 任务窗格功能，任务窗格是提供相关操作命令的独立窗口，每个任务窗格中都包含很- 73 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 多条链接命令，单击这些命令，就可以启用相应的功能。 ? 智能选项按钮功能，如“自动更正选项”、“粘贴选项”、“智能标记”按钮等，可以简化用户操作，方便用户精确地调整文档内容的格式。 ? “即点即输”功能，可以在空白区域快速定位插入点光标，用户只要将鼠标指针移动到某空白位置上双击鼠标，就可以将插入点光标移动到该处，然后输入文字。 Word的其它功能还有:选定不连续的文字;利用“显示格式”任务窗格查看选定文字、插入点所在段落的格式信息;中文版式;绘制画布;翻译等。 与以前的Word版本相比，Word 2003还增加或更新了许多新功能，能够简化用户的操作过程，提高了图形和文字的处理能力。 在Word 2003中，任务窗格的功能得到了完善，不仅增加了原有任务窗格的使用空间，而且增加了许多实用的任务窗格，使得更多、更强大的功能能够通过这些任务窗格来实现。Word 2003还在任务窗格中增加了IE浏览器的各种快捷浏览按钮，Word 2003还增加了文档权限设置功能，用户可以直接对Word文档设置访问权限。同时，Word 2003具有更强的文档恢复功能。通过自动保存和恢复文档信息，能够有效地防止因死机或停电等意外事故而导致数据丢失。Word 2003改进了语音控制和听写功能，在硬件满足一定要求的情况下，可以通过朗读来选定菜单、工具栏和对话框项。Word 2003能够更好地支持手写体输入，它支持多种手写体输入设备。利用Word 2003的网络功能，可以使同一部门的多个用户同时编辑一个文档，解决了Word 2002协同工作的弊病，通过内嵌的邮件功能，用户可以直接调用Outlook将文档以各种形式发送出去，供他人查看、审阅或修改。 以上只是Word 2003新增功能和特性的一部分，通过这些改变，使得Word 2003的功能更加强大，并且更贴进用户，更具人性化。 3.1.2 启动与退出 Word 2003 1(启动Word 2003 常用的启动Word 2003的方法有以下几种: (1)使用“开始”菜单启动:单击“开始”按钮，用鼠标指针指向“程序”，指向“Microsoft Office”，单击“Microsoft Office Word 2003”选项，即可启动Word 2003。 (2)通过“新建Office文档”启动:单击“开始”菜单中的“新建Office文档”命令，选择“新建Office文档”对话框“常用”选项卡中的“空白文档”，单击“确定”按钮，即可启动Word 2003。 (3)双击桌面上的Microsoft Office Word 2003图标，也可启动Word 2003。 (4)在“我的电脑”或资源管理器窗口中，双击Word类型的文件，可启动Word 2003。 (5)在桌面上或“我的电脑”窗口中，右击空白区域，从弹出的快捷菜单中选择“新建”，单击“Microsoft Word文档”命令，然后再双击该图标即可。 Word 2003启动后，进入如图3-1所示的Word 2003主窗口。 - 74 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 图3-1 Word 2003主窗口 2(退出Word 2003 当退出中文Word 2003时，系统会自动关闭所有的文档。如果某些打开的文档改动后没有保存，将出现一个提示框询问是否保存对文档的修改，根据要求确认后才退出Word 2003。 退出Word 2003常用方法有以下几种: (1)选择“文件”菜单中的“退出”命令。 (2)单击窗口的“关闭”按钮。 (3)按“Alt，F4”组合键。 (4)双击窗口的控制菜单图标。 (5)单击窗口的控制菜单图标，从下拉菜单中选择“关闭”命令。 3.1.3 中文Word 2003的窗口 1(标题栏 标题栏位于窗口顶部，显示当前打开的文档名。当启动Word时，自动命名为“文档1”，以后再新建时依次自动命名为“文档2”、“文档3”。标题栏最左端为Word图标，单击该图标将出现窗口控制菜单，分别是窗口还原、移动、改变大小、最大化、最小化和关闭。双击该图标可关闭 Word作窗口。标题栏右侧的三个按钮依次为最小化、最大化和关闭按钮。 2(菜单栏 标题栏的下面一行为菜单栏。Word菜单栏含有9个菜单，它们分别是文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口和帮助。每个菜单都包含一组下拉菜单命令。 - 75 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 3(工具栏 菜单栏下面是“常用”工具栏和“格式”工具栏。每个工具栏上排列着一组形象直观的工具按钮，每个按钮对应于一组特定的操作命令。用户只需单击工具栏上的按钮即可执行对应的操作命令。 Word 2003包括许多工具栏，默认情况下，屏幕上仅显示“常用”工具栏和“格式”工具栏。 用户可根据需要显示或隐藏工具栏，其具体步骤如下: (1)选择“视图”菜单中的“工具栏”命令，在出现级联菜单中凡名称前有“?”的代表已选用的工具栏。 (2)单击工具栏名称即可选中该工具栏，单击选中的工具栏则可隐藏该工具栏。 用户也可以通过“自定义”来定制自己个性化的工具栏。 标尺 4(工具栏的下方是水平标尺，窗口左侧是垂直标尺。标尺上标有刻度和数字，单位通常是厘米。用户可以通过标尺确定位置，设置页边距、制表位和段落缩进。标尺上白色部分表示正文区域的实际尺寸。两端灰色部分代表页边距，在这个区域中不能写入文字。水平标尺上有4个用于调整段落缩进量的标记符，可以用鼠标指针拖动它们实时地调整段落的左右缩进。 选择“视图”菜单中的“标尺”命令，可以显示或隐藏标尺。 5(滚动条 滚动条位于文档窗口的右边和下边，分别称为“垂直滚动条”和“水平滚动条”。使用滚动条可以滚动文档窗口中的内容，以显示窗口以外的部分内容。 垂直滚动条用于上下滚动文档，从上到下共五个按钮，其作用分别是:向上滚动、向下滚动、前翻一页、选择浏览对象、后翻一页。 水平滚动条用于左右滚动文档，从左至右共有七个按钮，其作用分别是:普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式、向左滚动、向右滚动。 6(状态栏 状态栏位于窗口的底部，用于显示文档编辑状态和位置信息。其中包括页数、节、当前所在页数/总页数、插入点所在位置、行和列等信息。状态栏的右端有4个方框，显示当前的编辑状态，分别是“录制”、“修订”、“扩展”和“改写”。暗灰色字体表示未启用状态。双击方框可改变其状态。 7(工作区 工作区位于窗口中央，占据窗口的大部分区域。文档处理就是在工作区中进行编辑或者进行其他操作。工作区中有3个标记符: (1)插入点:文本编辑区中有一条不断闪动的竖线就是插入点。它代表了新键入字符的显示位置。使用键盘上的方向移动键可以移动插入点、移动鼠标指针到特定插入位置，然后单击鼠标左键可实现插入点的快速移动。 - 76 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 (2)I型鼠标指针:鼠标指针在工作窗口的不同区域会有不同的形状，在文本编辑区中呈现字母I的形状。 (3)段落标记:段落标记用于标记一个段落的结束，同时还记录了该段落的编排信息。 8(任务窗格 任务窗格位于窗口界面的右方，利用它可以更加方便地创建、编辑和管理文档。 3.1.4 获得Word 2003的帮助 在使用Word 2003过程中，可以采用下列几种方法获得帮助: (1)选择“帮助”菜单中的命令。 (2)直接按F1键。 3.2 中文Word 2003基本操作 3.2.1 创建新文档 启动Word 2003后，系统会自动建立一个文件名为“文档1”空白文档。 在Word 2003中，新建文档常用的方法有以下几种: (1)单击常用工具栏的“新建空白文档”按钮。 (2)按下“Ctrl，N”组合键。 (3)选择“文件”菜单下的“新建”命令或单击“任务窗格”中的“新建文档”，如图3-2所示。 (4)选择要新建的文档类型，然后单击“确定”按钮。选择“空白文档”，则新建一个空白文档。 图3-2 “新建文档”对话框 3.2.2 打开文档 文档以文件形式存放在磁盘中，可重新打开进行编辑排版。打开文件的方法有多种，下面介绍几种常用的方法。 1(打开最近使用的文档 从“文件”菜单的底部可以看到最近使用过的文件名列表，单击需要打开的文件名即可打开该文件。如果底部没有列出文件名，可以选择“工具”菜单的“选项”命令，单击“常- 77 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 规”选项卡，选择“列出最近使用文件数”复选框，并在右边文本框内输入1,9的数字，该数决定在“文件”菜单底部显示最多的文件数，然后单击“确定”按钮即可。 2(打开文档 当要对以前的文档进行排版或修改时，需要打开此文档才能工作。常用操作方法如下: (1)选择“文件”菜单下的“打开”命令，或按“Ctrl，O”组合键，或单击常用工具栏上的“打开”按钮，弹出“打开”对话框，如图3-3所示。 图3-3 “打开文档”对话框 (2)在“查找范围”选项中选择文件所在的盘符和文件夹，在“文件夹类型”右侧的列表框内选择文件类型;然后在“文件名”右侧的文本框中输入文件名或用鼠标在文件列表框中单击要打开的文件名;最后单击“打开”按钮即可。 3(同时打开多个文档 中文Word 2003可以同时打开多个文档。打开文档的数目取决于计算机内可用内存空间的大小。在如图3-3所示的“打开”对话框中，先按住Ctrl键，然后依次单击要打开的文件名，再单击“打开”按钮，则所选文件会同时打开。 3.2.3 保存文档 Word 2003为用户提供了多种保存文档的方式，并且还具有自动保存功能，它可以最大限度地保护因意外而引起的数据丢失。保存文档的方法是: (1)选择“文件”菜单下的“保存”命令，或按“Ctrl，S”组合键，或单击常用工具栏上的“保存”按钮，即可打开“另存为”对话框，如图3-4所示。 (2)在“保存位置”选项中选择保存文件的盘符和文件夹，在“文件名”文本框中输入文件名，在“保存类型”下拉列表框中选择文件类型(*.doc)，单击“保存”按钮即可。 (3)如果该文件已经保存过，而被新修改过的文档内容以另外的文件名保存，则可选择“文件”菜单下的“另存为”命令，系统弹出“另存为”对话框。后面的操作方法与上面保- 78 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 存文件相同。文档保存后以前的文档自动关闭，并以新文件名打开该文档。 图3-4 “另存为”对话框 (4)如果该文件已经保存过，而新修改的文档要以同样的文件名进行保存，则只需从“文件”菜单中单击“保存”命令即可。 (5)如果要同时保存Word窗口中打开的所有文档，则需在按下Shift键的同时选择“文件”菜单。这时“文件”菜单中原来的“保存”命令变为“全部保存”，单击该命令即可将所有打开文档全部保存。如果有文档是第一次保存，则屏幕上将出现“另存为”对话框，此后按前面的方法操作即可。 3.2.4 关闭文档 关闭文档是指用户关闭正在编辑的文档。选择“文件”菜单上的关闭命令，或直接单击窗口右上角的关闭按钮，即可关闭文档。如果文档在关闭前有内容没有保存，系统会弹出一个对话框询问用户是否保存，用户可根据需要做出选择。 3.2.5 保护文档 保护文档的目的是禁止未授权用户随意打开或修改文档。用户可以通过设置文档密码或者使用“保护文档”命令来实现。 1(设置文档密码 (1)选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中单击“安全性”选项卡打开“安全性”对话框，如图3-5所示。 (2)在“打开文件时的密码”文本框中输入一个限制打开文档的密码，密码以“*”显示。在“修改文件时的密码”文本框中输入一个限制修改文档的密码，同样密码以“*”的形式显示。 - 79 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 (3)用户在输入完密码后，单击“确定”按钮，所设置的密码立即生效。 一般情况下，Word将以默认的加密类型进行文档加密。用户也可以单击“高级”按钮更改加密类型。 若用户需要删除密码时，可以选中“打开文件时的密码”或者“修改文件时的密码”文本框中的内容，然后按下“Delete”键，再单击“确定”即可。 图3-5 “选项”对话框 2(使用“保护文档”命令 选择“工具”菜单中的“保护文档”命令，在工作区右边的任务窗格中就会弹出“保护文档”窗格，如图3-6所示。 用户选中其中的“限制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击“设置”按钮，便可以进行格式设置限制。如果用户单击“是，启动强制保护”按钮，则会弹出如图3-7所示的“启动强制保护”对话框，输入新密码及确认新密码，单击“确定”按钮，即可完成对文档的保护。 另外，用户还可以根据需要在“保护文档”窗格中设置“编辑限制”为“修订”等。 - 80 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 3.3 编辑文档 编辑文档是用户创建完成后对文档的各种操作，包括文字输入、选定文本，文本的复制、移动、删除等。编辑文档是Word的基本操作，用户熟练掌握它后有利于提高编写速度。 图3-6 “保护文档”窗格 图3-7 “启动强制保护”对话框 - 81 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 3.3.1 文档的输入 1(输入字符 启动Word 2003后，在自动创建的空白文档或打开的 Word文档窗口中，闪烁着的插入点标明输入字符将出现的位置。输入文本时，插入点从左向右移动。由于Word会根据页面的大小自动换行，故当插入点移到页面右边距时，若再输入字符，插入点会自动移到下一行行首位置。只有在开始一个新的段落时，才需要按回车键换行。如果在某段落中需要强行换行，可以使用“Shift，Enter”组合键完成。如输错字符，可移动插入点，按Del键删除插入点后的一个字符，或按退格键删除插入点前的一个字符。 2(插入和改写 中文Word 2003中有“插入”和“改写”两种编辑状态。插入是指将输入的文本添加到插入点所在位置，插入点后的文本依次往后移动;改写是指输入的文本将替换插入点所在位置的文本。 用鼠标双击状态栏中的“改写”标志或按Ins键(Insert键)，可在插入与改写两种编辑方式之间切换(灰白色时为插入模式，黑色时为改写模式)。 符号的输入 3(1)从键盘上直接输入 在中文输入模式下，从键盘上可直接输入句号“。”、逗号“，”、分号“;”、冒号“:”、顿号“、”等符号。 (2)特殊符号的输入 用户在处理文档时，如要键入不能直接从键盘上输入的一些特殊字符时，用户可使用“插入”菜单的“符号”命令或使用中文输入法提供的软键盘功能。其方法是: (1)定位光标到需要插入符号的位置。 (2)选择“插入”菜单的“符号”命令，打开“符号”对话框，如图3-8所示 (3)在“符号”选项卡的列表框中用鼠标选择需要插入的符号。 (4)单击“插入”钮，再关闭该对话框。 用户也可以切换到“特殊字符”选项卡中插入一些特殊的符号，在“字符”列表框中选中所需的字符，然后单击“插入”按钮或者直接双击所需插入的字符即可。 4(改变插入点 如要编辑文本，用户可以使用鼠标或键盘找到需要编辑的文本位置。若文本较长，可以使用滚动条将目标位置移到编辑区内，用鼠标在目标位置单击，这时插入点移到指定的目标位置。也可以用键盘移动插入点，其常用键及其功能如表3-l所示。 5(文本的选定及撤销 在编排文本、图形、表格等对象前，首先必须先选定它们，然后再进行相应的操作。当文本被选中后，所选文本呈反白显示。如果要取消选择，可以将鼠标移至选定文本外的任何- 82 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 区域单击即可。 图3-8 “插入符号”对话框 表3-1 移动光标的按键及功能 按键 功能 按键 功能 ? 向上移动一行 Home 移动到当前行首 ? 向下移动一行 End 移动到当前行尾 ? 向左移动一个字符 PgUp 移动到上一屏 ? 向右移动一个字符 PgDw 移动到下一屏 Ctrl+? 向上移动一个段落 Ctrl+Home 移动到文档开头 Ctrl+? 向下移动一个段落 Ctrl+End 移动到文档未尾 Ctrl+? 向左移动一个单词 Ctrl+PgUp 动到光标所在页顶部 Ctrl+? 向右移动一个单词 Ctrl+PgDw 动到光标所在页底部 Shift+F5 移至前一处修订位置 选定文本的方法有以下四种: (1)用鼠标选定文本 ? 将鼠标的I形指针移到要选定文本的首部，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标按键即可。所选文本是鼠标拖动范围内的文字。 将鼠标的I形指针移到该行的最左边，直到变为一个指向右边的箭头(?)时，然后按下鼠标左键，即可选定一整行;不松开鼠标左键向上或向下拖动鼠标即可选择多行文字。当鼠标指针变成指向右边的箭头(?)时，双击则选定一个段落;连续单击三下，则选定整篇文档。 - 83 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 ? 将鼠标的I形指针在某个字或词组上双击，就选定了整个字或词。连续三次单击就选定了光标所在的段落。 (2)用组合键选定文本 先将光标移到要选定的文本前，然后用如表3-2所示的组合键来选择文本。 表3-2 常用选定文本的组合键及功能 组合键 功能 组合键 功能 Shift+? 向右选定一个或多个字符 Shift+End 选定从光标处至行尾的文字 Shift+? 向左选定一个或多个字符 Shift+? 从当前行开始向上一行选定 Ctrl+ Shift+? 向右选定一个或多个词 Shift+? 从当前行开始向下一行选定 Ctrl+ Shift+? 向左选定一个或多个词 Shift+Home 选定从光标处至行首的文字 Ctrl+A 选定整篇文章 (3)同时用鼠标和键盘选定文本 要选定一个句子，先按住 Ctrl键，然后用鼠标在句子的任何地方单击。 要选定一大块文字，先将光标移至所选文本的起始处，用滚动条滚动到所选内容的结束处，然后按住Shift键不放，再单击鼠标。 要选定列块(垂直的一块文字)，先按住Alt键，将鼠标指针指向所选文本的起始处，按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端，然后松开鼠标和Alt键。 6. 文本的删除 文本的删除有以下几种情况: (1)删除字符:在输入文本时，可以用退格键“?”删除插入点左边的一个字符，或者用Del键删除插入点右边的一个字符。 (2)删除文本块:如果要删除多个字符，则可以先选中要删除的文本，然后按退格键或Del键。 (3)更换块的内容:选中要被替换的文本块，在插入模式下，输入新的内容。输入的字符将替换被选中的文本块。 3.3.2 文档的编辑 1(文档的移动和复制 移动文本是将选定的文本从一个位置移到另一个位置;复制文本是将选定的文本复制到新位置，原位置的文本仍保留。 (1)移动文本 移动文本的方法是: ? 选定要移动的文本，按下“Ctrl，X”组合键，或单击“编辑”菜单下的“剪切”命令，或单击常用工具栏的“剪切”按钮。 ?移动光标到目标位置，按“Ctrl，V”组合键，或单击“编辑”菜单下的“粘贴”命令，或单击常用工具栏的“粘贴”按钮，即可将选定内容粘贴到光标处。 - 84 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 也可用拖动法移动文本，其方法如下: 选定要移动的文本，移动鼠标到文本块上，当鼠标指针变为左倾斜的箭头时，按住鼠标左键并拖动到目标位置后，释放鼠标，选定文本就被移动到目标位置了。 (2)复制文本 复制文本的方法是: ? 选定要复制的文本，按下“Ctrl，C”组合键，或单击“编辑”菜单下的“复制”命令，或单击常用工具栏的“复制”按钮。 ? 移动光标到目标位置，按“Ctrl，V”组合键，或单击“编辑”菜单下的“粘贴”命令，或单击常用工具栏的“粘贴”按钮，即可将选定内容粘贴到光标处。 也可用拖动法复制文本，方法与移动文本基本相同，只是在操作时，需要按住键盘上的Ctrl键。 2(查找与替换 在文档编辑过程中，经常要查找某些内容，有时需要对某一内容进行统一替换。对于较长的文档，如果手工逐字逐句查找或替换，不仅费时费力，而且可能会有遗漏。利用Word 2003提供的查找或替换功能，可以很方便地完成这些工作。 (1)查找 查找文档的方法是: ? 选择“编辑”菜单中的“查找”命令，出现“查找和替换”对话框。 ? 在“查找内容”文本框中输入要查找的内容。 ? 单击“查找下一处”按钮，即可开始查找。找到的内容将以黑底白字突出显示。 ? 当整个文档查找完毕后，出现一个消息框提示已经完成搜索，单击“确定”按钮，返回到“查找和替换”对话框中。再单击“取消”按钮取消查找工作。 如果要设定查找选项、查找特殊字符以及查找特定格式的文字，则需要单击“高级”按钮，出现如图3-9所示的“查找和替换”对话框。 在“搜索选项”选项组中，可进行以下操作: 在“搜索范围”下拉列表框中，可选择查找范围(全部、向上、向下)。 ? 选择“区分大小写”复选框，查找时区分英文字母的大小写。 ? 选择“全字匹配”复选框，只查找与查找内容匹配的单词，否则查找包含该内容的文本。 ? 选择“使用通配符”复选框，在查找文本中可使用通配符，例如:a,b则查找 acb，adb，aeb;a*b则查找 acb，accb，acdeb。 ? 选择“区分全/半角”复选框，查找时区分全角和半角字符。 单击对话框中的“格式”按钮，不仅能查找指定的字符串，还能查找带格式的字符串。单击“特殊字符”按钮，从“特殊字符”列表框中选择所需的特殊字符，如段落标记、分栏号、省略号、制表符等。 - 85 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 图3-9 “查找和替换”对话框 (2)替换 从“编辑”菜单中选择“替换”命令，或在“查找和替换”对话框中选择“替换”选项卡，出现如图3-10所示的替换对话框。 ? 在“查找内容”的文本框中输入要查找的内容。 ? 在“替换为”文本框中，输入要替换成的内容。 ? 单击“替换”铰钮，即可完成。如果确定替换多处，可以单击“全部替换”按钮。 图3-10 “替换”对话框 替换完成后，出现一个消息框提示已经完成的替换情况，单击“确定”按钮，返回到“查找和替换”对话框中。再单击“取消”按钮返回到文档窗口。 3(撤消与恢复 要撤销最近的一次误操作，可以直接单击“常用”工具栏上的“撤销”按钮或从“编辑”菜单中选择“撤销”命令。撤销多次误操作的步骤如下: (1)单击“常用”工具栏上的“撤销”按钮旁边的向下小三角形，查看最近进行的可撤- 86 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 销操作列表。 (2)单击要撤销的某一个操作。如果该操作不可见，可滚动列表。撤销某一操作的同时，也撤销了列表中所有位于它之前的所有操作。 恢复功能用于恢复被撤销的操作。只有执行了撤销操作，才能执行恢复操作。恢复操作与撤销操作的方法基本类似。要撤销最近一次操作，可直接按“Ctrl，Z”组合键;要恢复最近一次撤销操作，可直接按“Ctrl，Y”组合键。 3.3.3 查看文档的方式 中文Word 2003提供了多种在工作窗口中显示文档的视图方式。用户可以选择不同的视图方式来显示文档。中文Word 2003提供的视图有:普通视图，页面视图，大纲视图，Web版式视图和阅读版式。通过执行“视图”菜单的普通、页面、大纲、Web版式、阅读版式命令来切换视图，或者用鼠标单击水平滚动条左侧的视图按钮来切换。 1(普通视图 在普通视图中可以编辑文本、显示和设置文本格式，但不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为“嵌于文字所在层”环绕方式的图片。 2(页面视图 页面视图是中文Word 2003的默认视图。在页面视图中可以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元素，例如正文、图形、表格、文本框、页眉、页脚以及各种IE对象等，并能对它们进行编辑。在页面视图方式下，显示效果反映了打印后的真实效果。 3(大纲视图 在大纲视图中可以很容易地查看长篇文档的结构。在大纲视图中可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织正文;可以折叠文档来查看主标题;可以扩展文档来查看整个文档或部分文档内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便，利用主控文档可以使长文档的组织和维护更为简单易行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景等。 4(Web版式视图 在Web版式视图中，可以创建Web页。在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本和图形，且图形位置与Web浏览器中的位置一致。 5(阅读版式视图 阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”以外的所有工具栏。阅读版式视图将增加可读性，文本是采用Microsoft Clear Type技术自动显示的，可以方便地增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小。 除上述视图之外，查看文档的方式还有“打印预览”、“全屏显示”和“显示比例”。“打印预览”命令在“文件”菜单下，可以按缩小的大小显示文档的多个页面，用户可以通过它来检查整个文档的布局。“全屏显示”和“显示比例”命令在“视图”菜单下。“全屏显示”功能可以在文本编辑状态下，加大文本显示区。在该方式下，工作窗口中的菜单栏、标题栏、- 87 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 工具栏、滚动条和状态栏都不再显示。“显示比例”就是按照用户设定的比例大小来显示Word编辑窗口。 3.3.4 错误检查与自动更正 中文Word 2003提供了自动更正错误的功能。对于那些不能进行自动更正的拼写错误和语法错误，当执行拼写和语法检查功能后，Word会自动找出这些错误，并提出修改更正意见。该功能使用起来非常方便，从而大大减少了输入中的错误率，提高了工作效率。 1(输入时自动纠正错误 在键入文字时，难免有错误出现。Word会进行自动更正，将错误的文字改写为正确的。Word自动更正的依据就是在系统内部已经建立好的自动更正词条库。如果需要建立更多的自动更正词条，可按如下步骤进行: (1)选择“工具”菜单中的“自动更正选项”命令，弹出“自动更正”对话框，选择“自动更正”选项卡，如图3-11所示。 图3-11 “自动更正”对话框 (2)在“替换”文本框中输入要求更正的单词或文字(如输入错误单词“Windos”)。 (3)在“替换为”文本框中输入正确的单词或文字(如输入正确单词“Windows”)。 (4)单击“添加”按钮就将刚才输入的词条添加到自动更正词条库中了。 以后在文档中输入“Windos”时，系统就会自动将其更正为“Windows”。 如果在特定情况下不希望Word自动更正时，只需按“Alt，BackSpace”组合键删除自动更正项恢复输入的错误单词。 - 88 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 2(输入时自动检查拼写和语法 为了及时知道输入文字的错误情况，可以选择在输入时自动检查拼写和语法。要打开或关闭自动拼写和语法检查功能，可按下面的方法进行操作: (1)选择“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框，再单击“拼写和语法”选项卡。 (2)选中或清除“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”复选框。 (3)单击“确定”按钮，同时关闭“选项”对话框。 3.4 文档排版 在文档输入和编辑工作完成后，通常需要对文字和段落做修饰和设置，使文档更加整齐和美观。 3.4.1 字符格式设计 字符是指字母、空格、标点符号、数字和符号(如&、#等)及汉字。在中文Word 2003中字符格式设计包括设计字符的字体(如宋体、黑体等)、字形(如粗体、斜体等)、字号、字间距、文字效果以及特殊修饰格式等;如果要取消对所有的字体修饰，可以使用“Ctrl+Shift+Z”组合键。下面分别介绍对字符的设置。 1(设置字体 字体体现字符的形状。字体分英文字体和中文字体，Word 2003默认的英文字体是“Times New Roman”，默认的中文字体是“宋体”。若想改变文本的字体，其步骤如下: (1)选定要改变字体的文本。 (2)单击“格式”工具栏中“字体”框右边的向下箭头。 (3)从“字体”下拉列表中选择所需的字体。 2(设置字号 字号体现字符的大小。Word 2003默认的字体字号是“五号”，单位有“号”和“磅”，在我国印刷出版业中，一般采用“号”作为字体大小的衡量单位。“磅”和“号”两个单位之间有一定的关系，“号数”和“磅值”的关系如表3-3所示。如9磅的字与小五号字大小相当。 表3-3 “号数”和“磅值”的关系 号磅号磅号磅号磅数 值 数 值 数 值 数 值 初4二2四14六7号 2磅 号 2磅 号 磅 号 .5磅 小3小1小12小6初 6磅 二 8磅 四 磅 六 .5磅 一2三1五10七5- 89 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 号 6磅 号 6磅 号 .5磅 号 .5磅 小2小1小9八5一 4磅 三 5磅 五 磅 号 磅 改变文本字号的步骤如下: (1)选定需要改变字号的文本。 (2)单击“格式”工具栏中“字号”右侧的下拉箭头，从打开的下拉列表框中选择所需要的字号即可。 3(设置字形 字形指的是附加于文字的属性，包括粗体、斜体、下划线、加框、阴影、缩放等。Word默认设置的文本为常规字形。设置字符的字形，其步骤如下: (1)选定要改变字体的文本。 (2)单击“格式”工具栏中相应的“字形”按钮，其中: ? 单击“粗体”按钮，使被选中的字符在粗体和非粗体之间切换。 ? 单击“斜体”按钮，使被选中的字符在斜体和非斜体之间切换。 ? 单击“下划线”按钮，使被选中的字符在有下划线和无下划线之间切换。 ? 单击“加框”按钮，使被选中的字符在加框和非加框之间切换。 ? 单击“底纹”按钮，使被选中的字符在有底纹和无底纹之间切换。 ? 单击“缩放”按钮，使被选中的字符缩放。 ? 单击“字体颜色”按钮，设置被选中字符的颜色。 4(设置字符修饰 使用“字体”对话框能对字符的格式一次完成设置，其步骤如下: (1)选定要设置字符格式的文本。 (2)选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开如图3-12所示的“字体”对话框。该对话框中有3个选项卡:“字体”、“字符间距”和“文字效果”选项卡。 (3)在“字体”选项卡中设置字体、字形、字号、颜色以及其他修饰格式。 (4)在“字符间距”选项卡窗口中各选项用来设置两个字之间的间隔。标准的字间距是0点。字符间距对于处理一些需要特殊效果的文字非常有用。通常只有在用字号调整不了字符间距离的时候，才需个别调整字符间距。如图3-13所示的“字符间距”选项卡。 (5)“文字效果”选项卡用来设置字符的动态效果。文字效果是Word提供的一种文字修饰方法，它主要是为了在Web版式或用计算机演示文档时增加文档的动感和美感。字符的动态效果是无法打印出来的。“文字效果”选项卡如图3-14所示。 (6)单击“确定”按钮即可完成字符格式设置。 5(格式刷 当设置格式后，就可以使用“常用”工具栏上的“格式刷”按钮来快速地把它复制到其他选定的文本中。其方法如下: (1)选定要复制格式的文本。 - 90 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 (2)单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮护(如果连续复制格式则可以双击“格式刷”按钮)，此时的鼠标指针变成一个刷子形状指针。 (3)用鼠标指针刷过要进行格式编排的文本。 (4)如果要把格式复制到多个位置，则应重复步骤(3)直至全部完成。 - 91 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 图3-12 “字体”对话框 图3-13 “字符间距”选项卡 - 92 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 图3-14 “文字效果”选项卡 最后单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮或者按Esc。键取消鼠标的刷子形状指针，使鼠标指针恢复正常。 6(首字下沉 有时为了突出某段内容，常常需要将段首字符放大，但为了获得美观的版面效果，又希望将大字与段落排齐，这就是首字下沉。有时也可以将一些特殊符号放在段首，以起到一些标识或醒目的作用。其具体操作方法为: (1)将光标置于首字下沉的段落中。 (2)选择“格式”菜单中的“首字下沉”命令，打开“首字下沉”设置对话框，如图3-15所示。 (3)在“位置”框中可以设置下沉和悬挂两种首字下沉格式。如果选中“无” 选项，则表示取消首字下沉。选中任一首字下沉格式，在下面的“字体”、“下沉行数”及“距正文”等选项框中设置相应的值。单击“确定”按钮即可。 3.4.2 段落格式设计 在中文Word 2003中，一个段落就是文字、图形、对象(例如公式和图像)或其他项目等的集合，其最后一个是段落标记。段落标记不仅标识一个段落的结束，还包含该段的格式编排。若删除了某一个段落标记，那么也删除了该段落相应的格式编排，则该段落将与下一个段落合并，并使用下一段落的段落格式。通过单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮可以显示或隐藏文档中的段落标记。 段落的格式设置可以通过一些快捷方式进行，也可以通过格式菜单中的段落命令，在“段落”对话框中一次进行所有设置。设置的项目包括:段落对齐方式、段落的缩进、段落间距、行距、大纲级别、换行与分页及中文版式等。 - 93 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 图3-15 “首字下沉”对话框 1(设置段落的对齐方式 段落对齐方式指的是段落在水平方向上以何种方式对齐。段落对齐方式有以下5种: (1)两端对齐方式:两端对齐是指段落每行的首尾对齐，这是Word 2003的默认对齐方式。单击“格式”工具栏的“两端对齐”按钮，实现段落两端对齐。 (2)居中对齐方式:居中对齐方式能使整个段落在页面上居中对齐排列。要使用该对齐方式时，应单击格式工具栏的“居中对齐”按钮。 (3)对齐方式:右对齐方式可使整个段落在页面中靠右对齐排列。要使用该对齐方式时，应单击格式工具栏的“右对齐”按钮。 (4)分散对齐方式:分散对齐方式可使整个段落的文本两端充满且均匀分布。要使用该对齐方式时，应单击格式工具栏的“分散对齐”按钮。 (5)左对齐方式:左对齐方式可使整个段落在页面上靠左对齐排列，这和两端对齐的效果没有太大差别。由于此命令没有对应的工具按钮，故只能通过按“Ctrl，L”组合键来实现。 2(设置段落的缩进 段落缩进就是改变文本与页边距之间的距离。段落缩进可使文档更加清晰、易读。段落缩进包括左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。首行缩进只缩进一个段落的行首，这是一般文档使用的格式，中文习惯段落首缩进两个汉字;左缩进或右缩进是从左右两边缩进文档，使文档与页边距之间留有空白;悬挂缩进是文档除首行外，其余各行均缩进，使其他行文档悬挂于第一行之下，这种方式一般用于参考条目、词汇表项目等。 设置段落的缩进有以下三种方法: (1)用标尺上的缩进标记设置段落缩进格式 在水平标尺上有四个缩进标记，它们分别为首行缩进、左缩进、右缩进、悬挂缩进，如- 94 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 图3-16所示。 图3-16 水平标尺上的段落缩进标记 各个缩进标记的功能说明如下: ? 拖动“首行缩进”标记，可以改变段落中第一行的第一个字符的起始位置。 ? 拖动“悬挂缩进”标记，可以改变段落中除第一行之外的其他各行的缩进位置。 ? 拖动“左缩进”标记，可以改变段落相对于页的左边界的位置。 ? 拖动“右缩进”标记，可以改变段落相对于页的右边界的位置。 设置段落缩进时，应首先将光标移到需要设置段落缩进的段落中或者选定多个要缩进的段落，然后拖动缩进标记即可。 (2)使用“格式”工具栏设置缩进。 要快速地为当前段落或选定段落增加或减少缩进量，可以单击“格式”工具栏上的“增加缩进量”或“减少缩进量”按钮，直到满足缩进量的要求为止。每单击一次其中一个按钮，文档即增加或减少一个字的缩进量。缩进量的默认值是一个制表位的值，即0.75cm，相当于2个字符的位置。该值可以在“制表位”对话框的“默认制表位”中设置，改变该值，就改变了每次单击该按钮的缩进量。 (3)用“段落”对话框进行设置 使用“段落”对话框不仅能设置任何形式的缩进，而且可输入精确的缩进值。选择“格式”菜单下的“段落”命令，在弹出的对话框中选择“缩进和间距”选项卡，如图3-17所示。在“缩进”框中，单击“左”或“右”框中的微调按钮来增加或减少缩进量;在“特殊格式”下拉列表框中选择首行缩进或悬挂缩进，还可以直接设置首行缩进方式或悬挂缩进方式，在度量值中可以选择或直接输入缩进量。 3(设置制表位 在键盘上按制表键(Tab)可以输入制表符。制表符类型有左对齐制表符、右对齐制表符、居中对齐制表符、小数点对齐制表符和竖线对齐制表符。在Word 2003中可以设置每个制表符的宽度，通过它可以使一列的文字对齐，还可以通过设置带前导符的制表符来制作类似教材中的目录格式。使用制表位可以节省键入许多空格来对齐上下各列的时间。 设置制表位的方法可以通过水平标尺上制表符按钮来设置，也可以通过“格式”菜单中的“制表位”命令来设置。 例如，要设置如下格式的内容: 第一章 数据库类型1 第二章 建立数据库20 第三章 SQL查询语言43 第四章 面向对象的程序设计110 - 95 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 图3-17 “段落”对话框 其具体做法如下: (1)首先将光标移到新的一段中。 (2)选择“格式”菜单中的“制表位”命令来打开“制表位”对话框，如图3-18所示。 (3)在“制表位位置”文本框中输入制表位的位置，在“对齐方式”中选择右对齐，在“前导符”选项中选择“5”，单击“确定”按钮。(4)按正常方式输入正文内容，在页码之前按Tab键输入制表符即可。 4(设置段间距和行间距 段间距体现了段落之间的距离。段间距有段前间距和段后间距之分。段前间距指上一段落的最后一行与当前段落的第一行之间的距离;段后间距指的是当前段落的最后一行与下一段落的第一行之间的距离。两个段落之间的距离等于上一个段落的段后间距加下一个段落的段前间距。将插入点定位到要设置段落中文本的任意位置，或选定该段落，选择“格式”菜单中的“段落”命令，对如图3-17所示的对话框中，单击“段前”(或“段后”)框中的微调按钮选择合适的间距，或在框中直接输入所需要的数字，设置完毕，单击“确定”即可。 - 96 - 第3章 中文Word 2003字处理软件 图3-18 制表位对话框 行距可以控制段落中正文行之间的距离，从而提高段落中文本的清晰度。行距设置有“单倍行距”、“1.5倍行距”、“2倍行距”等，但具体值的多少是根据字体的大小来决定的。 设置行距也是通过菜单中的命令来实现的，在图3-17所示的对话框中，单击“行距”下拉列表框，可以选择“单倍行距”、“1.5倍行距”、“2倍行距”、“最