公文写作之道之三十九公文文体的写作下.ppt

第三章 公文文体的写作（二）,第一节 报告与请示 第二节 批复、决定与意见 第三节 通知与通报 第四节 公告、通告 第五节 函和会议纪要,第一节 报告与请示,一、报告 运行方向：上行 作用：下情上达 （一）报告的概念 报告是“适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的公文。,（二）报告的分类,1.综合报告和专题报告 综合定期的工作报告。如一年一度的 专题答复询问、递送材料、某项工作的进展、问题、经验等 2.呈报性和答复性报告,（三）格式与写法,1.标题（公文三要素标题、两要素标题） 2.发文字号（完全式，即三要素齐全） 3.主送机关（一般为直属上级） 4.正文（导语、主体、结束语。） 5.落款（即署名，署明发文机关） 6.成文日期（一般为领导签署的日期）,（四）写作要求,不同的报告在写作的详略、时效性、针对性上要求不同！ 工作报告、情况报告、答复报告、报送报告各有其写作侧重。 “工作报告”主体的“四大块”：基本情况、取得的成绩或存在的问题、原因或措施、今后工作的安排。,关于2001年1月1日前的呈转报告（即“建议报告”）的说明：,作为报告，是下级写给上级的典型的上行文，但是，呈转报告中的“转”表明它的重心在递上去请批转下来供自己没有权限直接行文要求执行的单位执行。 现在这一功能已被“意见”取代！ “呈转报告”（即“建议报告”）的结束语：“以上报告如无不妥，请批转各地区、各部门执行”表明该报告上行后要下行。2001年1月1日后再这样写就是错误的！,二、请示,运行方向：上行。 涉及人事、资金的批准或拨付；疑难问题的解答等。 （一）请示的概念 请示是“适用于向上级请求指示、批准”的公文。,（二）适用范围：,1.请求指示、解释 2.请求审批法规等 3.请求批准人事、资金等 4.请求审定方案、办法 5.请求协调 6.根据规定必须履行审批程序的事项 （教材第30页）,（三）请示的分类,1.求示性请示 涉及工作中的难题、分歧、新问题等 2.求助性请示 涉及资金、人事指标等 3.求准性请示 涉及超出本机关职权范围的事项，请求上级批准、允许。,（四）格式与写法,1.标题 三要素、两要素 请示标题的文字要求：事由文字不与文种“请示”的请求之意重复。 文种词“请示”不作“请示报告”。 教材第31页例：关于请求批准购买的请示 这一标题中的“请求批准”应删去！,2.主送机关,一请示一主送（多头主送麻烦多！） 请示不主送个人（除领导个人交办事项外） 主送主管上级 需要知道请示事项的其他机关处理成“抄送”！（注意教材此处错误！写成以“抄报”的形式“在文后注明”了。两处错误。不管上级下级除主送外的应送单位一律为“抄送”！且设置抄送栏 ！） 从下面案例看请示的主送要求：,案例：多头主送引来麻烦（1）,一份请示多头主送，误事误时，造成被动 1995年，某省社会治安综合治理委员会办公室一行三人，从北京开会回来后，立即向省委、省政府写了一份请示，要求迅速贯彻中央社会治安综合治理工作会议的精神，同时表彰全省社会治安综合治理先进单位和个人。请示件是这样写的：,关于召开全省社会治安综合治理 工作会议的请示,省委、省政府： 为了迅速贯彻落实中央社会治安综合治理委员会召开的第xx次会议精神，总结经验，表彰我省1994年度综合治理工作先进单位和个人，拟于xx xx年x月xx日在市召开全省综治工作会议。参加人员为各地、市、县分管综治工作的领导等有关人员，共xx人；会议时间为3天；会议代表住xx宾馆。会议经费预算为78万元（见附件）。（以下略）,多头主送引来麻烦（2）,省委办公厅秘书处按办文程序将会议经费预算表交财务处进行审核。财务处提出如下意见： 1.与会人员应改住省委党校招待所。因为该所招待条件不错，环境安静，保密条件好，住宿费用低，只是xx宾馆的60%。 2.表彰先进的奖金过高。应与前两个月召开的工业、经贸会议表彰先进的奖金一致，即由预算的3000元和500元改为2000元和200元。,多头主送引来麻烦（3）,核算结果，综合治理工作会议的经费为62万元，与原预算少了16万元。 秘书处将办文意见报秘书长阅签后，呈报省委李副书记审批，李副书记批示：“同意召开会议，经费按办公厅校核的预算62万元执行。”正当省委将文件送省政府领导会签时，省综合治办派人送来一个紧急机要件，内容也是综治办的请示。省政府王副省长在请示的首页上批示：“同意综治办提出召开会议的建议、方案和经费预算，请省委审定。”,多头主送引来麻烦（4）,两个领导审批的预算方案相差16万元，该执行哪个方案呢？ 最后，由省委秘书长找省政府秘书长和综治办主任一起开会进行协调。协调的结果是：同意省委办公厅提出的方案，会议经费为62万元。协调的结果是令人满意的，但留给秘书处人员一个思考的问题是：一个不大的会议为什么弄得这么复杂？ 出现这一问题的根本在于综治办的请示的主送机关写了两个。（请示不能多头主送！）,理论总结：,上述案例就是因为公文行文不规范造成的。 请示这一文种，只能有一个主送机关，按社会治安综合治理委员会的隶属关系，这份请示应该主送省委，抄送省政府。 多头主送造成领导批示不一致，一个会议的批准预算经费就相差16万元。 可见，按照规定办文的重要性。,3.正文,正文用词：事项正在请求中，打算办的意思用“拟”不用“决定”！ 正文缘由、事项、结束语 结束语一般应另起一行书写。常用结束语：“以上请示当否，请指示”、“特此请示，请批复”、 “以上请示妥否，请批复”。,4.落款和日期,署名单一单位行文时，标题已是三要素式（已有行文单位名称），可不署名！直接在成文时间处盖章。两要素式标题必须署名！署名应与文头部分的“公文标志”、标题中的发文机关名称以及印章完全一致。 成文日期领导签发的时间。,（五）请示的写作要求（增加内容）,一事一请示； 一请示一主送；不送领导个人； 一般不越级请示； 不能同时抄送下级或同级机关； 不能混用“请示”和“报告”；也不能将“请示”这一文种写作“请示报告”（报告中也不能夹带请示事项）。 请示与报告的区别明显（见下页）,（六）请示和报告的区别（教材第31页原“（五）”）,文种绝不能用错！请示具有请复性，请示要求上级回文；报告报上去，上级不用回文，即使是原来的“建议报告”（现在已被“意见”取代），上级是否行文（批转或否定）不定。 请示和报告的区别主要有四点： 行文目的、行文时间、内容含量、结尾用语（呈报性期复性、期准性）,瑕疵文案示例：,关于请求划拨工程建设资金的请示 总公司： 根据xx xx xx xx xx xx联席会议的会议纪要精神， xx xx xx工程将于xx xx年xx 月xx日正式开工，我公司决定先将工程款的三分之一用于xx xx xx，请总公司拨付。,第二节 批复、决定与意见,运行方向： 下行批复、决定 意见既可以作上行文，也可以作下行文。 批复回复请示，被动行文 决定、意见，主动行文,一、批复,运行方向：下行。 （一）批复的概念 批复适用于“答复下级机关的请示事项”的公文。 （二）格式与写法 与一般公文基本相同；注意：主送机关为被答复的请示的发文机关！（体现“针对性”之一）,批复的写作要求,1.引述来文式开头。（见教材P.33”正文”“引语” ） 2.针对性强。针对来文、明确作答、及时回复。 注意：引述来文式开头是公文中的一种特殊开头方式，它体现批复的针对性，它是批复的固定写作内容。同时我们可以以此掌握、认识批复。（教材P.33和34页两处引文请同学看看，强化对正确引文方式的认识。）,二、决定,公文运行方向：下行文 作者：上自国家领导机关，下至基层领导机关 写作需要：重要事项、重大行动 特点：决断性。（下级必须贯彻执行）,（一）决定的概念,决定是一种是用于对重大事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。（教材第34页） 决定的特点 指示性、明确性、说理性,（二）决定的分类,1.处置性决定： 表彰先进、处理问题、设置机构、安排人事等等 2.公布性决定： 公布事项 3.部署性决定： 对重大行动做出安排,（二）决定的格式与写法（1）,1.标题及题下标注 （1）标题 三要素齐全的标题（发文机关、事由、文种）：如为会议通过的决定应使用三要素齐全的标题，发文机关写会议名称的全称。 两要素式标题（事由、文种）,决定的格式与写法（2）,（2）题下标示 位置：标题正下方，正文上方 方法：直接标示成文时间（签署时间，例见教材第35页文中举例）； 会议通过的决定标示：标题下方居中，加圆括号，圆括号内注明批准、通过的会议名称和会议通过的时间（见下页示例）。,会议通过的决定的题下标示示例：,全国人民代表大会常务委员会 关于迅速审判严重危害社会治安的 犯罪分子的程序的决定 （一九八三年九月二日第六届全国 人民代表大会常务委员会第二次会议 通过，一九八三年九月二日中华人民 共和国主席令第四号公布施行）,决定的格式与写法（3）,2.发文字号 决定的发文字号为完全式。 3.主送机关 （1）有明确发送对象（例见教材第35页的决定，明确标出主送机关） （2）普发性公文（往往见于发表在报刊杂志等）,决定的格式与写法（4）,4.正文 （1）两层式：原因、事项（均为两层式：为了*，决定*。*，决定*。） （2）三层式：原因、事项、号召（表彰性决定，会议通过的决定、重大事项的决定常有“号召”。见第36页决定例文两大自然段落，第一段为事项和决定，第二段是希望和号召）,决定的格式与写法（5）（此两项教材无）,5.落款 正文右下方写明发文机关名称。若标题上已有发文机关，则签署可省略。 6.成文时间 若属会议通过的决定，日期须用圆括号置于标题之下；属领导机关的决定，日期一般放在落款之后。,三、意见,（一）意见的概念 适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。 属于多方向行文的公文。作为下行文时，下级要遵守执行。作为上行文时，上级可以批转也可作为制定政策时的参考。 （“意见”是2001年1月1日新进入国家行政机关公文的规定文种，其作用取代原来的“建议报告”和涉及其他单位的事项要求批转的“请示”。）,（二）分类,1.按行文方式分转发、直发 转发性意见主管部门就自己主管的工作提出了指导性的意见，但由于与执行单位没有上下级关系，不能直接行文，于是将“意见”呈报自己的上级，上级接到下级以“意见”作文种的文件，审读同意并批转给有关单位执行。 2.按性质内容分指示性、计划性,（三）意见的格式与写法（1）,1.标题（同一般公文标题） 意见的标题由制发机关、事由、文种三部分组成。也可是两要素标题。 2.发文字号 为完全式（三要素）。 3.主送机关 为应知照的单位或群体。 注意：教材第36页最后一行“无须标注”指的是上行的“意见”经批转后再下行时，去掉“主送”的情况。,意见的文体结构（2）,4.正文 一般由意见的原因、见解和事项组成。 意见的原因，即写意见的根据。主要写当前存在的问题和解决这些问题的必要性。本部分一般为开头。 意见的见解和事项，即围绕核心问题提出见解和解决的办法。,意见的文体结构（3）,5.落款：署发文机关的名称。 6.发文时间：在落款的下面。 注意：直发性意见按一般公文在署名盖章处，按公文的要求盖章、署成文时间。 经批转（印发）的意见：被批转、印发的意见，是随“通知”等公文运行的，“通知”等公文已经盖章、署成文时间，原来的意见正文结束后可无盖章和成文时间。,第三节 通知与通报,一、通知 用途广泛、使用频率高。 注意事项：“批转”和“转发”的使用权限；（见教材第43页“国务院批转”、“国务院办公厅转发”两篇例文，分析标题，强调使用差异。）正确的引文方式：先引标题后引发文字号，教材P.43页的批转性通知和转发性通知均是只提到被转文件的标题，再请看教材第37页“关于的意见”一文开头的引文。,(一)通知的概念,通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的公文。 “通知”一般为下行文。,（二）通知的特点,1.应用广泛，使用频率高 2.内容单纯，行文简便 3.具有执行性,（三）通知的分类,1.发布性通知（颁布法规规章） 2.批示性通知（批转、转发文件） 3.指示性通知（指示下级机关工作） 4.会议通知（上级的重要会议需正式行文） 5.任免通知（任免人员） 6.一般性通知（事项性通知，如：启用印章，成立、调整、撤销某个机构，催报材料、报表，变更作息时间）,(四)格式与写法,1.标题 三要素式、两要素式。文种前可加“紧急” 需要注意的是，批转、转发通知的标题。其中的事由是所批转、所转发公文的名称组成。 如国务院批转国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题意见的通知 教材第40页两处校正“省略文种”和“发文字号”的提法有问题！,例如：国务院的批转通知的标题的事由部分是：“国家旅游局关于加强旅游行业管理若干问题(的)意见”，这即是所批转公文的名称，这个名称（即公文标题）也是“三要素”齐全的。 颁布、批转、转发性通知的标题内又含有一个被批转或被转发公文的标题，是大标题里包孕着一个小标题，这个小标题是作为大标题的事由出现的。如果被转发、批转的公文是法规性文件，则须在法规性文件名称上加上书名号。 例：2007年四川大学公文 （一） 2007年四川大学公文 （二）,2.发文字号 为完全式。 3.主送机关 所有通知都须有主送机关，即必须指定此通知的承办、执行和应当知晓的主要受文机关。这些机关一般为直属下级机关，或需要了解通知内容的不相隶属的单位。,4.正文 颁布或转发性通知结构简单； 其余通知一般由三部分构成。通知事由写明制发通知的理由、目的、依据或情况。通知主体，即通知事项。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。通知事项多数分条列项写出，条目分明。结尾。,不同内容的通知“主体”的写作要求（1）：,(1) 发布性通知：正文简短，写明被发布的文件名称，发布的意义、目的，要求等等。 (2)颁布或转发性通知：要求在正文中简短地说明所颁布或转发的公文的制发机关、制发（批准、生效）日期与公文标题以及颁发或转发的目的、意义与要求等。 (3)指示性通知：须写明提出指示的根据与指示事项，内容要求明确具体。,不同内容的通知“主体”的写作要求（2）：,(4)会议通知：要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、对参加会议人员的要求（如准备发言、文件、论文、生活用品等）、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联系地址、电话号码、电报挂号、会议食宿安排、去会址路线、接洽标志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证会议按预定要求准时召开。,不同内容的通知“主体”的写作要求（3）：,（5）任免通知 任免人员的姓名、任命（或者免除）的职务，时间等等 （6）一般性通知（事项性通知） 有事写事，一般较短小。,通知的结尾有三种常用写法：,事项结束，全文就自然结尾；意尽言止，不单写结束语。 用习惯用语“特此通知”收尾，但前言和主体之间如用了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在收尾处再用习惯用语。 用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视。,5.落款 在正文右下方写明发文机关名称，如果发文机关在标题中标明，落款时可以省略。 6.成文日期 写在落款之下。,二、通报,注意通报的教育性 因为注重教育性，通报在写作上与一般公文有较大的区别：有较多的议论！要通过议论来揭示“典型”的性质。,(一)通报的概念,1.通报的概念 通报是“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的公文。,（二）通报的分类,1.直述式和转述式（按形式分） 2.表扬通报、批评通报、情况通报（按内容分） 说明：一份通报可以是兼类的一份表彰式通报同时是直述式或者转述式！,(三)格式与写法,1.标题 三要素、两要素式。 2.发文字号 为完全式。 3.主送机关 一般为直属下级机关，或需要了解该内容的不相隶属的单位。,4.正文 一般由三部分组成。 导语，写通报的目的或缘由； 主体，即通报具体内容； 结尾，即根据通报内容提出各类事项的要求或希望。,5.落款（盖章） 标注发文机关；如单一机关发文并且标题为三要素式，也可不署发文机关。 6.成文日期 注发文日期，也可注于标题之下。,(三)写作要求,1.及时、快速 2.材料必须新颖、典型、具有代表性 3.通报的材料必须调查核实,第四节 公告与通告,公告、通告、布告都重在告知 区别主要在于发布范围和公布方式上。 原则上，从发布范围、发布方式上看： 公告 通告 布告,公告、通告的区别,1.宣布的事项： 重大事项与一般事项 2.发布范围： 国际国内与国内一定范围 3.发布机关： 最高权力机关（全国人民代表大会、人大常务委员会）、最高管理机关（国务院）与各级政府机关（四川大学公文实施细则）,一、概念比较,公告是“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的公文； 通告是“适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项”的公文。,二、分类比较,公告的种类有：国家事项公告、司法公告。 通告的种类有：知照性通告、办理性通告、 行止性通告。 （教材这两类文种的各自分类不具有对照比较性！）,三、格式与写法的比较,（一）标题 有的不写事由，仅写制发机关和文种；有的省略“关于”和“的”；也有的是制发机关、事由、文种都齐全的。 例如：中华人民共和国全国人民代表大会公告；北京市人民政府通告；北京市海淀区人民政府建设用地通告；中国人民银行关于调整储蓄利率的公告。,（二）正文,正文一般由三部分组成， 缘由写公告或通告的原因及依据 事项写具体知照内容 结束语常用 “特此公告”、“特此通告”等语词。,（三）印章与发布时间,落款 在正文右下方写明发布机关名称，如果发布机关在标题中出现，此处可省略。 成文时间 文告成文时间可写在标题之下用括号括上，也可以写在落款之下。,（四）其他项目,发文字号 非完全式，有的省略。 主送机关 为周知性文体，无主送机关。,第五节 函与会议纪要,函和会议纪要均属于平行文。 平级机关（级别相同的机关），如，四川省和云南省、四川省和重庆市人民政府； 不相隶属机关（无上下级关系的单位），如，成都地图出版社和重庆市人民政府。 四川省人民政府和四川省人民代表大会常务委员会,一、函,运行方向：平行。 （一）函的概念 1.函的概念 函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项”的公文。,（二）函的分类,从内容上可分为：商洽、询问、答复 从运行程序和文面格式上分：公函、便函（便函不属于正式公文，用于一般事项。） （教材第50页仅从“公函”、“便函”上分）,（三）格式与写法（1）,基本格式同一般公文； 发文字号分完全式（三要素式）和便函式（不写发文字号） 关于函的发文字号：由于函的特殊性，其发文字号单列不走发文大系列，以函字排列，如：“川大函2006号”,（三）格式与写法（2）,复函的正文开头形式同“批复”，使用“引述来文式”开头。如：“年月日关于的来函悉”、“你函收悉”、“年月日来函悉” 函的结束语即请函复、请予研究函复；特此函达、特此函复,（三）函的写作要求,1.特别注意：函的用语得