各类档案管理制度

1各类档案管理制度一档案分类编号方案一文书档案文书档案采用年代组织机构进行分类，WS案卷号根据保管期限进行小流水编号。顺序号年度文书档案代号二教学档案教学档案采用学年度问题分类法进行JX分类，案卷号根据保管期限进行小流水编号。顺序号学年度教学档案代号三会计档案会计代号为KJ会计档案根据年度、形式分类。KJ1会计报表类2会计帐簿类案卷顺序号3会计凭证类类别代号会计档案代号四设备档案设备档案代号为SBSB以一件设备为一个档号。案卷顺序号设备名称代号设备档案代号五基建档案基建档案代号为JJ基建档案的编号采用基建档案代号、项目代号、保管单位顺序号。保管单位顺序保管期限永久、长期。项目代号基建档案代号2六声像档案声像档案代号为SXSX声像档案编号采用声像档案代号、类别号、案卷顺序号。案卷顺序号声像档案分类按问题编号，按时间排列。类别号1照片档案声像档案代号2录像档案3录音档案七荣誉档案荣誉档案代号为RR荣誉档案编号采用荣誉档案代号、分类代号、案卷顺序号。案卷顺序号荣誉档案分类分类代号1奖状荣誉档案代号2奖牌3奖杯4锦旗5证书6其它（题词、字画、实物等）保管期限永久、长期。八业务档案业务档案的代号为YY业务档案以每位教师为单位进行大流水编号，共分三类案卷流水号1教师业务档案正本业务档案代号2教师业务档案副本3其它材料保管期限长期九教科研档案教科研档案的代号为KYKY教科研档案按类别、课题项目进行分类编号，案卷号共分两类课题项目代号1论文类类别号2课题类科研档案代号3二文书档案管理制度文书档案是指单位在各项管理活动中形成的,具有查考使用价值的集中保管起来的文书材料,是单位基本情况和历史面貌的真实记录。根据国家有关档案工作的规定,为加强我校文书档案的科学管理,特制定以下制度。一本校党、政、工、团形成的档案,由档案室集中统一管理。二文书档案归档范围凡是反映本校主要职能活动,具有查考利用价值的文件材料,均属归档范围。三本校文书档案分类采用年代组织机构分类法,内设党支部、校长室、教导处、德育室、总务处、工会、教工团支部、少先队大队部共八个部门。四文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。五文书档案立卷类目及保管期限1党支部11上级党委下发的关于学校开展党支部工作情况的通知、规定长期12本校党支部年度或学年度工作计划、总结、重要报告、汇报永久13本校支委会、党支部大会会议记录永久14本校党员名册、党员、党组织工作统计报表永久15本校支部改选工作意见及改选结果、上级党委批复永久16本校党员教育、民主评议材料重要的长期一般的短期17党组织发展党员工作意见、报告、上级重要的长期对发展党员的预审批复和转正通知一般的短期18本校党组织和党员评先创优活动材料市级以上永久区级以下长期19本校党员违纪处分报告及上级党委的批复永久110关于党员出国探亲、自费留学要求保长期性长期留党籍的报告、请示、审批表短期性短期111党的纪检工作意见、报告及有关材料长期112本校党员组织关系转移介绍信、存根长期113党费收缴、支出凭证材料短期114本校党支部工作形成的其它材料公示重要的长期材料、文明单位创建记录等一般的短期2校长室21本校编制年鉴、大事记永久22本校校务日记长期23本校校史、组织机构沿革永久424本校学年度工作计划、总结和重要的工作报告永久25本校行政、校务会议记录永久26本校制定的管理制度、条例、岗位责任制等材料长期27本校重大活动材料校庆、校友会、校运会等永久28本校庆祝教师节活动形成材料重要的长期一般的短期29市、区教育局有关人事、工资、福利问重要的长期题的规定、办法、通知一般的短期210本校向上级的报告、请示及批复重要的永久一般的短期211本校专项工作的调查、检查、普查材料重要的永久一般的短期212本校外事接待工作形成的有关材料重要的永久一般的短期213各类报刊登载有关本校情况的通讯报道和上级领导对本校的重要题词重要的永久一般的短期214本校关于机构设置、撤并、名称更名、人员编制、干部任免、启用印信等请示、批复和报告永久215本校教职工花名册、履历表及劳动工资年报表永久216本校中层干部、年级组长、教研组长名册长期217本校评选各种先进集体、先进个人材料市级以上永久区级以下长期218反映本校成绩的荣誉证书、有纪念凭证市级以上永久作用的实物、校刊资料区级以下长期219本校教职工犯错误处分材料长期220本校发生各种事故报告和有关材料重要的永久一般的长期5221本校教师工作情况登记表、记录册、考核表长期222本校教职工工资调整和评定工资计划、总结、审批表、统计表及新教师转正、定级有关材料长期223本校教职工调动介绍信、存根及有关审批表长期224本校教职工离退休名册和改变待遇审批表长期225本校教职工三十年教龄获荣誉证书名册长期226本校教职工申请出国、出境材料长期227本校教职工申请离职、辞职材料长期228本校职改领导小组、评审小组建立请示、批复、评审、聘任会议记录、总结等长期229本校教职工职称申请表和发放专业技术职务资格证书名册、聘任名册长期230各系列专业技术职务评审结果的批复、名册、续聘名单永久231有关职改工作中形成的有查考、利用价值的文件材料长期232本校有关安全保卫工作材料短期233本校聘用制干部续聘合同书及有关材料长期234本校聘用退休工人、代课教师审批表及有关材料短期235本校教职工困难补助材料、遗属补助材料及死亡人员名册抚恤记录短期236本校教职工考勤记录短期237本校教职工住房情况及分房记录短期238本校教职工献血名单短期239本校教职工独生子女名单长期240本校教职工关于处理人民来信来访材料重要的长期一般的短期241本校关于人代会代表推荐材料长期242本校各民主党派、少数民族名册、统计报表及港、澳、台、国外亲属名册长期3教导处31本校教导处（德育、科研）年度或学年度工作计划、总结永久64总务处41总务处年度工作计划、总结长期42本校教职工工资名册长期43本校固定资产统计表永久44本校财产清单仪器设备、图书、体育用具、教学用具、办公用具移交清册长期45本校征地、房地产权、界址协议书及批复、契约等永久46本校接受援助项目协议书与有关单位签国外的永久订的合同等文件材料国内的长期5工会51本校工会工作计划、总结、报告、会议记录长期52学校领导民主评议材料长期53本校工会干部任、免职报告、批复永久54本校工会会员名册、工会会员转移介绍信及存根长期55本校工会统计报表年度永久季、月报短期56本校召开教代会工作计划、总结、会议议程、章程、决议、议案处理及发言稿永久57本校工会会员福利和困难补助、休养等有关材料短期58关于工会工作的上级文件短期59本校妇女工作材料妇委会、女干部、先进等长期510其它材料计划生育工作等短期511本校退管会形成的其它材料重要的长期一般的短期6教工团支部61本校教工团支部年度工作计划、总结长期62本校团委、总支、支部建立、改选、增补委员报告和上级团委批复长期63本校各届团委、教工团支部干部名册长期64本校团委、团总支会议、教工团支部会议记录长期65本校发展团员、离团工作有关统计表及有关材料长期66本校共青团组织关系转入介绍信和转出存根长期67本校有关团员处分报告和团委批复长期68共青团市、区委命名和表彰优秀团员、团干部及先进集体登记表和有关材料长期69本校教工团支部活动形成的其它材料短期7610上级团委下发的有关文件材料短期7少先队大队部71少先队工作年度计划和总结长期72少先队活动大事记及特色活动长期73少先队干部名册及小干部工作会议记录长期74少工委市、区命名和表彰优秀队员、队干部及先进集体登记表和有关材料长期75关于少先队工作的上级来文短期三教学档案管理制度教学档案是学校在教学工作、教育管理、教学研究等活动中形成的反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，在今后学校教学工作中有一定查考利用价值的文件材料，它是办好学校的重要基础之一，也是衡量学校管理水平的标志之一。为了管理好学校的教学档案，特制订本制度一教学档案的归档范围凡是记载反映学校教务工作、教务管理、教学研究的文字、图表、音像材料都属于教学档案。根据本校特色，加强收集德育特色资料、市、区公开课的教案、优秀教案、典型的备课笔记和优秀班主任的工作手册。二教学档案的归档类目综合类、学籍管理类、课堂教学类、德育教育类、艺术科技教育类、卫生工作类、教材类。三教学档案归档时间教学档案按学年度和学制来归档，每学期结束，要将本学期的教学档案收集齐全，按组卷要求，形成预立卷。每学年结束，按一学年的教学档案整理归8档，并移交档案室。四教学档案的分类和保管工作教学档案的分类要遵循教学档案形成的规律和教学活动的特点，保持它的完整性、系统性、条理性和成套性。教学档案按学年度问题分类法进行整理分类和按学制问题分类法进行整理分类。教学档案由学校档案室集中统一管理，按学年度有系统地排列，设专柜保管，并编制单独的案卷目录，提供利用。教学档案保存期限为永久、长期、短期。五教学档案归挡范围及保管期限91教学管理综合类11国家、市、区教育局颁发的有关教育、教学工作的文件及有关材料长期12学校重大教育改革报告、实施计划、总结长期13上级对本校督导评估的通知、评估意见、本校自查报告永久14学校关于督导工作中形成的其它材料长期15学校关于教学检查、教学质量监控、评估材料长期16学校教学管理规章制度、实施计划、调研报告、总结长期17学校学期课程总表、教师任课必修、选修、活动课一览表、教师工作量等材料长期18教师进修培训、培养规划、计划长期19学校招生有关文件、简章长期2学籍管理类21新生录取名册及统计情况表长期22学生毕业证书验印名册、存根永久23应届毕业生学籍卡长期24各年级学生名册及成绩总册长期25学生学籍变更材料升级、留级、休学、复学、转学、退学、借读及各类情况统计表长期26学生奖惩材料（奖学金、三好学生、优秀学生获奖统计及奖状复印件、先进班级、处分材料）长期27特殊学生教育、教学帮困材料长期3课堂教学类（含必修课、选修课、活动课）31各学科教学计划、教学大纲、教学进度表永久32各年级学生期中、期末考试或考查空白试卷、标准答案评分标准和质量分析长期33教研组工作计划、活动记录、总结短期34典型教案、重要备课听课记录、公开课教学活动讲评材料长期35教学实验、实习计划、总结，教学评选典型材料长期36体锻标准、素质测试达标材料长期37输送体育尖子人才名单及材料长期38本校参加市、区体育比赛得奖项目成绩、名次、奖状等材料长期4德育教育类41年级组、班主任工作计划、总结短期1042典型班主任手册长期43对学生进行政治思想教育的专项材料短期44少先队大队主题会、集体班会、中队主题班会典型材料短期45本校德育特色工作资料长期5艺术科技教育类51本校校园文化专题活动（如艺术节、摄影比赛、绘画比赛、音乐、舞蹈比赛等）重要的长期工作计划、小结一般的短期52本校参加市、区艺术节活动演出、比赛节目单、获奖名单等活动形成材料重要的长期一般的短期53本校文学社团等各类兴趣小组活动计划、记录、小结短期54艺术交流活动（包括境内外）及参与社区重要的长期艺术活动的计划、小结、活动记录等材料一般的短期55区艺术教育讲师团及艺术教育指导教师的型教案及自编教材等长期56科技节计划、小结、获奖作品、名单等及重要的长期活动过程中形成的材料一般的短期57科技特色教育的计划、总结重要的长期一般的短期58科技小发明、小制作及科技小能手的评比、重要的长期获奖情况及有关实物、照片一般的短期59头脑奥林匹克比赛活动的作品及获奖情况重要的永久一般的长期510区科技教育讲师团及校科技教育指导教师的典型教案、自编教材长期511科技教育基地的工作计划、活动记录短期512输送艺术、科技人才的材料及名单长期6卫生工作类61学生体质（身高、体重）情况材料长期62学生预防近视眼材料短期63学生健康教育、心理健康教育材料重要的长期一般的短期64学校食堂饮水卫生等材料短期7教材类71本校教师自编教学资料长期72本校自编或主编的各年级学科单元测验卷、复习练习卷、习题精选例等短期11四教科研档案管理制度教科研档案是学校教育教学改革深入发展和教学研究过程中的真实记录和反映，必须加强管理。为充分发挥教科研档案在学校中的作用，特制订本制度。一我校教科研管理工作教科研室负责，教科研室领导要把教科研档案工作与教科研计划管理、课题管理和成果紧密结合起来，教科研工作与建档工作实行同步管理。二教科研文件的归档范围，按教科研进程划分为（1）教科研准备阶段课题申请书、计划任务书、教科研立项审批文件、协作协议书等。（2）总结鉴定阶段专题总结、阶段总结、工作总结、论文、专著、成果鉴定书、推广作用报告、课题经费预算。（3）成果申报和奖励阶段申报材料、审批材料、成果材料。三实行由课题（项目）负责人主持立卷归档责任制。凡列入本校教科研计划的课题，应由课题负责人根据归档范围，进行文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。因故中途停止或失败的计划内课题，所形成的文件材料也应归档，并说明情况。四教科研文件材料应在项目完成后一个月内整理移交归档，周期长的课题可分阶段归档。课题负责人在归档时，负责填写课题档案简介和参加工作人员名单，并请领导审查签署意见，向档案室移交。五教科研档案立卷类目及保管期限1论文（获奖论文、优秀论文、学校论文集）市级以上1长期区级、校级2短期2科研项目（立项申请书、项目审批文件、计划、国家级1永久实施原始记录、科研成果鉴定申请书、科技成市级2长期果登记表、获奖通知、奖状、证书等）区级、校级3短期12五教师业务档案管理制度教师业务档案是反映教师教育、教学水平的真实记录，是教师评定职称、评选先进的重要依据，必须加强管理。为此，特制订本制度。一教师业务档案由五个组成部分1教师业务考绩档案正本；2教师业务考绩档案副本；3教师基本情况材料；4论文与论著；5公开课材料。二教师业务考绩档案正本由教师本人填写，每学期填写一次，由档案室集中收发及保管；教师业务考绩档案副本由学校分管领导通过考核评定后填写，由档案室集中保管。三教师业务档案按学科分类排列，每位教师组一卷，并以此大流水编制档号，保管期限为长期。四教师业务档案立卷类目及保管期限1教师业务考绩档案正本长期2教师业务考绩档案副本长期3其它具有保存价值的材料长期1）教师情况表、工作小结、工作考核表、毕业证书任职资格申报表、职务续聘申报表、教师获奖材料2）教师的论文、论著3）教师公开课材料（教案、证明、评议）13六会计档案管理制度会计档案是经济活动中的历史记录和经济效果的综合反映，是进行会计监督、分析、计划、决策的依据。为了加强会计档案的管理，提高科学管理水平，更好地为社会主义经济建设服务，根据中华人民共和国会计法和会计档案管理办法的规定，制订本制度。一会计档案指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料，它是记录和反映本单位经济业务活动的原始记录，具有重要的凭证、参考作用和史料价值。二财务会计部门形成的会计档案从会计年度（公历1月1日起至12月31日止）终了之日起，保管一年期满后，由财务会计部门移交档案室保管。三档案室接收的会计档案，必须符合下列要求1会计核算材料必须齐全、完整。2会计材料必须分类整理、按规范化的基本要求立卷、装订成册。3案卷必须有统一制作的封面，并将封面上的项目写清楚。四会计档案必须分类排列上架，存放有序，便于查找和利用。五会计档案原则上保持原卷册的封装，个别卷册确需拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同进行，以分清责任。六档案室应编制必要的会计档案检索工具，积极提供会计档案为学校工作。七档案室必须妥善、安全地保管会计档案，防止会计档案的破损或褪变。八会计档案立卷类目及保管期限1报表11本校财务预决算报表永久12本校财务月报、季报五年2帐簿21本校明细帐、总帐十五年22本校现金、银行日记帐二十五年3凭证31本校预算会计的各种原始凭证和记帐凭证十五年32本校涉外会计凭证永久144其它41会计档案移交清册十五年42会计档案保管清册永久43会计档案销毁清册永久七设备档案管理制度设备档案是鉴定评价仪器设备技术状态的科学资料,是为保障仪器设备正常运转并处于良好状态的重要依据应当归档保存的随机技术文件以及直接接收,使用,维修和改进工作中形成的各种文件材料一设备档案归档范围接收归档本校单价五千元以上的各类设备1申请订购的文件,合同,订货单卡2随机的全部技术文件装箱证,合格证,使用操作维修说明书,结构图纸和线路图,备件规格,验收清单等3安装调试记录及验收报告4使用过程中,定期检修记录和更换零部件记录,重大故障及处理记录等5设备转让协议,报废的技术鉴定材料,报告和主管部门批复的文件二设备档案收集与整理,分类,立卷1收集各处室所使用的校外购置的单价五千元以上设备仪器的随机全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交档案室,统一积累与集中保管2分类整理,组卷按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位卷内文件排列依照设备材料的自然形成过程排列3编目,立卷一个保管单位编一个流水号,一件编一个件号,然后编写卷内目录,备考表和卷面,立卷归档时归档号依照类别编流水号三设备档案的利用1编制分类案卷目录的检索工具2凡需利用借阅须履行登记手续四设备档案的销毁对确已无保存价值的设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人,监销人销毁,并签名注销五设备档案的保管期限为长期1本校各种办公设备、教学仪器、电化教学设备、交通设备等价值五千元以上的开箱单、说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试的报告、维修卡、维修记录及发票（复印件）15八基建档案管理制度基建档案是反映我校基本建设真实记录。根据国家科学技术档案工作条例以及国家档案局,国家计划委员会颁发的基本建设项目档案资料管理行规定,为加强我校基本建设档案管理,特制定本制度。一基建工程档案是指整个项目,从批准建成投入使用的全部过程中形成的,具有保存价值的各种文字,图纸,计算机,照片等多种形式载体的文件材料。二我校的基建工程均由闵行区教育局基建站负责管理,基建工程文件材料均由教育局基建站负责收集,归档。三为确保基建工程档案的完整,我校对区教育局基建站复制的归档材料要进行验收。四基建档案立卷类目及保管期限基建档案的保管期限均为永久1本校基建报告、批复、施工合同、基建预决算、验收记录2学校基建图纸（平面图、蓝图、地上地下管线分布图）16九声像档案管理制度为了加强声像档案的管理,更好地开发利用声像档案信息资源,根据中华人民共和国档案法和上级有关声像档案管理规定和办法,制定本制度。一声像档案声像档案是指国家机关,社会有保存价值的照片,录音,录像带,影视片等不同载体的历史纪录。二本校声像档案归档范围1上级领导和著名人物与本校有关的重大公务的声像资料2本校召开的重要会议和教育,教学重要活动形成的声像材料3本校获市,区级以上奖励项目或荣誉称号,名次等的声像资料三声像档案材料归档要求1凡应归档的声像材料,必须收集齐全,规范整理,由档案室集中统一管理。2凡是归档的声像资料,必须图象清晰,声音清楚,并加以必要的文字说明。3归档的声像资料,必须是原版,原件。四声像档案的整理声像档案的整理方法,一般按问题分类。1照片档案照片一般按专题分类,保持其内在的联系,单独组卷,统一编号,统一存放。2录音,录像带,光盘以盒盘为单位,按归档先后次序进行流水编