会计档案管理

1、会计档案管理会计档案管理 第一节第一节 会计档案及其作用会计档案及其作用 第二节会计档案的管理第二节会计档案的管理 我国现行会计档案管理法律法规 会计档案管理办法会计档案管理办法 1998 年8 月21 日国家财政部，国家档案局发布1.会计档案管理办法制定依据 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的规定，制定本办法。2.会计档案管理办法适用范围 国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他 组织(以下简称各单位)，应当依照本办法管理会计档案。价值价值属性属性专业专业领域领域形成形成主

2、体主体一、会计档案的定义一、会计档案的定义会计档案是国家机关、社会国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织商户和其他组织在会计核算活动会计核算活动中形成的具有保存价值具有保存价值的原始记原始记录录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（符合档案构成的三个要件）（符合档案构成的三个要件）原始原始属性属性第一节第一节 会计档案及其作用会计档案及其作用我们应从以下三个方面理解会计档案的概念：我们应从以下三个方面理解会计档案的概念：1会计档案是在会计活动中形成的2会计档案是反映经济业务的历史记录3会计档案是按照一定规律集中保存起来的 第一节第一节 会计

3、档案及其作用会计档案及其作用 二、会计档案的种类和特点二、会计档案的种类和特点 （一）会计档案的种类（一）会计档案的种类 1按管理期限可划分为永久性会计档案和定期会计档案 定期保管期限分为3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 类。 2按载体形式可划分 (一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。 (二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。 (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 (四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会

4、计档案保管清册，会计档案销毁清册。 （二） 会计档案的特点 1.专业性 2.广泛性 3.严密性 4.记录性 三、会计档案的作用三、会计档案的作用 会计档案的作用有两点：会计档案的作用有两点：一是具有史料作用。二是具有查证作用。 第二节第二节 会计档案的管理会计档案的管理 一、会计档案的管理原则一、会计档案的管理原则（一）（一） 统一管理、分工负责原则统一管理、分工负责原则 （二）（二） 完整原则完整原则 （三）简便易行原则（三）简便易行原则 （四）依法管理原则（四）依法管理原则 会计核算材料的归档会计核算材料的归档归档范围归档范围归档时间归档时间归档要求和归档手续归档要求和归档手续 会计档案管

5、理办法会计档案管理办法规定会规定会计档案的计档案的归档范围归档范围包括：会计凭包括：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他证、会计账簿、财务报告及其他会计核算材料会计核算材料归档范围不是会计档案归档范围不是会计档案归档范围工资年报，职工工资、奖金及各种工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册，调福利审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，财务制度，上级指标文件等均资材料，财务制度，上级指标文件等均属文书档案。属文书档案。归档时间和责任人归档时间和

6、责任人 归档时间：归档时间：年终立卷，可暂时保管一年终立卷，可暂时保管一年，移交本档案机构统一保管。（工会可年，移交本档案机构统一保管。（工会可根据自己情况在会计机构专柜保管）根据自己情况在会计机构专柜保管） 责任人责任人：会计人员、档案员（档案室存：会计人员、档案员（档案室存放）放）出纳人员不得出纳人员不得兼管会计档案兼管会计档案 归档要求和手续要求：要求： 真实准确真实准确(密封处理、加经手章）密封处理、加经手章） 齐全完整、保持卷册的封装齐全完整、保持卷册的封装手续：手续： 移交清册移交清册会计档案保管时间表-1企业和其他组织会计档案保管期限表 序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始

7、凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿类4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银行存款日记账保管25年 7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助帐簿15年 三财务报告类 包括各级主管部门汇总财务报告 9月、季度财务报告3年 包括文字分析 10 年度财务报告(决算) 永久包括文字分析 四其他类 11会计移交清册 15年12会计档案保管清册 永久13会计档案销毁清册 永久14银行余额调节表 5年15银行对账单 5年表-2财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表 序号档案名称一会计凭证类 1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证 2各收入机关编送的

8、报表 3行政单位和事业单位的各种会计凭证 4各种完税凭证和缴、退库凭证 5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证 6农牧业税结算凭证 保管期限财政总预算行政单位事业单位税收会计10年10年10年15年15年15年15年备注包括原始凭证、记帐凭证和传票汇总表缴款书存根联在销号后保管2年包括拨款凭证和其他会计凭证 二会计帐簿7日记帐15年15年8总帐15年15年15年9税收日记帐（总帐）和税收票证分类出纳帐25年10明细分类、分户帐或登记簿15年15年15年11 现金出纳帐、银行存款帐25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细帐（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年 三 财务报告类13

9、财务总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久15税收年报（决算）10年永久16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报（决算）10年18财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管2年19财政总预算会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年20行政单位和事业单位会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年21税收会计报表（包括票证报表）10年电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年四其他类22 会计移交清册15年 15年15年23 会计档案保管清册永久 永久 永久24 会计销毁清册永久 永久 永久三、会计档案的整理三、会计档案的整理 会计档案的分类 会计档案的组卷 会计档案的编目会计

10、档案分类方案类别年度类别年度会计凭证类会计凭证类会计账簿类会计账簿类 财务报告类财务报告类其它类其它类 把全部会计档案按四类分开：会计凭证类、把全部会计档案按四类分开：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其它类。会计账簿类、财务报告类、其它类。 每一种类的下面，按会计年度排列，一年每一种类的下面，按会计年度排列，一年内的会计档案可根据内的会计档案可根据保管期限保管期限的长短依次排的长短依次排列。列。 四类会计档案分别编制独立的案卷号，单四类会计档案分别编制独立的案卷号，单独流水，形成四本案卷目录。独流水，形成四本案卷目录。 现金 永久 1 25年 2000年 2000年 银行 总帐 定期 2

11、15年 明细 财务报告财务报告帐簿帐簿 2001年 3 25年 5 2001年 15年 2002年 2002年 会计核算材料的组卷会计核算材料的组卷会计凭证的组卷方法会计凭证的组卷方法会计账簿的组卷方法会计账簿的组卷方法财务报告的组卷方法财务报告的组卷方法 其它核算材料组卷方法其它核算材料组卷方法会计凭证会计凭证 会计凭证会计凭证是用来记录经济业务，明确是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。经济责任、作为记帐依据的书面证明。会计凭证的组卷要求 按月组卷按月组卷 按会计凭证的形成的时间顺序排列按会计凭证的形成的时间顺序排列 剔除凭证内的金属物剔除凭证内的金属物 装订装订 （一

12、般不超过（一般不超过2cm)(以上操作原则上符合财政局和审计局的要求就可以了以上操作原则上符合财政局和审计局的要求就可以了) 加盖骑缝章加盖骑缝章(以上应为会计操作以上应为会计操作)“标案卷号标案卷号” 装盒装盒填写封面填写封面抄写会计档案案卷目录抄写会计档案案卷目录会计档案案卷题名会计档案案卷题名 密云县档案局密云县档案局20052005年年7 7月月记账凭证记账凭证 单位名称单位名称会计年度会计年度 或时间或时间会计核算材会计核算材料名称料名称会计会计账账簿簿 会计账簿会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的依据。 会计账簿种类及划分活页账、死页账

13、总账、明细账、银行存款账、现金日记账会计账簿的组卷 死页账死页账（直接标案卷号）（直接标案卷号）注：会计跨年度帐放在用完年的年度注：会计跨年度帐放在用完年的年度(即截止年即截止年)活页账活页账要求：按年度组卷，结合保管期限要求：按年度组卷，结合保管期限活页账A、抽出空白页抽出空白页编页号编页号B、加装封皮，拟写案卷题名，填写案卷封面加装封皮，拟写案卷题名，填写案卷封面C、装订、装盒装订、装盒（不能混期限），（不能混期限），填写盒面内容填写盒面内容D、编写案卷目录、编写案卷目录财务报告 财务报告财务报告是根据日常会计核算定期编制的，是根据日常会计核算定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所

14、有综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。果和现金流动情况的书面文件。 财务报告按时间划分：会计年报（包括内财务报告按时间划分：会计年报（包括内容：资产负债、利润分配、经费情况、资容：资产负债、利润分配、经费情况、资金活动、财务分析及说明、附注等）、月金活动、财务分析及说明、附注等）、月报、季报。报、季报。财务报告组卷要求 按会计年度组卷，结合保管期限。会按会计年度组卷，结合保管期限。会计报表、报表备注、财务情况说明书不要计报表、报表备注、财务情况说明书不要分开，一并组卷；同时对于不同年度、不分开，

15、一并组卷；同时对于不同年度、不同保管期限的要单独组卷同保管期限的要单独组卷 财务报告整理步骤 步骤：同活页帐步骤：同活页帐 组卷组卷编页号编页号填写卷内目录填写卷内目录填写封填写封面面装订装订(左侧左侧)装盒装盒 编写案卷目录编写案卷目录 保管期限：资产负债表、利润分配表、经费情况保管期限：资产负债表、利润分配表、经费情况表、资金活动表、含财务说明、分析、辅助等永表、资金活动表、含财务说明、分析、辅助等永久，其它久，其它5年、年、3年年 顺序号顺序号题名题名日期日期页号页号文号文号责任者责任者卷内文件目录卷内文件目录注意的问题注意的问题1、加盖骑缝章、加盖骑缝章(凭证、账簿、报表）凭证、账簿、

16、报表）2、案卷号必须一卷一号（特别注意凭证）、案卷号必须一卷一号（特别注意凭证）3、案卷题名三要素（企业名称、时间、核算材料、案卷题名三要素（企业名称、时间、核算材料名称）名称）4、不管用何种档案盒，一定要填写必填项：、不管用何种档案盒，一定要填写必填项：案卷题名、案卷号、起止日期、页数、保管期限案卷题名、案卷号、起止日期、页数、保管期限其它类会计核算材料 其它类会计核算材料的组卷方法：(一般的文件材料不多，银行存款余额调节表，银行对帐单等属归档之列)会计档案移交清册、保管清册、销毁清册也属归档范围)要求：与财务报告的组卷方法相同。要求：与财务报告的组卷方法相同。银行余额调节表、银行对账单5年

17、销毁清册、保管清册永久移交清册移交清册15年年编制会计档案案卷目录 检索工具 要求：按照会计档案的分类方法和案卷的排列顺序编制会计档案案卷目录(四本或三本目录)。案卷目录的抄写与案卷一致，基本上就是卷皮（盒）上的内容。 一般为两套(可复印)，档案室和会计部门各存一套）案卷号案卷号类别类别题名题名页数页数起止年月日起止年月日期限期限签字签字签字签字案卷号类别题 名起止年月页数保管期限存放地点备注二二六年六年凭证号凭证号1凭证类凭证类 2006年年1月份记帐凭证月份记帐凭证2006.11-2015年年2凭证类凭证类 2006年年2月份记帐凭证月份记帐凭证2006.21-3415年年3-5凭证类凭证

18、类 2006年年3月份记帐凭证月份记帐凭证2006.3 1-341-351-2015年年案卷号：会计凭证可按盒抄写，但案卷号是实际案卷号，而不是盒号,例:一盒内有3本凭证，案卷号是3-5，在案卷号这栏填写3-5。会计档案案卷目录 会计档案案卷目录案卷号类别题 名起止年月页数保管期限存放地点备注二二五年五年15账账簿类簿类 亨通斯博有限公司亨通斯博有限公司 2005年银行存款、现金日记帐年银行存款、现金日记帐2005.1-1210525年年16账账簿类簿类 亨通斯博有限公司亨通斯博有限公司2005年年1-12月份总帐、明细帐月份总帐、明细帐2005.1-128015年年会计档案案卷目录案卷号类别

19、题 名起止年月页数保管期限存放地点备注二二五年五年21报表类报表类 亨通斯博有限公司亨通斯博有限公司 2005年决算报表年决算报表2005.1-1238永久永久22报表类报表类亨通斯博有限公司亨通斯博有限公司 2005年年经济分析年报表经济分析年报表2005.1-1290永久永久档案排架会计电算化系统档案管理 打印输出的打印输出的凭证、账册、报表凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按纸质会计等书面形式的会计档案按纸质会计档案管理。（必须有档案管理。（必须有会计主管会计主管的签的签章才能存档保存）章才能存档保存）会计电算化系统档案管理随计算机配置的系统、各类应用程序软随计算机配置的系统、各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算软件、数据备件以及购买的商品化会计核算软件、数据备份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。份光盘（磁盘），必须作为会计档案保存。 三套保存三套保存（一套封存、一套异地保