企业档案管理模式研究

1、    企业档案管理模式研究    胡积明青海盐湖工业股份有限公司：f270 文献标识：a ：1674-1145（2017）05-000-01摘 要 企业档案是对企业生产经营具有重要参考价值的文件资料。企业档案工作最终目的都是最大限度发挥档案信息，以更好为企业服务。本文主要探讨现代企业所需要的档案管理模式，为各企业的发展提供可行性意见。关键词 企业档案 档案管理 档案管理模式当今社会已经进入信息时代，信息资源作为无形资产，有着极其重要的价值。企业档案作为企业的无形资产，记录着企业的经营状况、生产技术等，档案管理工作影响着企业管理工作的高效发展，因此，需要

2、选择一种合理的档案管理模式，服务企业。一、企业档案管理模式多元化发展（一）企业管理模式1.档案分散管理模式。一些小微企业和部分民营企业，因其人员和财力的有限性，成立专门的档案相关部门有一定的困难，所以就把档案分散，不集中在一起，也就是根据档案的来源，由企业各个部门管理各自的档案。例如，财务部门保存会计档案，生产技术部门保存科技档案，人事部门保存人事档案。这种模式虽然有了明确的分工，但是缺少系统的规划，容易在不同类别档案的管理方面出现空白或交叉管理的情况，使档案资源得不到共享，无法确保档案的安全性，发挥不了档案信息的有效利用价值。2.档案集中统一管理模式。一些中小型企业会设立专门的档案管理部门，

3、由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。在统一的档案管理制度下，对档案进行集中管理。从理论上讲，不管何种类型的企业，均可以应用此种管理模式，但从具体实施中也会遇到一些问题，例如企业规模的大小、企业管理体制的差别、企业技术水平高低，会导致集中统一管理的程度不同。这种管理模式可以确保档案信息资源的安全性和完整性，使其信息资源能得到充分的利用。3.集中统一与分散管理相结合的模式。大中型企业或企业集团由于资金雄厚，部门多，档案材料多样化，所以可以成立一个专门负责档案管理的部门或中心，档案中心也可设立相关的分部门，其中心重点保管产品营销、科研项目、行政管理等档案，分室主要保管员工档案、设备档案等其他档案

4、。企业集团除了生产经营管理外，还进行资本运作，国内外市场的开拓，以及技术合作与交流。企业集团具有多层次的组织结构，因此，档案的管理不但要针对集团内部，还要包括各成员单位。总公司保管资产运作相关的档案，各子公司分别保管本单位形成的档案。这种模式不仅体现了档案管理的灵活性，也提高了相关部门对档案管理的意识。4.图、情、档一体化管理模式。社会经济的发展促进了企业经营体制的转变，企业档案管理模式也需不断创新。在当今的经济形势下，企业想要长久发展，需要快速准确地掌握大量信息资源，建立一套适合企业发展的档案信息资源管理系统，结合自身情况，进行资源整合，使企业在竞争中立于不败之地。已经有部分企业初步尝试了图

5、书、情报、档案一体化管理模式，鉴于大部分企业所掌握的信息资源有限，实现这种模式还有一定差距。（二）社会管理模式1.企业档案协会。一般来讲，企业档案协会是各企业自愿联合形成的协作组织，是全国或地方性的档案专业团体。企业档案协会应作为企业文化的一部分，它可以加强企业档案工作者之间的合作，例如通过举办全国企业档案年会、论坛等多种形式的交流活动来进行业务交流和学术研究，也可以向档案管理机关和档案馆提供咨询建议。档案行政管理部门也应以行业协会为依托，去约束和引导企业档案管理工作。2.档案中介机构。档案中介机构是按照一定的业务规则或者程序委托人提供中介服务，并收取相应费用的组织。随着市场经济的发展，企业要

6、跟上社会发展的脚步，会将档案相关工作交给专门的机构去管理，企业不需要成立自己的档案部门及配备相应的管理人员，从而减少运营成本，从而使企业有更多的时间和精力去进行生产经营活动。档案中介机构以其特有的社会服务功能在档案管理部门与个人、企业间提供服务，是一个具有监督、沟通、协调作用的法人组织，具有中介性、服务性、营利性、自律性的特点。3.企业档案托管机构。企业档案托管机构是一个能够进行独立核算的社会服务机构，是针对于档案相关工作而设立的，并收取相应费用来维护机构自身的运营。对于有些规模较小或者不具备保管条件的企业，其档案可由托管机构来保管。在进行托管前，双方要签订合同，会明确合同双方的义务或违约责任

7、，因此档案信息资源不会泄露，企业档案的安全性得到提高。档案托管机构还能够提供更深层次的服务，如，对档案的鉴定管理、企业内部文件的收集及数字化处理等。二、企业档案管理模式发展趋势（一）管理形式的转变企業档案管理最初是一种实体管理，当前已经转为信息管理。顾名思义，实体管理就是对实际存在的档案实体进行管理，其目的是使档案管理有序化。在企业开始建立档案时的管理要求是保证档案的系统性和安全性，是企业日常工作的组成部分。社会信息化发展，各企业也在不断摸索中转变经营体制，信息的价值已逐渐体现出来，各企业档案相关工作部门意识到信息资源的价值，于是档案实体管理开始转向以信息开发利用为目的的信息管理，以更好指导档案管理工作。（二）管理方式的转变企业档案在管理方式已呈现规模化，思想观念已经转变，管理目标已走向知识化和信息化。档案管理方式具有管理的社会化特点，开始向档案员和用户的管理转变，能够优化资源配置，节省人力物力，获得更大经济效益，符合“精而全”的要求。三、结语本文对当前企业管理模式是一种现象的研究，各企业可根据自身情况，来选择适合自身发