英文邮件商务格式及常用语

1、英文邮件（商务）格式及常用语芃I邮件主题：蚀greetings ； 蚆. 主题（ Subject ）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如 长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过 35 个字母。 螄YES ： Supplier training ； 蚄NO ： professional trainees from sister company should abide by rule of local company蒂（太 长） 虿. 主题框的内容切忌含糊不清。袃NO ：像 News about the meeting 这样的表达； 螁YES ：应改为 Tom

2、orrow's meeting canceled 。 袀 一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的 蒈 个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。 5 格式可将除了少于 羃YES ： New E -mail Address Notification ； Detailed calculation膂NO ： detailed calculation .视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT 或者 FYI （For Your Information芇供参考），如： URGENT ： Submit your report today!

3、芇U称呼：薃Dear xx （人名）,或者Dear Mr./Ms. xx （姓）,一般正式的邮件这样就0K 了，如果和你肀非常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行换行，顶格写，不用空格。正文：皿芀 . 邮件第一段开头可以说到自己是谁（This is xx （人名 ） from xx （公司名 ） ，也可以不说； 莇 . 感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事 羄相求的情况下会很有帮助。.Tha nk you for con tacti ng us. 如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子螂开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。.Tha nk you

4、for your prompt reply. 当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定聿记得要感谢他们；如果回复并不及时，只要将“ prompt ”除去即可，你还可以说， “Thank” you for getting back to me.如果你询问某人一些信息，他们.Thank you for providing the requested information.蒇 花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。莅 I truly如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！.Tha nk you for all your assista nee.动词主词要呼应。想想

5、这两个分别:袆appreciate for your help in 如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子， “ resolving the problem. ” 就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提 .Thank you raising your concerns. 腿出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及 ”感激。同时， 你也可以使用， “ Thank you for your feedback.正文中，段与段之间也是空一行，再顶格写。.螇、）、Complete（内容完整注意：正文的内容你需要注意5C原则：Clear（信息明了薇）、Cour

6、teous（礼貌周到、 Correct（ 准确无误 ）Concise（ 简明扼要 ）I的使用不能过多；和 you.正文中的人称选择：I, You, We等，如果邮件很长的话， 薁We的区 别是显而易见的，生意上、客户之间一般都是用We ,你是代表公司的；当然该用I表示你个人的时候还是要用 I 的，视具体情况而定。语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。如：NO: You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our 羁 advisory board. Your prompt response will

7、be appreciated. （好像欠你一样 ）YES: I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to 薆 serve on our advisory board. I hope you'll agree to serve. （这就友善多了 ）NO: Your book was well written and comprehensive. （ 不用你来判断我呀 ） 蚇YES: I thoroughly enjoyed your book and found an ans

8、wer to every one of my 羂 questions about performance appraisals. （ 客气一点 ,人家受落 ） . 切忌主客不分或模糊 荿例子： Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include 蕿$40,000 for new equipment.应改为： Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to 螇 include $40,000 for n

9、ew equipment. （We 我们是主语 , 不是 report 。 ） . 句子不要凌碎 莃例子： He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous 肁 objections about compliance. 应该连在一起。. 结构对称，令人容易理解。 莈例子 : The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the 螆 contract had been altered with ink

10、 markings.应改为： The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of 螄 the contract.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。.蕿例如： An authorized person must show that they have security clearance.1 ) This is one of the public- relations functions that is under budgeted. 袁2 ) This is one of the

11、public- relations functions, which are under budgeted. 芁. 时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。羆 . 选词正确 羆像 affect 和 effect ， operative 和 operational 等等就要弄清楚才好用啦。节 . 地址上的数字直接用阿拉伯数字,除了 One, 例子 : 蝿127 Ninth Avenue, North 罿127 E. 15 Street 肆5 Park Avenue 蚃One Wingren Plaza 蒁结尾： w螈 . 结尾的常用语 膆(l).lf you have

12、 any questi on or suggesti on, please feel free to con tact me. / Any肄 question or suggestion, please feel free to contact me.很常用的结尾，正文中不用说的非常详细，显得冗余，可以这样结尾，他不懂的或者建议，可以联系你。. Thank you for your help and your valuable time again. / l appreciate again for your 袈atte ntio n and time. 结尾的感谢用语 . l am look

13、ing forward to hearing from you soon. / Looking forward to hearing from蒆you soo n.期待收信人的尽快回复，这样的写法很常用，"soon "就足可以表示"尽快"的意思,不要用” as quickly as you can ”这样生硬的短语，像是在下命令，很不礼貌。.Tha nk you for your kind cooperatio n.如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示 芆感谢。.Tha nk you for your atte ntion to this matte

14、r.与以上的类似，本句包含了你对对方将来蒄可能的帮助表示感谢。如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那蚀就使用如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的蕿话，就用(6).Tha nk you for your un dersta nding. 这句句子吧。.Tha nk you for your con siderati on. 这封邮件结尾。这句句子可以用在结尾，和以上有所不 .Thank you again for everything you've done.莆同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。在署名自己的之前的客套话.蚁Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,. 正式一点的，客户、公司之间的： 莂，如：Best Regards, Thanks and Best Regards, Sincerely yours,.一般的就 OK 芈Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially,莆Logo