E化秘书达人的会议管理(共45张)

1、e化秘書達人的會議管理 游振昌 Gibson資訊平方有限公司 執行總監台灣微軟資深顧問臺灣微軟公司/中國微軟資深顧問資訊平方有限公司執行總監前端作業系統發表DOS 6.X、Windows 3.X、Windows 95 Windows 98 Windows CE Windows XPMicrosoft Office系列 上市發表會 主講人Microsoft Office 95、97、2000、XP 、2003Microsoft Outlook 98Microsoft Project 95、97、98、2000、2003Microsoft Publisher 2000Microsoft Photo

2、Draw 2000、V2 2000Microsoft Small Business Pack 、Microsoft Home PackMicrosoft Windows CEMicrosoft FrontPage 95、2000VISIO 2000、2002、2003Microsoft SharePoint Team ServiceMicrosoft Windows XP for 中國 (北京、上海、廣州、深圳、南京、瀋陽、成都)Microsoft Tech NetMicrosoft TechEd微軟之友Microsoft Small Business ServerY2K 說明會電子商務知識管

3、理記者營for Office & Windows 各類活動第一屆 萬人教師Office研習營 教學教材負責人T3 企業內部Office 97、2000、XP教學負責人中國 (北京 上海 廣州) T3 企業種子老師訓練 總教官企業種子老師訓練 CTEC 中心總教官知識管理種子老師訓練 CTEC 中心老師中小企業種子老師訓練 CTEC 中心總教官第一屆 總統大選 中大頻道 程式撰寫負責人Microsoft Office Mous Master大師等級 老師中國生產力中心 資訊教育組 專案負責人衛普電腦台 主講人空中大學 資訊節目 講師哈佛管理顧問公司講師天下趨勢 管理顧問公司講師為百大多家企業指定

4、教育訓練講師為多家電腦雜誌專欄作者著作：輕鬆打造數位辦公室 Microsoft Office 2000企業升級與應用完全手冊知識管理叢書21世紀智慧企業必備工具 快速建構你的數字辦公室知識管理與通訊交換平臺完全手冊 - Microsoft Exchange 與 Outlook 整合應用中文Microsoft Visio 2000 完全使用手冊82 法則重點快速學習 專案管理 Project 2000十分鐘快速體驗Microsoft Office XP中文Microsoft Visio 2002 完全使用手冊Office XP 專家秘笈手冊.大綱了解會議管理的重點了解會議管理的流程如何善用e化工

5、具來進行會議管理Microsoft OneNote 的簡介E 化工具在會議文件製作上的幫助如何運作中、大型會議於掌握會議的宗旨與目的下運作會議管理的重點設計流程(有效掌握人、事、時、地、物)執行與協調檢討與跟催會議的種類以性質來分例行會議、公司內部會議、經銷商會議、客戶討論會議以人數分 2人 4 人微型會議 5人 10人小型會議 50人100人中型會議100人500人大型會議500人以上超大型會議以地址分公司內召開在國內召開在國外召開會議的流程會議前議程會議時間控制會議紀錄追蹤小型會議前的準備(公司內部)會議室的預定茶水講義相關資料相關會議設備時鐘白板投影機/單槍投影機電腦(準備一個Check

6、 List可以有效掌握是否在會議前遺漏了哪些)會議室的預定可以善用Outlook 行事曆分享來運作會議紀錄XX 會議日期/時間地點參加人員/缺席的人/代理人/列席相關議程與報告事項交辦事項討論事項臨時動議下次會議時間在進行會議紀錄時一般人不願意被錄音E 化工具在會議紀錄上的幫助一般人常用的方式為 Word (善用樣式可以讓會議紀錄更具組織但是您還有更好的選擇數位筆記本的代名詞Microsoft Office OneNote 2003認識 Microsoft OneNote 操作介面就好比根據不同用途用不同的記事本就好比根據不同事件主題用標籤分類認識 Microsoft OneNote 操作介面

7、就好比把同一個主題的資料夾在一起認識 Microsoft OneNote 操作介面就好比每一年度用不同的記事本資料認識 Microsoft OneNote 操作介面Microsoft Office OneNote 2003 的特色快速產生筆記資料全方面整合筆記資訊與Office 文件相互整合輕鬆分享與共用輕易組織、整理、搜尋與備份Microsoft Office OneNote 2003 的特色快速產生筆記資料提供多媒體教學學習環境整合Windows 環境快速開啟筆記多樣化的筆記樣式在Office Online 上取得更多筆記樣式Microsoft Office OneNote 2003 的特

8、色全方面整合筆記資訊打字、手寫並可以進行筆跡辨識結合數位錄音與錄影從掃瞄器或外部中插入圖片直接剪輯畫面補抓IE 瀏覽器的網頁資料整合Pocket PC &Smartphone的錄音與記事全方面整合筆記資訊打字、手寫並可以進行筆跡辨識Microsoft Office OneNote 2003 的特色全方面整合筆記資訊結合數位錄音與錄影Microsoft Office OneNote 2003 的特色全方面整合筆記資訊直接剪輯畫面Microsoft Office OneNote 2003 的特色全方面整合筆記資訊補抓IE 瀏覽器的網頁資料Microsoft Office OneNote 2003

9、的特色全方面整合筆記資訊整合Pocket PC &Smartphone的錄音與記事Microsoft Office OneNote 2003 的特色Microsoft Office OneNote 2003 的特色與Microsoft Office 文件相互整合將OneNote 筆記資料傳送到Word 中將Office 的文件資料做為圖片將Outlook 的行事曆資料整合進來將Outlook 的電子郵件整合到OneNote 中整合Outlook 的待辦工作進行工作提醒與Microsoft Office 文件相互整合將OneNote 筆記資料傳送到Word 中Microsoft Office O

10、neNote 2003 的特色與Microsoft Office 文件相互整合將Office 的文件資料做為圖片Microsoft Office OneNote 2003 的特色與Microsoft Office 文件相互整合將Outlook 的行事曆資料整合進來Microsoft Office OneNote 2003 的特色與Microsoft Office 文件相互整合將Outlook 的電子郵件整合到OneNote 中Microsoft Office OneNote 2003 的特色與Microsoft Office 文件相互整合整合Outlook 的待辦工作進行工作提醒Microso

11、ft Office OneNote 2003 的特色Microsoft Office OneNote 2003 的特色輕鬆分享與共用以電子郵件的方式與他人分享筆記多人線上共用編輯筆記工作輕易為筆記加上密碼輕鬆分享與共用以電子郵件的方式與他人分享筆記Microsoft Office OneNote 2003 的特色輕鬆分享與共用多人線上共用編輯筆記工作Microsoft Office OneNote 2003 的特色Microsoft Office OneNote 2003 的特色輕易組織、整理、搜尋與備份輕鬆拖曳來整理所有筆記資料以筆記標籤進行工作追蹤透過全文檢索尋找相關筆記資料輕鬆備份您的筆

12、記輕易組織、整理、搜尋與備份以筆記標籤進行工作追蹤Microsoft Office OneNote 2003 的特色輕易組織、整理、搜尋與備份透過全文檢索尋找相關筆記資料Microsoft Office OneNote 2003 的特色會議追蹤需要多人傳閱的文件可以善用 Word 傳閱功能主題 會議日期 負責人 完成期限 備註電話追蹤雖然比較直接，但也容易得罪用E-mail 以列表的方式把已經交的列出；沒交的列出中型會議前的準備活動時間與地點 時間的選擇:重要人物的時間?大家的想法?場地的選擇:近一點?遠一點?依賴某個特別因素?.確認會來的人重要人物(長官，講師)的邀請簽到表議程表時間看板名牌

13、Welcome茶水點心講義相關資料相關會議設備麥克風白板投影機單槍投影機 電腦(準備一個Check List可以有效掌握是否在會議前遺漏了哪些)會議的邀請重要人物的日期時間確認活動地點(地圖)客戶的需求投影機？白板？錄影機？車位個人喜好其他會議的完整行程表接待E 化工具在會議邀請上的幫助先以電話溝通再利用工具Outlook 電子郵件中的讀取回條Outlook 行事曆的會議邀請重要人物的日期時間確認透過Outlook 行事曆分享可以更快掌握他人資訊E 化工具在會議文件製作上的幫助善用Publisher 輕鬆製作與設計出版物中-大型會議的運作縱使是一個經驗豐富的秘書也不一定時常規劃大型活動請求協助是有必要的同事或曾經做過的朋友曾經合作過的公關公司由參加的協會尋求協助上網找相關資料利用時間進度表/職責分配表來有效掌控凡走過需要留下痕跡(工作流程的檔案管理)會議的規劃一