信息化档案馆建设探索与研究

5/5摘要改革开放以来，中国的经济、政治、文化等取得了高速的发展，渐渐跻身到世界的前列。并且世界的全球化趋势加快，我国的科学技术也渐渐地和世界相融合，紧随着计算机互联网技术已经取得了巨大的发展，信息化时代已经到来。同时，档案是历史最真实的记录，是人类社会进步的见证者，是国家发展的历程的载体。回顾人类历史发展，档案的记录载体和方式不断的向易记载、易查询的方向发展。在人类社会起先跨入信息化时代的同时，随着大量电子文件的出现以及海量信息的涌入，数据渐渐成为现社会最为有价值的资源。档案数字化也起先进入人们的视线，档案信息化成为现代发展的必定趋势。政府电子文件是指政府机关在日常管理活动中形成和保存的电子文件，它是政务活动的凭证和记录，是政府机构的重要信息资源。近年来，全国掀起了档案信息化建设的热潮，在理论探讨和实际建设中都取得了不小的成果。然而，就现阶段档案信息化建设状况而言，其理论探讨远远不能满意数据时代带给档案信息化建设的需求。本文从信息化理论角度动身，对档案信息化建设理论做了探究探讨。关键词：信息化档案电子政务档案管理数字档案信息化档案建设现状我国档案馆信息化建设可以总结为四个发展阶段：萌芽阶段（80年头）、起步阶段（90年头初）、建设阶段（1995-1999）、全面推动阶段（21世纪以后）。在我国经验了四个阶段的发展，目前仍旧在第四阶段中。在各级政府、各项政策的指引下，经过档案工作者的共同努力下，在档案信息化建设的领域取得了不行忽视的成果。同时，档案馆信息化建设被纳入国民经济发展和社会发展的规划中，并且档案馆信息化基础设施的建设也取得了长足的进步，数据库的建设也有了突破性的进展，这也为今后档案馆信息化在全国范围内的普及供应了珍贵的阅历，推动着档案信息化建设的脚步。信息化档案建设发展走向1、网络化档案馆网络化指的是把区域性的档案馆信息化系统，通过通讯线路进行连接，形成档案馆系统的广域网络。这种网络是开放性的，信息化档案馆不再是信息孤岛，不但可以丰富档案信息服务项目，进而进一步地服务社会。其主要有四个方面的变革：运作理念变革。档案馆从初始“独立”的形态渐渐转向“开放”状态，也不再是一个档案保存的实体机构，而是一个监管各部门档案信息的机构，供应更多有利于社会发展的信息，并渐渐实现各部门的相互协作、相互发展，使得各机构之间高效地运作。服务模式变革。用户可以利用设备为自己服务，同时也可以对信息进行传播，而档案馆工作人员就是帮助用户进行信息的整理，以达到更高效地获得信息。工作人员沟通方式变革。在网络出现后，档案馆人员之间沟通不再是传统的交谈、信函、电话等方式，现在可以运用电子邮件、电子公告牌等方式进行沟通，不仅节约了时间，而且信息传达的精确率也不断地提高。信息资源利用变革。在网络时代，档案馆的界限被打破，信息资源可以共享到任何一个地方、任何一个人。这样便实现了档案信息资源的共享最大化。数字化档案馆信息资源向数字化发展。在这个大数据时代，随着电子档案的快速增长，电子档案必将成为将来档案的主流形式。同时档案信息资源的载体也渐渐数字化，从传统的纸质文件以及声音文件等处理为电子档案存入档案信息库。档案馆管理向多媒体方向发展。利用多媒体网络功能实现文档一体化办公事务信息处理，比如可视化电话会议声像实行处理，多媒体电子邮件的捕获整理等。档案信息化建设缺少了多媒体技术的支持是不行能达到预想的目标的。虚拟化所谓虚拟档案馆就是通过虚拟技术和网络技术结合将分散的档案馆进行连接，使之成为一个有机的整体系统。21世纪的档案馆成为信息服务业的始终重要生力军，担当着建设和开发档案信息资源的重任。因此，信息化档案馆在信息开发商，应当注意档案信息资源的深加工和处理，形成高质量信息产品，向信息产业化发展。信息化档案建设问题1、缺乏规划，标准滞后1987年我国颁布的《中华人民共和国档案法》规定，实行“统一领导，分级管理”基本原则，然而对档案馆信息化建设的实施而言，既须要各级政府在宏观层面具有全局的，统一的，区域性的考虑和指导。同时针对地方的各个档案馆的详细规划实施也须要有微观的统筹规划。然而在近几年推动实施过程中还是出现了半途而废、低效果重复建设、表面化等各种问题，深究其缘由是整体缺乏规划，实施标准不统一，建设规范滞后。2、意识淡薄，人才不足档案馆信息化建设利用到计算机以及通信等高新领域技术，须要的人才也是要具备肯定技术水平的，正所谓人才是建设的基础。然而在国内，建设档案的人才状况不容乐观，人才数量不足，安排结构不均衡，同时受到基础薄弱、社会影响力小、观念落后等条件制约档案馆领域信息化人才资源更为短缺。并且在我国档案馆信息化建设3、管理无力，运行不畅在信息化建设的起始极端，人们对信息化以及相关技术都不是很了解，面对簇新事物难免会有抵制的看法，但随着信息化的深化，人们对其理解探究的也越来越深刻。在我国的档案馆信息化建设的过程中，所采纳的“分管领导+信息中心”的模式来推动信息化建设，虽然有肯定的作用，但是还是有其局限性。分管领导的作用发挥不充分，管理无力，涉及到多项内容须要进一步的改革。同时，改革制度运行受到多方面的阻碍，运行机制不畅。4、基础设施有待完善首先，档案馆网络设施建设发展不平衡，据调查中西部地区由于其经济基础薄弱等多方面缘由，其网络搭建状况远远落后于东部地区。其次，档案馆硬件设施投入不合理，其缘由主要有经费不足、投资不合理等。然后，档案馆应用管理软件运用较为混乱，多为盲目照搬别人的管理软件，全权外包，需求不明确。并且区域间的标砖不统一，这对实现档案信息的共享将产生极大的障碍。信息化档案管理策略探究1、加强管理、完善体制档案部门应实施监督和限制权。我国现推行的档案工作体系是为了适应社会信息化建设要求的。目前无论是机构内部电子文件管理还是档案馆对电子文件的管理，都不能脱离档案部门的业务监管之外，档案部门应当驾驭对电子文件的限制权，对其管理统筹规划、统一限制但不肯定要求形式划一。对各级档案馆而言，应统筹考虑机关、企事业单位电子文件的管理要求及管理车技系统，选择管理和限制的模式，在肯定时期内可能保持多种模式并存的局面。总之，应当充分体现前端限制和全程管理思想。2、制定法律法规、建立管理体系国家在承认电子档案地位的同时，对电子档案工作赐予了宏观的管理，并以法律法规的方式制定电子文件档案管理条例通则。档案部门应建立健全电子文件管理规章制度，加强业务指导，结束目前电子档案管理比较混乱的状态。已出台的国家标准应当接着坚持执行，未出台的相关政策和法规应当结合电子档案工作的实际状况加快制度的制定。同时也可以效仿国外一些做法，完善电子文件相关法律法规和制度标准建设时，应当兼顾电子档案工作理论和实践的须要。3、加快技术支持、实施管理创新首先重视元数据在政府电子文件管理领域的运用，元数据反映电子文件原始状态，能刚好地获得登录电子文件的有关信息，同时可以使计算机系统获得并理解电子文件信息的基本特征。因此元数据是实施电子文件管理的技术保障，各级机构在对电子文件管理中应当重视元数据的应用，在电子文件生命周期