文件与记录管制程序

1.目的为使我司质量、HSF管理体系文献于制订、发行、变更、废止、增补作业过程中有一规范可供遵照，以确保公司有关部门能及时精确获得有效的最新版本文献或统计。2.范畴合用于我司各部门与质量、HSF管理体系涉及的全部内、外部文献或统计之管理。3.定义3.1HSF：即HazardousSubstanceFree，危害物质减免（或无危害物质）。3.2质量、HSF管理体系文献:是指叙述质量、HSF管理体系管理工作，用文字描述并记载在媒体上的文献。3.3受控文献:指质量、HSF管理体系运行作业中的根据文献(涉及内部/外部文献)，其制订、变更修订、废止…需要加以管制之文献，以加盖“HSF文献☆管制章”识别。3.4非受控文献:指与质量、HSF管理体系运行有关性不大,或作为参考资料发给各部门，其更改或废止时不需要告知各部门的文献。3.5外来文献：非我司制订之文献。如供应商或客户提供之流程、规格、图面、技术资料…，以及引用有关之国际、国家的法律、法规、原则等。3.6系统文献：《管理手册》。3.7程序文献：应对《管理手册》内ISO9001:、IECQQC080000HSPM：原则条文所制订的程序文献。3.8工作指导文献:与质量、HSF有关的各项作业指导书、检查原则、操作阐明…等文献。3.9统计：与质量、HSF有关的各项统计均属之,如检查(测试)统计、校验统计、矫正统计、教育训练统计…等。4.1我司质量、HSF管理体系文献的制/修订、审查、同意权责以下表文件类别制/修订审查核准一阶—管理手册品管课管理者代表总经理二阶—程序文献单位主管各部门主管管理者代表三阶—作业指导书…各职责单位单位主管部门最高管理者四阶—统计表单各使用单位部门主管管理者代表(可授权）外来文献有关对口单位接受------部门主管4.2文控:负责质量、HSF管理体系文献、图纸及外来文献…的保管、分发、回收、销毁及管制作业。5.程序/办法5.1附件:文献与统计管制流程图5.2文献的分类：5.2.1一阶文献：管理手册，涉及质量、HSF管理方针、目的、公司组织构造图5.2.2二阶文献：质量、5.2.3三阶文献:涉及岗位阐明书、检查原则/规范、设备操作阐明书、作业指导书、QC控制计划5.2.4四阶文献:质量、HSF5.2.5外来文献:指供应商或客户提供之流程、规格、图面、技术资料5.3文献的编号：5.3.1管理手册(一阶文献)□□--□□--□□质量、HSF管理手册代码：01（以流水号01表达）文献类别：QM（表达：管理手册）公司代号：5.3.2程序文献(二阶文献)□□--□□流水号：01~99各部门制订全部程序文献(由文控编号)文献类别：QP表达程序文献5.3.3□□--□□--□□□--□□□□流水号：0001~9999文献类型：见5.3.8部门代号：见5.3.7文献类别：WI5.3.4□□--□□--□□□□--□□□流水号：前二码以01~99,后一码以A~Z表达变更或相似类型表格QP编号取后2码/WI编号取后4部门代号：见5.3.7文献类别：FR5.3.5□□--□□--□□--□□--□□流水号：01~99表达：接受部门代码（见5.2.7规定）表达月份（01~12）年份代号：06~99外来文献代号：RE5.3.6□□--□□--□□□□图纸流水号:0001~9999图纸绘制部门代码:RD(工程课)图纸代码:DW5.3.7部门代码部门代码部门代码部门代码总经理室GR管理部AM工程部RM生产部MM财务FM资材课WM工程课RD注塑课ID业务BM品管课QD模具课MD喷涂课SD采购PM文控中心PC生管课PD5.3.8文献类型代码文献类型代码检查原则书SIPQC工程表QCE作业指导书SOP工程变更告知单ECN设备操作指导书MOP样品承认书ICO物料基本清单BOM内校作业指导书PDW产品包装明细PKG管理方法AMP5.4文献版本/版次的识别及控制5.4.1文献的版本/版次号用英文大写字母与阿拉伯数字结合,用“A/1、A/2……A/5”表达,如“A/1”5.4.2质量、HSF管理体系文献修订后的版本/版次表达办法：初版(新编制)用A/1表达,修订第一次以A/2表达，如这类推……该份文献通过4次修订(即A/5)后全部重新发行时,其版本号则变为B/15.4.3全部质量、HSF管理体系文献若文献修订的内容超出50%需全部重新发行时,则修订后的版本直接编为B/1,封面页同时变化版本5.4.4质量、HSF管理体系文献在部分页次修改时（只改版次不更新版本），文控中心只需回收和分发所更改的对应修订页面，不需要整份文献更新5.5文献编制、评审、同意、发行5.5.1质量、HSF管理手册由管理者代表根据ISO9001与IECQQC080000原则和行业特性、公司实际状况,组织有关人员编制,最后呈总经理同意公布5.5.2各部门主管或承接人员根据质量、HSF管理体系的规定，安排编制本部门职责所需的质量、HSF程序文献、三阶文献，经管理者代表或部门最高主管同意5.5.3质量、HSF统计表格由各部门主管或承接人员根据程序文献、5.5.4外来文献:由有关接口部门主管负责,向或由有关机构、厂商、客户获得最新版本,由受文部门确认其有效性后交文控中心文献管理员登记在【外来文献记录表】上,并加盖“HSF外来文献☆管制章”作识别，必要时分发各有关部门,收文部门须在【质量、HSF文献分发/回收统计表】5.5.5文献编制时必须标明文献名称、文献编号、版本/版次号，质量、HSF管理统计在进行表格格式编号时，如果一种表格几个文献中都同时用到，其表格编号以重要支持的文献为准编号(由管理者代表拟定5.5.6为确保文献使用的各场合都得到合用的最新有效版本,文献的发放、回收都要填写在【质量、HSF文献分发/回收统计表】,对已更改或废止之文献文控应及时回收,加盖“HSF文献☆作废章”标记,并在【质量、HSF文献分发/回收统计表5.5.7工程课研发和设计技术资料、图档的编号与管理依5.3.6图纸编码原则执行，图纸版本/版次号依5.5.5.8全部新产品量产时不管与原设计工艺与否有差别，生产单位需会同工程课再评定，在确承认行后生产单位需在一周内建立新产品之5.6文献的受控5.6.1我司文献分为“受控文献”和“非受控文献”两类,全部受控文献由文控中心登录于【质量、HSF受控文献清单】中，非受控文献收文单位不需签收，文控需盖“参考文献章5.6.2文献的正本由文控中心保存,不加盖任何印章。分发各部门的受控文献由文控中心用正本复印,在每页空白处盖上“HSF文献☆管制章”,分发给由管理者代表核定的有关部门,各部门的文献接受者在接受文献时必须在【质量、HSF文献分发/回收统计表】5.6.3如某部门对文献有额外需求,需书面提出申请,在管理者代表同意后按5.65.6.4如果分发的文献是更新后的版本,则必须完整收回旧版本并统一销毁（每页加盖“HSF文献☆作废章”或画“X”,分发给各部门作二次纸使用）,旧版本之正本文献由文控中心加盖“HSF文献☆暂存章”并与新版文献分开保存5.6.5外来文献经受文单位负责人同意后,由文控中心登记在【外来文献记录表】上根据5.5.45.7文献的更改修订5.7.1质量、HSF管理手册如需更改时由管理者代表组织更改,按5.5.1-5.55.7.2质量、HSF程序文献、三阶文献的更改由有关部门填写【文献申请表】呈管理者代表同意后作更改,修订后依5.5.1-5.5.5.75.7.4图纸等技术文献更改时，应填写5.8文献保存、作废与销毁5.8.1与质量、5.8.2各部门文献由本部门指定人员保管,并制订对应文献目录以备文控中心每月电子档案发出【质量、HSF5.8.3对要作废的文献,由原编制部门用【联系/报告单】填写提出申请,经管理者代表同意后转文控中心登录方可作废,并盖“HSF文献☆5.8.4文献改版或作废后,文控中心应对最新版本的前一版本或作废文献加盖“HSF文献☆暂存章”、“HSF文献☆作废章”分开保存。不管多个因素均需保存任何已过期的原版5.9文献的借阅5.9.1全部受控的质量、HSF管理体系文献不得外借,任何部门如有需要借阅,需有关部门最高主管或管理者代表同意后,由文控中心在【文献借阅(出)记录表】上登记,于文控中心借阅5.10质量、HSF管理体系文献每年由管理者代表组织各部门在内部审核时一并进行评审,必要时予修改依5.7条规定,[表单总览表]和[程序文献总览表]有增加、减少或变更时须即填记必要时予以更新.各阶文献总览表需永远保持电脑所存档案是最新的。5.11质量、HSF统计的控制与管理5.11.1文控中心编制【质量、HSF5.11.2文控中心在编制【质量、HSF管理统计一览表】的同时，负责收集全部质量、5.11.3如实际运作需要对原质量、HSF管理统计之名称、格式…等作出修订时,必须填写【文献申请表】5.11.4文控中心需对应修订【质量、HSF管理统计一览表】,并将修订之统计名称、格式5.11.5全部质量、HSF管理统计必须有名称、编号、日期、填写人、审批人…5.11.6质量、□□----□□----□□----□□----□□□流水号：001~999（指本部门当天统计的份数）日：01~31月：01~12年：06~99部门代号：依5.3.75.11.7质量、□□----□--□□□□流水号:0001~9999(每50或100份装订成本)年度印刷次序:A,B,C....表单代码表单代码表单代码表单代码成(半)品入库单WI领料单WO退库/料单WB表单代码:依下表规定5.12质量、HSF管理统计的填写、分发和回收5.12.1在运作程序的执行过程中,负责过程执行的人员需填写对应的统计来显示质量、5.12.2质量、HSF管理统计必须填写清晰、及时审批、及时发送,统计填写内容如有修改,可在错误处划“”,将对的内容写在旁边5.12.3质量、5.12.4过期作废的质量、HSF管理统计应由文献管理人员及时回收加盖“HSF文献☆作废章5.13HSF管理统计的保存5.13.1质量、HSF管理统计的发出部门必须保存好原始统计,其保存期限按【质量、HSF管理统计一览表】的规定执行,有关质量、HSF统计不能损毁和丢失5.13.2当有合同时,质量、5.13.3质量、HSF统计能够以任何形式为载体,如计算机5.13.4质量、HSF管理统计具体保存期限见【质量、HSF管理统计一览表】,对于过期的质量、HSF管理统计,由各保管部门主管确认5.14质量、HSF管理统计的格式更改5.14.1质量、HSF管理统计如有更改,需填写文献更改申请表,呈管理者代表同意后交文控中心统一更改,更改后的版本由A变为B版。文献变更后,旧版本的质量、6.有关文献/附件6.1ISO9001:原则6.2IECQQC080000：原则6.3管理手册FR-PCFR-PC-01-01BFR-PC-01-02BFR-PC-01-03BFR-PC-01-04BFR-PC-01-05BFR-PC-01-06BFR-PC-01-07B7.1质量、HSF文献分发/回收统计表7.2质量、HSF受控文献清单7.3文献申请表7.4文献借阅(出)记录表7.5联系/报告单