世界强前十央企集团公司子公司会务接待工作手册样本

广东****有限公司会务接待工作手册目录TOC\o"1-2"\h\z\u第一章接待工作 2一、接待工作基本要素 2二、准备 3三、交通 7四、会谈 8五、参观 9六、住宿 10七、餐饮 10第二章会务工作 14一、准备 14二、材料 14三、食宿 15四、交通 15五、场地 16六、其她 19七、会务工作中某些注意事项 20第一章接待工作接待工作是展示****风貌、显示管理水平重要工作之一，也是完毕各项业务工作重要构成某些。接待工作普通都具备较严格筹划性，但有时也会有突发和易变特点，这就规定接待部门工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。同步，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司关于规定。一、接待工作基本要素接待工作重要应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（如何做）和Where（什么地方）。1、What（事由）一方面应理解客人来访目。这是接待工作基本，由于随后一切工作都必要依此而进行，普通涉及如下几种：商务谈判、业务往来、合伙协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。2、When（时间）这是指客人来访日期和时间，涉及到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及有关车次航班状况等。3、Who（人员）人员是指宾客基本构成状况，涉及人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，特别应理解来访客人中最高领导状况。同步，依照来访事由和人员状况，拟定我方出面接待人员，普通应把握“对口接待、身份对等”原则，其中核心是拟定我方出面接待最高领导。4、How（方式）方式则是指接待所采用形式，这重要由接待事由来决定。不同事由将决定接待地点选用和布置。5、Where（地点）地点重要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访事由、人数、主宾身份等是拟定接待地点重要因素。例如：举办大会或典礼，当级别较高客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和会面。所选用会谈场合座位数宜略多于双方总出席人数，达到既能融洽交流又相对宽松效果。此外，就近原则也是要考虑因素，使会谈、住宿、就餐地点相对接近或顺路，可以节约时间和精力。二、准备接待前准备是做好接待工作重要构成某些，是整个接待工作可以顺利进行基本。准备工作涉及来访信息确认、补充；拟定接待规格；制定接待筹划等方面。（一）确认来访信息宾客信息收集，是做好接待准备工作基本。在接到接待任务后，一方面应确认来访人员信息，涉及如下几种方面：1、来访客人状况：涉及来访人数；重要成员姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊规定和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等。2、来访筹划：涉及来访目、来访时间、离开时间、来去交通方式及班次、与否需要订房、订票、接送等。此外，还应告知宾客我方接待人员姓名、联系方式等信息，便于双方沟通和信息及时更新。联系时要注意复述核心信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保精确。（二）补充有关信息由宾客方面提供信息非常有限，局限性以支持接待工作圆满完毕。因而，接待人员要依照已知状况扩展信息。1、来访单位状况：涉及来访单位概况、特色和所处地区概况等。这些信息摘录、整顿、打印后分送参加接待重要领导和工作人员。2、重要宾客重要经历：宾客地位尊贵，需要进行一对一接待时。接待人员应理解嘉宾个人信息，涉及个人资料、重要经历等。这样才干在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。（三）规格定位接待工作中，规格定位是一种非常重要环节。在掌握关于信息后，重要根据来访人员状况、时间与目，及时向主管领导报告，拟定我方接待规格及参加人员，并制定接待筹划。普通来讲，接待规格根据实际状况分为三种形式。1、对等接待，这是最常用接待规格，指我方出面接待领导和客人职务、级别大体相似而采用一种接待形式。2、高格接待，是指我方出面接待领导比客人职务高而采用一种接待形式。3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采用一种接待形式。在接待工作准备中，只有对接待规格做出正拟定位，才干拟定应当邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完毕接待筹划。（四）制定筹划制定筹划是接待工作重点之一。特别是重要宾客来访，应及时向主管领导和关于同志报告，听取领导对接待工作安排意见，同步召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪伴人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、报告内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出精确、恰当布置，保证接待筹划顺利实行。制定筹划可通过填写《接待事务安排表》使筹划完整和详细，其中核心内容涉及如下三方面：1、物质准备，涉及：住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和关于文字材料等。2、参加人员，依照对方来访目、活动需要来拟定，其中重点是贯彻我方出面接待最高领导。3、资金准备，适量接待经费是必不可少。

附：接待事务安排表填表时间：来访单位来访时间会晤地点重要内容来访单位成员联系人：联系电话：会见领导接待人员经办人：联系电话：会晤安排馈赠礼物备注

（五）检查准备准备工作完毕后，应从头到尾将整个接待筹划梳理一遍，查漏补缺。重要关注整个接待流程安排与否合理、与否漏掉某个环节等，保证每个环节应出席人员和需要物资都已贯彻。提前半天或一天须再次贯彻人员、地点、车辆和经费等准备状况。三、迎送（一）车辆安排无论是接机接站，还是宾客到达后座谈参观，车辆安排都是不可或缺某些，在进行准备工作时应尽早贯彻。所安排车辆座位数（不含折叠座位）应略不不大于总乘坐人数（来访人数+接待人数）。在保证车辆交通安全基本上，兼顾乘车者舒服度和暂时增长人员乘车空位等问题。在接待重要领导时，普通应为其单独安排一辆小车。工作人员应及早贯彻车型、车牌号码、司机姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车时间、地点精确。除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度人员电话号码，以便浮现突发状况时可以迅速做出调节，及时解决问题。（二）机场接待若对方规定我方接机，一方面要确认对方人数、航班号、起飞时间和随行联系人电话。接待人员要提前贯彻航班到达时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆，制作接站牌。接到宾客后，应热情积极地自我简介，协助宾客拿行李。待宾客到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领宾客返回。如重要宾客，接待人员可以提前联系机场，申请宾客通道并提前到达宾客厅，交费办理接机手续等。接到宾客后可询问宾客与否需要稍事休息再上车。（三）火车站接待接待人员应提前贯彻接站车辆和制作接站牌，并在出发前致电来访方随行联系人，确认火车与否正点运营，告知对方自己将在何处等待。若对方身份比较尊贵，则需提前办理有关手续，到站台迎接。接到宾客后，接待人员要热情积极地自我简介，协助宾客拿行李。接待人员应提示宾客注意保管好行李和随身物品，并尽快引领宾客离开火车站广场，返回。（四）宾客自驾车宾客自行驾车来到公司。接待人员要提前与宾客商定好时间和下车地点，向宾客清晰简介公司地理位置和行车路线。当天，接待人员应提前致电来访方联系人，询问对方位置，再次确认下车地点并表白自己将在那里等待。如有需要，还应邀请出席接待领导一同前去等待。（五）送行应尽早理解对方离开日期时间和交通工具，据此安排关于领导和车辆为客人送行。四、会谈（一）会谈前期准备工作一方面，接待人员依照对方来访规定拟定会谈时间和内容，并请有关人员出席；依照会谈规格和出席人数尽早预定会谈场地。随后，接待人员将拟定接待筹划及有关资料分送有关领导和出席人员。重要会谈，还应准备多媒体设备，制作领导名牌，注意领导排位。若有需要，还要联系有关新闻媒体进行报道，请专人负责会议记录。（二）会谈当天准备工作当天，接待人员应提前检查会场布置状况。保证会场整洁干净，有足够座椅，有工作人员倒茶。如有需要，还要调试多媒体设备，摆放领导姓名座位牌和鲜花。如有媒体参加，还应特意为媒体准备一份简介会谈概况新闻稿。（三）会谈接待人员将宾客引领至会谈地点后，先进行主客之间互相简介。按照礼仪，应先把宾客简介给主人，再把主人简介给宾客。会谈期间，接待人员应坐在出入以便位置，依照领导和宾客需要随时提供服务。接待人员应注意会谈节奏，如需要，委婉地提示有关人员把握时间。（四）会谈结束会谈结束，接待人员应注意清理睬场工作，如回收会议资料；领导姓名座位牌；与有关媒体联系，撰写新闻稿、跟进报道等。如有需要，尽快整顿完毕会议纪要，及时传递给与会人员。五、参观依照宾客规定及公司实际状况，可安排某些参观活动。依照来访者不同规定来选取。如果对方想理解广州历史文化，普通可选取陈家祠、南越王墓博物馆、中山纪念堂等具备广州地方特色景点；若对方但愿参观广州市区、购买广州特产，则可以选取天河城广场、北京路步行街等商业区。宾客规定进行校外参观时，接待人员可依照详细状况决定与否需要全程陪伴。如果需要陪伴，应事先策划好参观路线，收集要参观景点或地区关于信息，届时为宾客简介。同步还要安排车辆，预留经费，在车上准备充分饮水，还应依照天气状况准备雨伞。如果宾客自行参观游览，接待人员也应当向宾客提供充分信息，涉及天气状况、景点概况及特色、周边交通状况等。六、住宿宾客如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。视宾客状况可在房间里准备适量水果和鲜花，若是大型会议，可提前在房间内放置会议流程和公司简介。接待人员将宾客送至宾馆后，应清晰告知对方随后日程安排及下次会面时间地点。如有需要，接待人员可规定宾馆提供“早上叫醒”服务，以免延误时间。如果宾客迟到，接待人员应拨打房间电话，向宾客询问状况。切忌直接到对方房间外敲门。七、餐饮餐饮宴请是接待工作中很常用环节。接待餐饮重要原则为：节俭大方、具备地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食兴趣，避免铺张挥霍。（一）拟定宴请规格和形式宴请规格，以宴请目和重要宾客身份地位而定。宴请形式拟定要参照宴请缘由、被邀请主宾职务身份及宴请对象饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。（二）拟定宴请地点拟定宴请地点应遵循如下原则：与宴请目、性质和主宾身份地位相适应；可以充分表达对客人敬意；同步交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。接待人员应准备好经费和车辆。接待人员应依照就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。提前将用餐时间和地点告知关于参加人员，举办正式宴请应发请柬。若是级别较高宴请，还需制作领导姓名座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。（三）现场布置若较正式宴请，工作人员应提前到场进行布置。其详细工作内容有：在餐厅门口设立欢迎批示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布置领导致辞稿；席位分派和摆放；领导桌座位排位。现场布置应庄严大方，可恰当点缀鲜花。（四）中餐宴请1、点菜：接待人员应提前联系餐厅，拟定菜单。菜式普通以清淡为宜，突出广州风味及餐厅特色，同步充分考虑客人、特别是主宾饮食习惯、口味好恶、宗教禁忌、健康状况等详细状况，切忌奇巧怪异食品。点菜应量力而行，恰当控制，略有盈余，用餐原则应按关于规定执行。在宴请重要客人时，可以采用分餐上菜形式。要准备恰当酒水饮料，规模较大宴会，酒水最佳准备三种以上。2、进餐：宴请前，主人应提前到达宴会地点迎接客人；如果客人之间不结识或不熟悉，主人应热情地为其简介；有一定社会地位宾客到来后，应先将其迎进接待室休息，并安排身份相似人员陪伴，待客人到齐后，主人再陪伴宾客一同进入宴会厅。工作人员坐在餐桌最靠外位上，并在自己身旁略腾出空间以以便上菜。开餐后，工作人员应留意上菜、饭进度，适时提示服务员上茶水、饮料、饭菜和水果。如饭菜数量不够，应及时加菜。宴会普通控制在一种半小时左右为宜，最多不超过两个小时。工作人员应避免当着客人面看帐或付款。3、送别：如有司机此外进餐，工作人员应在进餐即将结束时及时告知司机到位。宴请结束后，可由工作人员将宾客送至下榻酒店。（五）自助餐自助餐，有时亦称冷餐会，是当前国际上所通行一种非正式西式宴会。自助餐具备如下几条明显长处。其一，可以免排座次。正规自助餐，往往不固定用餐者座次。这样既可免除座次排列之劳，也便于用餐者自由地进行交际。其二，可以节约费用。自助餐多以冷食为主，不提供正餐，不提供高档菜肴、酒水，故可节约主办者开支，并避免挥霍。其三，可以招待多人。自助餐不但可用以款待数量较多宾客，并且还可以较好地解决众口难调问题。依照惯例，自助餐大都被安排在各种正式公务活动之后，作为其附属环节，是招待宾客项目之一，很少独立出来，因而自助餐详细时间要受到正式公务活动限制。自助餐时要依从普通西餐礼仪，还应当注意如下几种要点：１．排队按顺序取食物；２．每次少取；３．要分类，不要把冷热食物同步放在一种盘子上；４．西餐食物先后大概是：沙拉→开胃菜→汤→主菜→甜品→咖啡／茶。

第二章会务工作一、准备做好会务工作，核心是“细”。同步，会务工作人员要分工负责、紧密配合，这样才干顺利地完毕会务工作。（一）在拟定召开会议后，应尽快掌握有关信息，涉及：会议内容、会议时间、会议地点、与会人员等。依照所掌握信息，向与会人员发出邀请，并附回执（确认与会人员与否参加会议各项详细活动与食宿安排），最后贯彻拟定。制作《与会人员信息登记表》，便于各关于单位掌握有关信息。（二）依照会议需要，对工作人员进行分组分工，分别负责各方面工作。会务总负责人应召集各方面负责人员召开预备会，拟定会议程序和各自负责事务。二、材料（一）会务工作中，为明确各部门分工与协调，可制作《会务工作手册》；为使嘉宾更以便参加会议，可为嘉宾准备《会务指南》。其中重要内容涉及：会议程序、工作人员联系方式等。（二）应准备会务材料还涉及：嘉宾签到所准备签到台、签到本、笔、胸花；需要领导题词会议需准备笔墨纸张、题词台，如有需要还应预备代拟参照稿；制作工作人员证、嘉宾证和记者证；制作分发会议告知、会议议程、议题、领导发言稿和主持人稿；准备和调试关于放映材料（PowerPoint、DVD、幻灯片等）等。三、食宿依照规定安排好与会人员住宿、餐饮。（一）依照《与会人员信息登记表》提前选定适当住宿、餐饮场合，规定设施齐备、交通便利，应预留足够嘉宾房、重要嘉宾房、工作人员房，并提前调试各房间硬件设施，检查安全事宜。（二）制作住宿登记表，以便掌握与会人员住宿信息。如会议需要，接待人员应规定宾馆提供“早上叫醒”服务。（三）餐饮工作对酒店规定较高，食品卫生为第一位；宴会场地规模应符合与会人数实际，过大过小都不可取；食品应照顾到大多数与会人员口味。餐饮工作详细细节请参见《接待工作·餐饮》。四、迎送会务工作中住宿、餐饮接待对交通安排规定较高，需协调好各地点间往来车辆安排。应制作《会议用车安排表》保证与会人员安全、准时参加会议各项活动。交通安排详细细节请参见《接待工作·迎送》。组织大型活动，宾客众多，且到达时间多集中在一天之内，接待工作量很大，也很容易导致疏漏。因而，一定要提前做好统筹布置，制定缜密而又灵活接待方案。对于特大型活动，也可以在机场、火车站设立指引牌或服务台。以机场接待为例，应注意如下细节：1、成立接机小组，依照宾客到达时间和数量，配备足够工作人员。每位工作人员都应熟悉机场构造和各种设施，随机应变，可以应付接机工作中也许各种突发状况。如有需要，接机人员应提前踩点，进行有关培训。2、将宾客姓名、单位、职位、联系方式、到达时间和班次列表，核算无误后分发给接机人员。接待人员应注意及时更新宾客到达信息。3、航班密度较大时，可筹划宾客乘坐同一辆车返回，此时要充分考虑到航班提前到达或延误状况。每辆车都要预留一定空位，以免晚点宾客打乱整体乘车筹划。五、场地现场布置是会务工作中重要环节，各协调单位应互相配合。各组工作人员应提前到达会议现场，布置、安排、检查，查漏补缺。（一）领导席安排在拟定双方领导名单后，应对领导座次进行排位和标示。重要涉及如下四种情形：1.会议室、宾客室和设有主席台大型会议：应提前拟定就座领导名单。应在各领导座位前桌上摆放姓名牌、茶水和有关资料；在重要发言领导面前摆放话筒；还可在会议桌上摆放鲜花。2.不设主席台大型会议：普通安排领导坐在台下中间前排位置。在各领导座位椅背上粘贴姓名牌以标记，可在座位上放置瓶装水和有关资料，也可在领导席前摆放茶几。对于级别较高会议，应在领导席两侧及先后预留警卫人员席位。3.大型表演：普通安排领导坐在台下中间较前排位置，以视线清晰且不受阻挡地观看到全台为宜，普通建议安排在第5-10排。应在各领导座位椅背上粘贴姓名牌以标记，并在座位上放置瓶装水和有关资料。如有级别较高领导出席，应在领导席两侧及先后预留警卫人员席位。（二）宾客室准备在召开较高档别会议时，普通在会场旁安排宾客室，以供宾客和我方领导在会议先后进行短暂休息和交流。宾客室里应安排专门服务员，并备鲜花、茶水等。（三）主持人定位会议如需主持人，在会议召开迈进行简朴简介、宣布会议进行分段等。主持人位置普通在主席台一侧，并放置专用话筒。如主持人在主席台就座，应在其面前摆放专用话筒。（四）会标与背景板布置会议如需要会标（横幅）和背景板，应提前制作、悬挂、安放完毕。会标与背景板上字样和图案应由会议负责领导审定。（五）签到台摆放签到工作应安排专人负责。签到台应多备签到本和笔；如需为与会人员佩带胸花，应提前选定和购买胸花，并安排专人负责。如欲请宾客题词，则需提前在恰当位置安放题词桌，并准备笔墨纸砚等应用之物，也应安排专人负责。（六）签约台准备如举办签约典礼，普通应以主席台为签约台，面对观众席。应制作对方单位名称牌和我方名称牌，分别放在签约台左侧和右侧（面对签约台）。签约台后只摆放两张椅子，见证嘉宾普通安排站立在签约人背后；台上应事先放好将订立合同和签字笔，并安排礼仪工作人员为双方签约代表翻开合同书和互换合同。（七）电器设备调试在会议上如需使用投影，应提前准备好笔记本电脑、投影仪和投影屏幕，由专人负责，并提前调试。普通应至少提前半天准备好会议上将用到PowerPoint等材料，存入统一使用笔记本电脑，进行调试。如会议需使用幻灯片、DVD放映等，也需相应准备。音响、话筒需提前调试。工作人员应提前检查话筒和音响效果，并准备备用话筒。别的如灯光、空调、电扇等电器设备也应提前检查。（八）合影预备一方面在综合考虑天气、安全、光线、空间等条件后，选取适当合影地点。随后对参加合影人员名单进行确认和排序，普通采用在前排座椅椅背上贴姓名牌办法来为重要领导排位。照相师应提前到位检查效果。如在室内合影，亦可在合影地点摆放绿色植物，以烘托效果。如合影人数较多，可运用台阶进行分行排序。（九）记者席安排照相记者应提前到场拟定录像机位置，电线走线应尽量靠墙边，并采用地毯遮盖或用胶带固定，以防绊人。文字记者席普通布置在会场两侧略前位置。（十）讲台安排讲台位置应放置在主席台右侧，略前于第一排座位；普通重要嘉宾发言要在讲台上摆放鲜花，但应注意鲜花不可遮住发言人面容；普通讲台要摆放两支话筒，以备话筒浮现故障时仍能继续演讲，话筒需提前调试，恰当音量为好；如嘉宾有讲稿，需注意讲台正上方与否足够明亮。六、其她会务工作牵扯面广，工作繁琐复杂。也应注意如下工作。（一）后勤会务后勤工作涉及接待车辆准备、礼仪工作人员安排、配合会场布置做好各方面协调