XX医药有限公司合同管理制度VIP

XX 医药有限公司合同管理制度一、目的：为规范采购秩序，保持药品合理库存，控制药品采购质量，防止无计划采购药品，制定本制度。二、制度依据及引用标准：中华人民共和国药品管理法、中华人民共和国药品管理法实施条例、药品经营质量管理规范（2016 年修订）、合同法。三、适应范围：适用于本公司所有经营产品的采购合同控制与管理。四、责任：1. 采购员负责制定采购计划，收集采购所需的资料，拟定采购合同；2. 采购部经理审核采购合同，并对本制度执行情况进行考核；3. 质量管理部对采购合同中的采购渠道、供应商进行审核；4. 总经理或分管采购的副总、财务副总批准采购合同；五、内容：1. 公司药品采购必须从合法的药品生产企业或合法的药品经营企业购进合法的药品；2. 药品采购应坚持“按需进货，择优购进”的原则，分析市场动态、结合库存现状及时组织货源，保证满足市场需求，保持合理的库存结构；3. 计划的制定3.1. 采购计划制定原则：按市场需要，以销定购，质量合格。3.2. 根据企业内部和外部环境，分析研究药品市场的各种需求信息，以时常需求为导向，合理制定药品采购计划，以质量作为重要依据，制定药品采购计划。3.3. 坚持“按需进购、择优采购”，在企业总体决策计划指导下，注重药品采购的特殊性、时效性与合理性，力求品种全、质量优，作到供货及时，采购合理。4. 采购计划制定程序4.1. 由采购员每周根据实际库存及销售部提供的销售计划，合理制定采购计划，采购计划经采购部、销售部、质管部、财务部共同审核后，报总经理或分管副总经理审批。4.2. 采购部除每月作采购计划外，还应不定期按照库存实际作追加或削减的调整计划，确保既不脱销，又不积压。4.3. 根据品种采购计划，最初应签订短期合同，以便及时调换供应商，以减少因产品不合格而带来的损失；4.4. 经过一段时间短期合同执行的考察，可选定重合同、守信誉、售后服务好，价格适中的生产企业和商业企业作为长期供应商，履行长期合同签订手续。4.5. 合同签订之前，要认真审查供货单位的资格、经营范围和药品来源，考察其履行合同的能力，必要时会同质量管理部对其进行现场调查认证，符合后方可签订供应合同：4.5.1.确定供货单位的合法资格；4.5.2.确定所购入药品的合法性；4.5.3.核实供货单位销售人员的合法资格；4.5.4.与供货单位签订质量保证协议4.5.5.采购中涉及的首营企业、首营品种的，应按公司相关制度执行，采购部门应填写相关申请表格，经过质量管理部门和企业质量负责人的审核批准。5. 采购合同的制定与要求5.1. 采购合同应按采购计划执行；5.2. 签订合同前，供货方销售员应提供以下资料：5.2.1.加盖供货单位公章原印章的销售员身份证复印件5.2.2.加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书，授权书应当载明“被授权人姓名、身份证号码，以及授权销售的品种、地域、期限”等；5.2.3.供货单位及供货品种相关资料5.3. 签定合同的内容必须符合经济合同法制度的要求，详细填明包括质量要求在内的各项条款；5.4. 合同签定后，应按合同要求认真履约，按约定的结算时间和方式付款，双方恪守信用，维护企业信誉。5.5. 加强合同管理，建立合同档案，凡合同及有关履行、变更和解除合同的往来文书、电话记录、传真等均须归入档案保存。5.6. 药品购销合同中应明确：5.6.1.合同双方企业必须是合法经营存续的企业，持有合法有效的资质证件，合同约定的药品质量必须符合法定质量标准和有关质量要求；5.6.2.药品必须有出厂检验合格证和质量检验报告；5.6.3.药品包装标签、说明书等必须符合有关制度，药品包装牢固、标志清楚，达到交通运输部门货物运输制度的要求；5.6.4.药品应有法定的批准文号；5.6.5.药品有效期不得低于 8 个月；5.6.6.购入进口药品，供应方应提供符合制度的证书和文件(如进口药品注册证、进口药品检验报告书等)；5.6.7.药品采购合同中必须有明确的保证协议，其内容应包括：明确双方质量责任；供货单位应当提供符合制度的资料且对其真实性、有效性负责；供货单位应当按照国家制度开具发票；药品质量符合药品标准等有关要求；药品包装、标签、说明书符合有关制度；药品运输的质量保证及责任；质量保证协议的有效期限。5.6.8.药品购销合同的主要内容应包括：药品名称、规格、单价；生产厂家或供货单位；交货时间及数量；金额；质量要求；供方质检报告及合格证；交（提）货地点、方式；验收标准及提出异议期限；结算方式及期限；解决合同纠纷的方式；其他约定事项6. 购销合同签订、审批6.1. 按以下程序确定供货商和需采购的品种：6.1.1.确定供货单位和需从此单位购进的药品品种；6.1.2.确认供货单位的法定资质及质量信誉，供货单位必须是经过审核合格的供货单位；6.1.3.了解将购入的药品应确定其合法性和质量可靠性；6.2. 确定供货单位和品种，采购员将填写好的购销合同交采购部部长、质量管理部部长进行初审。6.3. 将通过以上审核的购销合同交总经理或其授权人审批。6.4. 未经总经理或其授权人批准的购销合同不能执行。6.5. 加强合同管理，建立合同管理档案；签订购货合同时，必须符合合同法的相关制度；为明确质量责任，避免纠纷，购货合同应明确质量条款。7. 药品购进7.1. 采购合同签订之后，应交一联给仓储部，作为验收药品的依据；7.2. 购进的药品必须符合以下要求：7.2.1.所购进的药品具有法定的质量标准；7.2.2.所购进的药品除国家未制度的外，有法定的批准文号和生产批号；7.2.3.所购进的药品的包装和标识符合有关制度和储运要求；7.2.4.购进进口药品，必须索取盖有供货单位质量管理机构原印章的进口药品注册证或医药产品注册证(港、澳、台地区)及 进口药品检验报告书 或进口药品通关单复印件，核对进口药品的合法性；7.2.5.购进的中药材标明品名、产地等内容；7.3. 购进药品必须有合法票据，并按制度建立购进记录（与实际一致），作到票、帐、货相符；7.4. 药品购进后应及时办理质量验收、入库手续；7.5. 及时如实填写:药品购进记录，购进记录应注明药品的品名、产地、规格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、价格、购货日期等内容。7.6. 药品购进记录存入质量管理档案保存至超过药品有效期 1年，但不少于 5 年，以便于对药品质量进行追踪检查。8. 药品验收入库后，按制度签转购进药品付款凭证。付款凭证应由验收员在验收合格签章后方能签转财务部门付款；验收不符合制度，或未经验收员签章者，一律不予签转付款。9. 采购药品入库后，采购员必须在 6 个月内向供货单位索取合同货物的发票。9.1. 发票应当列明药品的名称、规格、单位、数量、单价、金额等；不能全部列明的，应当附销售货物或者提供应税劳务清单，并加盖供货单位发票专用章原印章、注明税票号码。9.2. 发票上的购、销单位名称及金额、品名必须和合同约定内容一致；9.3. 采购合同付款流向及金额、品名必须和供货方提供的发票相一致，并与财务账目内容相对应。发票按有关制度保存。10.凡经质量管理部门检查或上级药品监督管理部门通知的不合格、过期失效、变质的药品，一律不得办理入库验收手续。11.公司质量管理部、采购部、销售业务部等部门，每年至少一次对药品采购