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文档简介
XX 医药有限公司印章管理制度一、目的:为规范印章管理,确保印章使用规范,特制定本制度。二、制度依据及引用标准:药品经营质量管理规范(2016年修订)。三、适应范围:本制度适用于本公司印章的管理。四、责任:办公室、财务部、质量管理部五、内容1. 印章的使用:1.1. 公章:由公司办公室保管。各部门需要盖公章的文件、通知等,须到办公室填写印章使用明细表。1.2. 合同章:由公司办公室保管。主要用于公司签订各类对外合同等。如需使用合同章的,须经总经理批准同意,并到办公室填写印章使用明细表后,方可盖章。1.3. 法人私章:法人私章由公司银行出纳保管,主要用于银行汇票、现金支票等业务,使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。1.4. 财务章:由财务部经理保管,主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用。1.5. 质量管理部门章:由质量管理部保管。1.6. 发票专用章:发票专用章主要用于发票盖章,发票专用章由财务部专人保管。1.7. 出库专用章:由仓储部经理保管,主要用于出库单的盖章。1.8. 其他职能部门章,主要适用于各部门内部使用,已经刻制的职能部门章,由部门负责人进行保管并严格该章的使用管理办法。1.9. 各类印章的使用登记薄要由专人严格保存管理,不得损毁或遗失。2. 印章的废止、更换2.1. 废止或缴销的印章应由保管人员填写印章废止申请书,由总经理核准后交由办公室统一废止或缴销。2.2. 遗失印章时应由印章保管人员填写印章废止申请书,由总经理核准并签批遗失处理办法后,交由办公室按批示处理,如遗失公司基本印章时必需按制度登报申明。2.3. 更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写印章废止申请书,经总经理核准后,交由办公室按批示处理,并填写印章制发申请表申请新的印章。3. 印章保管人的责权3.1. 对于公司主要印章管理,采用的是分散管理相互监督的办法。办公室主要职责是对印章的使用进行合理性管理,而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力,具体划分如下:3.2. 职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力,同时负全部使用责任;公章、合同章、财务章的保管人无独立使用权力,但具有监督及允许使用权力,因此公章、合同章、财务章的保管人对印章的使用结果负主要责任,经手人则负部分责任;未经审批同意擅自使用的,保管人对使用结果负全部责任并按公司有关制度进行处分。3.3. 法人私章的保管者是出纳,既是保管者又是使用者,但其无独立使用权力,需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用,否则负全部责任。4. 严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用,如遇需带公章、合同章外出办事使用时,保管人需与办事人一同前往或指派代表一同前往。办理工商等年检等事务,需将表格带回公司盖章。5. 公司高层领导因异地执行重大项目或完成重要业务,需要携带公司印章出差的,须经公司总经理审批并及时归还。6. 开具个人相关证明,需由总经理担保签批后方能使用,如涉及到个人经济担保与证明时,原则上一律不予证明,其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。7. 公司印章只适用于与公司相关业务,不得从事有损公司利益之行为。8. 所有
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