华为秘书手册

秘书任职资格与你(仅供内部使用)X为技术有限公司秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第2页，共210目 录秘书任职资格与你 171前言 172需掌握的术语 172.1胜任：工作表现一贯能达到所需标准； 172.2单元、要素、行为标准 172.2.1单元 172.2.2要素 172.2.3行为标准 183秘书任职资格 183.1任职资格是什么 183.2NVQs是什么 183.3中英职业资格证书合作项目NVQ证书是什么 183.4企业行政管理标准是什么 183.5华为公司秘书任职资格标准与企业行政管理标准的关系是什么184华为公司秘书任职资格基础类标准 184.1华为公司秘书任职资格基础类标准的范围包括什么 184.2华为公司任职资格标准结构 194.3华为公司任职资格标准等级与行为标准等级的对应关系195必备知识 195.1.1必备知识的定义 195.1.2必备知识题的种类 195.1.3充实你的知识 195.1.4回答必备知识问题 206角色与职责 206.1涉及秘书任职资格的有关组织与人员层次 206.2你的职责 206.3考评员的职责 206.4内部督导员的职责 216.5秘书任职资格项目小组的职责 217任职资格考评须知 218自我训练 21素质必备知识 231公司时事 231.1公司主要变革项目内容及进展概况 231.1.1公司主要变革项目 231.1.2IPD（Integrated Product Development ） 集成产品开发231.1.1ISC （Integrated Supply Chain） 集成供应链 241.1.2财务四统一项目 241.1.3海外财务项目 24秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第3页，共2101.1年度内公司参加重要展览会概况 251.1.12000年公司参加重要展览会信息 251.1.22001年公司参加重要展览会信息 262公司组织结构及人事（略） 272.1公司组织结构（略） 272.2各大系统主要架构（略） 272.3公司高层领导（高级副总裁以上）名单（略） 273基本产品知识 273.1华为公司产品概述 273.22001年研发重点投入三大领域 283.3主要技术进步 284人文地理 284.1国内办事处分布 284.2海外地区部分布 294.3国内合资合作企业分布 294.4公司级样板点分布（管理部门：客户工程部样板点管理部）294.5研究所分布 294.6航空公司基本常识 294.6.1 航空公司及城市的代号 295基本礼仪 315.1日常礼仪知识 315.1.1乘坐交通工具 315.1.2见面介绍礼仪 325.1.3电话礼仪 325.1.4出门 325.1.5小费 325.2西餐礼仪知识 335.2.1餐具摆设 335.2.2餐具使用 335.2.3上菜顺序 335.2.4就座顺序 335.3风俗礼仪知识 335.3.1通用礼仪简单概括- 世界通用的习俗 335.3.2宗教礼仪 346社交英语 346.1见面与告别 346.1.1见面 346.1.2 告别 356.2 介绍 356.2.1 向别人介绍自己 356.2.2 介绍他人给自己的熟人 366.2.3 当有人被介绍给您时 366.3礼貌的电话用语 36秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第4页，共2106.3.1 相关词汇 366.3.2 当您打电话给别人时 366.3.3当您找的人不在时 376.3.4当您接听电话时 376.4订约 376.4.1 相关词汇 376.4.2 当您想邀请朋友时 376.4.3当您婉言谢绝一个约会时 376.4.4当您接受并表达自己的感谢时 386.5问路 386.5.1相关词汇 386.5.2当您询问方向时 386.5.3当有人向您问路时 386.6在机场 396.6.1 相关词汇 396.6.2当您需要预定机票时 396.6.3您可能得到的回答 396.6.4当您在机场， 需要通过各项检查时 406.6.5当您在旅途中时 406.6.6当您结束旅途， 并需要通过海关时 406.7在购物 416.7.1相关词汇 416.7.2当您想询问信息和表达您的需要时 416.7.3当您询问价格和讨价还价时 416.7.4 当您要招呼顾客和提供信息时 416.8在银行 426.8.1相关词汇 426.8.2在银行您可能要处理的事务. 426.8.3在银行您可能会遇到的问题 436.9面试 436.9.1相关词汇 436.9.2面试时您可能会遇到的问题. 436.9.3您对所面试的职位可能存在的问题. 436.10 谈论天气 446.10.1 相关词汇 446.10.2 常见句式 446.11 各类祝贺语 447短篇演讲 457.1致欢迎辞-对新进职员 457.1.1相关词汇 457.1.2正文 457.2致欢迎辞-对于来自国外的公司考察团 467.2.1相关词汇 467.2.2正文 46秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第5页，共2107.3致欢送辞-对调离人员 467.3.1相关词汇 467.3.2 正文 467.4祝贺升迁 477.4.1 相关词汇 477.4.2正文 477.5颁奖典礼 477.5.1相关词汇 477.5.2正文 477.6得奖感谢 487.6.1相关词汇 487.6.2正文 487.7公司简介 487.7.1相关词汇 487.7.2正文 497.8公司的生产与行销过程 497.8.1相关词汇 497.8.2 正文 498正式文件的写作 508.1书信的写作 508.1.1对于书信写作的说明 508.1.2 邀请信范例 508.2启事 518.2.1对各类启事写作的说明 518.2.2 写作范例 528.3通 知 528.3.1对通知写作的说明 528.3.2写作范例 528.4便 条 538.4.1对便条写作的说明 538.4.2写作范例 549文化短篇 559.1与西方人交往十不问 559.2 生活种种 559.2.1问候礼貌 559.2.2社交礼仪： 559.2.3朋友约会： 559.2.4用钱习惯 569.2.5赴约礼节 569.2.6穿衣礼节 569.2.7餐桌礼节 569.2.8送礼习惯 579.3美国常用习语 57秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第6页，共2109.4常用职位英文译名（包括我们工作中可能遇到的各种职位）58第一单元 提高工作流程的效率 601概述 601.1标准内容 611.2必备知识 612如何更高效地安排你的工作？ 612.1自我开发 612.1.1制订行动计划 622.1.2行动计划的讨论、审核和调整 632.1.3实施行动计划，接受相关培训 642.1.4建立个人档案 642.2例行事务/例外事务及其处理 662.2.1例行事务的处理 662.2.2例外事务的处理 722.3时间管理 732.3.1了解自身时间管理的状况 732.3.2拟制工作计划 732.4沟通 752.4.1沟通方式 752.4.2沟通技巧 762.4.3如何沟通 772.5计划管理 772.5.1制定目标与计划 782.5.2任务展开，组织实施 782.5.3设置控制点，纠正偏差 792.6培养成本控制意识 802.6.1合理使用办公文具 802.6.2正确使用办公设备 812.6.3利用网络办公 812.7遵循健康安全原则 822.7.1保持工作环境整洁安全 822.7.2将常用和不常用物品放在适当的地方 832.7.3向适当人员报告影响个人工作效率而自己又无法控制的工作条件832.7.4安全、恰当地处理剩余物品 842.7.5努力控制意外事故或紧急情况中的人身财产损失 842.8新老秘书工作交接 85第二单元 培养有效的工作关系 911概述 911.1标准内容 911.2第二单元要素必备知识范围 912培养有效的关系 922.1基本信息收集 922.1.1部门及人员的基本信息 92秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第7页，共2102.1.2基本的规章制度 932.1.3常用数据库/电子流信息 932.2基本信息再处理 932.2.1理解信息 932.2.2信息分类再处理 942.3了解你的工作职责，实际工作能力以及各类问题反馈渠道942.3.1秘书工作职责 942.3.2个案记录及整理。 952.3.3反馈渠道 952.4应要求解决问题 952.5沟通 962.5.1沟通方法 962.5.2沟通技巧 962.5.3沟通的程度 962.6个人形象至关重要 972.6.1保持良好的、符合公司要求的个人形象 972.6.2监督周围的同事 972.6.3向来访者宣传公司规定 982.6.4督促来访者遵循本部门的办公要求 983自我训练题集 98第三单元 信息管理 1001概述 1001.1标准内容 1001.2第三单元要素必备知识范围 1012知识点 1022.1信息的收集 1022.2信息系统的建立 1032.3信息系统的维护 1042.3.1保持信息的“最新” 1042.3.2重要信息要进行备份 1042.3.3如何面对“信息被破坏” 1052.4信息系统的利用 1062.4.1查找信息 1062.5信息系统的保密 1072.5.1商业秘密的范畴 1072.5.2常见的泄密途径与对策 1072.6信息工作中最常用的三大介质-电话、邮件、传真 1082.6.1电话 1082.6.2邮件 1112.6.3传真 1163自我训练 117第四单元 文档管理 1181概述 1181.1标准内容 1181.2知识范围 118秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第8页，共2102要素中的各点 1192.1文档的分类 1192.2文档的存储 1222.2.1电子文档 1222.2.2纸面文档： 1232.3文档的查阅 1252.3.1文档的索引 1252.3.2迅速找到所需的信息 1252.4文档的封装 1262.5文档的销毁 1292.5.1定期核对 1292.5.2纸面文件销毁 1292.5.3电子文件销毁 1292.5.4销毁条件 1292.5.5销毁方式 1302.6文档的保密 1302.6.1保密文档信息 1302.6.1版权及知识产权信息 1322.6.2对外合作文档 133第五单元 根据所提供的材料制作并演示文本 1341概述 1342标准内容 1343提高你的计算机技能水平 1353.1WORDPRO 1353.2LOTUS1-2-3 1353.3FREELANCE 1354注意文本的要求 1355修改标记 1366文本的格式 1366.1公司文件 1366.1.1发文部门 1366.1.2使用范围 1366.1.3注意事项 1366.1.4格式 1366.2文件 1366.2.1发文部门 1366.2.2使用范围 1376.2.3注意事项 1376.2.4格式 1376.3函件 1376.3.1发文部门 1376.3.2使用范围 1376.3.3注意事项 1376.3.4格式 1376.4通知 1386.4.1发文部门 1386.4.2使用范围 1386.4.3注意事项 138秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第9页，共2106.4.4格式 1386.5工作联络单 1386.5.1发文部门 1386.5.2使用范围 1386.5.3注意事项 1386.5.4格式 1386.6会议通知 1386.6.1发文部门 1386.6.2使用范围 1396.6.3写作方法 1396.6.4格式 1396.7会议纪要 1396.7.1发文部门 1396.7.2写作方法 1396.7.3格式 1406.8简报 1406.8.1发文部门 1406.8.2使用范围 1406.8.3注意事项 1406.8.4格式 1407公文写作的一般知识 1407.1公文定义 1407.2公文的特点 1417.3公文的一般结构 1417.4公文写作的一般程序 1417.5公文写作中的注意事项 1418其它公文写作 1418.1通报 1418.1.1定义 1418.1.2通报的种类 1418.1.3写作结构 1428.2请示 1428.2.1定义 1428.2.2适用范围 1428.2.3写作结构 1438.2.4注意事项 1438.3报告 1438.3.1定义 1438.3.2报告的种类 1438.3.3写作要求 1448.3.4报告与请示的区别 1448.4批复 1448.4.1定义 1448.4.2写作结构 1448.4.3注意事项 1458.5决议 1458.5.1定义 145秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第10页，共2108.5.2决议的种类 1458.5.3写作特点 1458.5.4会议纪要与决议的区别 1468.6总结 1468.6.1定义 1468.6.2总结的种类 1468.6.3写作结构 1468.6.4总结写作的要求及注意事项 1469日常应用文 1479.1.1书信类 1479.1.2告启类 1479.1.3讲话类 1479.1.4条据类 14710公文修辞 14711检查文本中的错误 14812了解部门的运作情况及相关部门情况 14813公文发放中的注意事项 14814根据材料制作成适合展示的形式 14815复印 14916自我训练 149第六单元 办公设备管理及费用报销 1501概述 1501.1标准内容 1501.2第六单元要素必备知识范围 1512办公设备管理与费用报销 1512.1根据需求申购办公设备 1512.1.1监控各办公设备的日常使用情况 1512.1.2根据需求，申购办公设备 1522.1.3跟踪申购请求的执行情况 1522.2领用办公设备，建立资产台帐 1532.2.1及时查询到货信息 1532.2.2领取及发放办公设备 1532.2.3建立资产台帐，及时更新数据 1542.3办公设备的日常使用、管理及盘点 1542.3.1常用办公设备的日常使用 1542.3.2及时处理资产的转移、清退、报废 1572.3.3维护各类办公设备的正常使用状态 1582.3.4定期盘点，根据公司要求处理盘点结果 1592.4报销管理 1592.4.1及时、准确处理部门费用及差旅费报销 1592.4.2跟踪报销结果、处理报销异常 1623自我训练题集 162第七单元 会务工作 1641概述 1641.1标准内容 1651.2第七单元要素必备知识范围 165秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第11页，共2102会务要素分解 1662.1会前准备 1662.1.1工作交接 1662.1.2明确会议的类型 1672.1.3通知与会人员参加会议 1682.1.4会务人员的分工 1682.1.5经费预算 1702.1.6明确会议议程 1712.1.7安排餐饮、住宿和车辆调度 1722.1.8车辆调度 1732.1.9会场布置 1742.2会中协调 1752.2.1检查一切会议资源准备情况 1752.2.2客户接待 1762.2.3会议资料管理 1762.2.4会议保密管理 1772.2.5费用管理 1782.2.6会议进行当中你应注意哪些问题？ 1782.2.7遇到突发性事件应如何处理 1792.3会后整理 1792.3.1会场检查 1792.3.2会场清理 1792.3.3会务组退房进行财务结算 1792.3.4会议效果的调查和总结 1792.3.5会议资料的归档 180秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第12页，共210表目录秘书任职资格与你 17表1 华为公司秘书任职资格标准与企业行政管理标准对照表 18表2 华为公司秘书任职资格等级与行为标准等级对照表 19素质必备知识 23表1 2000年公司参加重要展览会概况 25表2 2001年公司参加重要展览会信息 26第一单元 提高工作流程的效率 60表1 分析框架表 62表2 行动计划表 63表3 工作委托表 64表4 培训总结表 64表5 个人档案模板 65表6 个人工作职责表 66表7 例行事务简表 66表8 信件信息采集表 68表9 问题收集/分析表 68表10 客户接待记录表 69表11 传真接收确认表 70表12 文件夹索引表 70表7 例外事务简表 72表8 例外事务记录表 72表15 时间管理自我状况调查表 73表16 排序前思考表 74表17 重要/紧急事务分类表 74表4 每日行动计划表 75表9 计划的6W3H简表 79表10 工作日记表 79表11 部门人员数量月统计表 80表12 办公文具库存情况表 80表13 办公文具领用登记表 80表24 公司各项安全规章制度简表 82表25 工作交接表 86表14 部门人员基础信息表 88表15 部门固定资产总表 88表16 部门常用表单签字流程 88表17 常用物品领用流程表与例外事务办理指南 88表18 每季、每月、每周上报报表 89表19 部门工作文档 90第二单元 培养有效的工作关系 91表1 部门基本信息登记表 92表2 部门基本资源分布表 93表3 部门人员基本信息登记表 93秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第13页，共210表4 部门人员办公信息登记表 93表5 例外事务处理线索简表 95表6 日常事务处理记录表 95表7 外部来访人员接待登记表 97表8 沟通记录表（建议格式） 97第三单元 信息管理 100表1 信息来源汇总表： 102表2 供应商的支持电话号码表 105表3 其它部门发文索引文档 106表4 本部门发文索引文档 106表5 工作联络单登记表 106表6 电话记录表模板： 109表6 部门人员通讯录模板 110表7 电话号码修改模板 111表9 会议通知模板： 112表10 会议纪要模板： 113表11 统计模板： 114表8 统计确认模板 115表9 统计确认模板说明表 115表10 发文模板 115表11 “对外发文模板 ”说明表 116第四单元 文档管理 118表1 文档一、二级分类举例 120表2 文档分类路径及保存一览表（以中研为例） 120表3 文档目录各项目的填写 123表4 文档存储案卷封面 124表5 文档查阅登记表 126表3 部门文件目录表 128表4 保密文件查阅登记表 128表5 销毁文件清单 129表6 保密文档管理 130表7 机要文档外送申请表 131表8 华为技术有限公司 部门外送文档签收单 131表9 异地出差文档介质携带单 132第五单元 根据所提供的材料制作并演示文本 134第六单元 办公设备管理及费用报销 150表1 公司国内出差费用开支标准 159第七单元 会务工作 164表1 会务申请表 166表2 议题收集反馈表 167表3 内部会务工作准备清单 167表4 会务分工总表 168表5 会务人员分工明细表 169表6 经费预算表 170秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第14页，共210表7 XX会议日程安排时间表 171表8 住房登记表 172表9 住房结算表 172表10 车辆安排表 173表11 会务车辆用车信息登记表 173表12 会务任务进度跟踪表 174表13 会务工作准备清单 175表14 会务签到表 176表15 会务资料发放库存情况表 177表16 会议保密检查清单 177表17 会务费用接收清单 178表18 会议满意度调查表 180秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第15页，共210图目录秘书任职资格与你 17图1 华为公司任职资格标准结构图 19素质必备知识 23图1 华为公司产品领域 27图2 2001年研发重点投入三大领域 28第一单元 提高工作流程的效率 60图1 工作流程图 60图2 时间管理矩阵图 74图3 计划的6W3H要素图 78第二单元 培养有效的工作关系 91第三单元 信息管理 100第四单元 文档管理 118图1 文档封装 126图2 文件侧脊标签模板 127图3 文件分类标识 128图4 文件袋反面标签 129第五单元 根据所提供的材料制作并演示文本 134图1 汇报模板 135图2 公司各大系统文件格式 137图3 公司各大系统函件格式 137图4 例会纪要模板 140图5 学习纪要模板 140图6 通报 142图7 请示 143图8 批复 145第六单元 办公设备管理及费用报销 150第七单元 会务工作 164图1 会务流程的三大模块 164秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第16页，共210页我们的标志：我们是 快乐的音符，我们是 信息桥，我们想 成为型人才，我们要 快快奔向职业高峰！秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第17页，共210页秘书任职资格与你关键词：任职资格、华为公司任职资格基础类标准、行为标准、必备知识等摘 要：通过对任职资格的基本介绍，让考生了解任职资格的基本概念及调动参加任职资格的积极性缩略语清单： NVQ SNational Vocational Qualifications；英国国家职业资格LCCIEBLondon Chamber of Commerce and Industry Examinations Board；英国伦敦工商会考试局OSTAOccupational skill testing authority Ministry of Labour & Social Security P.R.C.；中国劳动和社会保障部职业技能鉴定中心 1 前言欢迎使用“秘书任职资格与你” 申请人手册。本手册专为你而设计，使你能够轻松且自信地为争取秘书的任职资格而努力。你会认识到任职资格有关专业标准及公司对你的期望是什么。在你开始为参加任职资格认证而做出准备之时，希望我们可以预先为你解答一些问题。其实，你如何把握面前的机会完全由你自己决定。你付出的努力、热诚越大，对你、你所在的部门及公司所获的益处也越大。所以，在你开始朝向秘书任职资格目标进发之时要对自己有信心要全情投入争取获得资格！2 需掌握的术语以下是我们经常提及的术语，你需要了解。2.1胜任：工作表现一贯能达到所需标准；2.2单元、要素、行为标准2.2.1单元单元是你工作的各个重点，所有单元的考评均通过，你将取得相应等级的任职资格。基础类秘书任职资格标准共有7个单元；例：第一单元 提高工作流程的效率；秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第18页，共210页2.2.2要素要素描述的是更小的工作活动部分，一系列的要素组成一个单元，有的单元有两个要素组成，有的单元由更多的要素组成。例：1.1 组织你自己的工作即为第一单元的第一要素2.2.3行为标准针对每个要素有若干行为标准，即对你履行该部分工作的非常具体的要求，标准描述了达到合格的操作及可以观察到的绩效，即具体描述操作的行动及结果。例：针对第一单元第一要素，有以下行为标准：A、运用适当的工作方法，最有效地利用时间B、使自己的工作和同事的工作协调一致 C、最大限度地控制材料的浪费D、根据既定的工作程序开展工作3 秘书任职资格3.1任职资格是什么任职资格是指在特定的工作领域内，根据任职资格标准，对工作人员工作活动能力的证明。3.2NVQs是什么NVQs是英国国家职业资格，NVQ是指基于国家标准化的职业活动能力认证体系。3.3中英职业资格证书合作项目NVQ证书是什么“中英职业资格证书合作项目NVQ证书” 是由OSTA与LCCIEB联合颁发并监管的（以下简称NVQ证书）。NVQ证书涉及各个行业，我们公司所涉及的是企业行政管理标准。3.4企业行政管理标准是什么在NVQs标准中，企业行政管理标准是最完善、最成熟的标准，我司秘书任职资格小组根据华为公司秘书系统的特点，参照原有的NVQs 标准进行相关工作，已形成华为公司秘书任职资格基础类标准与华为公司秘书任职资格助理类标准。秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第19页，共210页3.5华为公司秘书任职资格标准与企业行政管理标准的关系是什么1 华为公司秘书任职资格标准与企业行政管理标准对照表企业行政管理标准级别 华为公司秘书任职资格标准一级 初级与中级二级 高级三级 初级行政助理与行政助理1 华为公司秘书任职资格基础类标准1.1华为公司秘书任职资格基础类标准的范围包括什么我们大部分秘书首先接触到的是华为公司秘书任职资格基础类标准，该标准所涉及的范围包括构成秘书日常事务的大部分活动，如提高工作流程的效率、培养有效的工作关系、信息管理、文档管理、会务管理、设备与资产管理及根据指令制作文本等，详情请参阅本手册后面的单元介绍。1.2华为公司任职资格标准结构图1 华为公司任职资格标准结构图1.3华为公司任职资格标准等级与行为标准等级的对应关系1 华为公司秘书任职资格等级与行为标准等级对照表华为公司秘书任职资格标准 行为标准等级技能测评必备知识 主管调查 周边调查 考评员抽查高级 三级 三级 三级 三级 三级中级 二级以上二级以上 二级以上 二级以上 二级以上初级 一级以上一级以上 一级以上 一级以上 一级以上秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第20页，共210页1 必备知识1.1.1必备知识的定义必备知识是是任职资格申请人为证明已经达到某一要素的要求而必须具备的知识。这些知识的掌握有助于你开展工作，并通过相关单元的考评。这些知识都与你正被考评的工作有关。1.1.2必备知识题的种类大部分考题都是常识问题，这些问题将评估你对已经熟悉的程序及华为公司的有关规章制度的认识，其中很多问题是有关为什么以某种方式处理某些事情最为重要以及针对某些特殊情况你将采取什么办法处理等等。1.1.3充实你的知识学习每个单元所对应的必备知识是提高你的工作质量达到标准要求的重要途径，记住：要不断学习、充实你的知识！1.1.4回答必备知识问题有自信，若你已做好充分的准备，大概你不会碰到你不曾想过的问题；请记住，大部分问题都是常识性问题，不要以为那些都是花招或“陷阱” 问题。请注意，尽量不要瞎猜，我们要看到的是“经过思考的答案” 。2 角色与职责2.1涉及秘书任职资格的有关组织与人员层次此层次如下列所示（由上至下）：劳动和社会保障部职业技能鉴定中心与英国伦敦工商会考试局华为公司人力资源任职资格部秘书任职资格项目小组内部督导员考评员你申请人你在整个过程中是最重要的一人，你是有能力达到成功及有责任确保成功的那个人。秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第21页，共210页2.2你的职责1、阅读相关资料，了解华为秘书任职资格体系；2、学习所要达到的任职资格标准并参加有关的培训，充分理解行为标准，明确标准对你工作的要求；3、与考评员或你的部门主管，制订自已的学习计划与改进计划，进行自我提高与自我改进；4、热诚投入，主动参与；这项职责？让你有机会为自己做一些有价值的事，充分发挥你的潜能，并且面对挑战，任职资格亦提供机会让你建立你和其他秘书统一的工作标准，从而改善我们秘书系统整体的素质。2.3考评员的职责考评员的主要作用是根据华为公司秘书任职资格标准对申请人进行考评并记录成绩，你的考评员大多是对你的工作有深入认识的人，其具体的职责是：1、与申请人根据公司统一的考评计划，制定学习与准备计划；2、确保申请人了解自己在收集和提供证据方面的责任；3、对申请人的工作进行取证；4、根据标准对证据进行判断；5、对申请人给予建设性的反馈意见；6、保存申请人的考评档案和记录；7、确保考评公开、公平和公正；8、配合内部督考员对申请人进行培训；2.4内部督导员的职责内部督导员在秘书任职资格项目小组的领导下：1、参与项目小组的决议和工作；2、维护和监督考评过程的信息记录和处理；3、督察和协调考评员的工作，并且确保考评的质量和标准的一致性；4、指导和培训考评员，组织标准的宣传和培训，确保考评员工作的一致性及取证的连续性。秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第22页，共210页2.5秘书任职资格项目小组的职责在华为公司人力资源任职资格部的指导下：1、修定和完善秘书任职资格标准；2、确定资格认证的方式；3、制订资格管理的办法；4、组织内部督考员和考评员的培训；5、组织内部督促认证工作计划的制作和执行；6、审议资格认证的结果；3 任职资格考评须知任职资格考评过程分为五个阶段，即：1、计划：考评工作开展前考评员必须与申请人一起针对公司的统一考评计划，制定一个详细的学习计划。2、取证：就是在日常工作中收集申请人在工作过程和工作方面的有效证据，取证在现阶段可分为技能测评，必备知识考试，主管调查，周边调查，考评员抽查等形式。3、判断：考评员根据取得的证据，判断申请人是否具有应有的素质，并将结果填入取证的达标情况栏。4、反馈信息：考评员于考评中认真填写反馈信息并及时将情况反馈给申请人，并帮助其做好提高计划。5、记录结论：针对每一个单元的每一个要素，将其考评结果汇总记录下来，并给予保存。考评员在考评进行的过程中对你所做的测评与调查针对的都是你日常工作的一部分，唯一的区别是考评过程会被收集和记录下来，就某种程度而言，你可以说考评是经常进行的，因为你的部门经理及你所服务的部门同事本来也是需要对你的工作进行例行的考评，所以他们的意见会做为工作产品的一部分加以收集和记录，作为判断你是否胜任的重要方面。4 自我训练问题一：判断题：在你认为是的问题旁加Y ，非的问题旁加N秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第23页，共210页1、任职资格测试的是你日常的工作2、对你业务不熟悉的人是负责考评你的最佳人选3、你将会事先知道有关必备知识的考题4、申请人不准与考评员讨论考评事宜问题二：关键词语看看你是否记得与秘书任职资格有关的几个关键词语，请用你自己的措词说明下列各词单元、要素、行为标准、必备知识、秘书任职资格、胜任问题三：单元、要素、标准、必备知识等下列是行为标准、必备知识、单元、要素的具体例子，但如何将它们分清？请在下栏空位内填上正确的词语，每个词只可使用一次。（ ）1、提高工作流程的效率（ ）1.1 组织你自己的工作（ ）A、运用适当的工作方法，最有效地利用时间B、使自己的工作和同事的工作协调一致 C、最大限度地控制材料的浪费D、根据既定的工作程序开展工作（ ）1、个人工作职责2、时间管理知识 3、例行事务和例外事务的处理方法4、组织个人工作的方法5、与上司、同事的沟通的技巧和协作方法秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第24页，共210页素质必备知识关键词：公司变革项目、公司大型展览、公司组织结构、机构分布、公司产品概述、社交、禁忌、礼仪、航空公司代码、城市代码摘 要：华为秘书应该具备的常识，一类是公司时事发展基本方向，一类是人文礼仪基本常识，提高作为秘书的基本素质。缩略语清单： IPD（Integrated Product Development ） 集成产品开发ISC（Integrated Supply Chain） 集成供应链OFP（Overseas Financial Project） 海外财务项目SIC（System Integration Center） 系统集成中心IPMT（Integrated Portfolio Management Team） 集成组合管理团队PDT（Product Development Team） 产品开发团队POP（Project Operation Person） 项目操作员1 公司时事1.1公司主要变革项目内容及进展概况1.1.1公司主要变革项目1999年3月，以IPD项目为起点，公司开始了跨全流程的业务变革。迄今为止，公司正在进行的变革项目有集成产品开发（IPD）、集成供应链（ISC）、财务四统一、海外财务合作项目（OFP）、系统集成中心（SIC ）。虽然这些项目的范围、涉及的领域、侧重点各不相同，但其共同点是：只有在整体上保证这些项目的成功，公司的业务变革工作才能够取得理想的成效。1.1.2IPD（Integrated Product Development ） 集成产品开发IPD的核心：其核心是一个条理化结构化的关注业务的流程，由来自市场、开发、测试、生产、技术支援、财务、采购等部门的人员组成的跨部门的项目开发团队，采用基于平台和共享技术的产品策略和系统工程的设计来开发产品。IPD项目目标：变革华为的产品开发模式使其达到世界级水平，它通过重整和推广华为的产品开发流程，使华为能开发有竞争力的产品以抢占市场先机。其目的是：加快市场反应速度、缩短产品上市时间、减少产品开发成本、提高产品服务质量。秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第25页，共210页IPD项目共分三个阶段：即关注阶段、发明阶段、推行阶段。目前，IPD已经完成了第一阶段，正处于第二阶段的前期，正在实施IPD的关键要素跨部门的结构化流程、项目管理、市场需要和系统工程、组建被授权的跨部门团队（IPMT和PDT）。POP- 秘书在IPD中涉及并担任的角色（Project Operation Person)，即项目操作员，是试点PDT的成员之一，按照PDT核心组、经理和/或IPMT的指示，负责项目的日常运作。其主要职责有：建立项目费用帐号；为所要交付的产品包预定一套编码；建立项目文档、模板和数据库；为项目成员建立用户代码、权限等；增添/修改PDT成员和权限；增加扩展的企业成员（供应商，客户）；在项目数据库中保管项目数据/文档；制定资产保护计划并实施该计划；将产品数据置于正式的变更管理之下；按进展分派工作；在GA点，或者某个DCP的结论是“终止”，则关闭/取消PDT用户和归档项目数据；为应用IT工具获得适当的licenses；与IT部门合作确保项目运作被充分支持；逐级提交问题事项给PDT经理和/或PDT核心组来解决。目前公司试点PDT项目的POP主要从中研部表现优秀的高级秘书中选拔担任。1.1.3ISC （Integrated Supply Chain） 集成供应链ISC是由相互间提供原材料、零部件、产品和服务的厂家、供应商、零售商、客户等组成的网络。其实践表明，端到端的思考能带来更好的顾客忠诚度，实现企业增长，增加利润。ISC项目目标：设计和实施一套实用的业务管理系统和一个强大的IT结构来支持华为以客户为中心的供应链运作，通过提高灵活性和快速响应能力来获得竞争优势，并且尽量降低成本。ISC项目特点：按华为的发展量身定做；以IT为基础；在实践中改进。供应链管理是对供应链中的信息流、物流和资金流进行设计、规划和控制的过程。供应链管理的目标是保证在正确的时间把正确的产品/服务送到正确的地方。其基本的衡量指标为：客户满意度、库存周转率、总成本、订单到货发货的提前期。ISC项目同样也分三个阶段，目前已经完成前期的培训工作和关注阶段的工作，处于发明阶段。ISC项目目前在除中研外各大部门均有应用。1.1.4财务四统一项目项目目标：财务“ 四统一”项目是公司近两年管理优化工作的重点之一。项目由香港KPMG管理咨询公司提供设计方案和方法指导，旨在按照统一流程、统一制度、统一监秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第26页，共210页控、统一编码和分层次 、分模块、 多维度的原则，引入世界最佳财务实践，用两到三年的时间建立满足公司未来业务发展的帐务核算体系。项目范围： 涉及的核算个体包括华为技术、华为电气、华为技术用服、华为集成、力捷科技、上海华为及所有国内驻外机构；涉及上述核算个体的组织变革；涉及MRPII销售、采购、费用、资产、成本、总帐五个核算模块及上游接口模块的系统设置与操作；涉及上述核算个体的财务制度、核算流程/ 监控、COA编码；涉及所有主要变革的沟通、宣传、培训；2001 年项目主要工作：是国内合资公司四个统一的全面实施推广和与海外财务项目（OFP项目）的结合。在99 年松土准备、2000年财务制度、编码、表格等初步统一的基础上，2001年合资公司四个统一的实施将结合MRPII系统的推广应用、以华为电气为参照模板全力进行。海外财务项目在经过2000年的独立推进后，相关的流程、制度、系统及组织可以基本贯彻实施，在此基础上，四个统一项目将主要明确海外财务向公司总部数据报送的程序、时间、内容，明确公司总部对海外财务的监控方式、监控内容，进而实现国内外帐务的有效联结与运作一致。1.1.5海外财务项目Overseas Financial Project（海外财务项目）简称OFP项目，它是公司级年度规划项目，由华为公司与香港普华咨询公司PwC共同合作完成。项目目标：旨在通过海外系统的建设，实现海外以香港华为为控股公司的涵盖海外投资公司、海外代表处及海外研发机构等实体的业务运作和财务运作。项目范围： 海外采购、海外研发、海外技术支援业务运作策略；海外财务共享服务中心、绩优中心和各海外子公司、区域机构管理部、代表处财务机构组织构建；标准化的海外帐务体系运作制度与流程；通过国际互联网联结的公司全球内联网系统和支撑海外业务运作的海外MRP系统；国际化专业人才队伍建设与人员技能培训。2001年项目推进重点： 推行员工费用自助服务系统，前移费用报销监控点，使海外费用报销时间从目前的平均2个月缩短到2周以内；香港华为率先推行ORACLE R11i的实施，并从3月份开始在其他海外机构选择ORACLE试点，构建全球集成的核算系统；推动国际营销部继续完善分层、分级的授权审批体系；建立国际化的内审制度和流程体系；实施地区部财务人员的走动管理，实现地区部财务对各代表处帐户及资金使用情况的日常稽核。秘书任职资格与你 内部公开2006-09-17 版权所有，侵权必究 第27页，共210页1.2年度内公司参加重要展览会概况1.2.12000年公司参加重要展览会信息1 2000年公司参加重要展览会概况名称 时间 规模 备注1 北京国际电信展10.24-28 特大 每两年举办一次。是由克劳斯主办的大型综合性展览会。影响很大。我司几乎每届均投入重要精力参加。我司定展位360平米。几乎所有世界大的电信公司均大面积参展。如Notel 288平米，Nokia 360平米，Alcatel 360平米，Simens 360平米，上海贝尔300平米，Lucent 360平米，Ericsson 360平米，Samsung 360平米， Motorola 360平米等。此次展览会：我司提出“关注客户需求“2 香港国际电信展12.4-9 特大 由ITU主办。我司预定500平米。展位要到2000年3月份才能确认。3 巴西 电信展 4.10-15 特大 由ITU主办，在里约举行。我司定280平米展位。4 新加坡展 6.6-9 特大 我司预定270平米展位。规模和影响力在亚洲都非常大。5 哥伦比亚展 3.14-17 大 由克劳斯公司主办。已预定了147平米的展位。其他参展商有Lucent, Simens, Alcatel, Nortel等。6 突