正大物管部管理制度

物管部管理制度1. 职责范围：1.各部门所有无形和有形资产；资产包括：办公设备、户外广告、无形资产、其它物品；01-01. 户外广告：各部门投资超过伍佰元的户外广告；01-02. 无形资产：手机卡号；小灵通卡号；电话号码；商标；域名；专利；01-03. 其他物品：总部礼品；顶替物品管理；赠送礼品；01-04. 资产中不包括：办公消耗品；福利品；生产资料；建设材料；资金。01-05. 购进：资产购买后各部门由库管员验收；每月汇总报总部物管部造册；由库管员负责。物管部每月与财务部核对；01-06. 发放：物管部或库管员根据批复发放给部门具体使用者；并对其保管、养护、保修等进行告知或通知。01-07. 保管：对暂不使用设备、用品进行保管、维护。确定保管室或仓库，由库管员负责。对大型设备确定存放地点、保管人员，并定期检查维护，保障其正常使用。01-08. 使用：物管部并对操作人进行使用培训、或交予使用说明书、或安排到生产厂家学习；以保证操作人员能安全、高效、正确使用设备用品。01-09. 查验：定期检查资产数量、保管、使用情况，上报检查结果，对出现问题进行纠正、处理。01-10. 资产管理：保证公司资产完整，不丢失损害，安全高效利用，不积压浪费、重复购置。2.设备管理：02-01.办公设备管理：01-01. 物管部主负责。在各部门根据申请购买流程批准后，由物管部咨询各供应商，采购供应部查询网购、其它供应商进行比对，报经理审批。超过千元物品报总经理审批。01-02. 设备买进后，根据规定登记造册。检查完成后，在验收单签字，一联交供应商结账。01-03. 根据清单检查物品数量、质量并测试。需要安装的，协助安装完成，并检查安装质量。01-04. 让部室使用人员跟供应商学习操作使用，并检查是否能熟练操作，然后完成交接签字。01-05. 多购物品及配件暂不使用的，入库保管。物品购买前，先查询物管部是否有备存设备。02-02.职员设备管理02-01. 为每位职员建立物品领用清单，职员和物管部各执一份。增加物品时，各在另一方清单上签字确认。02-02. 部室共同使用物品、设备，由部室主管负责制定管理负责人。02-03. 员工不需使用的设备用品，或岗位调整时，应将设备用品交还物管部，不得擅自将物品转送其他人员。否则，按物品丢失处理。02-04.员工离职或岗位调整，应把保管使用物品交还物管部，物管部验收核对后，出具物品交还已清证明书，供员工交接。3.登记查询03-01. .公司所有资产都由物管部统一登记造册，录入分类登记簿和资产管理软件。03-02. 录入结果可随时查询出每个资产的各类信息，包括：资产名称、规格型号、使用单位、责任人、资产价格、供应商信息、购买日期，保修期、质保卡、所在地维修部、使用说明书、维修记录、资产编码、资产照片、发票信息等。03-03. 资产信息可供使用经理、库管员查询。其他人员查询须经经理批准。03-04.对当时不能整理的外地资产，应在当月内集中登记、核对、责任到人。03-05.重要设备的使用书、光盘资料等，应进行备份、下载保存。必要时进行扫描存档。03-06.资产编码设置：对所有资产进行分类、编号、贴标、拍照、登记造册，录入软件。独立核算公司按公司分类编码，总部和项目部资产按类别编码。编码签贴在隐蔽位置。4.仓库管理04-01. 仓库由物管部负责管理；各部门设置仓库的由指定管理员进行管理。物管部是所有仓库的管理的主管部门，并对各仓库管理负总责。物管部对部门只检查管理方式、流程、制度等，不过问资产之外的物品保管、交接。04-02. 入库管理：每宗物品入库时都需填写完整的入库明细单；包括：名称、规格、数量、价格、型号、供应商、交货职员、入库时间等；04-03. 保管管理：定期检查仓储情况，做好防潮、防霉、防盗工作。对过期、损坏、闲置物品及时上报处理。04-04. 领用管理：严格执行物品领用管理流程，办公消耗品、卫生用品、福利品领用须经办公室签字，办公设备领用需经理签字，总办领用须经经理签字的物品领用单方可出库并填写完整的物品出库明细，领用人签字确认。04-05. 仓库每月盘点一次，由办公室督查，并共同签字确认。5.折旧管理05-01. 达到折旧期限的设备，物管部核定设备实际状况，提出继续使用、维修后使用、报废、处理方式等建议，上报总经理。购买价格在 500 元以下的设备，由总经理审批，报总办备案。500 元以上的设备，报总经理审批。6.费用管理06-01.原则：01-01.通用物品设备费用，计入公司资产费用；使用单位提取折旧、维护保养和及时费用。01-02. 专用物品设备费用，计入使用单位成本。物管部是物品的管理单位，不负责支付费用。01-03. 物品折旧由财务室负责核算、提取办法和执行。06-02.设备费用管理：02-01. 购买费用：01.部门申请购买办公、生产、工作设备时，费用从部门支付。计入公司资产类。02-02. 维修费用：01.保修期内的设备维修，由物管部与保修部门联系维修事宜，使用单位直接去维修。不了解是设备否在保修期的，可向物管部查询。不查询却在保修期内支付费用的，公司不予报销，由批准人承担损失。公司进行等额处罚。02.保修期外超过 100 元以上的维修项目，必须报物管部。由物管部咨询根据保修条款咨询维修条件及指定维修点。并咨询对比非指定维修单位的报价和维修后保修条件，同时上报使用单位主管同意，和财务室备案。由使用单位到物管部指定地点维修。财务室根据物管部备案金额核定报销发票金额，若有异常，不予报销。物管部同时把新的部件保修条件计入该设备名下。03.维修费用超过 500 元的项目时同时必须报总经理审核批准后才能执行。04.公司不报销在保修期内设备维修费用。02-03. 折旧费用：01.设备折旧处理后所得资金，存入处理单位，计收入类。02.以上工作由物管部负责，资金由财务室收付。7.其它物品管理：07-01.根据安排，节假日给大客户、合作单位赠送礼品。消防；安保；物品借用管理；财务对接：物品处理：造成资产损失处理规定：钥匙管理；办公室、大门、仓库、车辆、办公橱柜；07-02.公司各种证件申请、年检。07-03.公司大宗物料的购买；（复印机：合同；质保书；使用说明书；）07-04.公司证件的办理和变更；审核（公司证件；岗位证件；资格证件）8.管理责任：08-01公司资产损失、丢失查不到责任人，或管理不到位，物管部主管与库管员、公司经理一起负连带赔偿责任；08-02.管理及流程完善，属责任人行为不当造成的损失，与管理人员一起承担领导责任。08-03. 否则，查验不严或不尽职查验或查验问题不报，造成损失，由物管部主管承担。08-04.物管部根据本工作职责制定各项管理细则，报经理审批后执行。9.车辆管理：09-01.物管物管部负责所有车辆管理工作，包括车辆调派，维修保养，费用预算、核准、车辆年检及证照管理，投保、续保与出险索赔及司机管理。09-02. 公司根据实际工作需要及其它特定原因对认定人员根据协议配备工作用专车，实行月费用包干，额度内凭票据报销，超过部分个人自理。公司认定特配部门使用的专车费用由公司稽核报销。09-03.其他部门及人员原则上均不配置专用车辆，确需配置，须由其部门主管或个人以书面报告形式报公司行政部，由公司总经理审批，经批准同意后方可配置，并严格执行费用预算，超出预算的费用需经总经理审批后方可报销。09-04.公司所有车辆原则上必须由公司专职司机（含专车使用人）驾驶，公司其它持有驾照人员驾驶公司车辆公出或私用必须按规定填写车辆使用申请单 ，经批准后方可使用。无驾照人员严禁驾驶公司车辆。专职司机应每周定期对公司车辆进行检查和保养，确保行车安全。09-05.车辆行驶证，属专车的日常由专车使用人负责保管，如专车使用人出差或休假，需将专车车辆行驶证及车辆钥匙交由行政部保管；保险单由行政部统一保管，按车建立资料、费用档案。09-06.每车设置车辆行驶记录表 ，当班司机使用前应核对车辆里程表与记录表是否相符，与前一次用车记录是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细等，对发生的票据编号整理，以备报销时核对。09-07.车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁好，将钥匙交回给行政部保管。每车设置车辆加油记录表 ，经手驾驶员在发现车辆油量不够需加油时，凭公司统一发放的针对每辆车配置的加油卡加油，同