浅淡中小学校园oa办公系统应用实施策略

浅淡中小学校园 OA 办公系统应用实施策略温州育英国际实验学校 柯水平手机EMAIL：OA（Office Automation） ，又称办公自动化，是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，使用先进的办公设备，实现办公活动的科学化和自动化。实施办公自动化可以最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公条件，减少或避免各种差错和弊病，缩短办公处理周期，用科学的管理方法，借助于各种先进技术，提高管理和决策水平。2010年 9月，笔者所在的学校安装了校园 OA办公系统，该系统为“万户ezOFFICE协同管理平台” ，由区教育局统一部署安装，区内多数中小学开始使用该系统。各校的校园 OA办公系统应用推广基本是按“三步曲”进行的：第一步是由区教育局组织各校的 OA系统管理员进行了技术培训；第二步是由各校系统管理员做好校 OA系统用户数据导入，设计个性化主页、工作流程等；第三步各校开展教师 OA办公系统应用全员培训。各校 OA系统陆续投入使用半年多来，使用情况并不乐观。原以为，各校基本实现了人手一机办公，推出 OA办公系统是是应学校之需。在完成“三步曲”的应用推广措施后，这些学校对于上级部门提供的 OA办公系统似乎并不热情，OA 平台的使用并没有对学校的传统办公形成冲击，远没有达到当初预想的效果，如无纸化办公、办公事务实现网上流程等。究其原因，笔者认为有这么几点：一是 OA平台应用过程中部门分工不明确，协调不到位。教育局了解学校需要 OA办公系统的信息，是由各校信息中主任、网管员提供的。而各校是否要在办公中使用 OA系统是由校长决定的。如果校长不认可 OA系统，纵然信息中心主任、网管员再有热情，平台再好用，也是枉然。二是监督考核措施缺失。从心理学角度上看，要改变人的行为习惯是一件很困难的事情。传统的的纸质办公，以会议、面对面沟通为习惯的办公形式已经持续了很多年，仅安装一个 OA办公平台，开展一次技术培训就能马上改变过来？更何况还有人的惰性，传统的办公方式虽然繁琐一些，但其毕竟已经形成了一套固有的流程。面对一套全新的 OA办公系统，暂时会觉得还是传统的办公形式效率更高。学校 OA办公系统的应用推广是一件不容易的事情，从学校管理角度上讲，都希望借助这个平台实现无纸化办公，提高办公效率，但真要实现这样的效果，仅“三步曲”式的推进，是难以达到的。笔者结合本校 OA系统的应用推广，以及相关教育信息化平台应用推广的经验，认为要做好 OA办公系统的应用推广，需要做好以下几方面的工作：一、制订相应的管理机制，明确部门分工，做好部门协调沟通工作。1制订学校 OA办公系统应用管理规定，是学校 OA办公系统应用推广的有力保证。俗语说“无规矩不以成方圆” 。学校要应用 OA办公系统，部门如何分工，管理人员、教师在应用过程中承担怎样的责任和义务，通过 OA系统完成哪些办公事务？这些都应该有明确的规定，所以在学校 OA办公系统应用之初，就应该制订相应的管理规定，并以学校文件或通知的形式予以发布。笔者在附件中提供了本校的校园 OA办公系统应用管理规定 。2在 OA应该推广过程中，要明确部门分工。OA 系统应用的推广应由校长室直接领导，学校办公室负责，信息中心提供技术支持及应用培训，各行政办公室在使用过程中，结合部门工作流程，提出 OA平台的流程需求，信息中心针对需求，不断开发和完善 OA系统的功能。各部门分工示意图如下：如果个别学校是由信息中心负责 OA平台的应用推广，就很难实施了。OA平台是服务于学校日常行政办公的，学校行政办公中文件、通知的发布，流程的审核，这个过程的实施，在没有 OA系统时，与信息中心是沾不上边的，不可能因为有了 OA系统的技术支持，信息中心就能左右学校的行政办公了。信息中心能做的就是技术支持和应用培训，在 OA系统的应用过程中，应突出学校办公室的第一责任，学校办公室既是系统管理的主体，又是系统应用的主体，必须切实履行第一责任：一方面要突出学校办公室的协调作用。学校办公室对学校信息资源掌握最充分，对学校信息的流向最清楚。不管是系统的总体设计，还是具体项目的需求分析，数据标准的制定，信息数据的采集等，每一步都需要办公室组织协调相关职能部门，按照自己的职责承担各自的任务，尤其是涉及到全校公共信息资源系统和公共应用系统的建设和应用推进，需协调各方共同参与推进学校办公自动化的建设。另一方面校办要带头做好推广应用工作。办公自动化系统大多是围绕提高管理工作效率而开发设计的，校办是直接使用的OA办公系统领导部署技术支持办公应用 问题反馈 应用培训全面负责部门协调校长室学校办公室 信息中心 OA办 公 系 统 各行政办公室- 3 -受益者，要加大对办公自动化建设的宣传力度，提高办公人员的办公自动化意识，带头学习，自觉运用办公自动化系统。3在 OA办公系统应用推广过程中，部门之间要相互协调配合。学校 OA办公系统应用推广一般由学校办公室负责，信息中心提供技术支持和应用培训。在这个过程中，校办和信息中心，相互之间既要职责分工要明确，又要相互协作。信息中心为校办提供技术支持，校办将 OA平台应用推进的具体要求布置给教师。信息中心配合校办，做好应用过程中对各行政办公室和全体教师的应用考核。二、加强队伍建设培训，是 OA 办公系统实施的关键。OA办公系统应用推广要实现的效果是学校管理人员积极通过 OA平台发布信息，与教师进行信息交流和反馈，教师形成了通过 OA平台浏览信息的习惯，OA平台成为学校无纸化办公的有效工具。OA办公系统的应用是面向全体教师的，这支队伍的信息化水平，直接影响着 OA平台的应用成效。OA 平台的应用的障碍主要来自于两方面，一是心理方面的。对于传统办公形式的依恋，对于新技术的畏难。第二则是行动方面。人的惰性所致，习惯于使用既有的模式。如果个人信息化水平明显偏低，比如打字很生疏，除了上网浏览信息其它啥都不会，其对 OA平台的使用掌握就会难度大一点。这种心理和行动方面的障碍是相互关联的，信息化水平低，对 OA平台的技术掌握没有信心，其心理上对 OA平台使用的抵触情绪就更强。所以，我们对全体教师队伍的建设培训要从心理和行动两方面进行。在技术培训过程中，一方面要强调 OA平台的应用优势和简单易用，从心理上消除管理人员和教师的畏难情绪，另一方面，要加强技术培训。对于年龄偏大、技术上有困难的管理人员，要开开“小灶” ，进行个别辅导。只有技术上掌握了，才能更好的消除其心理上的抵触情绪，真正地接受 OA办公平台。三、加强运行监督，促进 OA 办公系统正常运行。在 OA办公系统使用之初，要让各部门的管理人员和全体教师逐渐习惯于OA平台的使用，实施一定的监督考核措施是必不可少的。1技术考核比应用培训更有效。笔者所在学校校在对管理人员和全体教师进行技术培训之后，均举行了相应的考核。考核内容包括：一是浏览指定的信息，二是发布一条通知信息（针对管理人员） ，三是发一封内部邮件，四使用一次 OA工作流程。通过这样的考核一方面了解全体教师对平台的使用掌握情况，另一方面让教师在考核的过程中体验了 OA平台的功能特点和优势。2OA 平台应用过程中的考评。定期对 OA平台的应用数据进行统计。一是对各部门发布的信息数量进行统计，二是对教师浏览信息的情况进行统计，三是通过文印室了解纸质文件的印制情况。以上统计数据由校长室定期予以公布。对于积极参与 OA平台应用的部门和个人应予以表彰。笔者所在学校还在每学年的信息化建设表彰会了，设置了针对 OA办公应用的专项表彰。四、加强技术服务，以人为本，进一步优化和改进系统。人性化的交互界面，方便快捷的操作设计，这样的应用系统，用户才会愿意用、喜欢用。所以在 OA平台应用过程中，作为提供技术支持的信息中心，应根据教师的反馈意见，不断改进，提供更为人性化的操作流程，让教师使用 OA系统更为便捷。信息中心提供的技术服务主要有两方面的：一是及时提供技术支持和帮助。如密码遗失时及时帮助恢复；对于教师应用中遇到的问题，提供个别技术咨询。二是改进和开发工作流程。根据各行政办公室的应用需求，对已有的工作流程进行改进，对于其提出的新的业务流程，设计相应的工作流程。人性化的技术服务是 OA系统应用推广的有力推手。更为便捷的操作、更为丰富的应用，将从主观上增强教师参与 OA应用的热情。综上所述，中小学校园 OA办公系统的实施势在必行，尽管在推广应用中会遭遇一些困难，我们要以更加规范透明的管理，更加人性加的服务，有力地推广应用，达到学校 OA平台应用软实力与设备装置硬实力的共同提升。参考文献：1 张飞.高校 OA系统建设的难点及对策分析 J.高教与经济，2008， （6）：3437.2 刘春兰.高校办公自动