秘书职业资格考试复习提纲（四级）.doc

秘书职业资格考试复习提纲（四级）秘书职业资格考试复习提纲基础知识部分第一节 应用文书的概念与制发程序第 2 节 应用文书的格式第 3 节 应用文书的要素第 4 节 应用文书的表达方式文书拟写部分五级秘书重点掌握一、事项性通知 1、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项。2、事项性通知是一种内容有关机关日常事务的通知，掌握事务通知和会议通知。3、结构：标题+主送机关 +正文（附件） +落款+成文日期正文：发文缘由发通知的意义、根据等通知事项内容较多时可分段或分条列项执行要求（希望）或者采用特定尾语“特此通知”、秃尾附件：内容复杂的回忆通知常备有“附件”，比如交通路线图与回执等。4、例文评析关于召开建设工程质量、安全工作会议的通知各省、自治区、直辖市建委（建设厅），各计划单列市建委，国务院有关部门建设司（局），解放军总兵营房部：为了贯彻全国建设工作会议精神，落实 20年建设部质量、安全工作要点，优质 、安全、高效地搞好工程建设，确保施工生产安全和实现“质量兴业”，部决定今年召开建设工程质量、安全工作会议。现将有关事项通知如下：一 、会议的主要内容 分析、研究当前建筑工程质量、安全工作的现状，针对主要问题提出对策。 总结和交流质量、安全监督管理方面的经验。 讨论待议文件。主要有：建设工程质量法（讨论稿），关于城市住宅建设推行按质论价 、优质优价办法的意见（讨论稿），建筑安全生产监督管理条例（讨论稿），关于建筑行业实行工伤保险的办法等 。 表彰先进。二 、参加会议的人员部分省市建委（建设厅）和国务院各部门建设司分管质量、安全工作的领导；各地区、各部门主管质量、安全工作的处长；部分先进集体和先进个人代表。三、会议时间初步安排在九月份。具体时间和地点另行通知。四、请各地区、各部门积极做好准备工作，并认真总结经验 ，提出建议；部要求提出典型材料的单位，按部建设监理司的具体要求办理 ，并于 7 月底前向部建设监理司推荐。建设部办公厅20年月日二、商洽函1、商洽函是不相隶属机关之间商洽工作、协调沟通某一问题的函。2、商洽函常常要求对方协助办事，或洽谈公务 、联系参观学习、邀请讲学，或就某问题进行沟通联络，或向对方提出处理某事的意见等。形式上有公函和便函之分。3、公函采用信函式格式。通常只标识发文机关全称而不标注“文件”两字。发文机关名称之下印一条上粗下细的武文线：发文字号中嵌入“函”字，单独编发函号，发文字号置于武文线下，标题的右上方；秘密等级和紧急程度紧置于武文线下，标题的左上方。4、结构：标题+主送机关 +正文+落款+成文日期正文：发函缘由（意义、根据或背景等）+发函事项（商洽的具体事项）+ 尾语(请予研究答复；特此函达；即请回复等)省人民政府政函200046 号关于商请联合举办年全国产学研联合洽谈会暨展示会的函国家经贸委 、教育部、中国科学院：1999 年 9 月，国家经贸委、教育部、中国科学院产学研联合办公室在市举办了首届全国产学研联合洽谈会暨展示会 ，共有来自全国各省市的 35 个展团、496 户重点大型企业以及北京大学、清华大学等 138 所重点高等院校、180 多个科研院所到会展示科技成果，近 6 万多人参加了大会。大会共签订产学研合作合同 159 项，达成合作意向1262 项，涉及合同金顿 162 亿元 。会议取得了圆满成功。是经济大省。省委 、省政府一直十分重视技术创新和产学研联合，已连续举办了十届产学研洽谈会。汇集科技成果 12 万项。市作为我国对外开放的沿*市和全国首批三个技术创新试点城市之一，已连续 10 年举办了全国性的新技术新成果交流大会，具有丰富的办会经验。为进一步推动产学研联合和技术创新工作的开展，促进省市之间的合作与交流，特商请由国家经贸委、教育部、中国科学院与省人民政府于年月在市联合举办第二届全国产学研联合洽谈会暨展示会，由省经济贸易委员会和市人民政府承办。请予支持省人民政府 (印章)年月日三、传真1、传真是各级机关 、企事业单位与社会团体通过有线电、无限电或国际互联网络传送的一种文书。2、传真的特点：真实、便捷、可靠传真和其他文书最大的区别：一是传输媒介的特殊性；二是传送对象的特殊性，它是一种原件的复制体。3、结构（1）标题：名称+文种（2）收件人、发件人的基本信息（3）传真的事项及回复要求庆祥公司传真收件人：董玲单位：大陆运输公司传真号：（010）82311234发件人：贾祺日期：2015 年 6 月 5 日传真号：（010）82421234电 话：（010）82424231页 数：共 1 页主 题：联系仓储运输大路运输公司： 我供公司现有 100 吨硝酸铵化肥急需运往*灾区，希望贵公司能予以协助。关于运费报价及有关储运事宜，盼速回复。庆祥公司（公章）四、备忘录备忘录是通信的简化书面形式，是一种录以备忘的文书。在所有的文书写作中，只有备忘录的写作时非常灵活的，既没有严格的格式要求，也没有规范的用纸要求，目的只在于提醒、备忘。结构：前一部分为内容概述；后一部分为具体事项。备忘录发给：行政秘书钟苗发自：行政经理苏明#日期：2015 年 5 月 28 日主题：起草兴盛公司副总经理来访接待方案兴盛公司副总经理定于 2015 年 5 月 10-12 日来我公司访问并洽谈技术合作事宜。请按公司要求草拟接待方案，要详细，明早交我确认。五、订货单1、概念2、特点3、结构：表格式或文字加表格式比较常用。（1）标题：货物名称+文种、单位名称+ 文种、文种（2）正文：买卖双方信息，如公司名称、联系人、邮政编码、单位地址、电话号码 、传真号码、电子邮件地址等；订货信息，如商品编号、商品名称、商品单价、订货数量等；配送方式及配送地点信息；支付方式及银行账户；买方的意见和要求 。（3）尾部：经办人签字或加盖公章，成文日期。订货单订单发向人（甲方）：北京东方天工科技发展有限公司订单发向人电子邮箱地址：x x x x x x联系人：朱栗电 话：01088668866传 真：01088668888户 名：北京东方天工科技发展有限公司开户行：建行*支行光明分理处账 号：123456789订购方（乙方）：北京茂盛经贸有限公司订购方指定的收货人：袁金河电 话：01088775566传 真：01088775588电子邮箱地址：x x x x x x交货地详细地址及邮编：北京*区皇寿街 42 号 102288乙方在 x 年 x 月 x 日向甲方作出如下订购（须详细填写）：编号商品名称及规格数量单价（元）金额（元）备注123定单总价额（大写）：拾 万 仟 佰 拾 元 角 分合计（小写 ）：￥乙方须提前一个星期向甲方提出订货 ，把货款电汇到甲方账上 ，并把电汇底单和订货单一起传真至甲方。甲方收到货款后两天内发货，自发货之日起（以货运公司运单为凭证），一周内甲方未收到乙方提出的书面异议，则视为收到订货。甲方：北京东方天工科技发展有限公司 乙方：北京茂盛经贸有限公司（盖章） （盖章）日期：2015 年 6 月 5 日 日期：2015 年 6 月 5 日六、请柬1、请柬是各级机关、企事业单位、社会团体或个人为邀请有关人员参加某项活动而专门制发的礼仪文书。2、特点：使用范围广泛、语言庄重雅致 、有时也做为入场和报道的凭证。3、结构：标题+称谓 +正文+敬语+落款 +成文日期(1)标题：即写“请柬”。 (2)称谓：写被邀请者( 单位和个人)的名称。(3)正文：写清被邀请人何时、何地、参加什么活动或会议等。“定于、兹定于、现定于”作为开头引语。(4)致敬语：可写“敬请光临指导” 、“敬请届时出席”或“此致、敬礼”等。(5)落款：注明发请柬的单位或个人，并写明发请柬的日期( 年、月、日) ， 若单位所发，请柬有时还需加盖公章。请 柬兹定于 2015 年 6 月 18 日(星期日)下午 6 时 40 分在校工会卡拉 ok 厅举行 06 届工商管理系毕业生欢送会，届时恭请先生光临。工商管理系学生会谨邀2015 年 6 月 8 日七 、邀请信1、邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动，召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加的专用信函。2、邀请信一般由标题、收信人称谓、信首问候语、正文、信末问候语、写信人署名、日期等项组成。（1）标题：在邀请信首页上端居中写上“邀请信“。（2）收信人称谓：在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。个人姓名后应加上“先生“、“ 女士“、“经理“ 等相应的称呼。（3）信首问候语及正文：在邀请信正文的开头首先是问候语“ 您好“等 ，然后进入正文主体，主 要说明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的细节，并提出邀请。（4）信末问候语：正文结束后，在正文左下方另起一行空二格写上问候语。（5）写信人署名、日期；在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名，同时签上年月日。 邀请信同志：您好！为纪念诞辰一百周年，定于年月日至日在市举行“诞辰一百周年学术讨论会”，我们很荣幸地邀请您届时光临。现将有关事项通知于后：一、会议以十六大精神作指导，内容为：(一) 宣读学术论文。(二) 交流教学、科学研究经验。（三）出席会议的代表原则上应向大会提交学术论文。（四）会议的住宿费、伙食补助费由大会负责，往返交通费由代表所在单位负担。（五）接到通知后，请即向大会筹备组寄回代表登记表( 在会前三天不见寄回登记表，即视为不出席会议，不再安排食宿) 。（六）报到时间：年月日（七）报到地点：市宾馆(路号)（八）代表登记表请寄市大学研究所同志，邮编 ，联系电话。真诚地期待您的参与！大学(公章)2015 年月日【简评】这是一封会议邀请信。除格式正确外，其正文部分写明了此次学术讨论会的内容、时间、地点及有关事项，比请柬详细。八、贺信（贺电）1、贺信（贺电）是表示祝贺 、赞颂的函件，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出卓越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。2、祝贺性、信电性3、结构：标题+称谓 +正文+落款+成文日期(1)标题：第一行正中用较大的字写上“贺信（电） ”两个字。也可以把谁向谁祝贺写上，如国务院致中国体操队的贺电。(2)称谓：第二行顶格写接受祝贺单位或个人的称呼。如果收电者是个人 ，在姓名之后加上“同志 ”、“先生”或职务名称等相应的称呼，称呼后加冒号。(3)正文：即具体内容。开头表示热烈祝贺；主体写祝贺的事实（成就、贡献、影响、重大意义等）；结尾写祝愿词，如“表示热烈祝贺” 、“祝大会圆满成功”。(4)署名时，发电单位或个人的姓名写在右下方，署名下边写年月日。贺 信中共*恒风客运有限公司第一次代表大会主席团：欣悉你们第十五次党代会将于 2015 年 7 月 10 日召开，我们谨代表集团公司机关全体党员和广大员工向你们表示热烈的祝贺并致以崇高的敬意!忆往昔，客运党委和全体共产党员，在集团公司党委的正确领导下，面对激烈残酷的市场竞争，组织和带领全体职工解放思想、转变观念、团结奋斗、拼搏奉献，为全集团的生存发展做出了突出贡献。望未来，我们的任务更加繁重，责任更加重大，既面临着发展机遇，也面临着严峻的挑战和考验。让我们携起手来，共同在集团公司党委的领导下，认真落实党的十八届七中全会精神，为企业更加辉煌的未来做出更大贡献。预祝大会圆满成功!*恒风集团有限公司机关党委2015 年月日【简评】这是一封会议贺信。内容上，先向会议的召开表示热烈的祝贺，然后充分肯定对方所做出贡献和发挥的作用，接着展望未来，表达共同发展的愿望，最后预祝会议圆满成功。此信格式规范、语言简练，让人感到热情和鼓舞。贺 电中国代表团：欣悉以顽强的毅力、奋勇的拼搏精神，沉着冷静地应战，获得世界冠军，特致以最热烈的祝贺! 的胜利在国际体坛上产生了很大的震动和影响，体现了中国年轻一代积极进取、奋发向上、脚踏实地、勇攀高峰的精神面貌 。希望你们戒骄戒躁，认真总结经验，学习对方的长处，再接再厉，为我国的体育事业做出更大的贡献。国家体委全国体总年月日 【简评】这份贺电语言简洁、热情，对世界冠军的获得予以充分肯定和赞颂，表示热烈的祝贺并提出热情的期望与祝愿，读来令人兴奋，很受鼓舞。九、感谢信1、感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函。2、真实性 、感召性3、结构：标题+称谓 +正文+落款+成文日期（1）标题：“感谢信”或“致的感谢信”。（2）称谓：写被感谢方的单位名称或个人姓名。个人姓名应加上“同志”、“先生”或职务等，称谓后加冒号 。（3）正文：叙述和议论结合，一般有以下两个方面。首先，简述事迹 ，说明效果。回顾对方对自己有何种关怀、帮助，一定要交待清楚人物、事件、时间、地点、原因和结果，并扼要叙述在关键时刻得到对方帮助所产生的客观影响和社会效果。其次，颂扬品德，表示决心。既表感激之情，也谈今后如何用实际行动向对方学习。（4）致敬语：最后写上诸如“此致敬礼”、“致以最诚挚的敬礼”等表示感激和敬意的话。致敬语前半截一般连接正文或另起一行空两格写；后半截另起一行顶格写，以表尊敬。（5）署名、日期：在右下方写上单位名称或个人姓名，后一行写发信年月日。感谢信公安派出所：我母亲多岁，今年月日从老家送我的小儿子到地，在地换车时，她去厕所迷了路，找不到孙子了。贵所所长刘同志了解这情况后，立即发动所有同志去找，据我母亲说 ，你们找了一个多小时，在离火车开车前几分钟终于找到了我的小儿子，并将他们祖孙二人送上火车 。我母亲要给大家买汽水 ，也被你们谢绝了。你们这种精神值得我学习。在此，我代表我全家向贵所及全体同志表示衷心的感谢!我是一名营业员，我一定要像你们那样兢兢业业，热情周到地做好我的服务工作。此致敬礼!市商场营业员2015 年月日【简评】这是一封个人写给单位的感谢信。感谢派出所全体人员热心帮助母亲找回走散的孙子 。先叙述感谢的事件，然后表示谢意并表示要向他们学习，信虽简短，但真诚得体。十、启事1、启事是机关、团体 、个人因事须向公众说明 ，或请求公众帮助与参与的实用性文书。2、公开性、内容单一性、不具备约束性错误：“遗失公告”、“寻物启示”等 。3、结构：（1）标题：一般写清楚启事的名称，如公司招聘启事，或者直接写寻物启事 、征文启事等。（2）正文：内容一般包括发启事的目的、意义、原因、要求、条件、特征等。声明类启事：简洁明了说明要告知的事项即可。如涉及时间、地点等，应注意准确清楚。（不一定写联系方式）征招类启事：征招原因、征招对象、征招条件或要求等、应招办法等。（必须有联系方式 ）寻找类启事：名称、特征、数量、丢失原因、时间、大致方位等。（必须写联系方式，有时还需要写酬谢方式）（3）落款：在正文右下方写明发启事者的单位或姓名，署名下面写上发启事的时间（年 月 日）。十一、请示1、概念2、特点3、类型：求示性（下级机关在工作中遇到对某一方针、某一政策不明确、不理解，或对新问题、新情况不知如何处理时，请求上级给予明确的解释和指示的请示 ）求批性（工作中出现重要问题，涉及经济、物质、编制问题，需上级批准）4、 结构：标题+主送机关+ 正文+落款+成文日期+ 附注正文：（1）请示缘由：简要表述提出请求缘由、依据，有的还要说明请示的背景（这是否得到上级同意或批准是关健）。 （2）请示事项：请求上级指示、批准的内容。对需要上级审批的事项，进行具体明确的说明并可作必要分析，提出自已建议和看法。（3）结语：求示性常用“以上问题，请批复”；求批性常用“当否，请批复”，“请批准”，“特此请示如无不妥，请批转各地区 、各部门贯彻执行”等。附注：成文日期下一行居左空 2 字，加圆括号注明联系人的姓名和联系方式。5、例文关于要求解决学生宿舍拥挤等问题的请示市人民政府、市教育局：我校今年由于住宿生急剧增加 ，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。特此请示，请回复市二职2015 年 6 月 15 日一、标题 “要求”与“请示”语意重复。另外，对上级用“要求”的口吻也不甚妥当。 “解决学生宿舍拥挤问题”有歧义，既可以是增加学生宿舍，也可以是减少住宿生人数，根据本请示内容，应直接写明是“解决建造学生宿舍楼经费”。 “等问题”不符合“请示应当一文一事的要求。二、主送机关请示一般只写一个主送机关 ，此请示有两个主送机关 。三、正文 请示缘由不充分，个别语句表述不清。 请示事项不明确、具体。 请示事项一文二事，不合规定。 请示结语不规范。关于解决建造学生宿舍楼所需经费的请示市教育局：我校今年住宿生急剧增加，现有住宿人数由原来的人已增至人 ，造成学生住宿十分困难 。现在住宿生有人是一个床位两个人睡