部门邮箱使用规范

部门邮箱使用规范篇一：邮箱使用规范及管理制度邮箱使用规范及管理制度 为实现公司的网上办公、无纸化办公，提高工作效率，使各项工作流程更加规范，现就公司邮箱的使用和管理做如下规定： 1、公司为每位公司领导、每一部门和具备条件的员工注册专用邮箱。 （1）默认安装设置邮箱客户端为：。 （2）公司领导邮箱的用户名为：领导职务的汉语拼音的第一个字首字母+集团公司内部手机电话号码。 （3）部门邮箱的用户名为：部门名称汉语拼音首字字母+部门负责人集团公司内部手机电话号码。 （4）员工邮箱的用户名为：员工的姓汉语拼音全拼+名的汉语拼音字首字母+集团内部手机电话号码（具备条件的员工可设置） ； 邮箱密码使用者设定。 （5）邮箱帐户属性中信息为领导职务及集团公司内部手机电话号码、部门名称及部门负责人集团内部手机电话号码、员工姓名集团内部手机电话号码。 用户名严禁改动和调换。 2、建立上述专用邮箱后，各层、各级的任何请示、回复、传达，督办等一切工作沟通与协商，都要通过集团邮箱传达完成。 3、各层、各级的沟通与协调后，通过集团邮箱根据岗位职责与处理权限逐层逐级请示，回复完成。如属特重大事项可直接越层请示 完成。对于批示，回复重要性邮件必须至少保存 20 个工作日。离职人员不得删除离职前最近三个月内的所有工作文件。4、凡是从公司领导、部门、员工邮箱中发出的需要签字同意的批件、审核等，均视为签字同意。 5、各级、各层收到邮件后，各接收人必须立即予以回复（在权根范围内能够解决或协商解决的）或转发上级领导（在权限范围内无法解决的，附上自己的意见） ，严禁托沓、推诿、延误，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行处理。 6、为保证邮箱使用与容量效率，每天早上班 20 分钟、在岗时间内必须开启邮箱查阅，宜设置成每 5 分钟自动收取，有些邮件要及时查看。因收取不及时造成容量限制及影响工作进度、效率者，予以工作渎职的处理。 7、不得在集团邮箱系统中进行除集团邮箱工作内容以外的个人邮件收发。 8、邮箱使用维护由综合部负责，邮箱内容管理由绩效督察部负责。 本制度自颁布之日起执行，本制度的最终解释权归集团所有。 集团全体员工签名 篇二：公司电子邮件使用规范公司电子邮件使用规范 一、 邮件文本及格式规范： 1、邮件内容： 一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址） 、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。 2 邮件字体： （1）全文统一； （2） 字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字； （3） 字体为正体； （4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。 3 邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。 4 邮件格式：使用公司统一的 Logo 及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。 5 个人签名： （1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail 等； （2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司 网站及个人手机号码，skype 号等。 二、 邮件语言文字规范： 1 语言表述清楚、简练 不能有岐义。 2 规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3 段落分明、清晰。 4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。 三、 邮件发送规范： 1 邮件主题： 邮件必须写明主题。 2 邮件发送： （1） 邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发 给无关人员； （2） 涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件； （3） 敏感信息，需要用隐晦的表达方式； （4） 决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明； （5） 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，当事人一般需要回复，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员； （6） 慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门 领导； （7） 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容； （8） 连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误； （9） 接受抄送邮件人员，一般不需要回复； （10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送。 3 邮件群发： （1） 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发; (2)回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。 4 邮件优先级 (1)邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级; (2) 不要频繁使用邮件高优先级。 四、 其他注意事项: 1 不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。 2 工作时间勿发与工作内容无关的邮件。 3 邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。 4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。 5 邮件附件的总容量应尽可能少于 5M,如附件较大,应压缩后发送。 6 无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。7 需要归档的邮件及时归档留存。 8 对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。 篇三：公司邮箱使用规定公司邮箱使用规定 为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理体系,使公司的各项管理更加科学化,制度执行更加规范化，特修订本规定。 一、电子邮箱地址： 统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为： （即为邮箱后缀） ，邮箱用户名为个人姓的全拼名的首字母组合。单个名字的为姓名的全拼（若有不清楚个人公司邮箱的请参考公司通讯录或咨询公司前台） 。 例：zhoukai（周 凯邮箱） （姜言言邮箱） 二、电子邮箱管理及使用方法： 1、 邮箱管理：行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工 或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。 2、 开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个 人用户名与个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。 邮件客户端管理：公司统一使用 FOXMAIL 邮件客户端对邮件进行管理，同时使用统一个人签名。个人签名使用如下:打开 FOXMAIL点击工具按钮进入账号管理点击签名编辑姓名编辑内容：（电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司 logo 标志）在新邮件、新邮件/转发中点击新签名点击确定保存。 3、 邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事 对邮箱设置“邮件到达短(来自: 小龙文 档网:部门邮箱使用规范)信提醒功能” ，以便及时处理公务。 4、 邮件撰写 （1）称呼。可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意 一个顺序问题。 （2） （3） （4） （5） 确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。 表述有条理。需要谈多件事情时，用 1、2、3、等标识。 合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。 使用结束语。如: 有任何问题请随时联系我；或显示诚恳和感谢，如：此 致敬礼。 5、 邮件发送? 收件人： 是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。 ? 抄送： 一般是事件相关联系人。 ? 密件抄送： 如果一封邮件抄送给 5 人，而密送给 2 人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送 了另 5 人， 但抄送的 5 人却不知道你密送了其他人。同时，密送的 2 个人之间也看 不到对方的信息。 6、 邮件回复 （1） 所有邮件应在邮件发送后 24 小时内进行回复。（2） 不要随便点击全部回复。 （3） 转发或答复邮件时，再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更准 确表达你的意思，避免看到这样的主题：转发：转发：转发：转发? （4） 指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议，应避免使用群组信件功能。 （5） 对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段，也应避免使用群组信件。 7、 附件 （1） 公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超过 5M。 （2） 发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发。 三、提交邮件文件名命名（见共震文件名使用管理规定） 四、企业邮箱使用范围： 1、 对内使用：共震科技所有在职员工，提交文件一律通过企业邮箱写邮件（除特别指 定的邮件外） 。 2、对外使用：凡涉及到公司正常业务往来的，一律使用个人的企业邮箱。凡涉及的业务属于非常规的业务，一律使用公司的公共邮箱，由行政部指定负责人负责处理。（邮箱帐号：info） 五、不按规定使用的处理办法： 1、 邮件提交 未通过公司邮箱 未按要求格式2、 邮件未回复 处理方法：未按照以上