工作计划及管理培训

工作计划及管理培训 SETC中心 霍智勇 1 介绍 w学习项目计划的制作 w学习项目计划的管理 w重点词： n 项目计划 n 周状态报告 n 工作周报 n （日报） n （周工作例会） 2 议程 w培训分两个部分 n 项目计划的制定和管理 w工作计划的制定 w工作计划跟踪和监控 w工作计划的更改 n 周报的填写及管理 3 这次培训的目的 w这次培训的目的： n 熟悉项目计划及汇报的管理制度，结合实际 工作进行讨论。 n 学习使用一些制作计划的工具和方法。 n 各项目开始制定工作计划，并且在实际工作 中开始实施。 4 第一讲：工作计划 w第一讲： 项目计划 5 问题 : w什么叫项目管理 ? 项目管理有什么特点 ? 6 一个高效组织的特点 w一个高效组织的特点是什么： 有计划的生产 有计划的改进 7 工作计划的意义 w两种工作形式： n 消级式工作 消防式救火管理。 n 积极式工作 计划式主动管理。 8 消防式工作特点 w 消防式工作特点： 救火！ v 工作或忙或闲经常位于两个极端。 v 工作重复性强，工作继承性差。 v 人员固定性差，整体调控性差。 v 项目成功率低，整体士气低。 v 项目越大，涉及的人员越多，成本越大，风险越高 。 9 计划式工作特点 w 计划式工作特点： 主动出击！ v 工作被预计，强度可控并处于平稳状态。 v 通过对计划执行的分析和调控，综合效率不断提高 ，整体调控性不断增强。 v 人员稳定性强，工作继承性强。 v 相关资源的保证性强，项目成功率高，士气高。 v 项目越大，涉及的人员越多，同样可以控制成本和 控制风险。 10 问题 : w如果你是一个总经理，你要经营一个企 业，你需要制定哪些计划？ 11 工作计划的分类 w工作计划的分类： 对于固定的组织（部门） v战略计划 （指导性） v阶段计划 （指导性） v实施计划 （执行） v其它计划（营销、安全、质量、环保、劳保 等） （执行） 对于临时的组织（项目组） v项目计划 （执行） 12 项目计划 w项目计划： v 制定者：项目经理 v 计划的时间范围：项目正式启动到项目结束 。 v 计划的内容：项目活动工作安排。 13 计划的要素 w 计划的要素： 工作任务 工作细分 工作量 进度 人员 资源 问题：资源都有哪些内容？ 14 项目计划范例（一） 15 项目计划范例（一） 16 项目计划范例（二） 17 项目计划范例（二） 18 制定项目计划 w提问： n 制定项目计划前应该做什么？ 19 项目计划的准备 w需要明确： w项目目标！ w项目资源 ! w相关约束 ! 20 项目目标 w技术目标 w非技术目标 (商业 成本 时间 ) 21 项目的资源 w资源的五要素 : 人员 设备 材料 法律法规 环境 . n 人： w给哪些人制定工作计划 w这些人的能力和特点 w关于人的其它的限制 22 项目计划的准备 w工作任务： w全面，不能漏掉 w准确，不能说不清楚 23 项目计划的准备 w时间进度： w人 +工作量 +其它限制 进度表 w要求： n 对工作量有科学的估计 n 对风险应进行控制（非技术和技术） n 明确其它限制（如成本、时间、其它资源） 24 制定计划的步骤 w制定计划的准备： w对工作产品的确定 w对工作产品（及更改）的规模的估计 w对工作量和成本的估计 w对进度和里程碑的确定 w对风险的识别和控制 w对其它管理方法的确定（如配置管理或质量保证 ） w对其它相关约束的确定（外部人员、设备等）等 25 工作计划的执行和监控 w没有监督的计划是无效的计划！ w工作状态的监控方法： w日工作记录 （员工每天工作，记流水） w每周状态报告 （员工每周工作状况） n 员工向组织的负责人提交（部门经理或项目经理） w项目周报 （项目组每周工作状况） n 组织的负责人向上一级主管提交 w工作例会 26 日工作记录 (可选 ) w日报是工作状态的原始数据。 w日报提供的时间记录是用于测量的基础 。 n 测量： n 对工作任务的时间的计量。 n 对工作任务状态的计量。 n 对工作任务的成本的计量。 27 日 报 模 板 28 周状态报告 w周 状态报告是每名员工对每周工作的汇 总。 w是每名员工的工作情况的反馈（针对工 作计划）。 w是修订工作计划的数据来源。 w是工作考核的主要数据来源。 29 项目周报 w项目周报是组织用来监控计划进行程度 的汇报机制： w项目周报的编写者：项目经理 w项目周报的内容： w本周工作计划执行情况（已经完成的工作及对这 些工作的度量） w本周工作中产生的问题、风险和变更情况 w下周的工作计划 30 项目周报 31 项目计划的修订（更改） w从不更改的工作计划是不可用的！ n 当人员、资源、风险、成本、商业需求、其 它约定等条件发生变化时，需要对工作计划 进行修订。 n 项目谁负责谁修订 . 32 项目计划的修订（更改） w对 项目计划的修订的影响进行估计和评 审（规模、成本、风险等） w重新取得受影响组织的承诺。 w如果更改涉及到更改用户的需求，则必 须经过用户和公司高层经理的许可。 33 填 写 更 改 申 请 单 34 提问： w项目计划中可能会进行哪些评审？ 35 回顾第一讲内容： w常见的两种工作形式 （计划式和消防式） w工作计划的种类 w制定工作计划前应明确的信息 （人、任务、 进度等） w工作计划的监控方法 （日报、周状态报告、工 作周报） w工作计划的更改 36 第二讲：周报的填写及管理 w第二讲： 周报的填写及管理 37 工作状况汇报的形式： w一般共四种 n 工作日志 n 周报 (员工 /项目 ) n 周工作例会 n 突发事件紧急报告 38 周报： w 员工周报 项目周报 n 问题和风险 n 变更及未完成的工作 n 完成的工作 n 下周计划 n 意见和建议 n 度量 (可不填 ) w 预算修订 w 进度修订 w 获得价值 39 周报的汇报方法： w部门经理的周报每周五下班前发送副总 经理 (可用电